第四讲控制方法和技术

1、第四讲 控制方法和技术,思考： 1.查找资料，结合控制方法与技术知识，谈谈如何控制药品虚假广告？ 2.查找资料,谈谈如何控制政府“三公”消费？,-一件事情，无论计划做得多么完美，如果没有令人满意的控制系统，在实施过程中仍然会出问题。 -控制是管理工作的最重要职能之一，它是保障企业计划与实际作业动态相适应的管理职能。 -控制工作主要内容包括确立标准、衡量绩效和纠正偏差。 - 控制是根据拟定的计划，对实现目标的进展情况进行确定或衡量的过程，它与计划、组织、指挥和人员配备目标的实现密切相关。,开章案例 A国国防部为了发展一个军事项目，向国会参议院军事委员会提交了一份拨款申请报告。军事委员会经过审核，

2、最终否决了国防部的拨款申请。但是，国防部还是通过一定的途径，着手实施该军事项目。军事委员会获知该消息后十分愤怒，于是就要求国防部负责人向他们解释为什么要违反国会的决定。该负责人并没有如实汇报以及承认错误，而是为国防部的行为辩解，但答应以后要进一步改进。军事委员会的有些成员对该负责人的回答感到不满，于是要求审计部门重新检查国防部的重新立项程序，并要求重新检查国防部所有的重新立项要求，以确定国防部是否遵守了国会的相关法律。然后，参议院军事委员会通知审计部门对国防部的重新立项进行评估并提出改进建议。审计部门向国会提交的报告表明，国防部已经建议从小型洲际导弹项目中重新立项拨款10亿美元，用以发展国会已

3、经否决的军事项目。于是，国会就否决了国防部企图利用小型洲际导弹项目的资金作为大多数要求重新立项的资金来源的报告。然后，国会又消减了该项目3亿美元的资金，彻底消除了它作为重点立项资金来源的可能性。 问题：A国国会对国防部采取了哪一种控制方法？其实施程序有哪些？,3.1 控制工作概述 一、控制的必要性 环境的变化 管理权力的分散 工作能力的差异 实现组织既定目标 及时纠偏 二、控制目的 1.维持组织的协调运转 2.开拓新局面 3.解决组织中存在的问题 临时问题 慢性问题充分重视并及时解决 4.明确员工职责 5.降低风险,三、控制类型与控制内容,四、控制的基本要素 1.控制标准 2.责任中心 3.控

4、制职责 4.信息系统 5.激励机制,五、有效控制的原则 （一）适时控制 （二）适度控制 1.防止控制过多或控制不足 多则扼杀积极性，少则无序 影响因素：活动性质、管理层次、下属的受培训程度、景气循环 2.处理好全面控制与重点控制的关系 ABC、例外原则 3.处理好控制成本与控制收益的关系 使花费一定费用的控制得到足够的控制收益 （三）客观控制 （四）弹性控制 1.与规模相关的控制标准 2.多重标准的设计系统,六、控制过程,（一）确立标准 1.确定控制对象 影响组织运行效果的因素：关于环境特点及其发展趋势的假设、资源投入、组织活动 2.确定关键点 3.制定标准 方法 统计方法、 经验估计根据评估

5、建立标准 工程方法 标准内容 政策标准、职责标准、工作标准、行为标准、财务标准、时间标准,（二）衡量工作成就 通过衡量绩效检验标准的客观性和有效性 确定适宜的衡量频度 建立管理信息系统 （三）采取管理行动 1. 什么也不做 2.纠正偏差 找出偏差产生的主要原因 确定纠偏措施的实施对象 选择恰当的纠偏措施 改进实际绩效 修订标准,控制过程图,3.2 传统控制方法和技术,一、现场观察法 （一）优点 1.可以获得最真实的第一手资料 2.发现员工中的优秀人才 3.判断组织系统运转的正常性 4.获得灵感 5.激励作用 （二）缺点 1.下级造假 2.质疑上级对其干涉与猜疑,二、统计数据资料分析法 要求：保

6、证数据资料的及时有效性 三、专题报告分析法 1.专题报告 2.主要目的 3.执行者 4.专题报告的特点,3.2 传统控制方法和技术,四、人员管理控制法 （一）本质 主要集中对组织或部门内部人力资源管理 （二）具体体现 控制主体通过对组织或部门内工作人员的行为、成绩的评价和主要人事比率的分析来采取相应的控制措施。 （三） 步骤 1.工作分析 2.制定工作标准 3.工作绩效鉴定 4.评价与反馈 5.分析组织中种类人员比率与组织目标的关系等,3.3 预算控制,一、预算的种类 预算是一种以货币和数量表示的计划，是用数字来表示预计的结果。 1.经营费用预算经营费用支出计划。 2.投资费用预算资本支出预算

7、。 3.收益预算以货币单位表示的收入。 4.现金预算对一定时期内的现金收支进行预测，估算计划期内可能提供的现金和所需支付的现金，可求得现金收支平衡。 5.资产负债预算表综合预算，主要考虑计划期的资产和负债的具体数据，从而可反映企业的经营状况，包括资产负债表和资产损益表。,二、预算的特点 1.预算是有时间期限的。 2.预算是数字化的计划。 3.预算通常由预算委员会负责编制。 预算一旦确定，就要保持严肃性，一般不轻易更改。 4.预算执行情况通常由财务部门负责收集反馈。,三、预算的作用 1、帮助管理者掌握全局，控制整个经营状况。 2、为组织的各项活动确立财务标准，使控制过程中的绩效衡量更加客观可靠；

8、 3、很容易测量出实际活动对预期效果的偏离程度，从而为采取纠正措施奠定了基础。 4、便于培养勤俭节约、精打细算的工作作风。,四、预算编制的程序 1.下属各部门制定本部门的预算方案； 2.上级管理者对下属部门预算方案审批、平衡并制定本部门总预算草案； 3.预算委员会审核、平衡各部门的预算草案； 4.预算委员会与高层管理者进行协调、拟订出本组织的预算方案； 5.预算委员会呈报整个组织的预算方案，高层管理者审批、逐级传达 例：中国财政预算的“二上二下”,五、预算的缺点 1.局限于可计量的，特别是可以用货币单位计量的业务活动，而不能反映那些不能计量的项目。 2. 缺乏灵活性和适应性。 3.错把手段当目

9、的。预算可能使主管在活动中害怕超过支出预算的规定，而忽视了部门活动的本来目的。 4. 费用预算总是习惯于按过去情况增减，故意加大或缩小预算基数，使预算缺少可靠的依据。,六、两种有效预算控制法 （一）零基预算 零基预算控制是美国得克萨斯仪器公司的彼得A菲尔于1970 年提出的，后来在美国政府与企业界得到了广泛的应用。这种方法主要为克服传统方法的弊端而设计的。 1.零基预算的基本指导思想 在编制预算时，要以组织目前遥需求和发展趋势作为审核基准，通过对每项费用开支的合理性进行重新审核，在成本-效益分析的基础上确定预算。,2.零基预算的优点 有利于控制组织内部的各种随意性开支； 有利于高层管理者将精力

10、集中于战略性的重大项目上来； 有利于整个组织作全面的审核 有利于提高管理者在计划、预算、控制等方面的水平,3.零基预算的编制程序 第一步 在编制预算前先确定组织的目标体系。 第二步 把所有的活动都看作重新开始即以零为基础，并在此基础上确定计划年度的费用开支的多少。 第三步：将各项活动按其重要性大小排出先后顺序。 第四步：据资金与资源的规模及各项活动的重要性进行资金与资源的分配，在进行分配时，优先保证排在前面的活动项目，以此类推，直到把资金与资源分配到最后一个项目为止。,（二）项目预算法 是一种以最有效地实现组织目标的方式为合理配置资源提供系统方法的控制手段。 1.主要特点 强调选取实现组织目标

11、的最佳途径，着眼于对各种方案的费用效果分析 按规划的项目进行分阶段拨款,2.项目预算的基本方法 自上而下的项目预算 这种方法主要依赖于中上层项目管理人员的经验和直觉（判断）。这些经验和判断可能来自于历史数据或相关项目的现实数据。 人们通常认为，项目预算的过程是一个零和博弈，一方的获得意味着另一方的损失。其间充斥着权利的争夺和激烈的竞争。 自上而下方法的优点 总体预算往往比较准确。 避免了某些任务获得了过多的预算而某些重要任务又被忽视的情况。, 自下而上的项目预算 要求全面考虑所有涉及到的工作任务 涉及到一定的博弈形势。 自下而上预算的优点： 基层人员更为清楚具体活动所需的资源量 可以避免引起引

12、起争执和不满。,3.公共部门推行项目预算的困难 现行的会计制度与实行项目预算的要求不相适应； 缺乏明确、具体的目标； 财务人员习惯于传统的预算方法； 目前尚缺乏一整套的进行费用效果分析的目标与方法体系，等,七、如何实现有效的预算控制 1.高层管理者的支持 2.所有管理者的参与 3.制定相应的标准 4.重视信息反馈,海南省保健品广告审批程序 一、许可事项：保健品广告审批。 二、许可依据： 国务院对确需保留的行政审批项目设定行政许可的决定（第412号令） 三、申办条件： （一）审查范围： 1、海南省内企业生产的保健品； 2、海南省内进口保健品代理机构总代理的保健品。 （二）申办单位： 1、保健品生

13、产企业、进口药品代理机构； 2、受保健品生产企业委托代为办理广告的经营企业或广告经营单位。 四、申报资料： （一）保健品广告审查表一式五份； （二）与发布内容一致的样稿（样片、样带）和电子化文件；申办人通过国家食品药品监督管理局网站（）下载“保健食品广告申请系统”，按要求填报。为避免混淆，在报送广告申请时，应一个广告申请对应一个电子版文件，且该电子版文件名称应体现所对应的广告申请。 （三）保健食品批准证明文件复印件； （四）保健食品生产企业的卫生许可证复印件；,（五）申请人和广告代办人的营业执照或主体资格证明文件、身份证明文件复印件；如有委托关系，应提交相关的委托书原件； （六）保健品的质量标

14、准、说明书、标签和实际使用的包装、说明书。 （七）保健品广告出现商标、专利等内容的，必须提交相关证明文件的复印件； （八）其他用以确认广告内容真实性的有关文件； （九）宣称材料实质内容真实性的声明。 （十）所有复印件必须加盖申请单位公章，申报资料按顺序用A4纸准备。 五、审批程序： 1、申请。申请人向海南省食品药品监督管理局提交药品广告批准文号申请和申报资料。 2、受理。申请及申报资料经审查符合要求的，予以受理；不符合要求的，不予受理，通知申请人并说明理由。 3、审查。按照广告法、保健食品广告审查暂行规定等有关规定，对申报资料的真实性、有效性、合法性进行审核。 4、决定。经审核符合规定的，核发

15、保健品广告批准文号；不符合规定的，作出不同意核发保健品广告批准文号的决定。 5、送达。向申请人送达保健品广告批准文号文书或不予核发保健品广告批准文号的决定。 六、审批时限： 审批时限：自正式受理至作出是否同意保健品广告审批决定日止20个工作日。,3.4 程序控制方法,一、程序控制概述 （一）程序及其特征 1.程序 对组织或部门中操作或事务处理流程的各个环节的描述、计划与规定。 2.特征 是一种优化了的计划 具有系统性 是一种控制标准 通过文字、格式与流程图等方式对组织业务处理流程作出严格又详细的规定。 3.程序控制 是依据程序所提供的标准而展开的控制活动,（二）公共组织程序控制 1.定义 通过

16、对公共组织或部门的具体管理过程或事务处理流程进行控制的一种方法。 优点：减少失误、保证质量 2.方法 依据管理学原理，借助业务流程图的工具，进行管理的程序分析。 业务流程图：是一种利用一些具有特定含义的文字、符号，形象而具体地描述系统业务流程的图表。 见下页“常见业务流程图符号”,常用业务流程图符号,文化经营项目审批程序 （一）向市文化局提出歌舞厅、音像制品的批发、零售及营业性播放、电子游戏机室及综合性游艺等项目审批程序： 1、经营者向区文化站提出申请； 2、经区文化站初审核，然后由分管文化的办主任、区领导审核，到文化局、卫生局、公安局、消防大队、环保局等有关部门审批； 3、有关部门审批后到市

17、文化局审批； 4、获批准后，可办理文化经营许可证； 5、文化经营许可证办理完毕后，到工商、税务部门办理有关证照登记手续。 （二）向区文化站提出卡拉OK厅、音像制品零售及出租、图书报刊零售及出租、游艺等项目审批程序： 1、经营者向文化站提出申请； 2、经区文化站初步审核后，由分管文化的办主任、区领导审核； 3、通过镇（区）级审核后，到市文化局，公安局，卫生局，消防大队，环保局等有关部门审批； 4、获批准后，可办理文化经营许可证； 5、文化经营许可证办理完毕后，到区工商、税务部门办理有关证照登记手续。,三、程序失败的原因 1.程序冲突 2.过分依赖程序 3.程序过时 4.对程序不了解,四、有效程序

18、控制原则 1.将程序视为一个系统 2.简化程序 3.保证程序的计划性 4.评价程序运行所需费用 5.控制程序的运行 6.保证程序的权威性,3.5 全面控制方法和技术与面向未来的 预防性控制,一、全面控制方法与技术 （一）管理审计法 指组织或部门全面、系统地评价、分析全部管理工作绩效的一种控制方法。 管理审计一般由组织内部有关部门的专职人员和聘请外部的专家一起来进行。 实质：针对整个组织开展的审计 类型：可分为外部审计与内部审计，但一般是指外部审计, 内部审计法 1.定义 内部审计是由组织内部的机构或有财务部门的专门人员来独立进行的审计。 2.内部审计的作用 第一，提供了检查现有控制程序和方法能

19、否有效地保证达成既定目标和报告既定政策的手段。 第二，提供有关改进公司政策、工作程序和方法的对策建议。 第三，有助于推行分权化管理,小资料 英国对政府官员和公务人员的行为有诸多规定，其中最核心的有两条：一是保证官员清廉，收入正当，不多花纳税人一分钱；二是在工作中必须坚守人人平等的原则，不能有性别、种族、职业歧视。 官员的清廉，主要是通过财产申报制度和严格的公款报销制度来落实。 1.财产申报不仅包括官员本身，也包括官员家属。 2.严格的公款报销制度。官员报销公款，不仅有款项，还要说明细则，比如差旅费，议员往返选区及出国的费用都要一一列清楚，乘车、乘船、乘飞机都要说清楚，还要把配偶的出差情况、个人

20、度假时自费差旅都要列出，并且公之于众，是否“滥用公款”一目了然。, 外部审计 外部审计是由外部机构（如会计师事务所）选派的审计人员对组织财务报表及其反映的财务状况进行独立的评估。 要求： 1.外部审计公司应该是专业的和为社会所公认的； 2.外部审计公司是独立的，以保证得出结论的客观性； 3.开展外部审计的公司应熟悉审计工作和管理服务工作； 4.取得审计对象的管理层和顾问小组的帮助和支持。,（二）损益控制法 指根据公共组织或部门的损益分析表，对其经营状况、管理绩效进行综合控制的一种方法 实质：通过对损益表的分析，对组织的利润或直接影响利润的因素进行控制 （三）投资报酬率分析法 投资报酬率=利润总

21、额/投资总额100% 作用： 促使事业部的管理者从组织最高层主管的角度来分析本部门的经营状况，实现各分权单位的目标与组织整体目标之间最大限度的一致化,二、面向未来的预防性控制 （一）基本原理（理论假设） （二）基本做法 1.高校培训 2.工作岗位的实践锻炼 3.上级指导 4.自学提高及考核 （三）实施的原因 1.直接控制在“不确定性因素”面前无能为力。 2.管理者缺乏知识、经验或判断力 （四）优点,3.6 管理信息系统与信息控制方法,一、什么是管理信息系统 （1）管理信息系统最核心的含义是指能够经常地为管理层提供所需信息的系统。 （2）这种系统可以是基于手工的，也可以是基于计算机的，但是目前所

22、有谈论的包括我们这里讲到的，都集中在计算机支持的应用系统上。 （3）管理信息系统特别强调提供给管理层的是信息，而不是单纯的数据，因此，要求管理信息系统具有良好的信息加工的功能。,二、管理信息系统的设计与实施 （一）一个完整的信息系统在设计过程中大体包括如下步骤： 组织决策系统的分析。 信息需求的分析。 决策的综合。 信息处理设计。,（二）管理信息系统在系统安装过程中要注意的问题 安装前的调试。 用户的培训。 积极应对来自组织的抵抗。 安全性。 系统的定期评审。,三、管理信息系统对管理者工作的影响 管理信息系统对管理者工作的影响是多方面的，它不但对管理者提出了更高的要求，而且会影响管理者管理职能的运用。主要表现为： 直接参与 决策能力 组织设计 权力,案例分析 一、P58开章案例 二、P79阅读材料 三、查找资料，结合控制方法与技术知识，谈谈如何控制药品虚假广告？ 四、 查找资料,谈谈如何控制政府“三公”消费？,据国家财政部、国家发改委和国家统计局调研数据显示， 2005年以来，中国财政行政事业公用经费支出每年增加1000多亿元，政府行政开支20年来已经增长了近百倍。公车消费加之公款吃喝和公款出国，费用总额占国家行政开支的30%。 2011年3月，北京市财政局公布全市公车数量。截至去年底，北京市党政机关、全额拨款事业单位公务用车实有数为62026辆。此举再次引发民众对公车