公司物资采购管理制度

1、陕西通信实业集团有限公司物资管理方法(草案)为了规范公司物资管理，完善物资采购流程，提高资金利用效率，制定本管理方法。1 .机构设置一、行政人事部2、公司常设采购部门是行政人事部，各部门设置1-2名辅助物资管理负责人，配合行政人事部的采购和本部门的物资管理工作，辅助物资管理负责人应该熟悉本部门的物资使用需求，具有基本的专业知识。二、管理责任2.1贯彻国家相关法律法规，执行公司物资管理工作2.2建立健全物资采购、物资保管等工作规范和流程。2.3负责公司所有采购业务的管理，集中采购谈判、询价，制定采购物资的品牌、价格和供应商，签订相应的采购合同或采购销售合同2.4与财务部合作检查各部门的采购业务，

2、执行审查责任。三、物资管理工作的范围3.1低价消耗品3.2固定资产3.3工程使用物资和其他物资四、物资采购的类型：4.1统一协商统一签名型：行政人事部根据各部门报告的采购需求，与各需求部门的辅助管理负责人合作统一采购。 原则上根据上月制定的购买计划，统一组织购买，签订购买合同，通知供应商交货。4.2批准采购类：在一些特殊项目不能实现统一采购的情况下，在使用前要求行政人事部确认(项目名称、物资使用量、供应商、数量、型号、单价、追加费用等)，主管副总经理可以同意自行购买。4.3紧急物资采购：如有必要确保不能列入每月物资采购计划，必须在购买后10天内补充采购审查手续。五、物资采购工作流程5.1各部门

3、按照公司的生产、改造、修理等计划，按期报告物资需求，构成固定资产的，办理固定资产的申报手续。 如果属于项目的实施需求，还必须提交项目预算。 物资使用技术参数、数量、规格、时间要求和购买清单，按项目填写物资采购申请表，由行政人事部提出意见，请主管副社长指示购买意见、购买形式和方式。5.2集中采购时，进入集中采购流程5.2.1需求部门提交申请，行政人事部填写物资采购申请表5.2.2行政人事部检查后，向公司主管领导征求许可5.2.3行政人事部办理财务借款手续5.2.4行政人事部与需求部门询价，确定供应商，签订采购合同，供应商履行交易。 除批准的紧急特殊情况外，必须选择三家以上的供应商进行价格、质量比

4、较。5.2.5行政人事部与使用部门共同将产品、材料或设备入库检查，填写入库发票5.2.6产品、材料、设备或工具由使用部门借用，办理发票的出库手续，并填写出库发票。5.3部分项目特殊(施工地远)无法统一采购的，适用批准采购流程5.3.1需求部门提交申请，行政人事部填写物资采购申请表5.3.2需求部门做出报价后，报告物资价格，应当由3家以上的供应商候选，经行政人事部的验证，向公司的主管领导申请许可5.3.3需求部门指定采购负责人，办理财务借款手续5.3.4需求部门当地确定供应商，签订采购合同，由供应商进行交易5.3.5需求部门3人以上进行产品、材料或设备的入库检查，填写入库单据5.3.6产品、材料

5、或设备由使用部门借用，办理发票的出库手续，并填写出库发票。5.3.7需求部门采购完成后，10天内将采购合同、设备检查入库，将出库单据提交企业管理部。6 .采购合同管理6.1签订合同前，行政人事部指定合同负责人，合同负责人应当明确订购产品的名称、规格、型号、技术要求、数量和材质等，并负责市场调查。 商品从三个方面对产品价格、技术生产能力、经营诚信、产品质量等进行综合分析和论证，并提出初步意见。6.2初步意见显示，合同起草、提供者负责谈判，谈判签订的合同将向主管副社长提交审查许可。6.3签订的正式合同自己保留3份，使用部门、行政人事部、会计部分别保留。6.4承包人负责催促产品，支付货款，立即向公司

6、领导报告合同履行情况。6.5严禁任何人在签订合同的过程中犯假、拘泥于私情、接受回扣。七、物资的检查入库、出库规定7.1采购物资到达后，应当在行政人事部组织的使用部门检查，验证合格后再入库。 施工用材料必须在产品上附上合格证和质量检查报告。7.2经检验或者验证的不合格的采购物资，应当与供应商协商，采取退货、更换或者索赔措施。7.3各种物资使用部门应当规范和明确所有采购物资的质量标准和检验验证方式。7.4各需求部门在物资检查合格后，根据需要办理借用或出库手续。 八、采购物资的支付规定8.1行政人事部根据每月计划购买数量报告购买资金的需要8.2购买借款，必须按照审查合格的物资采购申请表办理借款手续8

7、.3购买者在收到结算证明书或供应者的收据后，要严格审查核对，检查写入库单后，在物资入库验收单处向会计部办理结算手续。8.4购买者发现发票内容与合同不符、货款错误等时，在付款期限的3天内填写拒付理由书，提交给会计部，由会计部向银行办理拒付手续。 采购员必须立即联系供应商解决。8.5如有下列情况，会计部应拒绝支付购买款采购合同的付款方式或与付款金额不一致的金额。行政人事部门和物资使用部门未在物资入库验收单上签字。物资入库验收单中记载的采购物资的数量、品种与采购合同不一致的金额。九、物资的领取、出库规定9.1低价格消耗品管理按照低值易耗品管理办法的规定以相关内容执行9.1固定资产管理按照固定资产管理

8、办法规定的相关内容执行9.3行政人事部按计划进行分配，及时发放发票或出库单，并向使用部门通知发票。9.4工程中，项目负责人指定材料管理员，材料管理员负责项目材料的领导、保管，按项目统计领导数量、使用数量、退货数量、库存数量，按项目完成材料平衡表。 材料因各种原因丢失的，由本项目负责赔偿。 甲供材料也适用于本条的规定。9.5五金工具实施新和丢失赔偿政策。十、附则：本制度由公司行政人事部解释。物资采购申请书月：年月号：申请部门申请项目预算资金经营者打电话项目要求(用途、规格、形式、特殊要求)主管部门意见内部可否分配()是不是行政人事部的意见年月日主管副社长意见购买方法：年月日社长意见年月日把物资入库检查收据年月日NO :合同编号：物资名称规格形式单位数数儿量量价格购买数量实收数单价金额合计供应单位搬运杂费备校注买方：检查