2013年最新公文格式

1、公文格式交流,2013年07月,中铁置业综合部,一、公文格式,公文格式即公文规格样式，指公文中各个组成部分的构成方式。,1、什么是公文格式,2、公文格式依据,依据党政机关公文处理工作条例（中办发201214号）第十条“公文的版式按照党政机关公文格式国家标准执行”（GB/T9704-2012）的规定。对未涉及“国标”内容或其规定不宜采用的部分，依照中铁置业集团有限公司公文处理办法第十一条“公文的版式按照中铁置业集团有限公司公文格式执行”的规定。,3、公文用纸幅面及版面,公文用纸一般采用国际标准A4型，成品幅面尺寸为210mm297mm。公文用纸天头（上白边）为37mm1mm，公文用纸订口（左白边

2、）为28mm1mm，版心尺寸为156mm225mm。一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。A4型公文用纸页边及版心尺寸,4、公文格式编排,本格式将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文格式编排,5、公文格式要素,公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成，从18个方面规范了公文格式各要素。,6、份号,公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。一般用6位3号黑体阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。,7、密级和保密期限,涉

3、及党和国家秘密的公文应当根据涉密程度，分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。涉及企业商业秘密的公文应当标注“核心商密”、“普通商密”，并标注保密期限。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。,8、紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。紧急程度示例,9、发文单位标志,由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成。发文单位标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。注：上行文与下行文一致，不再留

4、白。注：联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。发文单位标志示例,10、发文字号,由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。编排在发文单位标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。,11、签发人,上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文单位标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。签发人示例,12、版头中的分隔线,发

5、文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。版头中的分隔线示例,13、标题,由发文单位名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。注：标题增加发文单位名称。标题示例,14、主送单位,主送单位是公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个单位名称后标全角冒号。如主送单位名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送单位名称移至版记。,15、正文,正文即公文的主体，用来表述公文的

6、内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。,正文字体变化,文件、函、纪要标题字号改为2号小标宋体，正文3号仿宋字。电报标题字号改为3号小标宋体，正文4号仿宋字。,16、附件说明,公文附件的顺序号和名称。在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名

7、称的首字对齐。附件说明标注,17、发文单位署名、成文日期和印章,署发文单位全称或者规范化简称。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。电报以发出日期为准。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。注：单独或联合发文都必须署发文单位名称；成文日期必须用阿拉伯数字。,单独行文加盖印章的公文,成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名，印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附

8、件说明）一行之内。单独行文加盖印章,联合行文加盖印章的公文,一般将各发文单位署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文单位署名，最后一个印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。联合行文加盖印章,18、附注,公文印发传达范围、联系人及联系方式等需要说明的事项。居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。（联系人及电话：xxx，xxxxxxx）特此通知。以上妥否，请审批。附注标注

9、,19、附件,附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。附件格式示例,20、版记,版记中分隔线,版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。注：版记中删除主题词要素。,抄送单位,抄送单位一般用4号仿宋体字，在印发单位和印发日期之

10、上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。如需把主送单位移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送单位。既有主送单位又有抄送单位时，应当将主送单位置于抄送单位之上一行，之间不加分隔线。,印发单位和印发日期,印发单位和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发单位左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字，中间不加空格。版记标识,21、页码,页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放

11、一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。页码编排示例,22、纪要格式,“会议纪要”后的标注改“出席人员”为“出席”，增列“请假”、“列席”2栏。会议纪要正文后“出席：”“请假：”“列席：”“记录：”为3号黑体字标注。纪要格式示例,23、网络电报格式,“网络电报”增加了“紧急程度”可选择4项：“特提”“特急”“加急”“平急”。网络电报版头部分内容按顺序变更为：电报编号、紧急程度、总页数、主办部门、拟稿人、电话。删除“报文：”。网络电报格式示例,24、新旧公文格式

12、对比八大变化,一、版头部分发生变化二、联合发文标志变化三、正文标题组成变化四、正文字体发生变化五、附件处理发生变化六、发文单位署名变化七、成文日期标写变化八、版记部分发生变化,二、注意问题,1、文种使用不正确,请示、报告文种混用一是行文功能不同。报告主要是汇报情况、反映问题等，请示则主要是请求批准、指示和解决问题等。二是处理方式不同。报告属阅件，可不回复；请示则属办件，需要办理、批复。三是时间要求不同。请示应在事前行文，即所谓“事前请示”；报告一般是报告办理结果或有关情况，即所谓“事后报告”。,提示：报请集团公司审核批准、研究的事项应用“请示”,2、行文内容不规范,请示中一文多事请示应当一文一

13、事。如果一件请示中涉及互不相关的多个事项，不利于上级单位办理和答复，从而影响问题的及时解决。报告夹带请示事项若在汇报工作的同时需解决某些问题，应将报告内容和请示内容分开，形成两个文件上报；或以请示公文为主，将报告内容作为附件，以便上级单位了解有关情况。上行文上报份数：请示3份，回复备案公文2份，抄送公文1份,3、把文件本身当作附件,XXXXXX关于印发XXXX项目文化建设指导意见的通知XXXXXXXXX：现将XXXX项目文化建设指导意见印发给你们，请结合本单位实际认真贯彻落实。附件：XXXX项目文化建设指导意见下发文件正确示例,4、文件标题拟写不规范,一是缺少文种。“xxxxxx工作计划”、“

14、xxxxxx管理办法”等不能单独行文，若需正式行文则应选择恰当文种予以印发。如：XXX公司关于上报xxxxxx工作计划的报告、XXX公司关于印发xxxxxx管理办法的通知。二是要素不全。例如:标题中“事由”缺失关键词或随意省略事由，如xxx公司决定，看不出决定的主要内容、事项和基本观点。三是概括不准确。例如：xxx公司关于营销问题的请示，该标题中“营销问题”是指产品定位、售价还是队伍建设等，使人仅看题目不知要请示的具体事项到底是什么。,5、文件内容引文不规范,一是文件引用不规范。例如：“根据集团公司xx(201351号关于xxxxx通知的有关精神”，规范表述应为“根据集团公司关于xxxxx通知(中