交接与台账登记标准作业卡V1.2-000842

交接与台账登记标准作业卡摘要本文对交接与台账登记标准作业卡涉及的当场登记与补记留痕的目的、归档卷宗与完整性检查的界定、交接缺签带来的责任不清、交接记录的栏目与填写要求、归档与借阅登记表的栏目等事项作出规定，明确了相应的适用范围、职责分工、处理要求与记录口径。关键词：台账；归口部门；班次；值守岗；巡查；管理检查目次一、目的二、术语定义三、流程步骤四、管理要求五、检查与考核六、记录与表单一、目的（一）当场登记与补记留痕的目的一、本节界定当场登记与补记约束的目的。记录的价值在于与动作同时发生，事后集中补写容易把时间、顺序与责任人都写偏，本节以让登记贴近动作发生时点为目标，同时保留确有需要的补记通道。二、本作业卡规定补记须注明补记原因、动作实际发生时点与登记人，条目不因补记而改变原有编号与归属班次，核对时按原时点口径检查，补记不视为已完成动作的替代。三、当场登记的范围与补记的审批由本机构按岗位分布自设，本文件不设统一时限，本作业卡不覆盖专业内容，涉及专业记录的口径按已有规定执行。（二）台账与登记质量的目的一、本部分从记录质量角度补充管理目的。台账要解决的是每个管理动作事后能被核对，通过统一表式、统一登记要素、统一签认与留存期限，使巡查、清点、核对、审批各动作都落在同一套簿册与电子记录口径上。二、本机构坚持按单据流转、按班次登记、按周期核对，不以口头交代和个人记忆代替台账，不允许同一事项在不同环节出现两套说法。三、登记要素的必填项与选填项由记录与表单部分逐项列出，留存期限档位由本机构按核对需要自设。（三）未了事项逐条转登与跟办的目的一、本节界定交接中未了事项逐条转登的目的。班次结束时仍未关闭的事项如果只靠口头交代，下一班无从接续，也无从核对是否办过，逐条转登是让事项从个人记忆里转成台账上有编号、有承接岗位的条目。二、本作业卡只管转登与跟办口径：事项按原编号继续，注明本班进展与下一步动作，接入方在对应栏确认；本作业卡不判断事项该不该办、办到什么程度，涉及专业处置的按本机构已有规定执行。三、转登范围与核对频次由本机构按班次结构自设，长期未关闭的事项按周期汇总后回到归口岗位核查，不因换班而重新起头。（四）台账分册与条目定位的目的一、本节界定台账分册与条目编号的目的。登记动作产生之后，需要让任一事项能在有限步骤内定位到具体的册与条目，避免同一事项在不同分册重复出现或两处都查不到，分册规则因此以可定位与可核对为目标。二、本节只管册的划分与条目的指向，不评价记录内容的专业含义；分册口径变更时须保留新旧条目的对应关系，历史条目不因换册而消失，也不因合并而改写原登记时间。三、分册维度、编号方式与留存安排由本机构按登记量与核对需要自设，本文件只保证同一事项在任一册中只留一条有效记录。（五）交接与登记必须对得上的意图一、本作业卡把交接动作与登记动作绑成同一次操作，交出方在交接时逐项点对台账条目，接入方在同一张记录上确认点交结果，双方签认的时点与条目编号一并留存，避免出现交接已经完成而台账仍为空白、或条目仍挂在原班次名下的情况。二、本作业卡只管交接与登记对得上，不管单据内容是否合规、物品是否可用，这类核对属于管理检查与专业评价，按各自文件另行执行。三、台账条目与交接记录的对应关系以签认时点为准，事后补记须注明补记原因与实际交接时点，核对频次与留存期限按本机构自设档位执行，班次结构特殊的机构可调整分册方式，但不得取消逐条点对的签认动作。（六）多岗共写记录时栏位归属的目的一、本节界定多岗位共写同一份记录时栏位归属的目的。一份交接记录常被值守、物资、引导等不同岗位同时填写，若不事先划清谁写哪一栏、谁在哪一栏签认，记录会出现两处重复填写而某一处无人负责的情况。二、本作业卡以栏位归属换取责任归属：每一栏有固定填写岗位与签认岗位，跨栏事项由相邻岗位在签认时当面澄清并留注，不在他人栏内代写；本作业卡不规定栏内所涉内容的专业判断，相关内容按本机构已有口径执行。三、栏位划分随岗位结构确定，岗位合并或拆分时同步调整表式并保留历史条目的原归属，调整动线按记录与表单部分办理。二、术语定义术语释义交接班的界定一、交接班指前后两个班次的值守岗就台账记载、待办事项与物品数量当面核对并双方签认的环节。核对以台账为准，不以口头陈述作为完成交接的依据。二、交接的完成时点以双方签注时间为准，未签注视为交接未成立，其间出现的问题按上一班责任口径处理。三、本制度规定的交接仅覆盖管理事项与登记状态的移交，其他事项按本机构已有口径另行安排，不属本术语范围。台账与登记要素的界定一、台账指按事项逐笔登记并可供核对的簿册与电子记录的总称。登记要素指每一条台账记录必须写明的岗位、时间、事项、处理状态与签认人五项内容，缺项即为登记不完整。二、同一条记录在纸质与电子两种载体并存时，以归口部门确认的那一份为核对基准，另一份作副本留存，两份不一致按异常上报口径处理。三、本制度所称台账不含财务账务口径的簿册，账务记录另有归口与留存规则，本文件不涉及。归档卷宗与完整性检查的界定一、归档卷宗指完成归档手续后的病历相关卷册、资料汇编与登记表格的总称。完整性检查指核对卷宗应附材料是否齐全、签署栏是否完整、页序是否正确的手续性检查，不审查卷宗内的任何记载内容。二、检查结论以符合与需补正两类记入台账，需补正卷宗按登记时限退回补正并跟踪复验，复验通过后方视为归档完成。三、本术语不适用于尚在流转中未归档的临时资料，该类资料按过渡规定分册登记，与已归档卷宗分别编号。（一）台账登记常见问答一、问：当班忘记登记，能否在下一班补写。答：可以补记但须标注补记时间与原因，补记条目在原序号后续登，不得覆盖他人已签认的记录，补记次数纳入周期核对。二、问：纸质与电子两份记录不一致以哪份为准。答：以归口部门在表式附注中确认的那一份为核对基准，另一份作副本，不一致按异常上报口径处理，不由两岗各留各的版本。三、问：栏目不够用能否自行加栏。答：不能。栏目增删须经归口部门确认并更新版本与启用日期，旧版表格用完整册归档，不得跨版本混用。（二）归档与借阅常见问答一、问：完整性检查未通过的卷宗能否先借出。答：不能。检查结论为需补正的卷宗待复验通过后方可开借，急用时由归口部门确认是否以复印件替代，原件不外借，确认结论记入借阅台账。二、问：借阅超期未还能否先注销再借。答：不能。先催还并逐次记载时间，两次未还报归口部门，注销须在归还核对后由归档管理员执行。三、问：保存年限到期的卷宗可以直接处置吗。答：不可以。由归档管理员列清册报归口部门，处置方式与经办签署在清册后续登，任何岗位不得自行处置，处置清册本身一并留存。（三）归口部门的职责一、归口部门负责本制度的口径解释、表式统一与周期汇总，负责受理越界争议并按转办口径移交对应条线，负责对各类台账的登记完整性按周期抽查。二、归口部门按每日一次抽查入区登记与出入凭证发放的一致性，抽查结果记入管理检查台账，不符项当次列明责任岗位并限期回改。三、归口部门不承担现场逐笔登记工作，不得代替值守岗签认，其抽查结论以台账记载为限，不对专业事项作出评价。三、流程步骤以书面台账为主的交接方式一、交接条目多而现场核对量小的单元，以书面台账逐条核对为主，双方提前二十分钟到岗，先在台账上连续签注，再就未办结事项作口头复述，复述不作为完成依据。二、口头复述与台账记载不一致时以台账为准，不一致项由接班人在当班开始前列明并要求交班人补记，补记与原记录并列留存。三、本方式下物品数量核对改为按日汇总一次，汇总记录与交接记录分列两栏，两栏时间不一致时以较早一次为准并在备注中标明差异原因。↓库存台账与实物核对周期一、台账与实物的核对按每月一次执行，核对范围为全部在账条目，核对结果分为相符、数量不符与状态标识不符三类，逐类统计并记入核对台账，不在账面直接改数。二、数量不符时先冻结该条目的出库，按差异口径上报并查找原因，原因确认前不得以调整记录抹平差额，调整须在原因确认后由值守岗负责人签批。三、核对时发现效期信息与临期清单不一致，一并列入异常处理，不分别按两套口径走两套流程，以保证同一条目在一次核对内处理完毕。↓班次调整与顶替的审批要求一、班次临时对替、加开与合并由当事人提出，按科室负责人与归口部门两级审定后生效，审定结果在排班表原格续登，不覆盖原记录，以便事后核对调整轨迹。二、当日临时顶替须同时确认顶替岗位已具备本单元的交接条件，未完成交接条件确认的顶替不得进入排班表，改由值守岗负责人另行安排。三、一个月内同一岗位连续调整达到三次时，由值守岗负责人汇总调整原因报归口部门，归口部门据此评估班次结构是否需修订，评估结论记入管理检查台账。↓排班表编制与公示的时限要求一、排班表由值守岗负责人按班次结构编制，编制完成后应在生效前三个工作日公示到各岗位与相关协作单元，公示方式为岗位可见的固定张贴位置与电子台账同步发布，两种载体内容须一致。二、公示期内收到的岗位冲突由编制人协调并重新公示，重新公示仍须满足同一提前期，不得以临时通知替代公示。三、未经公示的排班表不得作为交接班核对与考核的依据；公示起始日以张贴与发布中较早的一个登记在台账上，登记人与时间须可追溯。↓班次覆盖与交接前提要求一、每个班次开始时必须有已签认的交接记录在场，无上一班签认记录的，本班不得单独开始台账核对，由值守岗负责人先组织补行核对并登记补行原因。二、岗位在班次内临时离岗超过半小时的，须在台账标注离岗时段与代行岗位，代行岗位对其代行时段内的登记完整性负责，责任不回流到离岗人。三、班次覆盖情况按周期汇总，出现连续两轮以上无签认记录的情况时，作为考核事项列入通报，不以事后补签消除缺项，补签一律单独标注补签时间。↓记录与台账的留存期限一、运行记录与台账按三年留存备查，留存起算日以该条目最后一次登记或签认时间为准，跨年度连续的簿册按簿册末页时间整体起算，不留两套口径。二、留存期内不得抽页、不得涂改，需要更正的按更正方式在原处划线保留原记录并由更正人签注，签注内容包括更正时间与理由，不得以覆盖方式消除痕迹。三、留存期届满的处置由归口部门统一组织，处置清册与经办签署一并留存，任何岗位不得自行销毁，自行销毁的记录在考核中按缺项处理并追责任岗位。四、管理要求（一）交接缺签带来的责任不清一、交接最常见的管理风险是记录已写而签认缺失，一旦后续发现台账缺项，无法判定责任落在哪一班，只能整段回溯，回溯成本按班次数量放大。二、防范方式是把签认当作交接成立的时点对待，未签认不开始新的登记，接班人以不签认作为核对未完成的手段，而不是先签后补。三、周期核对时把缺签条目单列统计，缺签不事后补签消除，补签一律标注补签时间，连续两轮出现同类缺签的岗位列入考核通报，通报口径由归口部门统一，不由单元自行掌握。（二）后勤与安全巡查的覆盖要求一、后勤与安全巡查按每两日一次覆盖全部重点部位，重点部位清单由归口部门每年确认一次，清单调整须同步更新巡查路线并在台账标注启用日期。二、巡查发现的问题按可否现场处置分两类登记，可现场处置的当场处理并记处置方式与完成时间，不可现场处置的按口径上报并列入待办，待办在交接时逐条核对。三、本制度不涉及专业检测与技术评定，巡查只看通道、标识、门禁与登记状态等管理可见项，其余情形转交对应条线并登记转交时间与承接人。（三）卷宗完整性检查与抽检比例一、卷宗归档前由归档管理员逐卷核对形式要素，归档后按五成抽检已完成检查的卷宗，抽检只核对检查记录是否存在、结论是否明确、补正是否复验三项。二、抽检发现检查结论缺失的卷宗，退回原检查人补做并重新登记时间，补做记录单独标注，不与原检查记录混写，标注件数计入周期考核基数。三、本制度不审查卷宗内的专业记载，检查与抽检均限于手续与形式，涉及内容问题一律登记后转交对应条线，转交时间与承接人在台账续写。（四）卷宗借阅与归还的登记要求一、卷宗外借按签批与归还两段登记，签批齐备后开出并在台账记借阅人、用途类别与开出时间，外借卷宗应在五个工作日内归还并注销借阅记录，注销由归档管理员执行。二、逾期未还的由归档管理员发起催还并逐次续写催还时间，催还两次未还的报归口部门，由归口部门通知借阅人所在单元负责人，不以电话提醒替代书面催还记载。三、归还时只核对卷宗的形式要素与页数是否与开出记录相符，不符项单独登记并转交对应条线，本制度不评价卷宗内的任何记载内容。（五）入区登记与出入凭证管理要求一、住院区与受控区域按登记加凭证方式管理进出，出入凭证按每日一次核对登记信息，核对内容包括登记项是否齐全、凭证是否在限定时段内、区域标注与实际情况是否一致。二、凭证遗失或过期由本人申请补发或更换，补发记录须与原登记条目挂接，挂接方式在台账表式中固化，不得另立新号造成同人多条并行记录。三、对未登记进入的情形，巡查或值守岗发现后当次登记并通知归口部门，登记内容包括发现时间、部位与处理方式，处理方式的口径由归口部门统一规定，本文件不逐条列举。（六）外部服务方与外来人员进场要求一、外部服务方人员在驻场期间适用本制度的排班公示、交接签认与台账登记要求，进场前由接待岗位登记人员名单、进出区域与作业时段，名单变更当日续登。二、外部服务方的作业时段与本机构登记时段冲突时，由值守岗负责人调整作业时段并记录调整依据，不得双方口头约定后各自施工，避免同一时段两处使用同一部位。三、外部服务方的作业记录与本机构台账分别留存，周期核对时由归口部门比对两套记录的时间与部位是否一致，不一致项列入管理检查台账并限期回改。五、检查与考核检查项检查与考核要求台账完整性的周期核对一、归口部门按每半年一次核对各类台账的登记完整性，核对项为必填要素是否齐全、签认是否连续、异常是否按口径上报三项，三项均符合才计为合格。二、核对按台账册次抽样，抽样范围覆盖全部在册类别，某一类别连续两次不合格时对该类别加做全数核对，加做结果单独登记不与抽样混算。三、核对结论在管理检查台账续登，被核对单元签注知悉，拒签时核对人记明情况并附现场记载，记载与结论一并留存供周期考核使用。（一）各类台账表式的统一要求一、全机构使用的运行台账表式由归口部门统一发布，表式栏目至少包括序号、部位、时间、事项、状态与签认人六栏，栏目增删须经归口部门确认，各单元不得自行改版。二、同一事项在两种载体上并存时以确认的那一份为核对基准，另一份作副本，两份内容不一致按异常上报口径处理，核对基准的选定在表式附注中写明，不逐条另定。三、表式版本变更时在首页标注启用日期与版本号，旧版表格用完即归档不再续用，变更记录与新表一并留存，留存期限按三年执行，供事后追溯当时用的是哪一版。（二）交接记录的栏目与填写要求一、交接记录按班填写，一栏一条事项，栏目为事项名称、发现时间、当前状态、接班处置与双方签注五项，一行只写一项，不得把多项合并写在同一行。二、状态栏的取值限于未启动、办理中、待复核与已办结四类，四类之外的表述不得使用，遇到无法归类的事项在备注栏说明并列入待办，由值守岗负责人确定归类。三、记录不得留空行，未发生事项的栏位写无，签注须本人姓名与时间，他人代签无效，代签条目在周期核对中按未完成处理并追溯代签情况。（三）受理与转办台账的栏目一、受理台账栏目为编号、接待时间、诉求类别、联系方式、承接部门与办理状态六项，编号在本机构内连续使用，同一事项重复来访以原编号续登，续登行注明续登时间与接待人。二、办理状态限于已登记、已转办、已答复与待补充四类，状态变更时间逐次续写，不得只留最后一次状态，也不得以口头告知替代状态登记。三、转办栏须写承接人接洽时间与签收时间，接收方未签收的条目不得转为已转办，台账按周期汇总，汇总以编号为统计单位，供时效考核与清册整理共同使用。（四）封存标识卡的字段与换卡条件一、封存标识卡逐件填挂，卡面字段为登记号、封存位置、起止时间、决定人与状态字样五项，用词与台账一致，卡上不留简称与自造字样，同条缺任一字段视为未挂卡。二、字迹模糊、卡面破损或被他物覆盖视为无效卡，无效卡由登记岗当次更换并在新卡背面注明换卡原因与原卡日期，原卡收回随册留存，不作废丢弃。三、启封后卡面加注启封时间与确认人，卡片不摘除，待该件处置完毕时才随记录一并撤卡，撤卡时间在台账续登，续登缺失按交接未完成处理。（五）管理检查记录表的结论栏签注一、管理检查记录表按次填写，栏目为检查部位、四项管理动作的到位情况、结论与责任岗位，结论栏限于符合与需补正两词，不写形容词也不写程度用语，到位情况逐栏单独勾选。二、被检查岗位在结论栏末签注知悉，拒签时由检查人写明拒签情况并附现场记载，附记与主表同册留存不分开存放，分开存放时在各自首页互注位置。三、补正完成后由原检查人在复验栏续登复验结果与时间，复验栏不得由被检查人代填，代填视为未复验，该次检查在周期汇算中计为未完成事项。六、记录与表单表单或记录填写与使用要求值守日志的分段填写方式一、值守日志按日成页，页内以时段分段，值守岗在每个时段结束时补记该段的进出核对数、待办变化与异常提示，空白段一律写无，不得整段留白交由下一班代填。二、日志段落由本人签署，交班当日由接班人在段落末加注到岗时间，加注即视为对上一段记载无异议，异议须在加注前列明并要求交班人当场补记，补记另起一行不覆盖原行。三、日志以薄册形式全天存放于值守点，周期核对时由归口部门收取上一周期册次，收讫前不得撕页，缺页册次按记载不完整处理并追溯缺页时段。归档与借阅登记表的栏目一、归档登记表栏目为卷宗编号、归档日期、完整性检查结论、补正情况与保存年限标注五项，结论栏限于符合与需补正两类，两类之外不得自设表述。二、借阅登记表与归档登记表以卷宗编号挂接，借阅栏写借阅人、用途类别、开出与归还时间，签批栏按层级逐格签署，层级未签齐不得开出。三、两张表的登记均不涉及卷宗内专业记载，涉及内容问题的在备注栏写明转交对象与转交时间，转交不免除归档手续责任，备注内容随卷宗一并标注十年期档的期限留存。（一）修订稿的签发路径与生效衔接一、修订稿由归口部门成文，成文后送相关岗位会签，会签意见逐条列入修订说明，采纳与否均写明理由，理由缺失的稿件不得送签，退回补正情况在说明后续登。二、