2026年合同管理制度

2026年合同管理制度一、总则1.1为规范公司及下属全资、控股子公司（以下统称“公司”）合同管理行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国电子签名法》等法律法规及公司内部管理制度，结合2026年公司业务数字化转型及合规升级需求，制定本制度。1.2本制度适用于公司及下属子公司、分公司、委托管理项目中各类合同的订立、履行、变更、解除、归档、风险管理等全流程管理，包括但不限于买卖合同、服务合同、建设工程合同、租赁合同、借款合同、担保合同、知识产权合同等。1.3合同管理遵循以下基本原则：（1）合法性原则：合同的订立、履行、变更与解除必须符合法律法规、监管规定及公司内部制度；（2）审慎性原则：对合同相对方资信、合同条款、履约风险进行全维度审查，避免无效或可撤销合同；（3）效益性原则：平衡合同合规性与商业效益，在风险可控前提下最大化实现公司利益；（4）数字化原则：依托公司合同管理系统（CMS）实现全流程线上管理，提高管理效率与风险预警能力；（5）权责对等原则：明确各部门、岗位在合同管理中的职责与责任，确保管理链条闭环。二、合同管理机构及职责2.1公司层面管理机构及职责（1）法务部（合同管理牵头部门）负责制定、修订本制度及配套指引（如合同示范文本、审批权限表），每年12月组织各业务部门评审更新；负责合同的合规性审查，出具明确的审查意见，对合同条款的合法性、严谨性承担责任；建立并维护合同管理系统，对接企查查、天眼查等第三方数据平台，实现资信自动核查；处理合同纠纷，牵头协商、调解、仲裁及诉讼事务，负责证据收集、法律文书起草；每季度开展合同管理培训，组织各部门合同管理员学习最新法律法规及公司制度；定期分析合同风险数据，编制《合同风险年度报告》提交公司总经理办公会。（2）业务部门（合同发起与履行主体）负责合同立项、谈判、发起订立申请，履行过程的跟踪、反馈及异常事项上报；负责合同相对方的初步资信调查，收集并提交相对方资质、履约记录等资料；严格按照合同约定执行义务，及时跟进相对方履约情况，每月提交《合同履行进度表》至法务部；配合法务部处理合同纠纷，提供相关业务资料及事实说明。（3）财务部负责合同款项的预算审核、资金安排及支付审批，核对合同金额与发票、付款申请的一致性；参与合同中付款条款、发票条款、税务条款的审核，确保符合公司财务制度及税务规定；跟踪合同款项回收情况，对逾期应收款及时预警，配合业务部门开展催收工作。（4）审计部负责合同管理的事后审计，每年度抽查不少于30%的已履行合同，核查合同订立、履行的合规性；对合同管理中的违规行为提出审计意见，督促责任部门整改；参与重大合同（金额≥500万元）的专项审计，评估合同效益与风险。（5）信息部负责合同管理系统的技术维护、数据备份及安全防护，确保系统稳定运行；对接法务部优化系统功能，实现合同条款AI智能审查、履约进度自动预警等数字化功能。2.2子公司及项目层面管理机构及职责下属子公司需设立专职合同管理员，在公司法务部指导下开展本单位合同管理工作：执行本制度及公司统一的合同管理要求，制定本单位合同管理实施细则；负责本单位合同的初步审核、系统录入及归档管理；定期向公司法务部报送本单位合同订立、履行及纠纷数据；配合公司开展合同检查、审计及培训工作。2.3合同管理员岗位职责各部门、子公司指定的专职/兼职合同管理员需履行以下职责：负责本部门合同的台账建立、更新，实时跟踪合同履行状态；收集、整理合同订立及履行过程中的全部资料，按时归档；对接法务部完成合同系统的操作，确保合同数据录入准确；及时向部门负责人及法务部反馈合同履行中的异常情况。三、合同的订立3.1订立前置程序涉及政府采购、招投标的合同，需完成招投标、中标公示等法定程序；涉及公司重大投资、资产处置的合同，需完成董事会、股东会审批或立项审批；涉及知识产权转让、许可的合同，需完成公司知识产权管理部门的前置审查。3.2相对方资信调查（1）调查内容工商基础信息：通过企查查、天眼查核查统一社会信用代码、注册资本、经营范围、法定代表人、股东结构及是否存在经营异常、行政处罚记录；资质与许可：核查相对方是否具备合同所需的资质证书（如建筑业企业资质、医疗器械经营许可证），证书是否在有效期内，是否与合同内容匹配；财务状况：要求相对方提供近1年财务报表（资产负债表、利润表、现金流量表），重点核查资产负债率、流动比率等指标，资产负债率≥70%的需进行专项风险评估；履约记录：核查相对方与过往客户的合同履行情况，是否存在逾期履约、违约赔偿等记录；涉诉情况：通过中国裁判文书网、中国执行信息公开网核查相对方是否存在未决诉讼、被执行记录、失信被执行人信息。（2）调查流程业务部门发起调查，收集相对方提交的书面资料，通过第三方平台交叉验证；对合同金额≥100万元的相对方，必要时组织实地考察，核实其生产经营场所、设备状况及团队能力；业务部门填写《相对方资信调查表》，附相关证明材料，提交法务部复核，法务部在2个工作日内出具《资信审查意见》，不合格的不得进入谈判环节。3.3合同谈判与文本起草合同谈判由业务部门牵头，法务部根据需要参与重大合同（金额≥200万元）的谈判，谈判过程需形成《谈判记录》，记录谈判要点、分歧及达成的共识，由参与人员签字后留存；合同文本优先使用公司示范文本，无示范文本的，由业务部门或法务部起草，起草需明确合同主体、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点、违约责任、争议解决方式等核心条款；示范文本由法务部每年度组织评审更新，结合最新法律法规及业务需求优化条款。3.4合同审核与审批（1）审核内容业务部门审核：合同内容是否符合业务需求，相对方资信是否合格，谈判要点是否全部纳入合同；财务部审核：付款条款是否符合财务制度，税务条款是否合规，资金预算是否落实；法务部审核：合同条款是否合法合规，是否存在风险漏洞，违约责任是否明确，争议解决方式是否有利于公司（优先约定由公司所在地法院管辖）。（2）审批权限（按合同金额划分，不含税）合同金额区间审批流程审批时限<10万元业务部负责人→财务部负责人→法务部合同管理员1个工作日10万-50万元业务部负责人→分管副总→财务部负责人→法务部负责人2个工作日50万-500万元业务部负责人→分管副总→财务部负责人→法务部负责人→总经理3个工作日≥500万元上述流程→董事会（或授权审批人）5个工作日审批通过后，业务部门方可与相对方签署合同，审批意见需明确具体，不得仅签署“同意”字样，对审核中提出的修改意见，业务部门需落实后重新提交审批。3.5合同签署与用印合同签署人需为公司法定代表人或其书面授权的代理人，授权委托书需明确授权范围、期限，并留存于法务部；电子合同签署需使用公司统一的电子签章平台，符合《电子签名法》中“可靠电子签名”的要求，电子合同与纸质合同具有同等法律效力；合同用印需填写《用印申请表》，经审批后加盖公司合同专用章，禁止在空白合同文本上用印；合同签署后，业务部门需在2个工作日内将合同原件（或电子合同归档）提交至合同管理员，同步录入合同管理系统。四、合同的履行4.1履行跟踪与反馈业务部门指定专人作为合同履约负责人，实时跟踪相对方履约进度，对货物交付、服务提供、款项支付等关键节点进行确认；合同管理系统对逾期履行事项自动预警，履约负责人需在预警后3个工作日内提交《异常情况说明》，明确原因及应对措施；对合同金额≥200万元的重大合同，履约负责人需每周向法务部报送《履行周报》，及时反馈履约动态。4.2履约变更与补充因业务需求或客观原因需变更合同条款的，业务部门需发起《合同变更申请》，说明变更原因、变更内容及对公司的影响，附相关证明材料；合同变更需按照原合同审批流程重新审批，审批通过后签署《合同变更协议》，原合同条款与变更协议冲突的，以变更协议为准；禁止业务部门私自与相对方口头变更合同，所有变更必须以书面形式确认并归档。4.3验收与确认货物类合同：业务部门需组织技术、质量等部门进行验收，填写《货物验收单》，明确验收结果，验收不合格的需在3个工作日内书面通知相对方要求整改或退货；服务类合同：按照合同约定的服务标准进行阶段性或最终验收，留存服务成果、签到记录、验收报告等资料；建设工程类合同：严格执行隐蔽工程验收、分部工程验收、竣工验收程序，所有验收记录需经双方签字盖章确认。4.4款项支付与回收财务部根据合同约定的付款条件、《履行进度表》及验收资料进行付款审批，禁止提前支付全部合同款项（除特殊约定且经总经理审批外）；业务部门需及时跟进应收款项回收，对逾期≥30天的应收款，提交《催收函》至相对方，逾期≥60天的，配合法务部启动法律催收程序；所有款项支付、回收需在合同管理系统中同步记录，确保数据实时更新。五、合同的变更与解除5.1变更与解除的条件符合《民法典》规定的法定变更、解除情形（如不可抗力、相对方根本违约）；合同双方协商一致，且变更、解除内容不损害公司合法权益；因公司战略调整、业务转型等内部原因需变更或解除合同的，需经过充分的效益评估。5.2变更与解除的程序业务部门发起《合同变更/解除申请》，说明事由、拟采取的措施及对公司的影响，附相对方沟通记录；按照原合同审批流程完成审批，法务部对变更/解除的合法性、风险进行审查；审批通过后，与相对方签署《合同变更协议》或《合同解除协议》，明确原合同权利义务的清算方式（如款项退回、货物返还、违约责任承担等）；合同解除后，业务部门需在10个工作日内完成后续事项的处理，法务部跟进落实情况。六、合同的归档与保管6.1归档范围合同订立阶段：《资信调查表》《谈判记录》《合同文本》《审批单》《用印申请表》；合同履行阶段：《履行进度表》《验收单》《付款/收款凭证》《沟通函件》；合同变更与解除阶段：《变更/解除申请》《变更/解除协议》；合同纠纷阶段：《纠纷情况说明》《起诉状》《调解书》《判决书》等。6.2归档要求纸质档案：合同原件需装订成册，按照合同编号分类存放，防潮、防火、防盗，禁止私自涂改、销毁；电子档案：所有纸质资料需扫描成PDF格式上传至合同管理系统，电子合同直接归档至系统，系统数据由信息部每日备份；归档时限：已履行完毕的合同，需在履行完毕后10个工作日内完成归档；未履行完毕的合同，每年度12月31日前完成阶段性资料归档。6.3档案保管与借阅合同档案保管期限：一般合同自履行完毕之日起保管10年；涉及知识产权、不动产、担保的合同长期保管；涉及纠纷的合同保管至纠纷解决后5年；档案借阅：内部员工借阅需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人及法务部负责人审批，涉密合同（如涉及公司核心技术、商业秘密）需经总经理审批；外部单位借阅需出具正式函件，经总经理审批后，在法务部监督下查阅，禁止复印或摘抄涉密内容。6.4档案销毁保管期限届满的合同档案，由法务部提出销毁申请，经审计部审核、总经理批准后，组织统一销毁，销毁记录需留存备查。七、合同风险管理7.1风险预警与识别依托合同管理系统实现AI智能风险识别，自动扫描合同条款中的风险点（如违约责任模糊、争议管辖不利、免责条款过度等），并出具预警提示；建立合同风险分级机制：一级风险（重大风险）：相对方失信、合同无效、可能导致公司损失≥100万元的风险；二级风险（较大风险）：相对方逾期履约、条款存在瑕疵、可能导致公司损失10-100万元的风险；三级风险（一般风险）：合同资料不全、流程不规范等不影响核心权益的风险。7.2风险应对与处置一级风险：业务部门需在24小时内上报法务部，法务部组织专项小组，制定风险应对方案，报总经理审批后执行；二级风险：业务部门需在3个工作日内上报法务部，法务部出具风险提示函，督促业务部门整改或跟进；三级风险：合同管理员直接督促业务部门完善资料、规范流程，整改完成后闭环。7.3合同纠纷处理合同纠纷优先通过协商、调解解决，协商不成的，按照合同约定选择仲裁或诉讼方式；法务部负责纠纷的法律处理，收集证据、起草法律文书、委托律师等，业务部门需全程配合；纠纷解决后，法务部需出具《纠纷处理报告》，总结经验教训，优化合同条款及管理流程。八、监督与考核8.1监督检查法务部每季度开展一次合同管理检查，抽查各部门合同订立、履行、归档情况，出具《合同管理检查报告》；审计部每年度开展合同管理专项审计，重点核查重大合同的合规性及效益；对检查中发现的违规行为，下发《整改通知书》，要求责任部门在10个工作日内整改完毕。8.2考核指标合同合规率：≥98%（即合规订立的合同占总合同数的比例）；合同履约率：≥95%（即按约定履行的合同占总合同数的比例）；档案归档及时率：100%；合同纠纷发生率：≤2%（即发生纠纷的合同占总合同数的比例）。8.3考核结果应用对合同管理考核优秀的部门及