化妆品小样管理规范课件

制度宣贯·内部培训化妆品小样管理规范课件小样管理·流程规范·监督处置汇报时间：2026课程导览全课结构一览壹小样管理基础认知明确小样定义与范围贰小样全流程管理规范入库到发放操作标准叁小样监督与违规处置监督机制与违规后果小样管理基础认知明确管理对象01小样管理规范小样定义明确管理边界小样指品牌方随正装附带或单独配发的试用装，共分四类：片装管装瓶装礼盒装纳入管理判定标准印有品牌标识标注「非卖品」「试用装」「赠品」字样管理要求壹收货时同步核对小样品种与数量，确保账实一致贰员工不得自行界定小样范围叁小样不得与正装、赠品混同管理化妆品小样管理规范课件04/30小样管理规范小样管理关乎品牌信誉小样是品牌触达消费者的第一触点，承载产品体验与品牌形象。杜绝“小样不重要”的侥幸心理。化妆品小样管理规范课件05/30管理失范的代价去向不可追溯

→

消费者信任受损随意处置

→

品牌资产流失门店的关键角色每一件小样的去向都应可追溯小样管理与正装管理同等重要小样管理规范岗位职责清晰到人专人负责，三级分工店长第一责任人统筹监督库管员入库、台账、盘点导购员领用、发放、如实登记两条硬规矩职责不得相互替代；代班须办书面交接发现异常立即上报店长，不得自行处理

✦

职责清晰、责任到人，是小样规范管理的基础保障。

✦化妆品小样管理规范课件06/30小样管理规范四项原则贯穿全程壹账实相符台账记录与实际库存一致，每次操作后即时核对。贰先入先出按入库先后顺序发放，防止小样积压过期。叁专物专用小样仅用于消费者体验，不得挪作他用。肆全程可溯入库、领用、发放、退回，每一件均有记录。判断标准：符合四项原则即合规，偏离即须警惕。化妆品小样管理规范课件07/30小样全流程管理规范掌握操作标准02入库验收入库验收把好第一关核对三要素·逐项对照品名、规格、数量与批次逐项对照送货单，确认无误后再查外包装。异常即上报·不自行入库异常数量不符、包装破损、临期产品

→

单独存放，立即上报店长处置由店长联系品牌方处理，不自行入库合格才入库·签字确认验收记录由库管员签字确认，作为后续台账登记的原始依据。化妆品小样管理规范课件09/30小样管理规范入库登记及时准确当日完成验收合格后当天登记，不得延迟补登或凭记忆登记。三方一致登记信息须与送货单、实物一致，逐笔记录、当日结清。登记内容到货日期品名规格数量批次号保质期存放位置库管员每日下班前核对当日入库记录，确保账实相符。化妆品小样管理规范课件10/30小样管理规范库存台账一物一账独立建账小样与正装库存分开记录，按品名分页，逐笔登记入库、领用、发放、退回与盘点数据。书写规范使用黑色签字笔，不得涂改；确需更正时，划线注明并由店长签字确认。同步维护电子台账与纸质台账同步更新，每月末由店长审核签字，确保数据真实完整。化妆品小样管理规范课件11/30一物一账，日清月结台账管理台账维护日清月结壹日清当日业务当日记录，不得积压补登。营业结束后，库管员核对当日入库、领用、发放记录与实物结存，账实相符后签字确认。频率：每日贰月结每月末全面对账，店长与库管员共同核对台账与实物，结果记录在案。频率：每月末叁升级上报连续两月账实不符的门店，须向区域经理提交书面说明，并落实整改措施。触发：连续两月账实不符化妆品小样管理规范课件12/30小样领用流程领用登记逐笔留痕登记五要素逐笔登记，缺一不可每一笔领用都必须完整填写以下五项信息，方可生效留痕。领用日期品名数量用途领用人签名五项信息齐全，登记方为有效壹台账管理登记表由库管员保管，每月装订成册备查。贰用途限定仅限消费者体验，不得私用、转赠或带离门店。叁当日退回未用完小样须当日内退回库管员并办理退回登记。违规红线未办手续擅自取用，一律按违规处理。化妆品小样管理规范课件13/30小样管理规范领用审批分级管理审批记录与领用登记表一并存档，作为流向追溯依据。未经审批的超量领用，库管员有权拒绝发放。化妆品小样管理规范课件14/30壹常规领用日常范围内的正常领用在限定数量内，由库管员核发并登记。贰超量领用超出限定范围的领用超出限定范围，须店长审批签字后方可发放。叁批量领用促销或专场活动用样提前一天申请，店长审核后按计划发放。小样发放管理发放规则统一标准壹执行依据按购买金额、会员等级或活动规则发放，员工不得自行提高或降低标准。贰发放动作说明小样名称与使用方法，主动告知保质期信息。叁数量红线单次发放以品牌规定为准，不得重复发放、超额发放。肆公示要求门店在明显位置公示发放规则，接受消费者监督。化妆品小样管理规范课件15/30小样管理规范发放场景规范操作任何场景均须有记录、可追溯，不得无记录发放。化妆品小样管理规范课件16/30场景壹日常销售小样随正装交付，导购须在小票注明品名与数量。场景贰促销活动按活动方案统一发放，剩余小样当日退回库管员。场景叁咨询体验可提供单片装供体验，并登记领取信息。小样管理规范退回处理有章可循三类情形须退回壹消费者退回的小样贰员工领用后未用完的小样叁活动剩余小样两类不得重新入库包装破损的小样单独存放已过期的小样按规定处置核

对登

记归

位库管员核对品名、数量与包装完好程度，确认无误后登记退回记录，放回指定区域。退回记录与领用记录相互对应，确保每一件小样去向清晰。化妆品小样管理规范课件17/30小样管理规范退回验收二次把关合格退回包装完好封口严密保质期内重新入库，台账注明“退回入库”不合格退回包装破损内容物异常已过期按不合格品处理，不得再次发放验收结果记入退回登记表，库管员与退回人双方签字确认化妆品小样管理规范课件18/30小样管理规范盘点核对账实相符壹月度盘点每月末全面盘点一次1店长监盘、库管员实盘，分工明确、责任到人2逐项清点实物，并与台账结存数核对3结果填入盘点表，双方共同签字存档备查贰季度交叉盘点每季度一次区域经理安排不同门店互派人员核对，提升盘点结果的客观性跨店互查盘点数据是门店小样管理考核的重要依据化妆品小样管理规范课件19/30小样管理规范盘点差异查明原因盘点发现账实不符，

立即暂停发放

，由店长组织复盘排查四类原因01登记遗漏02发放未记录03退回未入账04保管损失分因处置记录问题及时补正台账管理疏漏落实整改责任处理结果报区域经理备案；

重大差异当日上报

，不得隐瞒或拖延化妆品小样管理规范课件20/30小样管理规范过期管理提前预警化妆品小样管理规范课件21/30壹每月检查库管员核查小样保质期，距到期不足三个月的建立临期清单，优先发放。贰临期停发距到期不足一个月的，停止发放、单独存放，标注“临期待处理”。叁先入先出按入库批次顺序发放，避免早期批次积压。肆台账留痕临期处理情况须在台账中注明，确保每件小样在保质期内完成流转。小样管理规范过期品处置规范三条禁令不得发放过期小样严禁发放给顾客不得赠予不得以任何名义赠送不得私自丢弃不得自行丢弃处理处置流程壹集中收集，登记品名、数量与过期日期贰统一交由品牌方回收处置叁处置记录由店长签字确认，保留凭证备查现场处置发现过期小样仍陈列在发放区域，立即下架并通知库管员处理处置情况纳入门店月度检查，确保流程闭环化妆品小样管理规范课件22/30小样监督与违规处置守住合规底线03小样管理规范违规情形明令禁止壹截留私用私自截留、私用或转赠小样，未办理领用手续擅自取用。贰发放失控超标准发放、重复发放，台账记录不实、漏记或涂改。叁处置违规过期小样未及时下架，擅自丢弃或变卖，拒绝配合盘点与监督检查。无论是否造成实际损失，以上行为均属违规。员工应熟知清单、主动规避，发现他人违规及时提醒或上报。化妆品小样管理规范课件24/30违规案例警示违规案例警示在前两案共同点——侥幸与随意，最终都在盘点、检查中暴露。按制度操作，按流程留痕化妆品小样管理规范课件25/30案例一私自留存导购累计数十件小样未登记，盘点账实不符，查实后严肃处理。案例二违反先入先出库管未按序发放，一批小样过期报废，品牌资产受损，责任人担责。小样管理规范监督机制多层覆盖各层监督结果统一作为门店考核与员工评优依据；员工须主动配合各级检查，不得阻挠或敷衍。化妆品小样管理规范课件26/30第一层门店层店长日常检查+月度盘点，结果形成记录。第二层区域层区域经理定期巡查，组织交叉盘点。第三层品牌层系统数据监控+不定期抽查。第四层消费者层依据公示的发放规则，对小样发放进行监督。小样管理规范检查方式明确具体三级检查日常检查店长·每周一次核对台账记录与实物库存专项检查区域经理·每月一次覆盖入库、领用、发放、退回全流程不定期抽查品牌方·随机安排重点核查账实相符率与过期品处置情况检查内容1台账完整性2登记及时性3发放合规性4临期管理落实情况整改闭环结果当场反馈问题限期整改情况纳入复查化妆品小样管理规范课件27/30小样管理规范违规处罚分级明确三级递进，后果逐级加重壹轻微口头警告+限期整改贰较重书面警告+扣减当月绩效叁严重私自截留、变卖小样或伪造台账→停岗培训直至解除劳动合同连带责任造成品牌资产损失→按损失金额赔偿涉及违法→移交司法机关处罚决定记入员工档案，作为晋升与评优参考化妆品小样管理