商务接待管理制度

1、12018.06.30有效力赵英芝陈旭2018年第一版修订工作状态写作审查得到批准改正后说清楚HDS-012-2018香港汉武帝环境科技发展有限公司云南分公司业务受理管理系统本文件的财产权属于香港汉迪斯环境科学技术开发有限公司分公司，未经本公司书面许可，任何人不得擅自使用、复制、转发或泄露本文件。修改记录修订日期页数行数修改内容业务受理管理系统一、目的为了确立公司的良好形象，扩大公司的对外关系和交流，特别制定这个制度。二、范围本标准适用于香港汉提斯环境科学技术开发有限公司云南分公司的各种接待工作和相关部门。三、接待原则1、对等的接待，各自负责，互相合作的原则。2、统一标准、安全检查站、服务一流

2、的原则。3、规范效率、预算管理、严格控制原则。四、管理行政部门为公司接待工作的归乡管理部门负责接待工作的准备和管理，编写重要来宾的接待方案，有关部门履行接待任务，提供后勤支持。公司各部门接到重要的访问预约后，可以向管理部门报告，帮助制定接收程序计划，公司领导出面，需要行政部门协调的重要接待，因此，必须提前5天通知管理部门。四、计划和准备1、行政部门接到公司领导通知或有关部门的访问预约时，应接待来宾，了解来宾的基本情况，即来宾职务、访问特别时间、人数、当地停留日期、目的、要求等。以此为基础，准备接待方案，排出日程表，并在适当的情况下制定接待标准。2、行政部门根据来宾情况，按计划通知参加会议的领导

3、人、同行、履行会议的时间和地点。3、根据来宾情况，行政部提前根据接待标准，礼赞来宾的酒店，并在适当的时候制定了酒、烟、餐的标准。4、行政部门根据来宾情况，事先准备好资料及相关资料(手册、产品手册等资料)，并根据报告来宾由主要领衔部负责人报告。5、由于特别会议，行政部门要准备鲜花、水果、香烟、汽车、音响设备、投影设备、领导座位签名、横幅、欢迎卡制作、导游标志、礼仪人员安排、新闻媒体和起草文章、拍照等。6、行政部门根据情况分配接收所需的车辆，确保车辆清洁，安全能力优秀，司机车辆服从行政部门经理、事务主任和主管人员的协助部署，统一调度。7、与购票有关的行政部门根据情况提前购买票和机票。五、接收标准第

4、一接收标准：地方以上领导；各大厅、主席团主要领导人；外宾；重要客户重要代表团和参观团；董事会和公司的主要活动等。同行：董事长、总经理、副总经理等相关领导人。1、英折：总经理、副局长、办公室主任在高速公路区、机场、车站迎接，注意掌握英碟机，接待人员介绍主宾的时候，顺序上(介绍时顺序上)要注意。应该先介绍身份低的一方，再介绍身份高的一方。先介绍主人，后介绍客人。先介绍职位低的人，后介绍职位高的人。先介绍男性，再介绍女士。先介绍后辈，再介绍长辈。先介绍个人，后介绍集体。接待外国访客的时候，如果客人和主人不止一个，那么介绍他们俩的时候，首先要介绍一位主人，介绍一位客人。但是介绍各方的时候，通常要根据职

5、位的高低依次行动。来访时，主人先伸出手表示欢迎。离开的时候，等客人的人先伸出手，主人再互相握手。握手的强度仅限于不抓疼痛的手，初次见面的时间一般控制在3秒以内。介绍的时候，将身份和地位低的一方介绍给相对身份和地位高的一方。)，以获取详细信息2、访问：董事长、总经理、副总经理等相关领导陪同，介绍办公室主任沿途公司的基本情况，并详细介绍公司(项目)到达后与公司(项目)相关的信息。3.座谈：公司职员确认公司环境、室内、卫生间清洁、室温适宜、照明充足，并将公司简介或相关资料、纸笔、茶杯、水果、香烟放在会议室。根据需要制作地图石表、横幅、欢迎表、指示剂、音响设备、投影设备、摄影设备。相关报告由总经理或副

6、总经理报告。5、用餐标准：综合部根据情况预订饭店或酒店，简单的用餐消费应控制在100元/人以下，宴会消费应控制在150元/人以下。饮料被控制在120元/瓶以下。6、住宿标准：住宿标准应该在4星级之类的酒店。7、综合部根据情况购买礼节性礼物。次要标准：来宾类型：市、州政府部门主要负责人；重要的访问组、代表团；重要客户行政会议等随行人员：副主任、办公室主任、相关部门经理1、英接：总经理、副局长、办公室职员到公司食堂接客人。2、访问：总经理、副总经理、事务总监、相关部门经理陪同，沿途介绍公司的基本情况，到达公司(项目)后详细介绍公司(项目)相关信息。3.座谈：公司人事安排公司环境、室内、卫生间清洁、

7、常温适当、适当的灯光、公司介绍或相关资料、纸笔、茶杯、水果、香烟在接待室。4.相关报告由副总裁或应对部门负责人做。5、用餐标准：综合部根据情况预订饭店或酒店，简单的用餐消费应控制在80元/人以下，宴会消费应控制在100元/人以下。饮料被控制在100元/瓶以下。6、住宿标准：住宿标准应该在三星级等酒店。7、综合部根据情况购买礼节性礼物。步骤3标准：来宾类型：县政府的主要领导；参观团；核查团；一般工作会议。随行人员：副总裁、事务官、相关部门经理和员工。1、访问：副总裁、相关部门经理及员工陪同，相关人员沿途介绍公司的基本情况，并详细介绍公司(项目)到达后的相关信息。2.座谈：公司职员保证公司环境、室

8、内、卫生间的清洁，将公司简历或相关资料、纸、茶杯放置在接待室。3、相关报告响应部门经理报告。4、用餐标准：综合部根据情况预订饭店或酒店，简单的用餐消费应控制在50元/人以下，宴会消费应控制在80元/人以下。饮料被控制在80元/瓶以下。5、住宿标准：按照对方的要求，在预定的协助下，公司不负担住宿费。六、接待礼仪：1、仪表：脸干净，穿着得体。2、行动：安静大方。3，说话：语气温和，彬彬有礼，彬彬有礼。4、态度：诚实、热情、不谦虚。5、迎接客人的时候：要把握好欢迎时间，和公司门或车站机场一起提前等，招待员介绍主宾的时候要注意顺序。6.收到名片时：要以恭敬的态度双手接受，默许后，郑重地进入口袋。7.穿

9、过走廊的时候：通常在客人的右侧前面经过，然后随时向左侧返回，随着客人的脚步伸出右臂，说：“请到这边来。”8、进电梯的时候：要告诉客人上几楼，先选，先出来。9.座谈诗：客人们就座后，要用双手封车。先接待客人，后主人，先领导，后同事。10、送客时：按照身份确认规格，送到公司门口、车旁边，招手让客人离开。七、注意事项接待涉及机械服务、秘密文传、重要会议，特别要注意秘密，接待时要善于介绍公司情况，内外都要有所不同，要严守本公司的商业秘密，如果拍摄不适合，要向参观者说明。八、信息反馈接待人员应及时填写重要的访问信息，汇总与访客交流时获得的信息，并将其中对公司有价值的信息传达给提取组长。X.商务招待会的座

10、位安排(图)(a)会议主席会议的安排1、讲台必须定序，贴标签。这样才能避免领导层面对面坐着掌权后互相让步。2、席次左阵，领导单日时让主要领导居中，2号领导在1号领导中引导左手位置，3号领导在1号右手位置；当领导者偶数时，1、2号领导能力同时居中，2号领导能力仍然在1号领导能力的左手位置，3号领导能力仍然在1号领导能力的右手位置。各机关的领导人同时登上讲台，通常按机关排序。能灵活掌握，不能移动机械框架。对于一些德高望重的老同志，也可以适当地前进，对于一些年轻的领导同志，也可以适当地后退。另外，邀请的上级单位或兄弟单位的内部频率也不一定要按照职务水平分配。按照通常的原则，上级单位或同级单位的来宾实

11、际职务略低于主人方领导人，可以安排在主席上适当的位置。这样会表现出对客人的尊重，让主客都觉得更有品位。4.上级石委员会的领导同志届时是否能出席会议，在会议前必须一一履行。领导层同志到达会场后，要在休息室等一会儿，逐个验证，并告知上台后坐的位置。如果讲台数量多，还应该准备座位地图。有临时变革的话，要及时调整座位、名字，防止在座位上出现名牌错误或领导空缺。此外，请仔细填写签名，注意不要出现错别字。讲台数为奇数的时候讲台数是偶数的时候(b)，宴会座位的安排宴席客人，一般主陪在房门对面的位置，1号客人在主同行的右手，2号客人在主同行的左手，3号客人在副主人陪同的右手，4号客人在副主人陪同的左手，吉他可

12、以随意。上述主供奉的位置是根据一般的宴会来决定的，如果场景中有特殊的因素，就要根据情况来决定。上餐桌书商(c)，仪式座位安排签字双方的主人在左边，客人在主人的右边。双方其他人员一般对等，安排在主客左右。(d)，有关汽车的座位安排轿车1号座位在司机的右后方，2号座位紧挨着司机，3号座位紧挨着司机。后排坐3个人，3号座位在后排中间。中汽主席在司机后面的第一排，1号座位在临窗位置。乘车座位安排(e)，照片座位与讲台相同。附件：会议座位安排长桌子附注：a是上级领导，b是主席沙发房与外宾会谈注意：a是主体，b是客户与上级领导座谈附注：a是上级领导，b由主要当事人领导附件1业务招待费管理规定第一章总则第一

13、条为了加强和规范公司业务招待费支出的管理，特别制定本办法。第二章适用范围第二条业务费：按业务要求的礼金、礼物、赞助费及按业务要求的香烟、酒等。第三条招待费：因工作关系，接待相关人员而产生的伙食费、招待费；相关部门职员的差旅费、住宿费等；在公司食堂招待时发生的用餐费用；这是因为接待用的酒、饮料、香烟等费用。第三章使用原则第四条接待是基于热情、礼貌、细致、勤俭、体贴的原则。实行等级责任，应对款待。第六条各部门根据年度工作计划安排相关交流单位及个人的工作联系表(见附表1)，副总经理，董事长批准，明确款待范围。审批流程根据财务管理制度，费用报销管理制度运行。第七条坚决控制非业务性接收，适当控制业务接收

14、。可以接受，也可以不接受待命，不接收；可以参加招待会，也可以不参加。可应计费用应计，无应计；态度热情，费用低廉。第八条严格按等级招待是受接待人员的水平和与公司工作的奖励离职程度，相当于接待，禁止二级接待。第九条吃饭时，严格控制火花数。遵守高级接待执行部门飞机不参与客人的用餐规定。原则上不能超过3人，如果3名以上职员同行，必须事先得到总经理或理事长的批准。第10条公司领导和海外董事检查指导工作，不包括与客人视察同行1法律是工作餐。公司内的各兄弟单位、子公司因公出差到公司，原则上以业务餐招待，严禁相互宴饮。第四章支出标准第十一条接待普通来宾，每顿饭接待500元以下(包括酒水等)，酒水标准酒类管理为

15、80元/瓶以下(按3级招待标准执行)。第十二条与政府部门局级以上(包括副局长级)主要干部有关的人员，每席800元以下(包括酒水等)，酒类标准酒类由80元/瓶以下(按3级接收标准执行)控制。第十三条环州市政府的主要领导和政府部门的主要领导、股东董事以上主管人员每席1000元(包括酒水等)，酒水标准酒类控制在100元/瓶以下(按二级招待标准执行)。第十四条承包住持承包以上主要领导级人员每席1200元以下(包括酒水等)，酒水标准酒类被控制在100元/瓶以下(按一级接待标准执行)。第15条接待用白酒一般不超过3瓶。特殊情况一次最多不能超过4瓶(以梅为准)，白酒不能超过标准。第十六条中国的传统节日(端午

16、节、中秋节、春节)，各部门根据需要，根据公司的具体要求，决定是否安排节日费用。根据实际需要，每个职位的重要性，标准分别为80元/人，100元/人，120元/人。如果不在业务联系表范围内，或者需要以上标准以上的措施，则需要得到总经理的特别批准。第五章审批权限第17条在招待任务执行之前，管理者必须先填写招待费审批单(见附录ii)，注明招待对象、场所、理由、参与人员并获得批准。第十八条单一招待费在300元以内按以下程序审批。申请人部门经理常任副总裁；单一招待费在300元以上500元以内的话，申请人部门经理商务部总经理。单一招待费在500元以上800元以内的申请人部门主管商务部总经理主席批准，单一招待费在800元以上的情况下，按照以下程序登记。申请人部门主管商务部总经理总裁批准，招待费支出的合理性，真实性等负责人的责任。有关详细信息，请参阅财务管理制度、费用报销管理制