第七章-公务旅行

1、务,事,室,公,办,办,公,室,事,务,第七章 公务旅行,第一节旅行前准备,第二节 出国旅行的准备,聪明的人在旅途 中能得到最好 的教育！,约翰.沃尔夫冈.歌德,第一节旅行前准备,知识要点,能力要求,能力要求,明确公务旅行计划和制作旅程表的内容 明确预订票务应掌握的信息及注意事项 明确选择住宿地点、住宿房间的方法 明确应携带的物品,能拟写公务旅行计划和旅程表 能开展预订票务工作 能正确选择住宿地点和住宿房间 能准备旅行物品,情,景,导,入,吕小波是宁波一家乳制品企业的办公室主任，因为一段时间以来该公司乳制品上海地区销售出现不良波动，公司老总要在7月10到上海实地考察一下情况，吕主任该怎样为老总

2、准备旅行事务呢？,公务旅行有不同的任务，如参加会议、实地考察、参观访问、业务洽谈、签订合同等；时间也有长短，有的一两天，有的长达数月。 拟定公务旅行计划，就是为了保证公务旅行的顺利。简而言之，就是要吃好、住好、休息好、工作好，使上司在有限的时间内，有条不紊地高效率地完成预定的任务。,一、拟定公务旅行计划和制作旅程表,1拟定公务旅行计划,在拟定公务旅行计划前，首先要对公司差旅费用、交通、食宿等级标准范围的有关规定及程序等清楚明了。一份公务旅行计划至少应包括以下内容：,(1)出差的时间、启程及返回日期，接站安排。 (2)出差的路线、终点及途径地点和住宿安排。 (3)会晤计划(人员、地点、日期和时间

3、)。 (4)交通工具的选择，飞机、火车、大巴或轿车。飞机要列明客舱种类及停留地的交通安排。 (5)需要携带的文件、合同、样品及其他资料。如谈判合同、协议书、科技或产品资料、演讲稿和与会国的指南等。 (6)上司或接待人的特别要求。 (7)上司旅行区域的天气状况。 (8)行程安排，约会、会议计划，会晤人员的名单及背景，会晤主题。 (9)差旅费用、现金、兑换外币、办理旅行支票。 (10)上司的住宅电话号码。,2制作旅程表,当安排完订房订票的工作后，就要着手制作旅程表了。,参考,案例,天地公司经理与三利公司经理就某合作项目安排了约见，预定在某日下午1：O0开始。天地公司秘书预订约见前一晚直飞三利公司所

4、在A城的机票。但天地公司经理认为自己工作很忙，前一晚还有其他安排，恐怕不能飞往A城。于是秘书改订约见日上午8：O0的机票(因为当日上午只有这一次航班)。但是，由于天地公司经理晚上工作得太晚，而早班飞机又比较早，所以最终没能赶上班机。于是，该公司经理只能立即买飞往相邻城市B城的机票，再乘大巴车赶到A城的三利公司。由于迟到，三利公司经理不悦，认为天地公司对该项目的合作缺乏诚意。最终，天地公司失去了与三利公司合作的商机。,点评： 不论是在国内出差还是到国外出差；不论是短期出差还是长期出差，在每次动身之前秘书都要为上司做大量的准备工作：如安排日程，预订机、船票和旅馆，整理随身携带的洗漱用品，预支差旅费

5、，准备必需的文件资料和领导在各种不同场合的发言提纲等。,二、预订票务,(一)预订票务,秘书人员在准备预订票务之前，先要明确领导的目的地，而且还要与领导商定，根据领导的喜好来选择出行的交通工具。,旅行前交通工具安排,考虑的角度有以下几个方面；时间、费用、安全度、舒适度。 可以采用电话、书信传真或上网方式预定。任何一种预定，在我们提出要求并且支付了费用后，都必须获得对方十分明确的确认。,2预定票务需考虑的因素,(1)旅行目的地。包括出发地点和到达地点。 (2)合适的启程时间。如上午、下午、傍晚或者夜间。 (3)合适的中途停留地、到达与出发时间。 (4)领导喜欢的交通工具的详细信息（飞机、火车或者汽

6、车）。,(5)希望的座位等级。 (6)是否需要租车。 (7)是否需要往返交通服务。 (8)在旅行地希望住什么等级的旅馆和房间。 (9)是否有特殊旅行或目的地要求，如远程通信设施。,3取消预订,(1)如果领导改变出行计划，秘书人员要把未用过的票退回去并请求退款。 (2)如果时间很紧，秘书人员可以打电话取消预订，发传真或邮寄一封确认信。,(二)取票,秘书人员在拿到所订票后，要仔细核对预订时所提出的要求，看是否有出入，着重核对以下信息。 1航班号或者火车车次是否正确。 2出发时间是否符合预订要求。 3飞机(火车)是否在预订的地点起程。 4到达的城市是否无误。 5机票(车票)是否与预订相符。 6机票(

7、车票)是否完整无缺。,秘书章兰为刘经理定了一张北京至成都的往返机票。刘经理要在成都参加一个订货会，会期一个星期。会议结束的当天刘经理必须赶回来，因为已经与另一家公司约定好，要在第二天与他们销售部经理会谈。订货会很红火，刘经理忙得喘不过气来，把确认返航机票的事忘了。他到了机场才想起来，可是已经没有座位了。刘经理只好改签机票，推迟了三天才回京。与那位销售部经理的会谈只得延期，刘经理对失信于人深感不安。,点评：在这件事上秘书章兰是有责任的。虽然刘经理人在外地，但是章兰应该主动给他打电话，提醒他确认机票，这是秘书的职责。,参考,案例,(三)注意事项,1秘书人员在准备预订票务的时候，一定要查用最新的时刻

8、表 2各机关单位和企业对出差的待遇都有不同的规定。 3秘书人员在预订票务时，最好选择直达。 4为了防止出现意外，秘书人员应在领导旅行日程上注明其他交通工具的具体时间 5如果遇到票务紧张之时，秘书人员要会通过多种渠道订票,三、安排旅行住宿,(一)选择住宿地点,(二)预订客房,1预订客房的方法,2预订需提供的信息,(1)住宿者姓名。 (2)抵达时间与退房时间。 (3)房间类型及特殊要求。订房后应加以确认。,四、资料、物品及差旅费的准备,(一)准备文件资料和物品,秘书必须为上司准备好相应的文件资料与有关物品，可将文件及物品按公用与私用分别列出清单，请上司过目，以免遗漏。,差旅用品一览表,(二)预支差

9、旅费,有些公司和单位为出差人员提供预支差旅费，出差回来后报销。秘书要填写申请表，并提取预支的差旅费。 差旅费包括往返及当地的交通费、住宿费、餐费，以及其他可能的活动经费。差旅费的携带方式是现金、信用卡和旅行支票。,技能训练,某北方学院领导一行三人，有老领导有新任领导，要到云南昆明参加一次大学语文研讨会，请你为该团领导拟订旅行计划表、一份旅程表。,聪明的人在旅途 中能得到最好 的教育！,约翰.沃尔夫冈.歌德,第二节 出国旅行的准备,知识要点,能力要求,能力要求,了解撰写出国申请的内容 掌握办理出国手续的相关知识,能撰写出国申请 能办理出国手续 能为出国做好各种准备,情,景,导,入,某公司简一凡总

10、经理带领两名属下王克、李新去欧洲进行商务考察。秘书通过一家旅行社预订了机票和旅馆。到了巴黎后，简总经理发现宾馆位于郊区，虽然号称是四星级的，可是实际上设施陈旧。第二天，他们约客户到宾馆见面。宾馆的大厅里总是有不少旅客坐在那里，简总经理担心在这样的环境中与客户见面会有消极影响，于是决定让客户到自己房间里去。可是客户听说请他们到房间里去，神色有些犹豫。王克赶快向简总建议，大厅旁边有一个咖啡厅，很安静，可以到那里去。简总征求对方的意见，他们欣然同意。 晚上，李新在洗澡的时候，没有把浴帘拉上，结果流了一地水，把房间里的地毯泡湿了一块。第二天，宾馆服务员在收拾房间时发现了这个问题，报告了经理。经理根据地

11、毯损害程度，决定让他们赔偿100欧元，否则不可以结账离开。李新觉得很冤枉，谁知道四星级宾馆连下水道都没有！他们无奈地交了罚款。,一、撰写出国申请,出国申请文书后面要附上出国人员名单和外国机构所发的邀请函(副单)，出国人员名单上要写清姓名、年龄、性别和职务职称等内容。 1出国事由。 2出国路线(外国机构所在国名称)。 3出国组团的人数。 4出国日程安排，包括出国时间、在国外活动时间、地点和回国时间等。,二、出国手续,（一）办理护照,护照是各主权国家发给本国公民出入国境和在国外最有效的身份证件。 1在国内，外交、公务和因公普通护照，由外交部及其授权单位(各省、市、自治区的外事办公室)办理。 2秘书

12、人员办理护照时需要携带主管部门的出国任务批件、出国人员政审批件 3因公出国人员护照到外交部或其授权机关办理 4秘书人员要认真填写有关卡片和申请表。 5秘书人员拿到护照后，再次认真检查核对每位出国人员的姓名、籍贯、出生年月日和地点,（二）办理签证,签证是一国官方机构对本国和外国公民出入国境或在本国停留、居住的许可证明。,1入境签证对有些国家是必要的，而有些国家可以免签，这是因为有的国家相互之间签订了互免签证的协议。 2因公出国凭有效护照可不办理签证，持因私普通护照出入国境的中国公民则必须办理有关签证。 3因公出国人员前往国家的签证通常由外交部或中国旅行社代办处向有关国家驻华使馆(或驻华总领馆)申

13、办，或委托前往国家洽商的企业到前往国家的使、领馆办理。 4办理签证时要交上护照并填写一份签证表。 5取得签证后，要检查签证的有效期及是否签字盖章。 6如果在国内来不及办理签证，可向我国有关驻外使、领馆发报，请其向驻在国申请。办妥的签证，可在抵达时，由机场移民局发给。,（三）办理国际预防接种证书（即“黄皮书”）,1出国人员在办理有效护照和签证后，应持单位介绍信到所在地的检验检疫机关申请。 2出国人员要详细说明前往国别、既往接种史、患何种疾病及病史。 3检疫医师签发国际预防接种证书。 4秘书人员拿到“黄皮书”后应认真查验。,（四）办理出境登记卡,（五）订购机票（船票、车票）,办理完上述手续后，须携带出国人员的护照、签证、户口本、身份证等证件办理临时出国登记手续。,1可在国内各航空公司及其售票代理点办理购票手续，也可在外国航空公司驻我国的办事处购买。 2购买国际机票需出示护照。 3.拿到机票后必须对票面查验。,