电子课件第3章 表设计

1、数据库技术原理与设计,第3章表设计,创建表-思考,学生表的结构和数据,创建表-表的基础知识,Access将数据按行和列的方式组织在表中。表中的列称为字段，行称为记录。一个字段的主要属性有3个：字段名字段类型字段大小字段的定义将决定表的结构。一个表中的字段名不能重复，其命名规则为：长度为164个字符。可以包含字母、汉字、数字、空格和其它字符，但不能以空格开头。不能包含句号（.）、惊叹号（!）、方括号（）和单引号（）。不能使用ASCII码为032的ASCII字符。,创建表-表的基础知识,数据类型文本型备注型数字型日期/时间型货币型自动编号型是/否型OLE对象型超级链接型附件型计算型查阅向导,创建表

2、-表的基础知识,设计表结构的几个注意事项设计表的名称时应能体现该表存放数据的特征，最好做到“见名知义”。设计字段名时最好能体现该字段存放数据的特征。设计字段类型时要充分考虑存放数据的特点和用途。设计字段大小时要充分考虑存放数据的最大值，通常以恰好能存放所有数据为原则确定字段大小的值。,创建表-创建表的常用方法,使用“数据表视图”创建表,创建表-创建表的常用方法,使用“设计视图”创建表,创建表-创建表的常用方法,定义主键主键也称为主关键字，是表中能够唯一标识记录的一个字段或多个字段的组合。只有为表定义了主键，才能与数据库中其他表建立关系，从而使查询、窗体或报表能够迅速、准确地查找和组合不同表中的

3、信息。定义主键的方法有两种一是在建立表结构时定义主键，二是在建立表结构后，重新打开“设计视图”定义主键。3种类型的主键：自动编号、单字段和多字段。单字段主键是以某一个字段作为主键，来唯一标识记录。多字段主键是由两个或更多字段组合在一起来唯一标识表中记录。,创建表-创建表的常用方法,表的视图视图是用户操作时的界面，表有4种视图：数据表视图数据透视表视图数据透视图视图和设计视图切换不同视图：,创建表-设置字段属性,设置字段属性字段属性表示字段所具有的特性，这些属性可以设置字段格式、字段标题、字段默认值、字段的有效性规则等。字段大小”属性通过“字段大小”属性，可以控制字段使用的空间大小。该“格式”属

4、性“格式”属性用来决定数据的打印方式和屏幕显示方式。,创建表-设置字段属性,“默认值”属性：也称“缺省值”，指当向表中插入新记录时字段的默认取值。“有效性规则”和“有效性文本”属性：“有效性规则”属性用于限定输入到当前字段中的数据必须满足一定的简单条件，以保证数据的正确性。该属性可以防止非法数据输入到表中。“有效性规则”的形式随字段的数据类型不同而不同。“有效性文本”属性是当输入的数据不满足指定“有效性规则”时系统出现的提示信息。“输入掩码”属性：可以使用“输入掩码”属性，将格式中不变的符号固定，这样在输入数据时，只需输入变化的值即可。对于文本、数字、日期/时间、货币等数据类型的字段，都可以定

5、义“输入掩码”。,创建表-设置字段属性,“索引”属性：当表中的数据量很大时，为了提高查找和排序的速度，可以设置“索引”属性。字段的数据类型为文本型、数字型、货币型或日期/时间型。常用于查询的字段。常用于排序的字段。“索引”属性提供3种取值无：表示该字段不建立索引（默认值）。有（有重复）：表示以该字段建立索引，且字段中的值可以重复。有（无重复）：表示以该字段建立索引，且字段中的值不能重复。这种字段适合作为主键，当字段被设定为主键时，字段的“索引”属性被自动设为“有（无重复）”。,创建表-设置字段属性,“标题”属性：字段标题指定当字段显示在数据表视图时，在列标头上显示的标题。默认情况下，不用另外设

6、字段标题，默认显示字段名。“必需”属性：“必需”属性指定追加记录时字段是否必须输入数据。“必需”属性取值有“是”和“否”两种，如果选择属性值为“是”，则必须输入数据，不能为空值Null。默认情况下，作为主键字段的“必需”属性为“是”，其他字段的“必需”属性为“否”。“允许空字符串”属性：仅适用于文本、备注和超链接表字段，指定字段是否允许输入零长度字符串。,创建表-向表中输入数据,使用“数据表视图”直接输入数据打开表的“数据表视图”，根据字段类型、字段大小的要求输入即可。每输入完一个字段值按Enter键或按Tab键转至下一个字段。是/否型字段默认显示为复选框，打钩表示是，不打钩为否。OLE对象型

7、数据添加，在对应字段单击鼠标右键，打开快捷菜单，选择“插入对象”命令，打开“MicrosoftAccess”对话框，根据向导提示，完成文件的插入。附件型数据添加，在对应字段单击鼠标右键，打开快捷菜单，选择“管理附件”命令，打开附件对话框，单击“添加”按钮，根据向导提示，完成附件文件的添加。,创建表-向表中输入数据,创建查阅列表字段为了提高输入数据的效率并保证输入数据的准确性可以提供一个查阅列表让用户从组合框中选择即可，这样既可以提高输入效率，又保证了输入数据的正确性。Access中有两种类型的查阅列表，包含一组预定义值的值列表使用查询从其他表检索值的查阅列表创建查阅列表有两种方法，使用向导创建

8、；直接在“查阅”选项卡中设置。空值和空字符串如果某条记录的某个字段尚未存储数据，一般称该记录的这个字段值为空值，用“Null”来表示。Null值表示未知的值，空字符串是用双引号括起来的中间没有任何字符的字符串（即），其字符串长度为0。在“数据表视图”字段值是空值或空字符串，都显示为空白。,创建表-数据的导入、导出与链接,导入数据数据导入功能，可以将计算机中存在的数据导入到当前的Access数据库中。从外部导入数据是指从外部获取数据后形成自己数据库中的数据表对象，并与外部数据源断绝联接。当数据表导入到Access数据库后，即使外部数据发生变化，也不会影响已经导入的数据。导出数据导出是一种将数据和

9、数据库对象输出到其他数据库、电子表格中其他格式文件的方法，以便其他数据库、应用程序或程序可以使用这些数据或数据库对象。使用“外部数据”“导出”命令可以导出数据或数据库对象。可以将Access数据导出到文本文档、Excel工作表、XML文件等文件形式中。,创建表-数据的导入、导出与链接,数据链接：在Access2010中可以使用链接功能来直接链接数据，而无须导入这些数据。局限性在于只能链接其他格式数据和Access数据库表，不能链接查询、窗体、报表、宏和模块对象。数据链接操作通常先选择【外部数据】选项卡【导入并链接】组中的命令，打开对话框，选择“通过创建链接表来链接到数据源”选项，再根据向导提示

10、来完成。,创建表-建立表之间的关系,表间关系的概念每个表都是数据库中一个独立的部分，每个表又不是完全孤立的部分，表与表之间可能存在着相互的联系。表之间有3种关系，一对多关系:A表中的一行可以匹配B表中的多行，但是B表中的一行只能匹配A表中的一行多对多关系:A表中的一行可以匹配B表中的多行，反之亦然。要创建这种关系，需要定义第三个表，称为“结合表”，它的主键由A表和B表的主键组成。一对一关系:A表中的一行最多只能匹配B表中的一行，反之亦然。,创建表-建立表之间的关系,参照完整性参照完整性是一个规则系统，能确保相关表行之间关系的有效性，并且确保不会在无意之中删除或更改相关数据，从而保证数据的完整。

11、实施参照完整性时，必须遵守以下规则：插入规则：如果在相关表的主键中没有某个值，则不能在相关表的外键中输入该值。但是，可以在外键中输入一个Null值。删除规则：如果某行在相关表中存在相匹配的值，则不能从一个主键表中删除该行。更新规则：如果主键表的行具有相关性，则不能更改主键表中的某个键的值。当符合下列所有条件时，才可以设置参照完整性：主表中的匹配列是一个主键或者是唯一索引。相关列具有相同的数据类型和大小。两个表属于同一个数据库。,创建表-建立表之间的关系,建立表间的关系在相关表之间实施参照完整性时，需要创建表间关系。在创建关系之前，必须先在至少一个表中定义一个主键或唯一索引，然后使主键列或索引列

12、与另一个表中的匹配列相关。创建关系之后，那些匹配列变为表的外部键。子数据表子数据表是指在一个“数据表视图”中显示已与其建立关系的“数据表视图”，在建有关系的主数据表视图上，每条记录左侧都有一个关联标记，在未显示子数据表时，关联标记内为一个“+”号，此时单击某记录的关联标记，可以显示该记录对应的子数据表记录，而该记录左侧的关联标记内变为一个“-”,维护表-修改表结构,添加字段：在表中添加一个新字段不会影响其他字段和现有的数据。可以使用两种方法添加字段。在“设计视图”中添加。在“数据表视图”中添加。修改字段：修改字段包括修改字段的名称、数据类型、说明、字段属性等。可以使用两种方法修改。在“设计视图

13、”中修改。在“数据表视图”中修改。删除字段在“设计视图”中删除字段。在“数据表视图”中删除字段。重新设置主键如果原定义的主键不合适，可以重新对主键进行定义。选择要设为主关键字所在行的字段选定器，再单击工具栏上的“主关键字”按钮，即可设置新的主关键字。,维护表-编辑表的内容,编辑表中内容是为了确保表中数据的准确，使所建表能够满足实际需要。编辑表中内容的操作主要包括定位记录、选择记录、添加记录、删除记录、修改数据以及复制字段中的数据等。定位记录使用“记录导航”条定位，用快捷键定位使用“转至”按钮定位添加记录在已经建立的表中，使用“数据表视图”打开要添加记录的表，可以将光标直接移到表的最后一行上，直

14、接输入要添加的数据；也可以单击“记录导航”条上的新空白记录按钮，或单击“开始”选项卡下“记录”组中的“新建”按钮，待光标移到表的最后一行后输入要添加的数据。,维护表-编辑表的内容,删除记录删除记录时，使用“数据表视图”打开要删除记录的表，单击要删除记录的记录选定器，然后单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“删除记录”命令；或单击“开始”选项卡，在“记录”组中单击“删除”按钮，在弹出的“删除记录”提示框中，单击“是”按钮。修改数据在已建立的表中，将光标移到要修改数据的相应字段，对相应字段和数据直接修改即可。复制数据在输入或编辑数据时，有些数据可能相同或相似，为了提高效率，可以使用复制和粘贴操作将

15、某些字段中的部分或全部数据复制到另一个字段中。,维护表-调整表的外观,调整列宽列宽不够时，数字和日期显示成若干个#号，与调整行高的操作一样，调整列宽也有两种方法，即鼠标和菜单命令。使用鼠标调整。首先将鼠标指针放在要改变宽度的两列字段名中间。当鼠标指针变为双箭头时，按住鼠标左键不放，并拖动鼠标左、右移动。当调整到所需宽度时，松开鼠标左键。在拖动字段列中间的分隔线时，如果将分隔线的拖动超过了下一个字段列的右边界时，则会隐藏该列。使用命令调整。首先选择要改变宽度的字段列，然后右键单击字段名行，从弹出的快捷菜单中选择“字段宽度”命令，在打开的“列宽”对话框的“列宽”文本框中输入所需的宽度，单击“确定”

16、按钮。如果在“列宽”对话框中输入的数值为0，则会隐藏该字段列。隐藏列和显示列在“数据表视图”中，为了便于查看表中主要数据，可以将某些字段列暂时隐藏起来，需要时再将其显示出来。,维护表-调整表的外观,冻结列由于表过宽，在“数据表视图”中，有些关键的字段值因为水平滚动后无法看到，影响了数据的查看。此时，可通过Access提供的“冻结列”功能来解决这一问题。设置数据表格式在“数据表视图”中，一般在水平方向和垂直方向都显示网格线，而且网格线、背景色和替换背景色均采用系统默认的颜色。如果需要，用户可以改变单元格的显示效果，也可以选择网格线的显示方式和颜色，表格的背景色等。改变字体为了使数据的显示美观清晰

17、、醒目突出，用户可以对数据表中数据的字体、字形和字号进行改变。,操作表-查找数据,在操作数据库表时，如果表中存放的数据非常多，当用户想查找某一数据时就比较困难，通过使用Access提供的查找功能，可以快速方便地找到所需要的数据。在“查找和替换”对话框中，使用通配符进行模糊查找。,操作表-查找数据,查找指定内容数据使用“查找”对话框来进行数据的查找。查找空值或空字符串可以查找空值，也可以查找空字符串，查找方法相似。输入查找内容Null或（中间无空格）。,操作表-替换数据,在操作数据库或表时，如果要修改多种相同的数据，可以使用Access的替换功能，自动将查找到的数据更新为新数据。,操作表-排序记

18、录,表中的顺序默认是按主键的顺序来排，但在用户查看表数据的过程中，可能希望数据能按一定要求来排列。Access具有“排序”的功能，可以快速地重新整理表中的数据，按序排列。排序规则：排序分为升序和降序两种方式。升序是按字段值从小到大排列；降序是按字段值从大到小排列。由于表中有不同数据类型的数据，所以排序规则有所不同，具体规则如下：英文：按字母的顺序排序，大小写视为相同，升序时按由AZ排列，降序时由ZA排列。中文：按拼音的顺序排序，升序时按由AZ排列，降序时按由ZA排列。数字：按数字的大小排序，升序时由小到大排列，降序按由大到小排列。日期和时间型数据：按日期的先后顺序排序，升序从前到后排序，降序从后到前排序。,操作表-排序记录,单字段排序相邻多字段排序：对多字段进行排序时，先根据第一个字段进行排序，当第一个字段具有