第14章 免费办公套件.ppt

1、第14章 免费办公套件,使用Windows的用户应该都知道其办公套件Office。Office一直是办公的首选，其功能包括文档处理、统计表单处理、幻灯片等。Office是付费软件，用之前先要付一笔昂贵的费用，这对于一般工薪阶层来说是很难承受的。Ubuntu中有一套叫做OpenO的办公室软件套件，任何人都可以免费下载、使用、及推广。OpenO功能强大，可以和Microsoft Office相媲美，本章将详细介绍OpenO如何使用。,14.1 进入OpenO世界,Ubuntu默认安装了OpenO，其功能强大，

2、可以完成几乎所有的办公任务。OpenO兼容Microsoft Office文档，可以打开、编辑用Microsoft Office格式的文件。本节介绍OpenO的关键特征，给读者建立初步的印象。,14.1.1 与Microsoft Office相似性,OpenO按照功能划分为以下几个组件：Writer文本文档、Calc电子表格、Impress演示文稿、Math公式、Draw绘图和Base数据库。不难看出，这些组件和Microsoft Office非常相似。,14.1.2 OpenO关键特征,OpenO除了和

3、Microsoft Office相似外，也有自己的独特之处。以下是OpenO的几个关键特征： 所有组件都可以以PDF形式导出文档，PDF如今已成为标准的电子文档格式，可以在任何装有PDF阅读器的设备上打开并阅读。 强大的辅助功能帮助视力残疾者更有效地使用这个程序。 用各类插件轻松实现扩展，可以访问“/”获得更多细节。,14.1.3 文件兼容性,OpenO可以打开并编辑Microsoft Office格式的文件（.doc、.xls、.ppt），并正努力兼容Microsoft Off

4、ice 2007格式的文件（.docx、.xlsx、.pptx）。笔者建议读者经常更新Ubuntu以升级到最新版本的OpenO。虽然OpenO和Microsoft Office的文件之间可以互操作，但也有两个文件兼容性问题不可避免： VBA兼容性： 文档保护：,14.1.4 使用合适的字体,和Microsoft Office兼容的一个关键就是字体问题。有时用户会发现在OpenO打开Microsoft Office文件时显示的格式不正确，其实这是由于没有使用合适的字体造成的。Windows系统中有许多的字体，但人们平时只会使用其中的一些核心字

5、体。读者可以获得这些字体并安装到Ubuntu中，以下是在Ubuntu中安装Windows字体的步骤： （1）打包Windows系统Windows/Fonts目录下的所有字体文件。 （2）在Ubuntu的用户主目录下创建.fonts目录，把这些字体都放进该目录。 （3）重新启动应用程序，则会发现字体已经被包含进去了。,14.1.4 使用合适的字体,14.2 Writer文字处理,Writer是一个现代的、功能完备的文字处理软件，既可以方便地制作一份备忘录，也可以制作出包含目录、图表、索引等一部完整的书籍。用户可以只专心制作文件的內容，而修饰工作完全可以交给Writer。单击【应用程序】|【办公】

6、|【OpenO 文字处理】命令，打开OpenO Writer窗口。,14.2.1 格式化文本,为了更好地显示文本，Writer提供许多方式来格式化文本的输出。用户可以通过格式工具栏做一些基本的文本格式化，如图14.2所示的格式工具栏。通过该工具栏可以定义字体、字体大小、加粗、斜体、文本对齐方式、以及应用预定义样式等。如果要应用复杂的文本格式，可以使用样式和格式来定义，以下描述自定义一个样式和格式的过程：,14.2.1 格式化文本,14.2.2 核对单词拼写、语法以及查询同义词,Writer内置了一个词库可以对用户输入的单词、语法进行检查。这样降低了输入文本的

7、出错概率，而且还可以通过词库来查询同义词。以下分别描述Writer核对单词拼写、语法以及查询同义词。 1核对单词拼写 2核对语法 3查询同义词,14.2.2 核对单词拼写、语法以及查询同义词,14.2.2 核对单词拼写、语法以及查询同义词,14.2.3 插入图片,用户可以在Writer文档的任意地方插入图片，以美化文档。单击【插入】|【图片】|【来自文件】命令，选择一个图片文件后单击【打开】按钮，插入一张图片，如图所示。插入图片后会弹出图片工具栏，通过该工具栏可以对图片做一些基本操作，如调整图片的颜色、透明度等。选中图片后右击，在弹出的命令列表中还可以选择图片的对齐方式、围绕文字的方式等。这些

8、特征都和Microsoft Office一样，读者应该很快就可以掌握。,14.2.3 插入图片,14.2.4 使用表格,有时用户需要在文档中加入表格，显示一些直观的信息，如财务报表、学校课程表、每日计划等。在Writer中可以很方便的创建和编辑表格。单击【表格】|【插入】|【表格】命令，弹出【插入表格】对话框。,14.2.4 使用表格,14.2.5 邮件合并,Writer新增了一个用户平时使用不多但很有用的功能：邮件合并。例如人力资源部想通过电子邮件发送工资条给每个员工，为了保密，无法把所有员工的工资信息发送给每个人。如果公司员工很多，使用复制、粘贴也不太靠谱。不过，有了Writer的邮件合并

9、功能就非常简单了。邮件合并不仅可以用于群发工资条，还能用于通知等的邮件群发。在使用邮件合并前必须安装两个软件包，“-emailmerge”和“-evolution”，用新立得软件包管理器找到后标记安装即可。以下描述使用邮件合并群发工资条的过程：,14.2.6 增加页眉和页脚,如果文档有许多页面，那么设置页眉和页脚将有助于页面的导航。页眉和页脚分别出现在页面的顶部和底部，可以包含文档标题、页码等信息。以下介绍创建页眉和页脚的步骤。 1创建页眉 2创建页脚,14.2.6 增加页眉和页脚,14.3 Calc电子表格,Calc是一个表格处理工具。

10、初学者觉得其直观易学；专业从事数据挖掘或分析的人欣赏其全面的高级功能。凭借“数据助理”技术，用户可以很容易地从公司的数据库中取出数据，形成二维表格并概括转换为更具实际意义的信息。单击【应用程序】|【办公】|【OpenO 电子表格】命令，打开OpenO Calc窗口，如图所示。本节详细介绍Calc电子表格的操作。,14.3 Calc电子表格,14.3.1 输入及格式化数据,在Calc中输入数据极其简单，只要选中单元格就能直接输入数据。虽然单元格默认是数字格式类型，但用户可以设定各种类型的数据，如日期、货币等。Calc会根据数据自动设定正确的单元格格式类型，如果

11、数据类型错误，也会及时给出警告信息。设置正确的单元格格式类型是非常重要的，因为有些数学公式会引用特定类型的单元格数据。如果数据类型不对，数学公式将不会奏效。以下举一个数字改为货币类型的例子来描述改变单元格格式的过程：,14.3.1 输入及格式化数据,14.3.2 删除和插入数据及单元格,用户在日常使用Calc电子表格时经常会删除和插入数据及单元格。在Calc中删除数据的方式很简单，选中要删除的数据单元格，按下【Delete】键即可。但此时删除的只是数据本身，数据所在的单元格的各类信息仍存在，如格式、批注、公式等。如果不删除，下次使用该单元格时仍引用旧格式。要连同单元格信息一起删除，则要选中单元

12、格后右击，单击【删除内容】命令，弹出【删除内容】对话框，如图所示。选中【全部删除】复选框，单击【确定】按钮，数据和单元格信息都会被删除。,14.3.2 删除和插入数据及单元格,14.3.3 使用公式,Calc有许多公式，可以完成自动运算，很大程度提高了工作效率。这些公式不仅包括数学函数，还包括逻辑函数、统计和数据库工具。以下用一个求两数字和的实例描述使用公式的过程：,14.3.3 使用公式,14.3.4 排序数据,用户在使用电子表格时，经常要用到数据排序。例如有一张表格显示一个班级所有学生的考试成绩，老师想快速查看成绩排在前几位的考生姓名和成绩。在Calc电子表格中选取一个数据范围，单击【数据

13、】|【排序】命令，弹出【排序】对话框。,14.3.5 使用筛选,许多人都会觉得当有关客户、产品、销售收入和其他类型的数据的信息量太大时看起来非常麻烦。例如，如果用户想要隔离出前几个月特定地区某产品的销售额，可能需要很长的时间来查看数据条目。 Calc包含了易于使用的自动筛选来只显示用户关心的内容，而隐藏其余内容。筛选不会以任何方式更改数据。一旦移除筛选，所有数据就会重新显示，与先前一模一样。下面以一个实例描述使用Calc做自动筛选的过程：,14.3.5 使用筛选,14.3.6 创建图表,Calc图表可以将数据图形化，更直观地显示数据，使数据的比较或趋势变得一目了然。以下以上一小节的各地区销售额

14、数据为背景，描述创建图表的步骤：,14.4 Impress演示文稿,Impress 是一个用来制作高效率多媒体演讲稿的出色工具。利用平面和立体的图案、特效、动画和高效能绘图等工具，人们的演讲将会更精彩。Impress拥有一系列易用的绘图与编辑图表工具，增加了演讲的趣味性。本节详细介绍Impress演示文稿的操作。,14.4.1 快速创建演示文稿,当开启Impress演示文稿时，用户将会在演示文稿向导的帮助下，快速创建新的演示文稿。以下是使用演示文稿向导创建演示文稿的步骤：,14.4.1 快速创建演示文稿,14.4.2 使用文本框,文本框提供了放置文本的灵活性，Impress的文本框可以被放置在

15、视图的任意位置。,14.4.3 使用幻灯片动画,动画不仅能美化演示文稿，还能提供很强的交互性。可以对Impress中的所有元素创建动画效果。以下是自定义上一小节的文本框动画的步骤：,14.4.4 使用3D效果,Impress的3D工具可以把一般的2维图形转成3维的，以增加视觉冲击。,14.4.5 以Flash格式导出演示文稿,Flash格式的文件如今随处可见，为了能和别人分享演示文稿，Impress可以以Flash格式导出演示文稿。单击【文件】|【导出】命令，弹出【导出】对话框。,14.5 Base数据库,Base可以使用户在OpenO的内部操作数据库中的数据。用户可以使用自己的数据库软件，或者Base自己的基于HSQL的数据库引擎来创建和修改表格、表单、查询、以及报告。Base为初、中、高级用户提供了向导、设计视图和SQL视图作为选择来设计数据库。因为使用Base需要有专业的数据库知识，因此本节对Base只做一些简要的介绍。,14.5.1 比较Base和Calc,在OpenO中，对数据处理来说，Base和Calc的确有些类似，但两者是完全不同的组件。这种不同可以从下面的两个方面来说： 1实现目的 2处理功能,14.5.2 开始使用Base,Ubuntu没有默认安装Base，使用新立得找到“