测绘项目档案销毁审批管理办法

测绘项目档案销毁审批管理办法一、总则测绘项目档案包含高精度地理空间信息，部分涉及国家秘密，销毁环节一旦出现错销、流失，将直接损害国家利益、公共利益与单位合法权益，必须建立全流程可追溯的审批管控机制。为规范测绘项目档案销毁管理，防范档案流失与泄密风险，保障档案全生命周期合规，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国测绘法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《测绘地理信息业务档案管理规定》《测绘地理信息管理工作国家秘密范围的规定》等法律法规，结合单位实际制定本办法。

本办法适用于本单位承担的大地测量、航空摄影测量、工程测量、不动产测绘、海洋测绘、地理信息系统工程、导航电子地图制作等各类测绘项目所形成的，达到保管期限、经鉴定无保存价值的档案处置工作，覆盖纸质档案、电子档案、声像档案、实物档案（含测量标志点记录载体、航摄像片、成果存储介质等）所有类型。

档案销毁工作遵循“谁审批谁负责、谁经办谁负责，逐件鉴定、全程留痕，涉密优先、安全第一”的原则，任何部门和个人严禁擅自销毁、出售、转送测绘项目档案。二、销毁范围与判定标准明确可量化的销毁判定标准，是从源头避免错销有价值档案、留存应销毁档案的核心前提，所有判定必须对照标准逐件核验，不得模糊判断。2.1可纳入销毁鉴定范围的情形1.达到法定/约定保管期限，经鉴定确无继续保存价值的档案：按照《测绘地理信息业务档案保管期限表》要求，基础测绘、重大工程测绘、涉及国家主权与地理信息安全的永久保管类档案不得纳入鉴定范围；一般工程测绘、不动产测绘项目档案保管满30年，临时性测图、施工放样、日常巡查类过程档案保管满10年，近5年无查考利用记录、无后续业务需求的，可纳入鉴定范围。2.项目已正式批复撤销、终止，且无后续重启计划，形成的过程草稿、废稿、重复打印件、无效中间成果，已被正式归档成果完整覆盖、无追溯价值的。3.电子档案存储介质出现物理损坏、数据经2次以上专业恢复仍不可读取，且该档案已有3套以上异质异地备份可长期提供利用的，原损坏介质可纳入销毁范围。4.测绘生产过程中产生的不合格成果、错漏作废的过程记录，已按质量管理要求完成整改闭环、形成正式合格成果，且原作废件无质量追溯需求的。5.其他经档案鉴定小组集体认定无继续保存价值，且不涉及保密、权属、未结事项的档案。2.2严禁销毁的范围1.保管期限未满的档案：严禁以“仓库空间不足”“档案老旧”为由提前销毁。2.涉及未结权属争议、未完结诉讼/仲裁、行政执法证据留存需求的档案：此类档案是后续事项处置的核心凭证，错销将直接导致单位承担法律风险。3.未完成解密程序的涉密测绘档案：包括绝密、机密、秘密级测绘成果及相关过程资料，严禁混入非涉密档案处置。4.涉及重大公共利益、历史文化遗产保护、突发事件应急处置的测绘档案：此类档案为永久保管范畴，不受保管期限限制。5.虽达到保管期限，但国土空间规划、不动产确权登记、城市更新等政府重点工作仍在频繁调用的测绘档案：应当继续留存至利用需求结束后再开展鉴定。三、组织机构与职责档案销毁涉及档案管理、保密管控、业务核验、合规监督多个条线，必须明确各岗位权责边界，形成相互监督、各负其责的管控体系，避免出现权责真空。

单位成立档案鉴定销毁工作小组，由分管档案工作的副院长/副总经理任组长，成员包括综合档案室负责人、保密管理办公室负责人、相关测绘业务部门负责人、法务专员、纪检监察岗人员；涉及重大项目、涉密等级较高的档案鉴定时，应当邀请属地测绘地理信息主管部门、保密行政管理部门专家参与。各主体职责如下：1.档案鉴定销毁工作小组：负责制定年度档案鉴定计划，对拟销毁档案逐件开展价值判定与密级鉴定，出具正式鉴定意见书，对鉴定结论的准确性承担集体责任。2.综合档案室：负责每年定期梳理到期档案清单，编制拟销毁档案清册，牵头组织鉴定工作，对接合规销毁机构，牵头组织销毁执行，全流程留存归档相关记录，对流程执行的规范性负责。3.保密管理办公室：负责涉密拟销毁档案的密级审核、解密手续核验、销毁渠道的保密合规性检查，全程监督涉密档案销毁过程，对保密环节的合规性负责。4.业务部门：负责核对本部门形成的拟销毁档案是否存在未结项目、后续利用需求，对档案业务价值的判定负责。5.法务专员：负责核查拟销毁档案是否涉及未结法律纠纷、合规证据留存需求，对处置行为的法律风险负责。6.纪检监察岗：负责监督全流程的公开性、合规性，受理流程违规、私自处置档案的举报，对违规违纪行为提出追责建议。四、审批与执行全流程档案销毁审批实行逐级把关、闭环管理，上一环节审核未通过的，严禁进入下一环节，所有流程节点必须签字留痕，不得代签、补签（特殊情况补签必须附情况说明）。1.清单梳理阶段（每年12月第1-2周，责任主体：综合档案室）档案室对库藏到期档案逐卷盘点，逐件登记形成《拟销毁测绘项目档案清册》，每个条目必须明确标注：档案档号、所属项目名称、档案类型（纸质/电子/声像/实物）、形成年度、保管期限、密级、数量（纸质标页数、电子标存储容量、实物标件数）、拟销毁原因、近5年利用记录。严禁以“一批档案”“若干资料”等模糊表述登记，清册信息准确率必须达到100%。2.集体鉴定阶段（每年12月第3周，责任主体：档案鉴定销毁工作小组）小组召开集中评审会，对清册所列档案逐类核验：非涉密档案抽查比例不低于30%，涉密档案必须100%逐件拆卷核对；对存疑档案必须现场调取原卷核查，必要时征求项目原负责人、相关业务合作单位的留存意见。鉴定完成后形成《档案鉴定意见书》，明确“同意销毁”“继续留存X年”“解密后再处置”三类结论，对不同意销毁的档案必须注明具体原因，所有参会成员必须在意见书上签字确认。

操作机理提示：逐件核对的核心目的是避免夹带涉密、有留存价值的档案，若仅做形式审核，极易将未解密的高精度控制点坐标、军事管理区周边测绘成果混入销毁清单，造成泄密风险。3.多部门复核阶段（每年12月第4周，责任主体：各相关部门）业务部门负责人核对本部门所属拟销毁档案，确认无未结项目、无后续利用需求后签字；保密办核验涉密档案的解密手续、拟采用的销毁渠道符合保密要求后签字；法务核查无未结法律纠纷、无证据留存需求后签字；档案室负责人核对清册内容与鉴定意见书结论一致后签字。4.层级审批阶段（次年1月第1周，责任主体：各级审批人）◦非涉密档案销毁：经各部门复核通过后，报分管档案工作的领导审批签字；◦涉密档案销毁：经分管领导审核后，必须报单位主要负责人（法定代表人）签字审批，同时将清册、鉴定意见书报属地测绘地理信息主管部门、保密行政管理部门备案，取得备案回执后方可进入执行环节。权责要求：严禁越权审批，非涉密档案销毁审批权限不得下放至档案室负责人，涉密档案销毁严禁以分管领导签批替代主要负责人签批。5.销毁执行阶段（取得全部审批手续后10个工作日内，责任主体：综合档案室+保密办双岗监销）销毁渠道采用分级管控：◦涉密档案：必须送属地保密行政管理部门指定的涉密载体销毁机构销毁，优先采用化浆、物理粉碎方式处置，严禁任何单位或个人自行销毁涉密档案、严禁将涉密档案作为废品出售给回收机构；◦非涉密档案：优先送当地国家综合档案馆指定的档案销毁机构化浆销毁；若单位自行销毁，必须使用碎纸效果达到1m不同类型档案的销毁操作要求：◦纸质档案：销毁前逐件核对与清册一致，严禁夹带未审批的档案；◦磁性介质类电子档案（硬盘、磁带、软盘）：必须先采用磁场强度不低于8500奥斯特的消磁设备全面消磁（操作机理：普通删除、格式化仅清除文件分配表，数据可通过专业软件恢复，消磁可彻底打乱磁介质存储结构，使数据不可还原），再对介质进行物理粉碎；◦光学介质类电子档案（光盘、蓝光碟）：必须粉碎至粒径2mm以下，确保数据不可恢复；◦声像、实物档案：采用物理粉碎、焚毁方式处置，确保信息不可还原。监销要求：必须安排2名及以上工作人员全程在场监销，监销人不得在销毁过程中离开现场；销毁完成后现场确认所有档案全部灭失，监销人、销毁机构经办人共同在《档案销毁监销记录表》上签字确认。6.记录归档阶段（销毁完成后3个工作日内，责任主体：综合档案室）将全流程所有材料：《拟销毁测绘项目档案清册》《档案鉴定意见书》、各部门复核签字页、审批表、主管部门备案回执、《档案销毁监销记录表》、销毁过程现场影像资料（涉密销毁仅拍摄交接、封箱、监销场景，严禁拍摄涉密档案内容）统一存入单位档案全宗卷永久留存，不得随销毁档案一并处置。留存原因：销毁记录是档案全宗追溯的核心凭证，可在后续档案审计、去向核查时证明处置行为合规，因此需永久保存。五、异常情况分级处置档案销毁过程中存在档案流失、泄密、错销等风险，必须按照风险等级明确处置流程与责任主体，第一时间阻断风险演化路径，将影响控制在最小范围。1.一级风险（重大风险）◦判定标准：涉密测绘档案在销毁前脱离管控超过30分钟、被混入非涉密渠道流转、被擅自出售或转送。风险演化路径：涉密高精度地理信息流失→经二手市场、社交网络扩散→被境外机构或不法主体获取→可用于精准地形匹配、目标定位，直接危害国防安全与公共利益。◦启动权限：单位主要负责人第一时间启动应急预案。◦处置要求：1小时内上报属地保密行政管理部门、测绘地理信息主管部门；立即组织人员追查档案流向，全力追回所有流失档案；对接触过涉密档案的人员逐一排查，严禁信息进一步扩散；对相关责任人第一时间停职调查，后续按法律法规追责。2.二级风险（较大风险）◦判定标准：非涉密但涉及单位商业秘密、敏感项目信息的档案（如未公开的项目报价、核心技术方案、客户隐私信息）错销、流失；未按规定流程销毁造成档案去向不明，但未涉及国家秘密。◦启动权限：分管档案工作的领导启动处置流程。◦处置要求：2小时内组织档案、业务、法务部门人员追查档案流向，能追回的全部追回；无法追回的及时告知相关客户、合作方，做好风险缓释；对相关责任人按单位规章制度给予记过、绩效扣减处分。3.三级风险（一般风险）◦判定标准：档案已按要求合规销毁、未造成流失，但存在审批流程材料缺失、记录不全、签字漏项等程序瑕疵。◦启动权限：综合档案室负责人启动整改。◦处置要求：3个工作日内补全相关证明材料，由参与流程的人员签字确认，形成书面整改说明存入全宗卷；对经办人员给予批评教育，组织流程复盘培训。六、责任追究档案销毁是档案管理与保密工作的红线，所有违规行为必须明确追责标准，形成刚性约束，避免制度流于形式。1.有下列行为之一的，对直接经办人给予通报批评，扣发当月10%绩效：◦未按要求逐件登记拟销毁档案，清册信息错漏率超过2%的；◦未按规定时间节点组织鉴定、报送审批，逾期超过5个工作日的；◦销毁完成后未按要求归档流程记录，逾期超过3个工作日的。2.有下列行为之一的，对部门负责人、直接经办人给予记过至记大过处分，扣发3-6个月绩效，取消年度评优资格：◦越权审批档案销毁申请的；◦未按要求逐件开展鉴定，错销仍有保存价值的非涉密档案，造成业务损失的；◦监销过程中擅离职守，未全程监督销毁过程的；◦仅通过普通删除、格式化处理电子档案未做消磁粉碎，未造成泄密后果的。3.有下列行为之一的，对责任人予以解除劳动合同处理，涉嫌违法犯罪的移送司法机关依法追究责任：◦擅自销毁、出售、转送涉密测绘档案的；◦鉴定、审批、销毁环节玩忽职守，造成涉密档案流失、泄密的；◦销毁流程中弄虚作假、伪造签字、隐瞒档案流失事实的；◦将涉密档案混入非涉密渠道处置或出售给废品回收机构的。七、附则本办法是单位档案管理与保密制度体系的刚性组成部分，所有测绘项目档案销毁活动必须严格遵照执行，不得随意简化流程、降低标准。1.本办法自发布之日起施行，由综合档案室会同保密管理办公室负责解释。2.本办法未尽事宜，按照国家相关法律法规、行业规范要求执行。3.每2年由综合档案室牵头对本办法的执行情况开展一次内部审计与评估，结合最新法规要求、单位业务实际修订完善。附件附件1：拟销毁测绘项目档案清册（样表）序号档号所属项目名称档案类型形成年度保管期限密级数量（页/GB/件）拟销毁原因近5年利用记录备注1CH-2013-GC-012XX县1:500地形图测绘项目纸质过程草稿201310年非涉密126页保管到期，无利用需求2018年最后一次调用2CH-2014-DZ-007XX片区控制测量项目损坏硬盘201430年秘密2块介质损坏无法恢复，已有3套异质备份2020年最后一次调用需消磁粉碎附件2：测绘项目档案鉴定意见书（模板）1.鉴定时间：XXXX年XX月XX日2.鉴定地点：单位XX会议室3.参与鉴定人员：逐一列明姓名、部门、职务4.鉴定范围：本次共对《拟销毁测绘项目档案清册》（编号：XXXX）所列共XX卷XX件档案开展鉴定，其中涉密档案XX件、非涉密档案XX件。5.鉴定结论：◦同意销毁：共XX件，原因均为达到保管期限、无继续保存价值，符合销毁要求；◦继续留存：共XX件，原因为XXX（如涉及未结项目、仍有利用需求等），需继续留存X年后再开展鉴定；◦解密后处置：共XX件，原因为密级期限已满但未办理解密手续，待完成解密程序后再纳入销毁范围。6.鉴定人员签字栏：预留所有参与人员签字位置及日期栏。附件3：测绘项目档案销毁审批表（模板）项目填写内容拟销毁清册编号拟销毁档案总数共XX件，其中涉密XX件、非涉密XX件综合档案室审核意见签字：日