办公室行政公文格式规范教材(PPT 45页).ppt

1、办公室行政公文的格式规范、目录、一、办公室工作概况、秘书工作是一项具有悠久历史的工作，秘书作为职业在中国，于1980年代初改革开放后兴起。 现在秘书已成为中国最广泛的社会职业之一，被称为现代社会的“第361行”。 秘书职业，二，秘书工作概况，(一)“秘书”这个词起源：汉书.刘向传“诏向领事学校五经秘书、六艺、传记、诸子、诗赋、数术、方技，什么都没有研究”。 -秘密的性质和神秘的颜色的书，晋书.荀勋传“得汲冢中古文竹书，诏勋写下一本，以为能进去当秘书”。 这里的“秘书”是指帝王宫禁内收藏的各种古典文献。 后汉书.郑玄传的记述：“(郑玄)然后粗略地看了博智六艺，传记，看了秘书纬术的深处”。 这里的

2、“秘书”是用隐语预言吉凶的谄纬书。 秘书招揽义、图书官署、书立说官位、秘书寺、秘书省、秘书监察、秘书郎、秘书令、国家典籍(国家图书馆长)、孙中山领导的中华民国临时政府设秘书处，设秘书长一人，设秘书几人，政府各局、部局也设秘书室、秘书科和秘书官。 各省都督府也设立了秘书员。 秘书是为指导工作服务的事务员，是领导的参谋和助手，秘书的现代义、外国秘书、西方发达国家的定义：具有熟练的事务员的工作能力，不经上司的劝说而积极负责，积极进取，有决断力，在许可范围内能正确决定的经理助手。 、日本的定义：、“支持和处理各种事务的工作人员”、“秘书是万能选手”，为了肯定秘书的贡献，1952年由两名美国老秘书提出，

3、美国设立秘书周和秘书日。 1955年正式把秘书周定为每年4月的最后一周，把这周的星期三作为秘书日。 至今为止，世界上很多地方都在庆祝这个节日。 这天，很多国家的秘书都有假期，从上司那里得到花和贺卡，表示上司对秘书勤奋工作的感谢。 按照规定，今年的秘书是4月18日4月24日，秘书日是4月21日。 协助秘书节、指导部门进行决策、管理，推进指导，指导各职能部门进行有效工作的综合部门。 参谋助手、沟通协调、促进检查等作用，是指导工作和机关的工作机构。 秘书部门，广义，秘书部门，2200000000航空航空航空653主要是中国共产党中央办公厅于1996年公布的中国共产党机关公文处理条例种公文：，决议决定

4、在意见通报公报报告书中指示批准条例规定书的议事记录全国人大常委会办公厅2000年公布的人大机关公文处理办法种公文：、公告决议法条例实施方法议案提出批评和意见指示报告通报书会议议事记录，级人民代表大会及其常务委员会依法行使各职权过程中形成的具有特定效力和规范形式的文件。 除了这些国家机关的法定公文以外，还有中国人民解放军机关的公文、最高人民法院的公文、最高人民检察院的公文等。 中华人民共和国国务院于2000年8月公布，自2001年1月1日起施行的国家行政机关公文处理办法中规定的13种公务文件。办法明确规定：“行政机关的公文(包括电报，以下相同)是行政机关在行政管理过程中形成的法定效力和规范形式的

5、文件，是依法进行行政和公务活动的重要工具”。 1 .行政文件的概念：(1)文件的编制由法定机构和组织实施，具有法定的权威和约束力。 (2)文件的表现内容受法律、工作的需要和领导的指示制约，必须在规定范围内公布。 2、行政文件的特征、文件的制作过程受到文件处理规范的严格制约，其程序在有关法规中有明确的规定。 制定法定性、手续性、文件是为了处理公务活动中的实际问题，必须迅速、及时。 所以，总是有严格的时间要求。 指写公文所采用的语体和文件的形式和排版形式。 时效性，规范性，3 .行政文件的种类，4 .文件的分类：前文接受文件(1)在文章方向下文(5)根据内部处理要求参照并行文件的特急回文(2)紧急

6、度紧急文件(6)根据发行文件的性质复制普通文件的草稿(3)根据机密将秘密文件的机密原本保密根据制作过程的复印件试行本法规性文件本指挥性文件不同的文字本原稿原稿用纸(4)按职能分认知性文件(8)制作资料的系性文件和其他资料的实录性文件，根据国家品质技术监督局1999年发表的国家行政机关公文格式的规定，构成文件的各要素是眉毛、主体眉头-公文首页红线以上的各要素总称，占全文的约1/3，上行文眉头约占1/2以上的主体-红线以下的主题语以上的部分总称放版记-主题语以下的各要素总称，公文的各构成要素中有必要的，但有可省略的要素例句、1 .眉头(5或6个要素)、份数、同一原稿上印刷的几个文件的制作顺序编号、

7、秘密等级和秘密期间、文件的紧急度分为“特急”、“紧急文件”两种。 显示在文档右上角的第一行和右上角的格中。 两个字之间空一个字。 公文需要同时显示机密等级和紧急度时，机密等级的显示在右上角的第一行，紧急度的显示下降到第二行。 紧急度用3号黑体显示，表示公文秘密度的等级。 在3号哥特体中，顶部网格显示在版本心右上角的第一行，两个单词之间空着一个单词。如果需要同时显示秘密等级和秘密期间，则在3号哥特体中，顶部标记是版本心右上角的第一行，用“”分隔秘密等级和秘密期间。 就像“机密一年”。 由紧急度、发文机关标识、发文机关的全名或规范简称加上“文件”而构成。 “市人民政府文件”、“局文件”、“大学文件

8、”等。 发文机关标志上缘到版心缘的距离为25cm，报告的公文中，上文发文机关标志上缘到版心缘的距离为80cm。 发文机关的标志一般使用红色小写的宋字。 字数根据字数而适当地变化，虽然原则上看起来很漂亮，但最大不能在22cm15cm以上。、发文机关的代名词、年和号码组成。 正如“浙江政 2005 8号”，浙江政是浙江省人民政府的机关代名词，“2005”是年，“8号”是发文号码。 发文机关识别下空的两行，是3号模仿宋体，配置在中间的年，序列号用阿拉伯数字表示。年标记全名，用六角括号括起来。序号不加虚位(也就是不加001 )，不加“第”字。 发行文编号、发行者、，是指审查批准、发行文件的机构负责人在

9、报告的文件上签名。 前面的文章要显示发行者的名字，并平行排列在发行者名字的右侧。 发音尺寸为左空1字，发行者名称为右空1字发行者是3号模仿宋体字，发行者之后加全角冒号，冒号之后用3号实体字表示发行者名称。 共同发行文的情况下，需要填写会签名者的名字的情况下，必须把主办机关的发行者放在最上面，按照发行机关的显示顺序把会签名者排列在下面。如果有多个发行者的话，主办者的发行者名称要放在第一行，其他发行者名称要从第二行到主办者的发行者名称下，按发行机构的顺序排列，画红线，与最后的发行者名称为同一行，与红线的距离必须为4mm。 “发行者”用第三号模造宋体，后面是全角冒号，冒号后面是第三号实体字表示发行者

10、名称。 例句1例句2、2 .本体部分(8要素)、标题-发言机关、主题、(理由)、文种、红反线下空的2行、2号小标宋字，可以分成1行或多行中央配置的循环时，语义完整、排列对称、间隔适当，成为宝塔型或反宝塔型等公文标题中，除了法规、规则名和书名以外，一般不使用标点符号。 主送机关、公文主要接收机关的全名、规范化简称或同型机关的总称。 标题和说明是空的一行，左侧的顶部用3号模仿宋体字表示。 回来还是第一名。 正文-开头、主体、结语、，开头总是说明发文的原因，即发文的目的、根据或背景，或说明意思。 主体经常列举有关事项，明确事实、理由、意见、方法。 结语提出希望的要求，公文的习惯语也经常被用作结语。

11、根据文种和内容，有时结语可以省略。 正文位于主送机关名的下一行，自然段落的第一行为空白，回到最后一行。 数字和年龄不能回来。、成文日、成文的具体年月日，也是公文的生效日。 用汉字写年月日，零写“”。 成文日期一般标记在正文的右下(右空4字)法律文件或会议讨论的文件中，其生成的法定手续和生成日期用括号括起来，标记在标题下的正中间，通常称为“说明”。 附件、说明书的原件和附件的名称和件数是对说明正文的补充依据，如图表、数据、名单和其他有关补充说明文件方面的内容的资料等。 正文下一行的左空白用3号模仿宋体识别“附件”，并命名为全角冒号。 附件后不加标点。 附件有号码的，除阿拉伯数字(附件：1.MMM

12、MMMMMMMMMMMMM653公文以议事记录和电报形式发行外，必须盖发行机构的印章。 以行政长官的名义签署的文件如命令，一般都盖上签章，在此之前签署了领导的职务。 共同报告的公文，主办机关盖印章共同发行的公文，发行机关必须盖印章。 单一发行印章单一机关发行的公文，在落款所不加发行机关名，只显示文件化时间。 成文时间按右空4字印章要距正文保持2mm-4mm的距离，准确地按中间来决定作文的时间。 印章是红色的。 例句连句印鉴连句印鉴在连句需要按两个印鉴时，应该打开成文的时间，左右空出7个字母，主办机关的印鉴在前面的两个印鉴都到了文的时间，排列得很整齐。 两个印章之间不相交也不接触，不距离3mm。

13、 例句共同文章需要按3个以上印章时，为了不产生空白印章，在发行日期和正文之间配置各发行机关名(可以简称使用)。 主办机构的印章在前面，每列最多排有三个印章，两端不能超过版本的心，最后一列就像另一个或两个印章一样，都在中间排的印章之间不相互交叉，或者在相邻的最后一列印章下右空的两个文字被文章化了例句、特殊情况说明、文件排版后残留的空白上不能填写印章的位置的情况下，必须采取调整行间、字的间隔的措施解决。 不要把印章和正文一起，用这一页上没有正文的方法来解决。 用于说明注释、文件的印刷传达范围和使用上的注意事项。 “这件事送到县团级”“这件事可以自己复印”等。 请示和前文的意见，应在注释上标明联系人

14、的名字和电话号码。注释是3号模仿宋体字，居左空二字加括号表示成文时间的下一行。 例句、3 .版记、主题词、由反映文件主要内容的规范化名词或名词性短语组成。 一般是35个。 通常用“审查原稿，分析主题，调查词条的指标”的程序来操作，范围用范畴语的通用语的文种来进行(即因为语义大所以小)。 用3号哥特体位于cc机关上方，左上角的网格标记，后面加全角冒号。词之间空出一个字。 语目用三号小字写宋体字。 cc机关、需要知道文件内容的机关名，对文件一般不需要回答和处理。 在主题语的下一行标记，居左空一字用3号仿造宋体字标记“cc”，加上全角冒号。 整个区域是两条相等宽度的细实线，第一条线下面第一行用一个空

15、字符显示。 换行时，在冒号后的PS机关和排列的最后PS机关之后加句号。 印刷发行机关和印刷发行时间、印刷发行机关是文件发行部门的名称，一般是文件发行机关的事务部门。 印刷日期以印刷日期为准。 位于PS机关之下(PS机关为主题语之下)，用三号仿宋体字、印刷机机关左空一字、印刷时间右空一字、阿拉伯数字标明具体年月日。 在版中的反线、版中的各要素下加上反线，宽度与版心相同。 页码、用于识别文档页面的顺序号。 用4号半角白体阿拉伯数字表示，放在版心下缘的下行，数字左右各放4号1字线，1字线离版心下缘7mm。 单页码为右空格，两页码为左空格。 空白页和空白页以后的页不显示页码。 例句，(4)公文的特定格

16、式，1 .书信格式，发行机关名称距页面上端30mm，尺寸由发行机关决定。 发文机关的全名是下为武文线(上粗下细)，离下一页20mm处为文武线(上细下粗)。 发文机关名和双线都印成红色。 例句、2 .命令格式、命令标志由发文机关加上“命令”或“命令”构成，用红色标记宋字，尺寸由发文机关决定。 共同发行的命令或命令的发行者的职务必须标明全名。 发行者的签名章下面1行右空的2个文字表示被文章化的时间。 例句、3 .议事记录形式、议事记录标志由“议事记录”组成。 议事录不盖印章。 例句、公文的印刷规格1 .用纸规格文件用纸为标准A4型(210mm297mm )公文版心尺寸为156mm225mm，版心从

17、用纸的上边缘沿37mm的版心左边缘距用纸左边缘28mm。 2 .排字规格的正文是3号仿造宋体字，一般一面排成22行，一行排成28字。 布局无底，字清晰，尺寸标准，版心不倾斜，误差不超过1mm。 3 .打印规格书必须双面印刷，页码正确，墨水颜色标准(Y80%，M80% )，均匀，字面既不花也不白，没有间断，没有特别说明的文字项目都是黑色的。 4 .装订规格书应装订在左侧，不要掉页。 包括本文件的封面和书心不会脱落，2页的页码间的误差不会超过4mm。 谢谢，概念，分类，3，2，1，4， 发文机关的标志、发文尺寸(中央)、标题：发文机关、原因、文种，根据需要在文种前有“紧急、联合、重要、补充”等理由、文种(短事务性通知)指示类、指示类，印刷发行、批准转发、正文：经过发文原因、目的、内容事项方法、问题)中具体写下了会议通知的主体部分，一般由会议的目的、内容、时间地点、具体的通知事项构成。 通知事项也有模式的书写方法，一般包括会议主题、参加者、主要事项、其他事项等。 其中，其他事情复盖了前三项内容中不包含的内容。最后需要联系方式、联系方式等形式段或项目符号的结束：在此通知以上的通知，想认真执行的本通知从公布之日开始实施等，最后：有时，盖章，主题语的使用：类别通用部件从文字内容开始形式，cc机构，5，5 8，作成要求明确， 文章要及时.大学文件大(2009 )关于开展迎接“五一”劳动节卫