企业标准制修订流程V1.13

企业标准制修订流程摘要本文对企业标准制修订流程涉及的技术审查组织会与结论形成目的、立项至征求意见流程步骤、制修订进度考核口径、制修订项目档案记录、层级优先与冲突处理规则等事项作出规定，明确了相应的适用范围、职责分工、处理要求与记录口径。关键词：归口管理部门；复审；起草组；宣贯；征求意见；使用部门目次一、目的二、起草组与审查组职责划分三、流程步骤四、检查与考核五、记录与表单六、附则一、目的（一）技术审查组织会与结论形成目的一、本节用以安排技术审查会的召开环节，明确开会前给审查人什么材料、会上聚焦哪些事项、会后结论怎样出。二、归口管理部门会前分发送审稿、意见汇总处理单与修改说明，使参加人员带着准备到会；会上围绕与现行文件的重复矛盾、条款同岗位权限的匹配、要求有无对应记录可证三件事展开讨论。三、审查结论当场形成并写明理由，持不同意见如实记录，回避要求照章执行，结论限于批准、修改后批准、退回重新起草三类，结论不明的视为审查未完成。四、本节不重复讨论会前已逐一答复过的个别事项，也不以会后通信方式改动已经形成的审查结论。（二）征求意见范围界定与代表确定目的一、本节设置来回答制修订中该向谁征、通过谁征的问题，防止范围画窄留下执行隐患，也防止范围铺宽拖长程序。二、征求范围按文件的用途与衔接关系划定，使用文件的部门、配合执行的部门以及条款直接落到的岗位均应纳入，每个纳入部门指定一名熟悉业务的代表归集意见，避免各人零散表态。三、归口管理部门在受理前核对征求范围是否覆盖发放范围所列部门，缺漏的补征；代表归集的意见由起草组逐条回应，无回应不得进入审查环节。四、本节只保证意见征求得全、答复得了，采纳与否的取舍连同审查结论一并交代。（三）发布通知内容与交底确认目的一、本节设置来把发布这一动作变成能核对的交底，解决上面发了文而现场不知道、知道了也对不上旧文本的脱节。二、发布通知写明文件名称、内部编号、生效日期、发放范围以及与原文本的替代关系，让使用部门一看就明白该换哪份、何时停用旧版。三、交底确认以签收或系统确认为凭，逐部门逐文件回查，未确认到位的不得视为交付完成，其宣贯安排顺延至文本到手之后；确认情况与发放记录一并归档。四、本节不涉及文件内容的宣传推广，也不替代受控发放条款；通知表述与受控文本不一致的，以受控文本为准。（四）过程留痕与复用追溯目的一、本流程用以把制修订过程中的关键信息变成可回看的留痕，并让这些留痕在后续工作中被复用。二、立项建议、框架确认记录、意见汇总处理单、审查结论与修订说明逐项形成并按文件编号归档，任何一项缺失即说明过程没有收口。三、留痕的价值在于回答后来的追问：某条为何这样写、某项意见当初如何结论、旧版因何退出，为复审、查询与再次修订提供直接依据。四、本流程不要求把过程草稿一律保存，只保留形成过结论的版本，使追溯需要与档案负担相平衡。（五）起草组织与意见会商目的一、本流程用以安排制修订任务立项之后怎样组织人手起草、怎样按轮次征求并处理意见，使稿件质量依靠有序协作形成，而不是留给起草人自行把握。二、起草组吸纳使用部门与相关岗位的代表参加，先确认框架再展开编写，意见征求以书面文本为基础，采纳与否都要留下交代。三、本流程同时防止会商流于形式：两轮稿件之间应当能看出修改轨迹，逾期不答复的部门被书面催办一次而不能以沉默视为同意。四、本流程不裁断技术方案的取舍，需要专业判断的事项交由审查环节处理，本流程只保证各方意见被充分表达并逐条回应。（六）制修订流程不适用事项一、标准文本的个别措辞勘差不适用本流程，由归口管理部门直接发布勘误通知，勘误通知与原标准一并归档。二、标准体系表的结构调整不适用本流程，按体系表维护专项安排执行，调整结果须在下一轮体系表更新中体现。三、引用文件的更新跟踪不适用本流程，由归口管理部门按每半年统一核查，核查结果记入引用文件清单。二、起草组与审查组职责划分岗位或事项职责与要求起草组与审查组职责划分一、起草组由提出需求的部门牵头组建，负责调研论证、框架确定与条文编写，起草组负责人对正文质量负首要责任。二、审查组由归口管理部门组建，独立于起草组，负责技术审查与合规性核查，审查组成员不得与起草组成员重叠。三、起草组完成征求意见稿后须在每半年内收集完毕各方意见并逐条整理形成意见处理表。四、审查组召开审查会须形成书面结论，结论分为通过、修改后通过或退回重拟三类，结论由审查组组长签字确认。三、流程步骤审查至发布流程步骤一、起草组将送审稿连同意见处理表提交归口管理部门，申请技术审查，提交时须确认意见处理表已逐条回应。二、归口管理部门在每三年内组织审查会，审查组出具书面审查结论，结论当场宣读并由全体审查人员签字。三、审查结论为修改后通过的，起草组在一个月内完成修改并报送复核，修改对照表须标注每处改动对应的审查意见编号。四、复核通过后，归口管理部门办理编号登记，在十五个工作日内发布并通知各使用部门，发布通知须注明替代关系。↓立项至征求意见流程步骤一、需求部门提交立项建议书，内容包括制定背景、适用范围与主要技术要点，归口管理部门在十个工作日内完成形式审查并答复是否受理。二、受理后组建起草组，起草组开展调研并完成征求意见稿初稿，调研记录随项目档案保存。三、归口管理部门确定征求意见范围，发放征求意见稿，征集周期不少于三轮轮，每轮间隔不少于十个工作日。四、起草组在每半年内汇总意见，逐条形成采纳或不采纳说明，不采纳的须附理由。↓复审与作废处置流程步骤一、归口管理部门按一年组织定期复审，复审范围覆盖全部现行有效标准，复审计划提前通知各使用部门。二、复审结论分为继续有效、修订后重新发布或废止三类，结论须书面记录并由复审负责人签字。三、废止标准由归口管理部门发布废止通知，各使用部门在五个工作日内交回全部纸质与电子文本，回收清单随通知存档。四、新版标准发布后，旧版自动作废，归口管理部门须在长期内保留作废记录备查，记录包含替代关系说明。↓复审执行步骤复审按计划、征集、评议、登记四步执行。归口管理部门编制年度复审计划，列出应复审文件与责任部门；按计划向使用部门征集实施信息反馈与核查差异记录，形成复审材料；组织评议并逐项形成继续有效、需要修订或应当作废的结论，结论写明理由；结论报批准后在标准体系表登记复审日期与状态。复审评议时不得以文件发布年头长短代替事实依据，材料不足以判断的应延长一个周期并在登记中注明原因，不得草率给出继续有效结论。↓正文编写与内部校对正文编写按已确认框架逐条展开，条款表述应可执行、可检查，写明责任岗位与完成要求，避免使用无判定标准的形容词。同一概念在全篇使用同一称谓，术语与标准体系表中的登记名称一致，不得在不同段落使用不同叫法。编写完成后由起草部门内部校对，校对内容包括编号与层级代号是否正确、栏目与表单是否对应、日期与期限表述是否统一。校对意见由起草组逐条处理并形成修改说明，修改说明与草稿一并报送下一环节，未附修改说明的不得报送审查。↓体系文件评审步骤体系文件评审按每三年组织，步骤包括议题准备、部门预征、集中评议与结论跟踪。归口管理部门汇总体系表维护记录、有效性核查差异与实施信息反馈形成议题清单；评审前向参加部门预征议题意见；集中评议按层级划分、类别覆盖、配套表单与号段使用四方面逐项讨论并形成结论；结论明确责任部门与完成期限后由归口管理部门跟踪落实，落实情况在下一次评审时逐项销号。评审不得直接改动文件条款，涉及内容变化的应转入制修订流程。四、检查与考核检查项检查与考核要求宣贯落实检查口径一、标准发布后，归口管理部门在十五个工作日内检查各使用部门的宣贯落实情况，检查方式包括现场抽查与记录核查。二、检查内容包括培训签到记录、岗位人员知晓率抽测结果与现场执行对照表，抽测比例不低于在岗人员的三成。三、宣贯落实不到位的部门，由归口管理部门发出整改通知，整改期限为每半年，整改期间相关岗位加强现场巡查。四、整改结果纳入当期每季度考核，连续两次不达标的部门由分管负责人约谈部门负责人。制修订质量核查办法一、审查会结束后，归口管理部门在每三年内对审查结论的执行情况进行核查，核查人员不得为起草组成员。二、核查内容包括修改项是否全部落实、意见处理表是否逐条回应、格式是否符合编写规范，核查结果填写核查记录表。三、核查发现偏差的，起草组须在一个月内完成补充修改并重新报送，重新报送须经起草负责人复核签字。四、年度有效性核查中，制修订质量作为单独维度纳入标准体系整体评估，评估结果在年度评审活动上报告。制修订进度考核口径一、归口管理部门按每季度统计各起草项目的计划完成率与阶段时限达标率，统计结果在部门例会上通报。二、立项至征求意见阶段超期的，由归口管理部门发出书面催办通知，催办通知抄送分管负责人。三、审查至发布阶段超期的，纳入起草部门季度考核指标，超期原因由起草部门负责人书面说明。四、年度考核将标准制修订按时完成率作为部门绩效参考项，结果向分管负责人报告并作为下一年度立项优先级参考。宣贯效果与理解确认检查检查应对宣贯效果做抽样确认，而不是只数参加人数。抽样对象为直接使用文件的岗位人员，确认内容包括本岗位应做的动作、应填的记录、遇到不符合时应向谁报告。抽查询问应记录原话而不是概括评价，答复不到位的由归口管理部门安排重新讲解，重新讲解应在十五个工作日内完成并另行记录。抽样结果与部门反馈情况合并分析，若同一文件在多个岗位出现相同理解偏差，应判定为表述问题而非理解问题，转入修订建议，不得只追究岗位人员责任。标准化管理检查组织方式标准化管理检查按每季度组织，由归口管理部门编制检查安排并通知相关部门。检查采取查记录与看现场相结合的方式，查记录包括宣贯记录、发放登记、核查差异清单与整改记录，看现场包括岗位在用版本、受控标识与记录表单填写情况。检查应形成检查记录，写明检查对象、发现事实、判定结论与责任部门，判定结论分为符合、需改进、不符合三种。检查人员不得检查本人起草或本人负责发放的文件，检查结论不得以口头反馈代替书面记录。（一）宣贯组织管理要求标准发布后应组织宣贯，宣贯应在发布后十五个工作日内完成。宣贯内容包括出台背景、主要变化、执行要点、责任岗位与常见问题，应针对岗位差异安排讲解重点，不得以简单转发文本代替讲解。宣贯应留存记录，记录参加人员、讲解要点、提出的疑问与答复意见，未参加人员由所在部门安排补讲并登记。宣贯完成后，归口管理部门应抽取部分岗位确认理解是否到位，确认结果与有效性核查记录一并归档，发现理解偏差的应重新讲解而不是仅在记录上补签。五、记录与表单表单或记录填写与使用要求征求意见与审查记录表单一、征求意见须使用统一格式的征求意见表，逐条登记意见来源、内容与起草组回应，意见表按轮次分册装订。二、审查会须形成审查结论表，记录出席人员、审查意见与结论分类，结论表由审查组组长签字后归入项目档案。三、修改对照表须标注每处修改对应的审查意见编号，未标注对应编号的修改项视为未回应。四、上述表单按长期归档，归档完整率纳入每季度考核，缺失表单须限期补交。制修订项目档案记录一、每个制修订项目须建立专项档案，包含立项建议书、起草组组建记录、征求意见稿及意见汇总表，档案目录由归口管理部门统一编制。二、审查会记录、审查结论表、送审稿修改对照表须归入档案，审查结论原件由归口管理部门保管。三、发布通知、编号登记记录与宣贯签到表一并归档，归档时须核对档案完整性并填写归档核对表。四、档案保存期限按长期执行，电子档案与纸质档案同步归档，保存期满后按销毁程序处理。复审与作废处置记录表单一、复审须填写复审结论登记表，记录每项标准的复审结论与依据，登记表由复审负责人签字后交归口管理部门存档。二、废止标准须填写作废处置单，记录旧版回收与新版替代关系，处置单须注明废止日期与替代标准编号。三、作废处置单经归口管理部门负责人签字后生效，副本存入项目档案，原件由归口管理部门统一保管。四、复审与作废记录保存期限按长期执行，保存期满后按五个工作日销毁，销毁记录单独归档。（一）制修订流程解释与修订归口一、本流程由归口管理部门负责解释，日常咨询与例外申请均向归口管理部门提出，归口管理部门须在五个工作日内答复。二、流程修订由归口管理部门根据每年一次核查结果与业务变化需要提出修订建议，修订建议须附修订理由与影响分析。三、修订草案须经分管负责人批准后纳入下一轮每半年统一安排，未经批准的修订建议暂缓执行。（二）制修订流程生效与过渡安排一、本流程自发布之日起施行，此前已立项但尚未发布的制修订项目须在十五个工作日内按本流程补办手续，逾期未补办的由归口管理部门书面通知。二、过渡期内新旧流程并行，以发布节点为准切换，过渡期间的争议由归口管理部门裁定并记录备案。三、过渡期结束后，未按新流程补办的项目自动终止，由归口管理部门书面通知需求部门并说明终止原因与后续处理建议。（三）与上位标准及外部要求的衔接一、本企业标准制修订流程须符合国家标准化法律法规及外部监管要求，归口管理部门负责跟踪外部法规变化。二、当上位规定发生修订时，归口管理部门须在每半年内完成内部流程的对应修订，修订内容报分管负责人批准。三、外部认证或审核中涉及的制修订程序性要求，由归口管理部门统一对接并转化为内部操作口径。四、衔接差异由每三年内召开的专题会议审议确定，会议纪要归入制修订档案管理。六、附则（一）办法解释与修订归口本办法由归口管理部门负责解释，执行中遇到的理解分歧由该部门书面答复，答复意见与本办法具有同等执行效力，不得由其他部门另行作解释性文字。本办法本身按受控文件管理，其修订与所规范文件的修订使用同一程序，修订时不得只改条款而不改体系表中的登记状态。各部门在执行中提出的修改建议，按实施信息反馈渠道汇总，作为本办法修订的输入材料，建议采纳情况应在修订说明中逐条交代，避免同类建议在后续执行中反复提出而无结论。（二）生效与新旧文件衔接本办法自批准之日起施行。施行前已发布的各类标准与技术文件，凡与本办法规定的层级划分、编号方式或记录要求不一致的，不做即时废止处理，由归口管理部门按每三年安排一次集中核对，逐项确定继续有效、转入修订或者并入其他文件，核对结论形成书面清单。核对期间原有文件仍为执行依据，岗位不得因本办法施行而自行停用原有文本。原有的记录表单在换版后按新表式填写，旧表填写的历史记录不追溯改写，留存期限为长期。（三）外部标准能否直接下发执行问：业务上要用到外部标准，能否把原文直接发到岗位照着做？答：不能。外部标准进入本机构须先完成内部确认，由归口管理部门核定适用范围、执行条件以及与现有文件的重复情况，形成对应文件并赋予内部编号后才能发放。未经确认直接下发，会出现要求与本机构条件不符、岗位找不到动作依据、记录无表可填等问题。确认工作应在一个月内完成，紧急情况下可先按确认程序的部分环节办理，但不得跳过编号登记与发放范围核定。外部标准的具体编号由本机构按现行有效版本自