企业标准制修订流程V1.3-001457

企业标准制修订流程摘要本文对企业标准制修订流程涉及的修订触发条件与流程边界目的、标准体系表编制单一主体口径、标准化管理检查组织方式、正文编写与内部校对、层级优先与冲突处理规则等事项作出规定，明确了相应的适用范围、职责分工、处理要求与记录口径。关键词：归口管理部门；复审；起草组；宣贯；征求意见；使用部门目次一、目的二、归口管理部门职责三、流程步骤四、检查与考核五、记录与表单六、附则一、目的（一）修订触发条件与流程边界目的一、本流程用于回答企业标准在什么情况下应当启动制修订程序，以及一轮制修订从提出到收口由谁推动、在哪些环节上收敛。二、触发情形包括复审结论判定需要修改、实施信息反馈反映条款在现场无法执行、作业条件与产品要求发生变化、拟引入的外部标准与现行条款口径不一致，以及因文件编号与版本安排需要重新调整而提出的要求。三、每一轮制修订都应在末端形成明确结论，说明是维持现行版本、局部修改后换版还是整体重新起草，并同步办理编号占用与旧版本退出使用的手续，使流程走完以后体系表上的登记状态与现场状态保持一致。四、本流程不代替技术判断，不对具体技术指标的取值作出决定，也不受理尚未发布的稿件在征求意见阶段的意见处理。五、流程末端与宣贯和有效性核查环节衔接，文件发布后的落实情况由相应作业安排承担，本流程不再重复安排。（二）起草组织与意见会商目的一、本流程用以安排制修订任务立项之后怎样组织人手起草、怎样按轮次征求并处理意见，使稿件质量依靠有序协作形成，而不是留给起草人自行把握。二、起草组吸纳使用部门与相关岗位的代表参加，先确认框架再展开编写，意见征求以书面文本为基础，采纳与否都要留下交代。三、本流程同时防止会商流于形式：两轮稿件之间应当能看出修改轨迹，逾期不答复的部门被书面催办一次而不能以沉默视为同意。四、本流程不裁断技术方案的取舍，需要专业判断的事项交由审查环节处理，本流程只保证各方意见被充分表达并逐条回应。（三）技术审查组织会与结论形成目的一、本节用以安排技术审查会的召开环节，明确开会前给审查人什么材料、会上聚焦哪些事项、会后结论怎样出。二、归口管理部门会前分发送审稿、意见汇总处理单与修改说明，使参加人员带着准备到会；会上围绕与现行文件的重复矛盾、条款同岗位权限的匹配、要求有无对应记录可证三件事展开讨论。三、审查结论当场形成并写明理由，持不同意见如实记录，回避要求照章执行，结论限于批准、修改后批准、退回重新起草三类，结论不明的视为审查未完成。四、本节不重复讨论会前已逐一答复过的个别事项，也不以会后通信方式改动已经形成的审查结论。（四）草案版本管理与草稿标识目的一、本节用以管住制修订期间稿件乱飞的局面，明确草稿处在什么阶段、能到达谁手里、该怎样标注。二、各阶段草稿一律带草稿标识，与受控文本在外观上区分，只在起草组与征求意见范围内传递，严禁把草稿当作依据下发岗位。三、轮次之间的稿件修改以版本注记留痕，使归口管理部门受理时看得出每处修改因何意见而来，避免同一稿未经改动就重复送征；版本注记随稿件归档，成为过程追溯的凭据。四、本节不判断稿件内容的优劣，草稿经审查批准即摘除标识转入受控发布程序，此前各稿按归档要求处理，不在岗位留存。（五）征求意见范围界定与代表确定目的一、本节设置来回答制修订中该向谁征、通过谁征的问题，防止范围画窄留下执行隐患，也防止范围铺宽拖长程序。二、征求范围按文件的用途与衔接关系划定，使用文件的部门、配合执行的部门以及条款直接落到的岗位均应纳入，每个纳入部门指定一名熟悉业务的代表归集意见，避免各人零散表态。三、归口管理部门在受理前核对征求范围是否覆盖发放范围所列部门，缺漏的补征；代表归集的意见由起草组逐条回应，无回应不得进入审查环节。四、本节只保证意见征求得全、答复得了，采纳与否的取舍连同审查结论一并交代。（六）程序撤回与终止办理目的一、本节用以安排制修订任务进行到一半无法办下去时的退出口子，明确撤回与终止各有程序、后果有人收拾。二、撤回由起草部门或需求提出部门书面申请，写明事由；归口管理部门核对事项是否另有文件覆盖、相关流程是否受影响，报分管负责人决定，决定情况通知各方。三、终止办理的任务，其稿件与意见材料一并归档，未赋予的编号留作备用，不得转用于其他事项；终止后同类需求再次出现时，仍从立项环节重新走程序，不得凭旧稿直接转起草。四、本节不允许以撤回代替对反馈所指问题的处理，确有缺陷的事项照常转入修订渠道，防止借终止绕开该改的条款。二、归口管理部门职责岗位或事项职责与要求归口管理部门职责归口管理部门是标准化管理的承担部门，负责编制并维护标准体系表，组织企业标准的立项审查、起草协调、征求意见汇总、技术审查与报批，负责受控文件的编号分配、发放、替换与回收，负责宣贯计划的下达与有效性核查结果的判定，负责按每月归集实施信息反馈并给出处理结论，负责按每季度组织标准化管理检查并将结果提出考核建议。归口管理部门不得担任本部门起草文件的审查角色，审查工作由分管负责人另行安排。三、流程步骤受控文件发放纸质口径以纸质受控为主时，受控标识以加盖印章方式加贴在封面右上角，页脚标注编号与页码，岗位在用版本应为加盖标识的原件。纸质发放以份为单位登记，换版时凭旧版领新版，旧版在十个工作日内由文件管理员收回并加盖作废标识，收回清单交归口管理部门确认。现场发现无标识文本、复印文本或页码缺失文本的，按非受控处理并立即停用，由使用部门书面说明来源，归口管理部门追查发放环节是否存在失控。↓标准体系表编制单一主体口径在管理机构单一、文件由一个部门统一起草的场合，标准体系表实行一册维护、随用随登。登记事项不区分数册，全部文件在同一清单内按层级代号与类别连续排列，新增文件经批准后由文件管理员当日登记并发放，避免登记滞后造成现场在用文件无编号可查。一册维护的场合不设分册报送环节，但每年应结合复审工作核对一次清单与现场在用文件是否一致，核对结论记入复审记录，不得只在口头层面确认。↓记录缺失与事后补签风险标准化管理的证据主要来自记录，记录一旦缺失或事后补签，检查与复审便失去依据，问题责任也难以界定。常见形态是宣贯只有签到而无要点与答复、核查结论以概括评语代替原话、意见汇总缺轮次痕迹、回收单份数与登记不符。控制要求是把记录的形成节点与完成时限绑定到流程步骤上，各环节完成后当日形成记录，逾期不补；已形成的记录不得覆盖修改，需要更正的以追加说明方式保留原迹，留存期限统一为长期，不得随旧文件一并销毁。↓宣贯组织实施部门口径在文件使用范围局限于单个部门或少数岗位的场合，宣贯由起草部门会同使用部门在部门内部组织，归口管理部门只提供文本与要点说明，不统一排班。部门内部宣贯应在十五个工作日内完成，记录形式可以简化为参加签到与要点记录两项，但应保留岗位人员提问与答复内容。部门自行组织的宣贯记录应在完成后报归口管理部门备案汇总，作为该文件第一次有效性核查时的参考材料，备案不得延后至核查结束。↓体系表新建阶段维护口径在体系初建、文件批量形成的阶段，维护工作以搭框架为先。应先确定层级字母表与号段分配方案，按业务活动划分文件类别，再逐份登记已发布的文件，形成基线清单。基线清单一经确认即冻结编号占用，后增文件在基线之后连续编号，不得插号。此阶段的集中刷新不应少于每半年一次，并在每年基础上酌情加密，刷新重点是查漏登与错登，而非查版本替换关系；作废替换关系在此阶段可以简记为待补充，但不得空缺状态栏。↓外部文本未经确认即引用风险把外部文本未经内部确认就直接发到岗位，容易产生三类问题：适用范围与本机构业务不完全对应，导致部分条款无执行对象；本机构不具备相应执行条件，导致要求落空或被变通；与本机构现有文件内容重复甚至矛盾，导致岗位无所适从。风险控制的方式是坚持先确认后发放，确认应覆盖适用范围、执行条件、与现有文件关系与被替代范围，全过程不超过两个月；确认为不通过的仅作参阅件登记，不得进入发放范围。外部文本的原有编号不在内部编号序列内，只作为来源信息登记，避免岗位按外部称谓查找而拿到非受控版本。四、检查与考核检查项检查与考核要求检查结果运用与考核检查结果按每季度汇总，形成部门执行情况评价，评价内容包括按期完成宣贯与核查、按期完成反馈答复、按期完成作废回收与体系表按期刷新四项。评价结果报送分管负责人，作为部门管理改进的依据，并向被评价部门书面反馈事实与改进建议。考核以事实记录为基础，不得以迎检材料的厚薄代替执行质量；同一部门连续两次被判定不符合的，由归口管理部门提请专题评议，评议时分析是文件本身不具操作性还是执行环节失控。标准化管理检查组织方式标准化管理检查按每季度组织，由归口管理部门编制检查安排并通知相关部门。检查采取查记录与看现场相结合的方式，查记录包括宣贯记录、发放登记、核查差异清单与整改记录，看现场包括岗位在用版本、受控标识与记录表单填写情况。检查应形成检查记录，写明检查对象、发现事实、判定结论与责任部门，判定结论分为符合、需改进、不符合三种。检查人员不得检查本人起草或本人负责发放的文件，检查结论不得以口头反馈代替书面记录。不符合项整改闭环要求检查与核查中发现的不符合项由归口管理部门开具整改通知，写明事实、涉及文件编号、责任部门与完成期限。责任部门应在期限内完成整改并书面回复，回复应说明纠正动作与防止再发生的具体安排，不得只写已批评教育。归口管理部门对整改情况按每季度回访确认，确认方式与来源检查一致，回访未通过的重新开单。整改记录与检查记录、核查差异清单共同构成该文件执行情况的证据链，留存期限为长期，不得在换版时随旧文件一并销毁。（一）征求意见与协调要求文件起草完成后应在本部门、使用部门与相关部门范围内征求意见，征求意见应完成一轮，每轮均应形成书面意见与逐条处理说明，采纳与不采纳均须写明理由。收到意见的部门无正当理由逾期未回复的，归口管理部门应再次书面催告一次并记录催告时间，不得以默认同意方式代替回复。意见涉及两个部门要求相互矛盾的，由归口管理部门组织当面协调，协调不成报分管负责人裁定，裁定结论应体现在发布稿中并在审查记录中留存。（二）标准复审组织要求标准发布实施后每隔一年应组织一次复审，复审由归口管理部门编制计划并征求使用部门意见后报分管负责人批准。复审工作应结合实施信息反馈的归集结果、有效性核查中发现的执行偏差以及在用版本核对情况作出判断，不得只依据文件的发布日期长短决定去留。复审结论分为继续有效、需要修订、应当作废三种，结论应写明理由并逐项登记。使用部门在执行中发现条款与现场条件明显不符的，可以不受复审周期限制随时提请复审，提请应说明事实与影响范围，由归口管理部门在十五个工作日内答复是否受理。（三）复审结论处置要求复审结论为继续有效的，由文件管理员在体系表状态栏更新复审日期并保留原编号，不发新文件也不换版，避免岗位出现同一内容两个编号。复审结论为需要修订的，转入制修订流程，原文件在修订期间仍为现行有效版本，不得停发或口头废止。复审结论为应当作废的，按作废替换条款执行回收与标识，凡有后续文件承接其内容的，应在体系表中标明替换关系；无后续文件承接而事项仍需规定的，由归口管理部门在十五个工作日内立项补编，不得形成空档。处置记录留存期限为长期。五、记录与表单（一）立项审查与计划安排归口管理部门收到立项建议后，应在十五个工作日内完成审查并给出受理或不受理的结论。审查内容包括该事项是否属于本机构文件范围、是否与现行文件重复、拟定的层级归属是否正确、起草部门是否具备承担能力以及预期效果是否可验证。审查通过的列入制修订计划，明确起草部门、参加部门与完成时间；不受理的应书面说明理由，理由应针对事项本身而不是笼统以条件不成熟表述。列入计划的事项发生部门调整时，应同步调整完成时间并记录变更原因。（二）需求提出与立项建议标准化管理的起点是需求提出。需求来源包括使用部门在执行中提出的补充要求、实施信息反馈汇总出的条款缺陷、复审结论为需要修订的文件、有效性核查发现的执行偏差以及内部确认工作中识别的衔接缺口。需求由提出部门填写立项建议，写明拟解决事项、适用范围、预期效果与拟配套记录表单，报归口管理部门。归口管理部门应核对标准体系表，确认该事项是否已有文件覆盖，已有覆盖的按反馈处理而不重复立项，避免同一事项出现两份并行文件。（三）组建起草组与确定框架立项通过后由起草部门组建起草组，起草组应包括使用部门代表与相关岗位人员，涉及多部门的应吸收受影响部门参加。起草组先行确定文件框架，明确层级归属、适用范围、术语口径、管理要求条目与配套记录表单，形成本机构内部使用的编写大纲，经归口管理部门确认框架后进入正文编写。框架确认的重点是层级代号是否合适、与上位文件是否冲突、栏目能否支撑后续记录填写，框架未确认不得先行编写正文，避免返工造成时限延误。（四）正文编写与内部校对正文编写按已确认框架逐条展开，条款表述应可执行、可检查，写明责任岗位与完成要求，避免使用无判定标准的形容词。同一概念在全篇使用同一称谓，术语与标准体系表中的登记名称一致，不得在不同段落使用不同叫法。编写完成后由起草部门内部校对，校对内容包括编号与层级代号是否正确、栏目与表单是否对应、日期与期限表述是否统一。校对意见由起草组逐条处理并形成修改说明，修改说明与草稿一并报送下一环节，未附修改说明的不得报送审查。（五）征求意见与意见处理草稿完成后进入征求意见环节，发放对象为本部门、使用部门与相关部门，征求意见应完成一轮。每轮意见均以书面形式收集，起草组逐条填写采纳与否及理由，形成意见汇总处理单。两轮意见之间应体现修改内容，不得原样重发同一稿。意见涉及执行成本或岗位调整时，应由提出部门说明具体困难与替代写法，起草组不得简单以不予采纳结束处理。意见处理完成后连同送审稿一并报归口管理部门，未处理完毕的不得提前进入审查环节。（六）技术审查与矛盾消解送审稿由归口管理部门组织技术审查，审查采取集体评议方式，参加人员按相关议题范围确定并执行回避要求。审查关注三件事：本机构文件之间是否重复或矛盾，条款是否与岗位权限相匹配，要求是否有对应的记录可以证明被执行。审查发现的矛盾应现场协调，协调一致的按审查意见修改，协调不成的报分管负责人裁定并把裁定结论写入修改说明。审查结论分为批准、修改后批准、退回重起草三种，结论与理由应形成书面记录并与送审稿一并归档。六、附则（一）两份文件要求不一致怎么办问：岗位上同时拿到一份技术文件和一份作业文件，两处对同一事项写法不同，该按哪一份执行？答：先按层级判断，技术要求以技术文件为准，操作动作以作业文件为准，两者不相互改写对方的内容。岗位人员不应自行选择或者折中执行，应把两份文件的名称、编号与不一致之处书面报本部门兼职管理人员，由归口管理部门协调处理并在一轮内完成统一。协调期间，岗位按较严格的一项执行并把情况记录在当班记录里，待归口管理部门给出书面答复后按答复调整。（二）岗位人员说不清本岗要求怎么办问：检查时问岗位人员本岗位该做什么、填哪张表，答不上来，该怎么处理？答：先区分是文件没讲到还是人没听到。若同一文件在多个岗位出现相同答复缺失，通常说明文件表述偏原则、缺少岗位动作，或者作业文件与技术文件混在一起写，应通过实施信息反馈渠道提出，由归口管理部门按每月汇总后决定是补讲还是转修订。若仅是个别人员未参加宣贯，由所在部门在十五个工作日内安排补讲并另行记录，检查人员应记录原话而不写概括性评语。（三）外部标准能否直接下发执行问：业务上要用到外部标准，能否把原文直接发到岗位照着做？答：不能。外部标准进入本机构须先完成内部确认，由归口管理部门核定适用范围、执行条件以及与现有文件的重复情况，形成对应文件并赋予内部编号后才能发放。未经确认直接下发，会出现要求与本机构条件不符、岗位找不到动作依据、记录无表可填等问题。确认工作应在两个月内完成，紧急情况下可先按确认程序的部分环节办理，但