《安全管理职业卫生》之职业安全健康管理体系文件编写的方式方法

1、职业安全健康管理系统文件编制方法1、建立方式(1)由上而下展开方式。依次编写管理手册、程序文档和工作文档(记录)有助于链接上一级文档和下一级文档，但对文档作者的质量要求很高，编写文档需要很长时间，并且需要经常进行修改。(2)由上而下建立方法。按照支持文件、程序文件、管理指南的顺序编写，最初的管理基础适合更好的企业，但必须有整体设计，否则容易出现混乱。(3)从程序文件开始并向两侧扩展的合成方法。首先编写计划文档，然后编写管理手册和支持文档，有助于减少分析活动、活动程序确定、职业安全健康管理体系审核规范和指导意见要求以及用户的实际要求和文档编写时间。2.准备好的方法文件编制方法。系统文件的编写是一

2、项艰巨而复杂的工作，为了保证这项工作的顺利进行，达到预期的效果和目的，在编写系统文件之前，需要充分的计划，以免造成人员、物力、财力的浪费和时间的延迟。通常，通过分为以下几个阶段来创建系统文档，可以缩短文档创建到成熟的时间，从而获得更好的结果：(1)建立职业安全健康管理系统文件编制组明确目的。有些企业在编制系统文档时，经常盲目地抄袭或复制其他组织的文档或资料，这种“移花木”方式生成的系统文档不适合每个企业，因为每个企业从产品结构、生产方式、服务项目、管理方式到个人素质、设备环境等方面都有可能与其他企业不一样的独特特性。因此，必须由本企业人士填写。即反映本机关职业安全指导方针职业安全卫生管理制度的

3、特点，有效指导本机关职业安全卫生管理的系统文件。会员要求。挑选团队成员要考虑以下方面：a .高层管理人员必须有效地介入。b .小组成员应接受有关准备方法的培训。c .具有一定的管理经验。d .可代表有关部门。(2)文件准备。在正式编制系统文件之前，编制小组应进行有助于系统文件编制整体性的编制计划。编制计划中要明确以下事项：决定文件的编制形式。对于一个企业，所有系统文件基本上必须是统一的格式。系统文件不写少数人的时候，要事先书面规定各阶段的文件编写格式。以统一的形式编写的系统文件会给所有接触过的人留下职业安全健康经营系统是有目的的计划而诞生的印象。收集相关信息。写之前，要想写什么信息。企业外部的

4、要求经常反映在合同、订单和其他形式的材料中，好处体现在法律和法规中。雇主对内部职员的要求是双向的。另一方面，他们必须清楚地理解他们应该做什么，在多大程度上才能满足职业安全健康管理系统的要求。另一方面，他们在很长一段时间内形成了自己独特的工作方法和习惯，也可能有很多建议和要求，所有这些内部和外部信息都应该尽可能地记录在系统文件中。分析整理当前文件。在编制系统文件之前，必须分析、整理企业已经拥有的与职业安全健康管理系统相关的文件和现行标准、制度和规定。这项工作的目的是保存和完善职业安全健康管理系统中可用的任何文件。统一回收作废的文件，以确保失败的无效文件中未来使用的文件的有效性。如果公司已部署IS

5、O9000质量系统或ISO14000环境管理系统，则必须将职业安全和健康管理系统与这两个系统集成得很好。管理方法(尤其是培训、文档管理、记录管理、内部审核和管理审查)类似。建议这些程序最初基于ISO9000或ISO14000程序。培训和分工，明确的工作和接口。为了保证系统准备的质量，必须从两个方面考虑。一是为了正确理解标准内容、文件编写的主要内容、格式编写，进行员工培训。二是制定系统的写作计划，在计划中明确以下内容：a .明确文件作者的分工，各自的任务；b .规定文件草案、审查、批准、发布等各个阶段的时间。c .确定每个作者之间的通信、协调渠道和方法，如有必要，还可以选择负责每个作者之间的协调、指导和处理界面的总协调人。(3)控制准备过程。在系统文档编制过程中，应考虑以下几点：尽量参与企业内的过去相关文件，将对过去行踪的有效工作方法保存在新文件中，减少对新文件的“陌生感”。在编制过程中要及时校对信息。特别是在说明活动界面的时候，要及时调整好，以免后患。要尽量了解文件相关部门职员的活动过程和方法，不违反标准要求的内容尽量反映在文件中，不要忘记“非公开汽车”。在获得批准之前，应征求相关部门职员的意见。(4)进行适宜性审计。职业安全健康管理系统文件的适用性审查是一项非常重要的工作，审计完成的草案必须从很多方面进行审查，包括是否符合该标准、是否符合法律的要