企业标准制修订流程V1.10-001436

企业标准制修订流程摘要本文对企业标准制修订流程涉及的审查批准发布衔接目的、审查至发布流程步骤、制修订进度考核口径、复审与作废处置记录表单、外部标准能否直接下发执行等事项作出规定，明确了相应的适用范围、职责分工、处理要求与记录口径。关键词：归口管理部门；复审；起草组；使用部门；宣贯；征求意见目次一、目的二、制修订归口管理职责安排三、流程步骤四、检查与考核五、记录与表单六、附则一、目的（一）审查批准发布衔接目的一、本流程用以衔接稿件生效前必须经过的审查、批准与发布三个节点，讲清每个节点接收什么材料、由谁形成结论、结论之后怎样移交下一节点。二、审查关注文件之间的重复覆盖、条款同岗位权限的匹配以及要求是否有对应记录可以证明被执行；批准按既定权限办理；发布环节完成编号、登记与生效日期确定。三、本流程把登记作为发布的前置条件，未进入体系表的文件不受控、不得下发岗位，发放时同步记载新旧衔接关系。四、本流程在这三个节点上的安排止于文件生效，其后的落实交给相应作业规程，不在此重复。（二）征求意见范围界定与代表确定目的一、本节设置来回答制修订中该向谁征、通过谁征的问题，防止范围画窄留下执行隐患，也防止范围铺宽拖长程序。二、征求范围按文件的用途与衔接关系划定，使用文件的部门、配合执行的部门以及条款直接落到的岗位均应纳入，每个纳入部门指定一名熟悉业务的代表归集意见，避免各人零散表态。三、归口管理部门在受理前核对征求范围是否覆盖发放范围所列部门，缺漏的补征；代表归集的意见由起草组逐条回应，无回应不得进入审查环节。四、本节只保证意见征求得全、答复得了，采纳与否的取舍连同审查结论一并交代。（三）起草组织与意见会商目的一、本流程用以安排制修订任务立项之后怎样组织人手起草、怎样按轮次征求并处理意见，使稿件质量依靠有序协作形成，而不是留给起草人自行把握。二、起草组吸纳使用部门与相关岗位的代表参加，先确认框架再展开编写，意见征求以书面文本为基础，采纳与否都要留下交代。三、本流程同时防止会商流于形式：两轮稿件之间应当能看出修改轨迹，逾期不答复的部门被书面催办一次而不能以沉默视为同意。四、本流程不裁断技术方案的取舍，需要专业判断的事项交由审查环节处理，本流程只保证各方意见被充分表达并逐条回应。（四）发布通知内容与交底确认目的一、本节设置来把发布这一动作变成能核对的交底，解决上面发了文而现场不知道、知道了也对不上旧文本的脱节。二、发布通知写明文件名称、内部编号、生效日期、发放范围以及与原文本的替代关系，让使用部门一看就明白该换哪份、何时停用旧版。三、交底确认以签收或系统确认为凭，逐部门逐文件回查，未确认到位的不得视为交付完成，其宣贯安排顺延至文本到手之后；确认情况与发放记录一并归档。四、本节不涉及文件内容的宣传推广，也不替代受控发放条款；通知表述与受控文本不一致的，以受控文本为准。（五）过程留痕与复用追溯目的一、本流程用以把制修订过程中的关键信息变成可回看的留痕，并让这些留痕在后续工作中被复用。二、立项建议、框架确认记录、意见汇总处理单、审查结论与修订说明逐项形成并按文件编号归档，任何一项缺失即说明过程没有收口。三、留痕的价值在于回答后来的追问：某条为何这样写、某项意见当初如何结论、旧版因何退出，为复审、查询与再次修订提供直接依据。四、本流程不要求把过程草稿一律保存，只保留形成过结论的版本，使追溯需要与档案负担相平衡。（六）草案版本管理与草稿标识目的一、本节用以管住制修订期间稿件乱飞的局面，明确草稿处在什么阶段、能到达谁手里、该怎样标注。二、各阶段草稿一律带草稿标识，与受控文本在外观上区分，只在起草组与征求意见范围内传递，严禁把草稿当作依据下发岗位。三、轮次之间的稿件修改以版本注记留痕，使归口管理部门受理时看得出每处修改因何意见而来，避免同一稿未经改动就重复送征；版本注记随稿件归档，成为过程追溯的凭据。四、本节不判断稿件内容的优劣，草稿经审查批准即摘除标识转入受控发布程序，此前各稿按归档要求处理，不在岗位留存。二、制修订归口管理职责安排岗位或事项职责与要求制修订归口管理职责安排一、标准制修订工作由归口管理部门统一牵头，负责年度计划汇总、立项受理、进度跟踪与发布登记。二、起草部门负责正文编写、征求意见汇总与修改说明整理，须指定专人担任起草负责人。三、评审人员由归口管理部门从技术专家与使用部门代表中抽取，人数不少于两轮轮。四、宣贯培训由归口管理部门在发布后十个工作日内组织，起草部门配合编制培训材料。三、流程步骤立项至征求意见流程步骤一、需求部门提交立项建议书，内容包括制定背景、适用范围与主要技术要点，归口管理部门在五个工作日内完成形式审查并答复是否受理。二、受理后组建起草组，起草组开展调研并完成征求意见稿初稿，调研记录随项目档案保存。三、归口管理部门确定征求意见范围，发放征求意见稿，征集周期不少于两轮轮，每轮间隔不少于十个工作日。四、起草组在每季度内汇总意见，逐条形成采纳或不采纳说明，不采纳的须附理由。↓审查至发布流程步骤一、起草组将送审稿连同意见处理表提交归口管理部门，申请技术审查，提交时须确认意见处理表已逐条回应。二、归口管理部门在每两年内组织审查会，审查组出具书面审查结论，结论当场宣读并由全体审查人员签字。三、审查结论为修改后通过的，起草组在十个工作日内完成修改并报送复核，修改对照表须标注每处改动对应的审查意见编号。四、复核通过后，归口管理部门办理编号登记，在十个工作日内发布并通知各使用部门，发布通知须注明替代关系。↓复审与作废处置流程步骤一、归口管理部门按不超过三年组织定期复审，复审范围覆盖全部现行有效标准，复审计划提前通知各使用部门。二、复审结论分为继续有效、修订后重新发布或废止三类，结论须书面记录并由复审负责人签字。三、废止标准由归口管理部门发布废止通知，各使用部门在十五个工作日内交回全部纸质与电子文本，回收清单随通知存档。四、新版标准发布后，旧版自动作废，归口管理部门须在五年内保留作废记录备查，记录包含替代关系说明。↓标准复审组织要求标准发布实施后每隔不超过三年应组织一次复审，复审由归口管理部门编制计划并征求使用部门意见后报分管负责人批准。复审工作应结合实施信息反馈的归集结果、有效性核查中发现的执行偏差以及在用版本核对情况作出判断，不得只依据文件的发布日期长短决定去留。复审结论分为继续有效、需要修订、应当作废三种，结论应写明理由并逐项登记。使用部门在执行中发现条款与现场条件明显不符的，可以不受复审周期限制随时提请复审，提请应说明事实与影响范围，由归口管理部门在五个工作日内答复是否受理。↓复审结论处置要求复审结论为继续有效的，由文件管理员在体系表状态栏更新复审日期并保留原编号，不发新文件也不换版，避免岗位出现同一内容两个编号。复审结论为需要修订的，转入制修订流程，原文件在修订期间仍为现行有效版本，不得停发或口头废止。复审结论为应当作废的，按作废替换条款执行回收与标识，凡有后续文件承接其内容的，应在体系表中标明替换关系；无后续文件承接而事项仍需规定的，由归口管理部门在五个工作日内立项补编，不得形成空档。处置记录留存期限为五年。↓复审执行步骤复审按计划、征集、评议、登记四步执行。归口管理部门编制年度复审计划，列出应复审文件与责任部门；按计划向使用部门征集实施信息反馈与核查差异记录，形成复审材料；组织评议并逐项形成继续有效、需要修订或应当作废的结论，结论写明理由；结论报批准后在标准体系表登记复审日期与状态。复审评议时不得以文件发布年头长短代替事实依据，材料不足以判断的应延长一个周期并在登记中注明原因，不得草率给出继续有效结论。四、检查与考核检查项检查与考核要求宣贯落实检查口径一、标准发布后，归口管理部门在十个工作日内检查各使用部门的宣贯落实情况，检查方式包括现场抽查与记录核查。二、检查内容包括培训签到记录、岗位人员知晓率抽测结果与现场执行对照表，抽测比例不低于在岗人员的三成。三、宣贯落实不到位的部门，由归口管理部门发出整改通知，整改期限为每季度，整改期间相关岗位加强现场巡查。四、整改结果纳入当期每月考核，连续两次不达标的部门由分管负责人约谈部门负责人。制修订质量核查办法一、审查会结束后，归口管理部门在每两年内对审查结论的执行情况进行核查，核查人员不得为起草组成员。二、核查内容包括修改项是否全部落实、意见处理表是否逐条回应、格式是否符合编写规范，核查结果填写核查记录表。三、核查发现偏差的，起草组须在十个工作日内完成补充修改并重新报送，重新报送须经起草负责人复核签字。四、年度有效性核查中，制修订质量作为单独维度纳入标准体系整体评估，评估结果在年度评审活动上报告。制修订进度考核口径一、归口管理部门按每月统计各起草项目的计划完成率与阶段时限达标率，统计结果在部门例会上通报。二、立项至征求意见阶段超期的，由归口管理部门发出书面催办通知，催办通知抄送分管负责人。三、审查至发布阶段超期的，纳入起草部门季度考核指标，超期原因由起草部门负责人书面说明。四、年度考核将标准制修订按时完成率作为部门绩效参考项，结果向分管负责人报告并作为下一年度立项优先级参考。（一）受控文件发放纸质口径以纸质受控为主时，受控标识以加盖印章方式加贴在封面右上角，页脚标注编号与页码，岗位在用版本应为加盖标识的原件。纸质发放以份为单位登记，换版时凭旧版领新版，旧版在十五个工作日内由文件管理员收回并加盖作废标识，收回清单交归口管理部门确认。现场发现无标识文本、复印文本或页码缺失文本的，按非受控处理并立即停用，由使用部门书面说明来源，归口管理部门追查发放环节是否存在失控。（二）体系表存量阶段维护口径在存量文件较多、体系表已长期运行的阶段，维护工作以清理历史遗留为先。应逐份核对在册文件的实际状态，凡发现已在用但无登记的，补办登记并标注补登日期；凡登记为现行有效但现场找不到文本的，核实是否已作废未标注；凡历史版本仍留在岗位上的，一律加盖作废标识并按回收时限收回。存量阶段的集中刷新应在完成上述核对后形成差异清单，差异清单作为复审计划的输入，不得以口头说明代替书面差异记录。（三）宣贯组织管理要求标准发布后应组织宣贯，宣贯应在发布后十个工作日内完成。宣贯内容包括出台背景、主要变化、执行要点、责任岗位与常见问题，应针对岗位差异安排讲解重点，不得以简单转发文本代替讲解。宣贯应留存记录，记录参加人员、讲解要点、提出的疑问与答复意见，未参加人员由所在部门安排补讲并登记。宣贯完成后，归口管理部门应抽取部分岗位确认理解是否到位，确认结果与有效性核查记录一并归档，发现理解偏差的应重新讲解而不是仅在记录上补签。五、记录与表单表单或记录填写与使用要求征求意见与审查记录表单一、征求意见须使用统一格式的征求意见表，逐条登记意见来源、内容与起草组回应，意见表按轮次分册装订。二、审查会须形成审查结论表，记录出席人员、审查意见与结论分类，结论表由审查组组长签字后归入项目档案。三、修改对照表须标注每处修改对应的审查意见编号，未标注对应编号的修改项视为未回应。四、上述表单按五年归档，归档完整率纳入每月考核，缺失表单须限期补交。制修订项目档案记录一、每个制修订项目须建立专项档案，包含立项建议书、起草组组建记录、征求意见稿及意见汇总表，档案目录由归口管理部门统一编制。二、审查会记录、审查结论表、送审稿修改对照表须归入档案，审查结论原件由归口管理部门保管。三、发布通知、编号登记记录与宣贯签到表一并归档，归档时须核对档案完整性并填写归档核对表。四、档案保存期限按五年执行，电子档案与纸质档案同步归档，保存期满后按销毁程序处理。复审与作废处置记录表单一、复审须填写复审结论登记表，记录每项标准的复审结论与依据，登记表由复审负责人签字后交归口管理部门存档。二、废止标准须填写作废处置单，记录旧版回收与新版替代关系，处置单须注明废止日期与替代标准编号。三、作废处置单经归口管理部门负责人签字后生效，副本存入项目档案，原件由归口管理部门统一保管。四、复审与作废记录保存期限按五年执行，保存期满后按十五个工作日销毁，销毁记录单独归档。（一）与上位标准及外部要求的衔接一、本企业标准制修订流程须符合国家标准化法律法规及外部监管要求，归口管理部门负责跟踪外部法规变化。二、当上位规定发生修订时，归口管理部门须在每两年内完成内部流程的对应修订，修订内容报分管负责人批准。三、外部认证或审核中涉及的制修订程序性要求，由归口管理部门统一对接并转化为内部操作口径。四、衔接差异由每两年内召开的专题会议审议确定，会议纪要归入制修订档案管理。（二）制修订流程生效与过渡安排一、本流程自发布之日起施行，此前已立项但尚未发布的制修订项目须在十个工作日内按本流程补办手续，逾期未补办的由归口管理部门书面通知。二、过渡期内新旧流程并行，以发布节点为准切换，过渡期间的争议由归口管理部门裁定并记录备案。三、过渡期结束后，未按新流程补办的项目自动终止，由归口管理部门书面通知需求部门并说明终止原因与后续处理建议。（三）制修订流程解释与修订归口一、本流程由归口管理部门负责解释，日常咨询与例外申请均向归口管理部门提出，归口管理部门须在五个工作日内答复。二、流程修订由归口管理部门根据每半年一次核查结果与业务变化需要提出修订建议，修订建议须附修订理由与影响分析。三、修订草案须经分管负责人批准后纳入下一轮每两年统一安排，未经批准的修订建议暂缓执行。六、附则（一）找不到现行有效版本怎么办问：需要查阅某项要求，但在岗位上找不到文本，或者找到的文本没有受控标识，怎么办？答：不应当以个人留存的本子代替受控文本，也不得凭记忆执行。应向本部门兼职管理人员提出领用要求，由其在标准体系表登记表中确认该文件的当前状态：若为现行有效，按发放范围补发；若为在修订，说明修订期间原版本继续有效，可领用原件；若为已作废，应确认承接文件后领用新版本。领用登记完成前，岗位可先向归口管理部门请求临时查阅参阅件，查阅情况应记录并注明归还时间。（二）必须等复审才能修订吗问：文件条款明显与现场条件不符，是否要等到复审才能提出修订？答：不必等。复审是按不超过三年对存量文件做整体确认，而修订可以按实际需要进行。发现条款不具操作性时，使用部门应通过实施信息反馈渠道书面提出，归口管理部门在五个工作日内答复是否受理，受理即转入制修订流程。修订期间原文件继续有效，岗位仍按原文本执行并把遇到的问题记录下来。以等待复审为由不处理明显缺陷，属于管理不作为，检查结果按需改进判定。（三）办法解释与修订归口本办法由归口管理部门负责解释，执行中遇到的理解分歧由该部门书面答复，答复意见与本办法具有同等执行效力，不得由其他部门另行作解释性文字。本办法本身按受控文件管理，其修订与所规范文件的修订使用同一程序，修订时不得只改条款而不改体系表中的登记状态。各部门在执行中提出的修改建议，按实施信息反馈渠道汇总，作为本办法修订的输入材料，建议采纳情况应在修订说明中逐条交代，避免同类建议在后续执行中反复提出而无结论。（四）作废文