公路工程建设项目文件材料立卷办法解读(2010.11.11).ppt

1、公路工程建设项目文件材料 立卷归档管理办法,宁列辉nlh0748,修改背景 修改过程 修改内容 贯彻落实要求,修改背景,适应公路建设发展的需要 满足合同制、监理制、项目法人负责制 满足公路建设市场管理改革（投融资BOT、代建制、经营权转让） 公路建设项目管理手段的变化 满足进一步加强对工程质量监督管理需要,修改过程,充分调研 广泛征求意见 国家档案局 各交通主管部门、部分施工、监理单位 工程管理部门,修改内容,依据标准 进一步明确了项目档案管理工作的组织管理原则 明确了同步管理要求 明确了文件材料归档范围及要求(与390号文表式不同) 明确了各参建单位文件材料收集归档

2、责任,修改内容,进一步细化了分类组卷整理要求 提出了合同等文件材料分别组卷整理的要求 提出了各类不同载体文件材料归档要求 提出了预立卷要求,依据标准,组织管理： 公路建设监督管理规定 公路工程竣交工验收办法实施细则 交通档案管理办法 收集范围： 交通运输部关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知（交公路201065号）附录2档案归档目录,依据标准,分类整理： 科学技术档案案卷构成的一般要求（GB2008版） 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA2008） 电子文件归档与管理规范（GB2002） CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（GB1999） 纸质档案数字化技术规范（

3、DA2005）,组织管理原则,进一步明确了各级交通运输主管部门管理职责，体现了公路建设项目档案管理“统一领导、分级负责”的行业管理模式。 明确了项目法人负责制 明确了项目档案工作纳入合同管理，实行“谁形成谁负责”的管理体制。 明确了监理对施工单位竣工文件材料收集归档工作的监管责任。,组织管理原则,明确了各参建单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档责任，对从事项目档案管理工作的人员任职条件做了相应规定。,同步管理,立卷归档工作与工程同步进行 各承包单位应在合同段交工验收前，完成项目档案的收集整理和归档工作。,归档范围,详见关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知（交公路发201065号） 凡

4、是在公路工程建设过程中围绕项目立项审批、设计、准备、施工管理、竣工验收活动产生的、对工程管理养护及明确责任具有查考利用价值的各类不同载体文件材料，都应收集齐全，归入公路工程建设项目成套档案。,立项阶段,可行性研究报告的审批（包括可研报告形成过程的相关文件） 环境影响报告书、水土保持方案及审批文件,设计阶段,目前公路建设一般采取两阶段设计方式，即初步设计及施工图设计及相关审批文件，设计文件主要产生于这两个阶段。另外在施工过程中经常会发生设计变更的情况，应特别注意这方面文件的收集。,工程准备阶段,用地申请及批准文件、红线图及土地使用证 征地拆迁、补偿批准文件及协议书 征地拆迁图表（土地、建筑物、管

5、线、青苗等及拆迁红线图） 招投标工作 申报施工许可及质量监督申请,施工阶段,开工报告、施工组织设计、施工方案及审批文件、施工定位测量记录、图纸会审及技术交底、工程设计变更文件 分部分项开工申请及批准文件 原材料及构件出厂证明、原材料试验报告 工程检验申请批复单、检验及评定文件 施工原始记录,施工阶段,施工日志、大事记 各类观测记录、事故处理报告及缺陷整改记录 隐蔽工程验收记录 交工验收文件 监理工作大纲、日志 监理独立抽检资料（包括试验、检测文件材料、各单位、分部、分项工程独立抽检文件材料，包括质量检验及相关试验资料）,施工阶段,竣工图 科研、新技术运用 施工过程中各方围绕质量、进度、费用控制

6、方面产生的管理性文件（会议纪要、各项指令等）,竣工验收阶段,竣工验收工作文件及竣工验收鉴定证书 设计、施工、监理工作总结 项目质量评定文件 各类专项验收文件 项目评优审批文件,归档要求,文件材料的原始凭证性 原件归档问题：由主管单位负责上报的相关审批文件，项目法人单位保存复印件；供货商提供的原材料及产品质保文件可收集复印件。 原始记录：应是现场原始记录。,归档要求,照片、电子文件及纸质文件数字化 数码照片应刻录在不可擦写光盘上保存，同时冲印出6英寸纸质照片。 电子文件及纸质文件数字化的形成应符合国家有关规定。,归档要求,竣工图的编制要求 明确了竣工图编制责任。 竣工图编制的准确性要求 竣工图编

7、制说明 变更设计与竣工图对照一览表,收集责任分工,项目法人单位： 负责立项目审批阶段、工程准备阶段及竣工验收阶段以及在工程施工管理过程中项目法人单位就工程质量、进度、费用控制方面召集有关会议、印发的有关管理性文件材料的收集和整理归档工作。,收集责任分工,设计单位： 负责设计阶段（包括初步设计及施工图设计）形成工程勘察设计文件材料的收集和整理归档工作； 施工和监理单位： 负责施工阶段各自承包范围施工过程中形成竣工文件材料的收集整理和归档工作,一般行政文件与工程管理文件的区分,公路工程管理文件材料是在公路工程建设活动中产生、全面记录和反映工程立项审批、工程准备、设计、施工过程质量、进度、费用控制和

8、安全管理控制及竣工验收工作内容、对建成后的工程项目进行管理、养护及改扩建具有重要查考价值的各种不同载体形式文件材料的总称，这些文件材料需由有关参建单位，按项目档案整理规范进行系统化整理，并经建设单位向有关单位单位移交。,一般行政文件与工程管理文件的区分,一般行政文件是指在工程建设过程中反映各参建单位在日程行政和党务活动中产生的文件材料，这些文件按文书档案整理要求进行整理，不需要向建设单位及运营管理单位移交。 如是业主在其管理活动中形成的行政文件，应按文书档案收集整理要求归入文书档案，不应与公路工程档案一并归档。,重复归档问题,监理与施工单位同时形成的同一内容的重份文件，以施工单位归档为主。 （

9、开工令、施工单位就监理下达的有关指令作出的具体答复及整改情况报告、申请检验报批文件等),重复归档问题,建设单位围绕质量控制、进度控制、费用控制和安全生产管理的普发性文件（即主送单位为各有关单位），以业主自己归档为主，其他单位不需向建设单位移交此类文件。 计划进度表由项目法人单位归档。 各承包单位与业主签订的合同文件不需向业主移交。,招投标、计量支付及计划进度表的归档,招投标及合同管理文件、计量支付文件和计划进度文件应单独收集整理编目和归档。,公路工程文件材料收集要求,原始性 项目法人单位在工程竣工的时候应收集一套完整的反映工程建设过程的原始记录文件，一般情况下应是原件。 完整性 收集齐全，记录

10、全面，记录内容和数据应能反映抽查频率和质量指标 真实性 现场记录，同步进行。,公路建设项目文件材料收集要求,准确性 施工原始记录数据准确，竣工图编制规范，图物相符。 规范性 实验检测表格填写应按规范进行，自检意见、监理意见应明确，签署手续完备，字迹清晰，复印清楚，字迹材料应能满足长期保存需要。,收集方法,工程开工时，同时建立文件材料收集归档制度并定期进行检查； 明确各承办部门及人员文件材料收集归档责任 同步开展 每一工序和每项工作完成后，承办人员应及时将有关材料向资料管理人员归档，以便于开展预立卷工作。,平时预立卷制度,与收集工作同步开展预立卷工作 预立卷工作应保持其连续性 按照文件材料形成的

11、自然过程确定预立卷类目 结合案卷整理工作开展预立卷工作,设计阶段文件材料的收集方法,设计阶段按照设计的不同阶段结合设计文件的具体内容分别进行收集 设计准备阶段 设计阶段,施工文件材料收集及预立卷,施工准备阶段 按其工作内容分别开展 施工阶段 按分项工程分别建立预立卷类目 交工及缺陷责任期,施工阶段文件的系统收集及预立卷,分清单位分部分项工程内容依据分项（分部、单位）工程划分情况，建立施工阶段竣工文件材料平时收集的类目，并据此确定相应文件夹，将同一类目下施工过程产生的文件材料归入相应文件夹内，一般情况下，不同分项的文件不能交叉。,施工阶段其他竣工文件的预立卷,综合性文件的收集要求 变更文件、施工

12、日志可以合同段为单位按问题集中收集。 原材料及产品合格证明文件 如是同一单位工程共用的，可按单位工程集中收集；如果是某一分部工程专用的，应归入相应分部工程。,施工阶段其他竣工文件的预立卷,该合同段单位、分部及分项工程质量评定表及分项工程统计表可集中收集整理组卷。 标准试验及工艺试验可按单位工程集中整理组卷；抽样试验如土方及其他填筑施工密实度、混凝土、砂浆配合比、混凝土及沥青混凝土的强度试验等，应按分项（分部）分别收集整理组卷。,施工单位与业主、监理的往来文件,应按问题所针对的相关单位、分部和分项工程分别归档。,整理基本原则,在平时预立卷的基础上，遵循公路工程文件材料的自然形成过程和成套性的原则

13、，分类科学，收集系统，编目规范，便于保管和利用。,项目档案整理要求,遵循文件材料的自然形成 满足项目基本建设程序 符合工程施工流程 分类科学:应按工程文件材料的自然形成过程进行分类.首先是要按照项目基本建设程序的不同阶段,其次按照工程的自然进展过程,最后是结合文件材料自身的实际情况。,项目档案整理要求,组卷系统： 应保持归入同一案卷的文件材料间的有机联系（案卷厚度按国家有关规定执行） 卷内文件材料的排列要系统 案卷排列要系统,项目档案整理要求,编目规范 卷内文件标题拟写及编写 案卷题名拟写及目录 方便保管和利用,卷内文件系统化排列,卷内文件系统化排列基本要求： 依据卷内文件之间的有机联系，结合

14、问题的重要程度进行排列 竣工图可按设计图纸目录确定的顺序进行排列。 页号：在右下脚用阿拉伯数字依次编写,卷内文件目录的编制,卷一,封面及装订,封面样式及尺寸按国家标准执行。 装订。三孔一线装订，蓝图及成册材料可不装订，逐张逐份加盖档号章。,案卷题名拟写,包括项目名称、桩号、单位（分部、分项）工程名称及文件名称。 以上述分部工程形成的案卷为例： XX公路(K44+345-K44+755)XX特大桥基础及下部0#墩1-4#钻孔桩施工文件,合同段案卷的系统化排列,按路线进行方向（桩号里程顺序），结合单位工程（分部工程）依次进行排列,即路基土石方（排水、涵洞）、桥梁、隧道等，并按排列顺序，在案卷封面上用铅笔自1起，编写案卷流水号。,案卷目录的编制,按照科学技术档案案卷构成的一般要求中案卷目录格式要求进行编制。 将经系统化排列后的案卷，按顺序依次在案卷目录上进行登记，形成本合同段案卷移交目录（含电子版）,建设项目档案案卷目录样式,建设项目档案案卷目录样式,建设项目档案案卷