2015-2016财年综合办公室主任述职报告

1、,2,0,1,6,管理保障线综合办公室 汇报人：钟娟,南昌华南城2015-2016财年工作汇报,南昌华南城2015-2016财年 管理保障线综合办公室工作汇报,汇 报 人：钟娟,汇报时间：2016年4月23日,目录,1,2,2015-2016财年工作总结,2016-2017财年工作计划及措施,1,2015-2016财年工作总结,1,15-16财年 工作计划完成情况,未完成工作 原因分析,3,目标责任书 考核情况,2,全面预算 执行情况,4,15-16财年工作思路,15-16财年工作完成情况,行政事务资产管理,PAST,PRESENT,资产编号多重化 资产状态杂乱化 资产回收无序化,资产编号清楚

2、化 资产状态清晰化 资产使用核销化,15-16财年工作完成情况,VS,业务部门自行选择供应商，大项目未曾进行招投标； 财务对价格进行了审核; 无相关部门牵头对价格、数量及材质进行纵向的监管；,建立制度完善培训 OA发布大额非工程类招标采购小组工作制度，对 相关业务部门进行非工工作流程培训 价格审核把关严格 自2015年8月起，通过核价、议价、开标等方式节省费用约135万元 数量、材质验收一丝不苟 经非工小组核价的项目，协助业务部门进行验收 建立优质供应商数据库,PAST,PRESENT,行政事务采购,15-16财年工作完成情况,VS,物品出入管理： 2联放行条形同虚设，物品无追踪 宿舍管理：

3、宿舍资产损坏责任人难查寻，维修费用均公司承担 报修事宜：涉及多个部门，报修繁琐，部份维修时间冗长,物品出入追踪制 放行条一式三联，建立出入台账，每月对未正常回收的物品进行跟进追踪，对回来物品质量进行检查。 宿舍管理责任人制： 谁使用谁负责，谁损坏谁维修原则， 入住、退宿均对资产状态签字确认 报修处理 建立8110报修专线，统一分拣，跟进,PAST,PRESENT,行政事务行政总务,15-16财年工作完成情况,VS,行政事务组车队接待,接待流程标准化,车队运行正常,内部接待：接到需求电话915次 外部接待：66次，接待人数1246人,15-16财年工作完成情况,VS,流程冗长：审批人员多，时间长

4、， 费用均摊：用多用少都 一样（涉及到E卡通、长途电话、打复印机等费用） 信息资产：信息资产管理不清晰,流程合理性优化 部份OA流程优化至4个审批环节 费用条线责任化 根据实际情况进行分摊。 信息资产合理优化 对闲置电话及宽带资源进行梳理，根据打复机纸张使用情况进行合理调配，离职人员分机关闭外线功能等,PAST,PRESENT,.流程信息组,15-16财年工作完成情况,OA系统、明源POM系统、明源销售系统、明源租赁系统、金蝶EAS系统、物业思源ETS系统的日常维护及培训,办公设备（电脑、打复印机等）的使用管理及维护；调整网络架构，划分VLAN，扩大局域网容量；深信服设备上线，上网行为按等级进

5、行管控；梳理电话及宽带使用情况，避免资源闲置浪费,监控、E卡通、LED、会议等弱电系统的管理维护，重要接待、会议信息保障,IT服务1小时响应，提供IT服务及支持2500余次,.流程信息组,15-16财年工作完成情况,. 计划运营,对接集团事务,按集团要求规定时间内完成,督办协调,有跟进协调工作雏形 但方法、过程仍要改进,绩效考核,绩效三步走，完成前两步 建立绩效模式，与部份工资挂勾,月度经营分析会,建立经营会形式 停留在总结阶段 形式至内容都需要深挖,15-16财年工作完成情况,VS,. 综合事务,印章管理,严格执行集团关于印章审批权限之外，根据 南昌实际情况进行灵活性处理。合计用印枚数为：2

6、43299枚。变通性强，流程简化。,保险理赔,对于现有园区内所有项目涉及财产险/建工险均已购买。处理财产险理赔案件94起,工商注册,几大关联公司的注册及注销，完成所有公司的董事监事的变更及一照一码证件变更 。,档案管理,按集团和南昌公司关于档案管理的要求完成各项工作，仍然是集团标杆。,15-16财年工作完成情况,. 法务工作,法律诉讼案件,1、办理案件51件（含应收账款、追偿、租金、物业费、交通事故、劳动纠纷等）； 2、已结案件25件，胜诉标的额590万元(不含胜诉后的退铺金额），败诉标的额12万元（5.20交通事故案）；未结案件26件，涉案标的26,51万元。,建立案例库、法律法规库,每月在

7、OA系统上传与公司经营事项相关的最新法律法规及案例，,法务工作指引,制定法务工作指引、合同审批指引及南昌华南城案件管理制度，报批并OA系统公布,其他,日常占据大量工作时间的法务工作事务处理：包括出具法律意见，提供法律咨询，文件起草和审核。,2,2016-2017财年工作计划,15-16财年面临问题,自我要求不高,专业技能不齐,抱怨多建议少,天下之事 不难于立法 而难于法之必行 不难于听言 而难于言之必效,新常态老方法,融合性思维差,看问题单一性,16-17财年工作思路,了解一线需求,融入一线业务,紧跟一线节奏,把握公司策略,变被动为主动 变无序为有序 在务实中求精细 在创新中求突破,第二部分

8、工作计划,以一线需求为出发点,以体系化思维 构建一个有生命力的，可复制的管理模式,第二部分 行政工作计划,控费用 提效率 弘文化,标准化 模块化 精细化,闭环性 创新性 共享性,前置性 规范性 突破性,车队,接待事务,行政总务,资产管理,采购,优流程 高效率 阳光化,第二部份 综合事务工作计划,印章管理 1、执行集团印章管理要求的同时，对常规用印流程进行优化，减少审批环节； 2、拟制印章使用管控权限审批表第三版，报领导审批及集团备案； 3、对于常规性用印文件，把控主要的风险点。,工商注册 梳理工商注册、变更、注销的商事材料清单样式，并进行培训，加快办理报批流程,档案管理 1、结合管理部办法，将

9、工程档案、综合档案的月报、文件资料提交纳入公司执行力考核中。 2、日常管理过程中，对于档案利用、借阅等工作做到规避风险，并通过系统走审核流程； 3、对专业公司的档案管理起到监管作用，每月检查不少于一次。,第二部份 流程信息工作计划,设置文件共享、域控等服务器，强化数据分享及安全备份,搜集存在问题或意见反馈， 加强系统新功能模块培训,通过技术手段对办公电脑使用和上网行为实行全面管控。配合集团完成各项信息化建设指标。,.流程信息组,通过费用管控 资源配置优化,第二部分 计划运营工作,1,2,3,4,运营管理,绩效考核 目标导向 重点有效 科学合理,计划节点 流程梳理 过程严控 方法创新,经营分析 问题剖析 数据说话 重点突破,各管理部