公司文档管理规则

1、公司文档管理规则1生成目的为了确保公司文件的完整和容易查找，特别制定了这项规则。2服务范围适合管理公司的各种文档、记录、文件数据。正文33.1文档数据收集3.1.1收集范围所有公司在工作中必须完整、完整地收集有形成或使用、处理完成、检查和利用价值的文件、电报、各种记录、出版物及各种图表小册子、照片等。3.1.1.1上层通信(一)上级机关召集的、需要贯彻执行的会议的主要文件资料，以及要求上级机关签发的公司执行的文件；(2)上级负责人视察、检查公司工作时重要的指示、演讲、题目、照片和具有特殊保存价值的录音、录像等资料。3.1.1.2公司文件资料(一)会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导层的

2、演讲稿等；(二)公司发行(包括交付)的各种正式文件的发行、印刷、重要文件的修订；(三)公司的指示，以书面答复上级，下级机关的指示，与公司的指示相联系。(四)工作中公司各职能部门形成的工作计划、总结、报告；(五)反映公司经营活动和科技管理的专业文件材料；(六)公司检查下级机关的工作，调查研究形成的重要文件资料；(七)公司统计报告、统计分析资料(包括计算机标示牌等)、财务报表、传票、帐簿、审计等文件资料；(八)公司党、团、内部组织机构在工作中形成的重要文件资料；(九)公司领导在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录；从外部机构带回与公司相关的文件未处理登记的文件资料。(十)完成公司基本建设项目建

3、设，购买大中型设备的文件资料，公司直接管理的科学研究，建设项目的科学技术文件资料；(十一)公司成立、合并、撤销、重命名、打印及其组织概况激活、人员配置等文件资料；(12)反映公司历史演变、纪念品、年鉴、公司重要活动的剪报、签名id资料、名誉获奖证明、纪念意义和凭证实物和展示照片、录音、录像等文件资料；(十三)公司制定的工作规定、章程、规则等文件资料；(十四)公司干部任用和免除(包括记录)、安置、教育、专业技术职务评价、任命、党员、会员、干部、员工名单、报告和员工招聘转移、分级、调动、退休、退休等工作和干部奖惩文件资料；(十五)公司员工转移工资、行政、党、集团组织介绍信和存根；(十六)公司财产、

4、物资、文件等转移证明、清算；(17)公司印刷、印刷出版物，编辑出版的最终样品。(十八)公司签订的各种合同、合同等材料；(19)公司外交活动中形成的请求、报告、计划、调查摘要、重要简报、会议记录、记录签字id资料、参考价值资料、礼物清单、工作交易文件等；(20)在各种普查工作中形成的文件资料。3.1.2收集中需要注意的问题3.1.2.1正式电报应与其他文件资料一起收集入权。3.1.2.2必须同时收集正文和附件。3.1.2.3一般文件只保留印刷本和完整本，不需要保留其他稿件。但是，特别重要的文件除外。3.1.2.4作者、时间、数字模糊，发行程序不完整，发现书页被撕破的文件时，完成后再制作文件存档。

5、3.1.2.5有推动重要批准意见的文档处理订单，必须与文档一起存档。3.1.2.6如果有未经批准请求的文件，必须查明原因，采取补救措施完成，如果没有书面文件，必须注明情况，并加盖公章。3.1.2.7铅笔、圆珠笔或复制的文件稿件应退回文件制作企业复印。3.1.2.8多方面调查，证明丢失的文件确实存在，应用公用信笺说明丢失的原因，附上公章，替换丢失的文件，替换保管箱。3.2卷存档3.2.1公文要根据其相互关系、保存价值分类整理立卷，文件完整完整、完整，便于保管和使用，以反映公司的主要情况。3.2.2文档资料分类首先要根据文件资料的重要性，在收藏时期分为永久性、长期、短期三种，然后根据事先编制的立权

6、类别，在文件资料的联系中采取适当的措施进行分类。3.2.3立卷分工3.2.3.1各部门形成的文件，自己的卷；3.2.3.2分部门编制的重要文件、批准文件；3.2.3.3上级单位出具的专业文件由承包机关规定。非专业文件，在办公室填写。3.2.4存档3.2.4.1各部门在月底前完成上一年度文件材料，向档案保管处提交统一档案(人事文件、财务文件、技术文件等有特殊要求，由相应的职能部门管理)。3.2.4.2按照一定的特性排列和组织各种文件、资料，必须先建立层次结构、页码、卷内文件目录。3.2.4.3价值不同、特性不同的文档数据需要单独管理。3.2.4.4卷需要整理，参考底图始终可以根据需要存档和阅览。

7、3.3存档文件3.3.1文件应该放在箱子里，科学地排列，以便容易找到，不要暴露，不要捆绑和堆积。3.3.2胶片、照片、磁带必须单独存档，胶片、照片、主文件和副本必须单独存档。3.3.3参考底图保管要仔细检查，平展或轧制。3.3.4保管文件应定期检查，确保账户匹配。发现损坏的变质，及时修理或复制。3.4文件贷款3.4.1贷款文件要亲自确认，办理贷款手续。借来的文件要省着写，不能丢失或修改，要按期归还。3.4.2借用的文件要注意保密，不得将文件带进宿舍或公共场所，也不得翻查相关人员。3.4.3贷款期限最长不能超过一个月，但业务上到期才能返还的人必须说明情况，并采取更新程序。3.4.4返还文件时，文件管理员亲自确认，并及时注销贷款登记簿。3.4.5需要贷款、复印最高机密级重要资料的人必须得到公司负责人的批准。否则不能借用、复制、复制。3.4.6参考底图通常不借用。3.5删除文件过期而失去保留价值的文件资料可经公司负责人批准定期销毁。3.6文件统计信息3.6.1销毁秘密公文，登记，2人监督，以免丢失或泄露。3.6.2及时填写文件数、评估和利用统计信息。3.6.3除了按照上级主管部门的要求及时编制统计资料外，还要做好文件统计的基本工作。3.6.4统计必须准