二级采购管理程序(计划采购部)

1、计划采购部管理计划号码：文件状态：所有者：创建：审计：批准：宣布2014年08月01日2014年月日实施贵阳南明老干母风味食品有限责任公司，贵阳南明春梅酿造有限公司guiyangnanminglaoganma特别flavorfoodstuff公司guiyangnanmingchun-meibrewingcompanyco .Ltd。文件修订记录修订日期版本号写文章修订内容修订进行审查承认第2014/08/01号0一切新版发行注：根据公司的发展需要和执行情况，每年修订一次。1 .目的根据公司采购管理程序，进一步明确本部门各岗位的责任和工作内容，使部门各工作有明确的指导方向，使公司各种物资和项目的

2、采购工作有秩序地进行。2 .适用范围适用于集团公司各种原辅助材料、机械材料、燃料、机械材料和设备、基础设施建设工程和修理等所有采购业务，包括供应商开发和管理、供应商合同谈判、合同签订、合同执行、订单、物资安排等全过程控制。3 .术语和定义3.1日常安排物资：指已确定一定期间价格或签订期间购买合同的物资(具体见附件清单)。 日常安排物资的购买实际是物资的安排过程，其剩馀物资由相应的采购员根据公司的产量和库存情况自己安排到达计划。3.2不锈钢订货产品：是指不锈钢管道、不锈钢料斗、不锈钢牵引车、不锈钢桶等根据公司要求定制的不锈钢订货产品。4 .责任4.1部门经理：负责部门的全面工作。4.2部门副总裁

3、：负责协助部门经理负责部门全面工作的部门业绩评价。4.3采购员：负责管辖范围内的所有工作和采购员的管理工作。4.4原辅料(含燃料)采购员：负责流通物资的全面采购，包括市场调查、供应商开发和管理、供应商审查、物资成本计算、合同谈判和拟定、物资计划和安排、进货跟进、合同执行情况跟进、质量问题处理等。4.5机械料号采购员：负责机械材料的价格调整，负责所有机械料号的文件审核和订单输入，负责机械材料的采购工作，如询价、协商、批准等，负责机械材料的进货跟进，负责卸货的调整和后续工作的接收。4.6设备采购员：负责设备技术要求、参数等的审查与对接的供应商和使用部门的对接流程的协调工作的市场调查、价格调整、询价

4、、谈判、供应商的选择、负责合同的制作、批准的货款支付、进货情况、合同执行情况的跟进和检查的调整4.7土建采购员：负责土建、建设设施等新建和修理工程量的测量和审查，负责工程制造成本和成本预算的供应商现场工作调整的供应商的选择、价格谈判、合同签订、工程进度跟踪、工程检查协调等采购业务。4.8物资的日常安排：负责物资的日常物资的安排和供应者的送达通知、订货和收货记录等工作的日常安排物资在质量问题和其他特殊情况下影响生产的协调工作的日常安排物资的进货情况的跟踪和调整。4.9合同订货管理员：负责日常合同和文件管理土建、设备类审查流程的进度跟踪和合同执行情况总结的其他行政事务(公司内部会议的安排、值班的安

5、排、供应商会议的召开等)等。5 .文件和合同管理5.1文件、合同应当由合同订货管理员一并收到，在收到文件后，认真审查文件的有效性(即批准流程是否完成)，然后委托相应的采购人员处理，制作文件的收货时间和交货时间的记录。 所有文件和合同处理完所有相关事项后，由合同订单管理员汇总存档保存。5.2各相应的采购员在收到合同订货管理者的文件后，根据流程进行批准、跟进、发行。 另外，要制作批准时间、返还时间、发行时间等详细的时间记录，在流程的批准过程中，第二天的文件还没有回来的话，必须迅速跟踪和掌握批准情况。5.3合同(及合同)号码由合同订单管理员按规定组织登记，确保合同和号码的唯一性。5.4收到审查完毕的

6、合同(公司盖章)时，立即交给有关购买者，购买者组织提供者签名盖章，双方签名盖章后，当天交给行政综合部以公司流程进行发行和存档，双方收到签名盖章的合同(系统内)时， 合同订单管理员必须一并打印文件，了解有关采购员，并将合同还给供应商时，采购员应及时处理，做好相关的接收和确认记录。5.5收到外来文件时，买方应做好收货时间的记录，按程序及时处理有关事项的收件人不是有关事务负责人的，应当立即通知有关事务负责人并将文件交给。5.6公司的所有文件(合同、订单及供应商质量改进对策表等正常传达除外)需要对外传达和发行的，必须得到部门负责人的批准，发行原辅助材料的检查标准，必须制作发行登记表以进行跟踪和跟踪。

7、检查标准的发行原则上只对有强烈合作意向的供应商发行，或在制作合同附件时使用，一般进行口头交流。5.7收到公司内部管理文件时，必须做好适当的记录和档案，及时更新旧的无效文件，确保文件的有效性和唯一性。5.8合同订货管理者必须每周总结各采购人员(指设备、建设项目类)处理的报告书的处理进展情况和合同执行情况(预付费用的支付情况、货物的交货期等)并向部门负责人和管理负责人、业务窗口部门及其管理负责人报告。 原辅料、包装材料、燃料等采购合同必须及时跟进合同期限，在合同期限前一个月必须注意有关采购员。 原辅助材料、包装材料、燃料等采购合同的执行情况由各采购员经常统计，每半个月报告一次。5.9所有文件和合同

8、的存档都要制作、组织、整理文件，使查询变得容易。 部门内存档的文件和合同必须确保唯一性，其他任何人不得擅自保存和复制。 所有文件和合同的参照必须由合同管理者采购，以其他用途复印，使用结束后返回本部门的，必须由合同管理者处理。 部分原材料合同在必要时系统订单频繁使用，采购员可以暂时履行保存责任，负责保管，但仍需要通过正常的合同和文件管理进行登记。 合同文件管理者必须记录。 合同履行完成或结束后，将合同提交给合同管理员归档。6 .采购管理业务6.1原辅助材料的购买、包装材料和燃料的购买6.1.1第一个样品6.1.1.1首次购买(或供给)产品的原材料和燃料，要向供应商提交有效的相关资质证书(生鲜类物

9、资必须考察和评定加工现场)，经公司供应商管理机制相关规定审查后，根据公司的质量标准向供应商发送样品收到供应商样品后，填写原辅材料首批送样申请表经部门负责人同意后，提交质量技术部(科)的组织样品，样品合格后可以成批购买。 根据试用结果，必要时可以试用几次进一步论证(原则上3次以下)。6.1.1.2购买包装材料。 根据公司的实际需求情况，确实需要整合变更供应商时，要求供应商提供有效的资质证明书，审查公司供应商管理机制的相关规定并向部门负责人报告。 得到部门负责人的同意后，可以提供公司的样品供供应商参考比较报价单。 价格与公司现行价格相比有一定优势时，报告总经理可以在样品版保密协议后，将公司的样品原

10、稿发给供应商(由书面通知质量技术部提供)。 样品取样后，样品经质量技术部(科)检验要求后可进行少量试用，试用合格后方可批量购买签订合同。6.1.1.3各种物资的样品数与质量技术部(课)联系后，根据情况决定。 涉及财务结算的情况下，可以按过程审查、批准价格后，安排样品。 样品价格原则上不能高于当时同种物资的实行价格。6.1.2供应商管理6.1.2.1合格者管理公司稳定的认证供应商需要每半年整理和更新供应商的资质资料，以确保供应商资质的有效性。 同时根据公司供应商管理机制按月进行审查(包括配送的及时、质量状况、合同执行情况、售后服务等)，按季度进行综合审查(公司质量部们和生产部门参加)，按照规定对

11、供应商进行评价、优化、淘汰，并保存相关的审查记录资料。6.1.2.2新的供应商管理新供应商(旧供应商供应新材料也视为新供应商)先送样品合格后，根据公司的计划需求安排批量供应，跟踪其供应情况和质量，批量发货达到3次后，根据供应商管理机制进行综合评定(与公司质量部们生产)6.1.2.3潜在的供应商管理收到潜在供应商资质资料时，根据公司供应商的准入标准进行筛选，存档并保存符合公司要求的供应商，不定期访问和跟进。6.1.3市场调查每周进行原辅料和煤炭的市场调查和浅析，并以书面形式向部门负责人和管理领导报告。 制作市场调查资料，每三个月分析一次原料的市场动向，制作趋势图表。 纸箱、玻璃瓶、商标等包装材料

12、签订了年购买合同的物资，通常不需要进行具体的市场调查，但应不定期地关注，发生重大变化时应立即报告。6.1.4采购流程6.1.4.1物资使用部门填写并记录采购申请单，在物流部(课)核库签字后，准备向购买部报告购买。 如果在原辅材料、包装材料、燃料安全库存管理目录的购买周期内提前购买的话，事先购买时间原则上不能低于购买周期。6.1.4.2接受批准采购申请单后，可以首先对应购买数量水平的时间审查和调查，根据实时市场情况对订货量进行一定调整。 但是，数量突破公司最高库存数量的，必须得到部门负责人和管理负责人的同意，经过内部控制部的审查后得到社长的批准，最终得到批准后再执行。6.1.4.3购买前，要进一

13、步了解该物资的市场情况，与前期市场调查所分析的预测情况进行比较论证，充分考虑市场情况、公司生产计划、日使用量、库存情况(包括库存能力)等交货期内的市场预测变动情况，进行科学合理的分析，充分合理的采购根据公司的成本计算模板计算价格，作为定价的依据。 在计算成本时，必须综合考虑其他成本指标的现状、质量状况和其他客观影响(季节性和需求的紧急状况等)，为了确保购买价格的合理性进行说明。6.1.4.4菜油、大豆、味素、辣椒、马口铁、大豆、花生、糖、煤、鸡腿等购买量大、容易受市场影响的大宗物资购买时，经过充分的实时市场调查，还提取分析了过去3个月至半年的市场动向记录，与往年的同期市场情况同步6.1.4.5

14、市场调查分析、询价和供应商选择(从原则上合格的供应商考虑，新供应商需要进行资质审查和样品)后，根据成本计算单价与供应商进行充分协商，确定最终购买价格，采用适当的购买方式。 与供应商谈判后，如果对方无法在要求时间内到货，必须及时向物资申请部门和物流部(科)反馈。注： 1、菜油、大豆、味素、辣椒、马口铁、商标、芜菁菜、大豆、花生、砂糖、煤、香辛料包装袋、鸡腿、壳子等的用量多，日使用量稳定，公司有充分的库存能力和充分的安全库存的物资需要使用部门和物流部(科)申报需求计划申请书和采购订单记录在被批准的合同或采购订单上后，由内部控制部审查。2 .每次签订合同或定价时，各有关购买者都必须制作市场即时价格、

15、购买价格记录表，充分掌握并理解价格差异的原因，以供下次签订合同时的比较和参考。6.1.4.5.1非合同采购6.1.4.5.1.1在确定供应商、价格和数量等后，制作订货单(包括供应商、订货数量、单价、支付方式、票据类型、到达时间等)，经部门领导或管理负责人批准后，内部控制部在公司采购管理程序中进行批准。 最终批准后，将文件按约定的联系人交给供应商确认，要求供应商按约定组织发货。 如果特别情况与供应商达成一致，请记录采购订单，届时用入库单签字，通知供应商按要求发货。 但是，原则上购买价格不能高于同一物资当时的实行价格。6.1.4.5.1.2收到批准的订单后，及时记录适当的系统采购订单报告并向内部控

16、制部审查，在纸张上注明适当的系统订单编号和记录日期，确保文件的唯一性，避免重复记录。 记录的系统采购订单由合同订单管理者统一保管。6.1.4.5.1.3将经过内部控制部审查的采购订单改成收料通知/请检单进行审查，向供应商通知相关的系统订单号码和收据号码，并由对方填写货物销售清单的相关信息。6.1.4.5.1.4应当组织供应商按要求发货和催促，在预计到达日的两天前，再次进行催促，以确保物资按期到达。6.1.4.5.2购买合同6.1.4.5.2.1在确定供应商、价格和数量等后，根据双方的协议事项和约定，制定采购合同填写经济合同评审记录表。 合同经过部门经理和管理负责人的同意，报纸内部控制部按公司采购管理程序提交报纸。6.1.4.5.2.2最终批准后，通知供应商签字盖章，进行合同监督。 用传真或其他形式传达时，要以合同约定的联络方式严格传达，并制作收发确认记录。6.1.4.5.2.3合同经双方签名盖章后，将原件交给行政综合