2026年董事会办公室离职管理规定

2026年董事会办公室离职管理规定为进一步规范董事会办公室（以下简称“董办”）人员离职管理流程，保障公司治理相关工作连续稳定运行，维护公司与员工双方合法权益，构建顺畅、有序、合规的人员进出机制，结合董办工作职责定位与岗位特性，根据国家相关劳动法律法规、公司治理规则及公司人力资源管理基本制度，制定本规定。第一章总则第一条本规定适用于董办全体在岗人员，包括与公司建立劳动关系的正式员工、试用期员工、通过内部借调或派驻形式在董办承担专项工作满3个月以上的人员；临时外包服务人员的离场管理参照本规定中资产交接、权限关闭的相关要求执行。第二条董办作为统筹公司治理事务、服务董事会决策、对接资本市场相关工作的核心部门，岗位工作具有连续性强、合规要求高、关联主体多、信息敏感度高的特点，离职管理工作遵循以下基本原则：（一）合法合规原则。严格遵守国家劳动法律法规及资本市场监管要求，所有流程节点均做到有制度依据、有书面记录、有闭环管理，充分保障公司与离职人员的双向合法权益，不得设置违反法律规定的离职限制条件。（二）平稳接续原则。针对董办重点工作的周期性、连续性特征，建立分层分类的离职周期管理机制，预留充足交接时间，明确交接标准，确保人员流动过程中三会运作、信息披露、股权管理、投资者沟通等核心工作不断档、不出错。（三）坦诚沟通原则。建立标准化、多维度的离职面谈机制，充分倾听离职人员的真实想法与建议，客观回应员工合理诉求，避免生硬、对立的沟通方式，维护良性的雇佣关系氛围。（四）风险前置原则。对离职全流程可能存在的工作断档、合规漏洞、舆情传播、资产流失等风险提前预判、全程跟踪、及时处置，将风险管控嵌入离职流程的每个环节。第三条董办综合管理岗是本规定的执行牵头主体，负责离职流程的发起、跟踪、协调、档案留存等全链条工作，各岗位人员需配合做好本规定落地执行的相关工作。第二章离职分类第四条董办人员离职分为以下四类，不同类型离职适用对应管理流程：（一）主动离职。指员工因个人职业规划、家庭安排、学业深造等个人原因，单方面提出解除劳动关系或工作关系的情形。（二）协商一致离职。指公司与员工在平等自愿、充分沟通的基础上，就解除劳动关系或工作关系达成一致的情形，包括岗位适配度不足、绩效表现未达岗位要求、组织架构调整等原因触发的协商解除场景。（三）被动离职。指公司依据法律法规、劳动合同及公司规章制度，单方面提出解除劳动关系的情形，包括试用期不符合录用条件、严重违反公司规章制度、不能胜任岗位工作经培训或调整岗位后仍无法达标、客观情况发生重大变化导致劳动合同无法继续履行等场景。（四）劳动合同终止离职。指因法定或合同约定的终止条件出现导致劳动关系自然终止的情形，包括劳动合同到期双方无续签意愿、员工达到法定退休年龄、员工丧失劳动能力或身故、公司主体资格依法终止等场景。第三章申请时限第五条为保障工作平稳交接，不同岗位、不同类型的离职需按以下时限要求提交申请或启动流程：（一）承担核心治理职责的岗位（包括负责三会筹备、信息披露、股权事务管理、投资者关系维护等核心工作的岗位）人员主动离职的，需提前3个月向直接领导提交书面离职申请，预留充足时间完成工作交接与岗位补位；若预计离职时点涉及定期报告披露、重大资本运作、年度股东大会筹备等关键工作窗口期，经双方协商可适当调整离职时间，原则上应保障关键工作平稳度过窗口期后再办理正式离职手续。（二）董办普通支持岗位（包括综合事务、文档管理、活动辅助等岗位）人员主动离职的，需提前30天向直接领导提交书面离职申请。（三）试用期内员工主动离职的，需提前3天提交书面离职申请。（四）公司提出被动离职的，需提前30天向员工送达书面通知，或按法律规定支付相应代通知金后，即时启动离职流程。（五）劳动合同终止类离职，董办综合管理岗需在劳动合同到期前45天启动续签意向摸排，经双方确认无续签意愿的，在合同到期前30天正式启动离职流程。（六）协商一致离职的，流程启动时间以双方签字确认的协商解除协议约定为准，原则上核心岗位预留交接时间不低于2个月，普通岗位预留交接时间不低于15天。第六条员工未按规定时限提前提交离职申请、未完成全部交接手续擅自离岗的，公司有权根据工作交接实际需要，在符合法律规定的前提下合理延后离职证明出具时间；若因员工擅自离岗造成公司损失的，将依法追究相应责任。第四章审批流程第七条离职审批按以下标准化流程执行，所有环节均需留存书面审批记录，电子审批需留存系统操作日志，纸质审批需由审批人签字确认，严禁以口头通知形式替代正式审批：（一）申请发起。主动离职由离职人员本人填写统一制式的《离职申请审批表》，明确说明离职原因、预计离职时间，附需向公司说明的特殊事项，提交至直接领导；被动离职、劳动合同终止离职由董办综合管理岗填写审批表，附相关佐证材料（包括绩效记录、制度违规定性材料、合同到期意向沟通记录等）；协商一致离职由综合管理岗填写审批表，附双方初步沟通的协商纪要。（二）直接领导初审。直接领导收到离职申请材料后，需在3个工作日内完成初审，核实离职原因真实性，梳理申请人手头正在推进的重点工作清单，初步评估岗位补位需求，明确需要重点交接的事项与合理交接周期，签署初审意见后提交董办分管领导。（三）分管领导复审。董办分管领导收到初审材料后，需在2个工作日内结合董办整体工作安排，审定离职时间、交接整体要求，对涉及关键工作窗口期的离职申请统筹调整时间安排，签署复审意见后提交公司人力资源部门。（四）合规复核。人力资源部门收到复审材料后，需在3个工作日内完成合规性复核，重点审核离职情形是否符合劳动法律法规要求、涉及的经济补偿或违约金核算标准是否合法、是否存在未履行完毕的服务期或其他协议约定，出具复核意见。（五）终审。核心岗位人员离职经人力资源复核后，报公司主要领导完成终审；普通岗位人员离职经人力资源复核后，报分管人力资源工作的领导完成终审。审批完成后，由董办综合管理岗正式向离职人员发出离职流程启动通知，明确后续面谈、交接、会签的时间节点与具体要求。第五章离职面谈第八条建立分层级的离职面谈机制，在审批流程启动后、正式交接开始前完成所有面谈环节，充分沟通、传递尊重：（一）面谈层级。普通岗位人员离职，依次由直接领导、综合管理岗、董办分管领导开展面谈；核心岗位人员离职，在前述面谈基础上，增加公司相关领导面谈环节。（二）面谈内容。不同层级面谈各有侧重，避免重复沟通、形式化沟通：直接领导重点了解离职真实动因，收集员工对岗位设置、工作安排、团队协作的具体建议，共同梳理手头工作的优先级、关键节点、对接主体，告知离职流程的基本要求；综合管理岗重点向员工讲解离职交接的标准、薪资社保结算规则、需持续履行的相关义务，解答员工关于离职流程的具体疑问，收集员工对董办日常管理、流程优化的建议；董办分管领导重点与核心岗位人员沟通工作衔接的具体安排，在权限范围内回应员工合理诉求，代表团队对员工过往工作贡献予以肯定；公司相关领导重点与核心岗位人员沟通对公司治理体系建设、资本市场相关工作的优化建议，对具备优秀能力且有留存意愿的人员，探讨内部其他岗位的适配可能性。（三）记录要求。每轮面谈需填写统一制式的《离职面谈记录表》，客观记录沟通内容、员工提出的建议与诉求，由面谈人与离职人员共同签字确认，不得记录主观臆断的评价性内容。综合管理岗每季度对离职面谈收集的建议进行汇总整理，形成管理优化清单报董办领导参考，推动董办管理机制持续完善。面谈过程中需保持坦诚尊重的氛围，不得出现刻意刁难、人身攻击、泄露其他员工隐私等行为。第六章交接管理第九条离职交接实行“清单化、全项覆盖、全程监交”机制，确保所有工作、资料、资产交接无遗漏、无差错：（一）交接内容。所有离职人员需按统一清单完成四类交接：一是工作事项交接，形成《工作事项交接清册》，逐一列明手头推进中所有工作的当前进度、时间节点、关键对接人、待办事项优先级、历史处理依据与注意事项，包括正在筹备的各类会议材料、正在撰写的信息披露文稿底稿、正在对接的投资者沟通安排、股权事务相关工作进度、各类管理台账更新情况等，确保接替人员能够快速上手；二是文件资料交接，逐一清点移交所有纸质与电子形式的工作文档，包括历年会议归档资料、信息披露工作底稿、监管沟通材料、投资者活动记录、股权管理相关台账、制度文件、各类工作系统的操作说明等，电子文档需按董办统一目录规范整理后移交至指定公共存储位置，纸质文档逐一清点后移交至文档管理岗；三是资产交接，逐一移交公司配备的办公电脑、移动存储设备、办公终端、工牌、门禁卡、业务书籍、各类业务系统数字证书与密钥、其他领用的办公资产，核对资产编号与完好状态；四是财务交接，配合财务部门完成因公预支备用金核销、未报销费用清算、公务卡结清、各类因公票据交回等工作，确保无未结清的因公财务往来。（二）交接监督。所有交接过程需设置监交人，普通岗位人员交接由直接领导担任监交人，核心岗位人员交接由董办分管领导与人力资源部门专员共同担任监交人。交接双方与监交人需在交接清册上共同签字确认，交接清册一式三份，交接双方各留存一份，董办存档一份。涉及信息披露、股权管理等关键业务系统权限的交接，需在交接完成当日由综合管理岗协调信息技术部门完成权限变更，第一时间关闭离职人员的系统访问权限。（三）交接要求。核心岗位交接周期不得少于30个工作日，普通岗位交接周期不得少于5个工作日。交接期间离职人员需正常履行岗位职责，按进度推进各项工作，不得擅自离岗、消极怠工、故意隐瞒工作信息。交接完成后1个月内，若接替人员发现存在遗漏的工作事项、缺失的文件资料，离职人员有义务配合补充说明、提供相关材料，不得推诿拒绝。第七章多部门会签第十条交接工作完成后，由董办综合管理岗发起多部门会签流程，原则上在正式离职日前3个工作日完成全部会签，会签过程中发现未办结事项的，相关部门需第一时间反馈，由综合管理岗督促离职人员在3个工作日内完成整改，整改完成前暂停后续流程。各部门会签审核要点如下：（一）董办内部审核。由直接领导、文档管理岗、综合管理岗依次签字确认，核实工作事项、文件资料、资产已全部交接完成，无遗留工作断档。（二）人力资源部会签。审核离职流程合规性、考勤与假期统计、年休假与调休折算情况、服务期与竞业限制等协议履行情况，核算经济补偿金或违约金金额。（三）财务部会签。审核离职人员是否存在未结清备用金、未报销费用、未归还资产对应的财务款项，确认所有因公财务往来全部清零。（四）信息技术部会签。审核离职人员所有公司系统账号（包括办公系统、业务系统、邮件系统、公共存储权限、内部通讯群组等）是否已全部关闭或完成权限转移，确认无遗留访问权限。（五）合规管理部会签。针对核心岗位人员，审核是否存在未办结的合规事项，明确是否需要启动竞业限制义务，告知离职人员需持续遵守的合规要求，确认无潜在合规风险。（六）行政管理部会签。审核离职人员办公场地是否清理完毕、门禁与工牌等资产是否交回、办公区域公共设施是否完好。第八章薪资社保第十一条所有离职人员在完成全部交接与会签流程后，按以下规则结算薪资与社保福利：（一）薪资结算。员工薪资核算至实际最后工作日，包括基本工资、按实际考核结果核算的绩效工资、应发的各类津贴补贴，未休年休假、调休按公司制度与法律规定折算为薪资一并结算。若离职时对应考核周期尚未结束，绩效工资按实际在岗时长的工作完成情况由直接领导出具考核意见后核算。涉及被动离职、协商一致离职的经济补偿金，严格按法律规定与协议约定核算，在离职手续办结后的约定支付日统一发放。若离职人员因未按规定交接、擅自离岗给公司造成直接经济损失的，公司有权在符合法律规定的前提下从结算薪资中扣除对应损失金额，不足部分保留依法追偿的权利。（二）社保与公积金。员工的社会保险、住房公积金缴纳至离职当月，离职次月起停止缴纳，由人力资源部在离职当月完成社保减员与公积金封存手续，员工需要办理社保转移、公积金提取等相关手续的，人力资源部按规定予以配合。（三）其他福利。员工当年度已享受的普惠性福利不再追溯扣回，未发放的年度专项奖励按公司奖励制度，结合员工实际在岗时长、工作贡献核算后，在公司统一的奖励发放日予以支付，不提前结算。对经合规管理部确认需要履行竞业限制义务的员工，公司将按协议约定按月支付竞业限制补偿金，员工违反竞业限制约定的，需按协议承担相应违约责任；对不需要履行竞业限制义务的员工，在离职时一并明确告知，避免后续争议。（四）所有薪资福利核算完成后，由人力资源部出具《薪资结算单》，明确核算明细、扣除项、实发金额，经离职人员签字确认后留存，双方对结算金额存在争议的，优先通过友好协商解决，协商不成的按法定途径处理。第九章自动离职处理第十二条自动离职的认定。员工出现以下情形之一的，认定为自动离职：未按规定提交离职申请，或离职申请未获终审批准前擅自离岗连续超过3个工作日的；交接期间无正当理由不配合交接工作，经提醒后仍拒不配合超过3个工作日的；请假期满未履行续假手续，也未到岗工作超过3个工作日的。第十三条自动离职的处理流程：（一）告知提醒。综合管理岗在发现员工符合自动离职情形当日，通过可留存送达记录的渠道向员工发送返岗通知，要求其在3个工作日内返回岗位办理相关手续，明确告知逾期不返岗的处理后果。（二）关系解除。若返岗通知发出后3个工作日内，员工仍未到岗且未作出合理解释的，由综合管理岗牵头梳理其未交接的工作事项、未归还的公司资产、未结清的财务款项，梳理潜在风险点，报领导审批后，按严重违反公司规章制度作出解除劳动关系的处理，由人力资源部按法定程序送达解除通知。（三）应急补位。自动离职人员涉及核心岗位工作的，第一时间启动应急预案，安排具备相应资质的人员临时承接其手头工作，尤其是时效性强的信息披露、会议筹备等工作，确保不出现工作断档。（四）损失追偿。自动离职人员的薪资核算至实际最后到岗工作日，若其擅自离岗、拒不交接给公司造成经济损失（包括影响正常工作开展导致的监管处罚、项目损失、资产遗失等），公司将通过合法途径追究其赔偿责任，相关情况如实记入工作档案。（五）风险销号。由综合管理岗牵头建立自动离职风险处置台账，对未办结事项逐一明确责任人和处置时限，逐项销号管理，确保不遗留重大风险隐患。第十章风险管控第十四条针对董办岗位特性，建立全流程离职风险管控体系，重点防范五类风险：（一）工作连续性风险。建立核心岗位AB角补位机制，在收到核心岗位人员离职申请第一时间启动补位预案，先安排内部具备相应能力的人员临时承接工作，同步开展内部遴选或外部招聘，确保核心工作“离岗不脱节”。关键工作窗口期原则上不安排核心岗位人员集中离职，若确有特殊情况必须离职的，需提前制定专项工作保障方案，报领导审批后执行。（二）合规风险管控。核心岗位人员离职当日，必须完成所有业务系统、内部通讯群组的权限清理与人员移出，杜绝未授权访问风险。在离职面谈环节专门向员工告知需持续履行的义务，包括不得利用任职期间掌握的未公开信息从事损害公司利益的活动、不得散布影响公司市场形象的不实信息、按约定履行竞业限制义务等。（三）舆情风险管控。核心岗位人员离职如涉及需要对外披露的情形，严格按监管要求履行信息披露程序，统一对外回应口径，避免不实传言传播。引导离职人员客观评价公司，维护公司市场形象，对恶意散布不实信息、损害公司声誉的行为，依法追究相应责任。（四）档案管理风险。所有离职相关材料，包括离职申请、审批记录、面谈记录、交接清册、会签单据、结算单据等，由综合管理岗整理形成完整的离职档案，普通岗位人员离职档案留存期限不低于离职后10年，核心岗位人员离职档案永久留存，档案查阅需经董办分管领导批准，不得随意泄露档案内容。（五）劳动争议风险。全流程严格遵守劳动法律法规要求，所有管理动作