清华大学 Access数据库应用与实训教程全集页

1、总编辑：冯敬哲副主编：陈承欢参加：吴晓鹰、杨倩玲，总目录，第一章数据库基础知识，第二章微软Access 2003基础知识，第三章数据库设计与操作，第四章Access数据表操作，第五章Access查询及其应用，第六章表单设计，第七章报表，总目录，第八章数据访问页，第九章宏观，第十章数据库安全与管理，第一章数据库基础知识，学习目的与要求：随着计算机应用的深入，数据作为一种资源，其重要性越来越大数据库技术是计算机科学技术最重要的分支之一，已经成为信息系统的重要技术支柱。本章将介绍数据库系统的基本概念和数据模型。读者需要掌握关系数据库的基本知识。1.1数据库简介1.2数据模型1.1数据库简介作为应用系

2、统的核心和管理对象，数据库是一组相关数据，可以由多个用户共享，并且独立于应用程序。数据库以表格的形式存储各种数据，并以查询、表格和报告的形式为用户提供服务。1.1.1数据库系统简介一般来说，数据库系统由计算机软件和硬件资源组成，可以有组织地动态存储大量相关数据，便于多用户访问。数据库系统和文件系统的重要区别在于数据的完全共享、交叉访问和应用程序的高度独立性。数据库主要解决以下三个问题：(1)有效地组织数据。主要是对数据进行合理的设计，以便计算机能够有效地存储数据。(2)方便地将数据输入计算机。(3)根据用户要求从计算机中提取数据。数据库也以文件的形式存储数据，但它是处理数据的高级方式。在应用程

3、序和数据库之间有一个数据库管理软件DBMS。如图1.1所示。图1.1应用程序和数据库之间的关系。数据库系统和文件系统的区别在于数据库按照相同的结构存储数据，其他应用程序可以直接操作这些数据(即应用程序高度独立)；然而，文件系统在数据存储方面缺乏标准化，数据存储可以根据用户的需要随意存储。1.1.2数据库系统的特点数据库系统的出现是计算机数据处理技术的一大进步，它具有以下特点。1.实现数据共享数据共享允许多个用户在不相互影响的情况下同时访问数据，是先进数据库技术的体现。数据共享包括以下三个方面。(1)所有用户可以同时访问数据。(2)数据库不仅可以为当前用户服务，也可以为未来的新用户服务。(3)您

4、可以使用多种语言来完成与数据库的接口。2.实现数据独立性所谓的数据独立性是指应用程序不会随着数据存储结构的变化而变化。这是数据库系统最基本的优势。数据独立性包括两个方面。(1)物理数据独立性：当数据存储和组织方式发生变化时，数据库的逻辑结构不会受到影响，应用程序也不会受到影响。(2)逻辑数据独立性：当数据库的逻辑结构发生变化时(如数据定义的修改和数据关系的变化等)。)，它不会影响用户应用程序，即用户应用程序不需要修改。数据独立性提高了数据处理系统的稳定性，从而提高了程序维护的效率。3.数据冗余减少。用户的逻辑数据文件不必一一对应于特定的物理数据文件，并且可能存在“多对一”的重叠关系，这有效地节

5、省了存储资源。避免数据不一致因为只有一个数据的物理备份，所以在数据访问中不会有不一致。5.加强数据保护。数据库中增加了安全机制，可以防止非法访问数据。由于对数据库的集中控制，有利于保证控制数据的完整性。数据库系统采用并发访问控制来保证数据的正确性。此外，数据库系统采取了一系列措施来恢复数据库损坏。1.1.3关系数据库概述(relational database)是根据关系模型设计的几个数据表文件的集合，也就是说，关系数据库是由关系模型设计的几个二维表组成的。关系数据库是基于符合数学方法的关系模型设计的数据表，因此每个数据表是独立的，而几个数据表是相关的，这使得它具有很大的优势，可以快速推广。关

6、系数据库具有以下特点：(1)它从面向系统的角度组织数据，使数据具有最小的冗余，并支持复杂的数据结构。(2)具有高度的数据和程序独立性，用户的应用程序与数据的逻辑结构和数据的物理存储方式有关。(3)由于数据是共享的，数据库中的数据可以为多个用户服务。(4)关系数据库允许多个用户同时访问，并提供各种控制功能，从而保证数据的安全性、完整性和并发控制。回到本章1.2数据模型，使用数据库技术的目的是描述和存储现实世界中存在的事物以及数据库中事物与数据之间的关系，并对它们进行各种处理，从而为人们提供能够完成现实活动的有用信息。如何用数据描述现实世界中的事物及其在数据库中的关系是数据库技术中的一个基本问题。

7、在数据库系统的体系结构中，模式是整个系统的核心和关键。模式的起源和主题是数据模型。1.2.1数据模型概述理论上，数据模型是指反映客观事物之间联系的数据组织的结构和形式。客观事物是不断变化的，各种客观事物的数据模型也是千差万别，但它们也有其共性。有三种常用的数据模型：层次模型、网格模型和关系模型。1.2.2建立数据模型1。分层模型(Hierarchy Model)表示数据之间的从属关系结构，它是一种有向树结构，以记录的类型作为根节点。层次模型就像一棵倒置的树，根节点在顶部，最高一级；子节点在底部逐层排列。其重要特征如下：(1)只有一个根节点，没有父节点。(2)除根节点之外的子节点只有一个向上的父

8、节点和几个向下的子节点。分层模型表示从一个节点到多个节点，从根节点到子节点，或者从多个节点到父节点到一个节点的数据之间的关系。分层模型的一个例子如图1.2所示。图1.2分层模型示例2。网络模型是层次模型的扩展，它代表了多个从属关系的层次结构，并呈现出一种交叉关系网络结构。网格模型是一种以记录为节点的网络结构，其主要特点如下：(1)有多个节点没有父节点。(2)至少一个节点有多个父节点。网格模型的一个例子如图1.3所示。关系模型关系模型中的“关系”有特定的含义。广义地说，任何模型都可以描述某些事物的数据之间的关系。层次模型描述了数据之间的从属关系；网格模型描述了数据之间的各种从属网格关系。图1.3

9、是网格模型的示例。虽然关系模型中的“关系”也适用于这种广义的理解，但它也指在具有相关性而不是从属关系的并行数据之间按一定顺序排列的集合关系。表1.1是某部门高级人才的基本信息表。其中，四组数据是平行的，从层次从属的角度看没有关系。但是，如果您知道他们是同一部门的员工，您可以建立一个关系(一个二维表)，如表1.1所示。虽然表中的这些数据是平行的，不代表隶属关系，但它们构成了某个部门员工的属性关系结构。表1.1某部门高级人才基本信息表，1.2.3数据库1中术语简介。在办公室使用过Excel(电子表格软件)的用户可能会发现图1.4中的表格与Excel中的工作表非常相似。Access数据库的表与Exc

10、el工作表有相同的点：它们是按行和列组织的，网格线用来分隔每个单元格，数据可以添加到单元格中；Access数据表和Excel工作表的区别在于，在Access数据库表中，表中的每一列都代表一个字段，即一个信息类别，表中的每一行都是一条记录，它存储表中某项的所有信息。只有一种数据类型(文本类型、数字类型、货币类型或日期类型等。)可以存储在访问表的每个字段中。图1.4北风的“客户”表视图，2。索引索引是一个数据列表，它包含表中一个字段或一组字段的关键字，并按一定的顺序排列。数据库可以通过使用索引来快速定位要搜索的记录，从而缩短搜索记录的时间。在如图1.4所示的“客户”表中，用“客户标识”字段建立索引

11、。如果要查找所有以d开头的公司名称，不必在Access库中逐个查找每个公司名称，只需在公司名称索引序列表中直接查找以d开头的客户即可。图1.4所示的表中显示的数据并不多，但是在实际应用中，一个数据表可以存储数万条客户记录。如果没有索引，搜索一个数据需要很长时间，而索引是快速完成搜索大量数据任务的关键。但是，索引太多也会降低Access的性能，因此只需要对经常访问的字段建立索引。3.记录数据工作表分为行和列，行称为记录，列称为字段。每个记录都被视为一个独立的实体，可以根据需要进行访问或排列。表中同一列数据具有相似的信息，如产品标识、产品名称、供应商和类别。这些数据的列条目是字段。每个字段由一个显

12、式数据类型标识。常见的数据类型有文本类型、数字类型、货币类型或日期类型。该字段具有特定的长度，并且每个字段都有一个名称，该名称在顶行中指示其特定的信息类别。行(代表记录)和列(代表字段)的交集是由值存储的数据元素。例如，图1.4中“联系人标题”字段中的“买方”代表“客户标识”为“BERGS”的类别。在同一个表中，值可能会重复出现，但字段和记录是唯一的。字段可以通过字段名来识别，记录通常通过记录的某些独特特征来识别。1.2.4建立数据库模型在使用Microsoft Access创建数据库的新表单和其他对象之前，设计和建立数据库是非常重要的。合理的设计是建立一个能够有效、准确、及时地完成所需功能的

13、新数据库的基础。1.收集项目需求设计Microsoft Access数据库的第一步是确定数据库要完成的任务以及如何完成这些任务。用户需要清楚他们想要从设计的数据库中得到什么信息，这样设计者就可以根据这些信息来决定哪些数据表和哪些字段应该包含在数据表中。建立数据库需要设计者与使用数据库的人进行交流，共同讨论需要由数据库解决的问题，并描述需要由数据库生成的报告；同时，收集当前用于记录数据的表，然后参考设计良好的类似数据库。2.项目框架1)规划数据库中的表规划数据库中的表可能是数据库设计过程中最困难的一步。因为结果(即打印的报告、使用的表格、要解决的问题等。)设计者在理解数据库任务的过程中从第一步获

14、得的数据可能不会为构建数据表结构提供线索。在使用Microsoft Access设计表格之前，您可以在纸上起草和润色设计。设计表格时，应根据以下设计原则对信息进行分类。(1)表不应包含重复信息，并且不允许在表之间复制信息。如果每条信息只存储在一个表中，则只需要在一个地方更新，这样效率更高，并且还消除了在表A和表B中都有客户地址和电话号码的情况。如果只修改表A中的客户地址，则表A和表B中的客户信息是不同的，也就是说，可能会有包含不同信息的重复项目。例如，在表格中只保存一次每个客户的地址和电话号码。(2)每个表应该只包含关于一个主题的信息。如果每个表只包含一个主题的事件，您可以独立于其他主题维护每

15、个主题的信息。例如，客户的地址存储在与客户订单不同的表中，因此可以删除订单，但客户的信息仍然保留。2)确定字段每个表都包含关于同一主题的信息，表中的每个字段都应该包含关于该主题的各种事件。例如，“客户”表可以包含公司的名称、地址、城市、省和电话号码字段。在起草每个表的字段时，用户应该注意以下内容：每个字段都与表的主题直接相关。不包含指导或计算数据(表达式的计算结果)。包含所有必需的信息。将信息保存在最小的逻辑部分。3)定义具有唯一值的字段。每个表应该包含一个或一组字段，该字段是表中存储的每个记录的唯一标识符，称为表的主键。为表设计主键后，为确保唯一性，微软访问将防止任何重复或空值进入主键字段。

16、为了连接存储在不同表中的信息，例如将客户与客户的所有订单连接起来，数据库中的每个表都必须包含一个或一组可以唯一标识每个记录的字段。4)确定表之间的关系因为信息已分配给每个表，并且主键字段已定义，所以有必要以某种方式告诉Microsoft Access如何以有意义的方式将相关信息组合在一起。如果用户(设计数据的人)将“客户”表与“客户订单”表相关联，他们必须定义表之间的关系。您可以在现有的设计良好的数据库中引用该关系。打开北风样本数据库(选择帮助|样本数据库|北风样本数据库)并选择工具菜单上的关系，将出现如图1.5所示的关系窗口。5)优化设计在设计了所需的表、字段和关系之后，您应该检查设计并找出可能的缺点，因为修改数据库的设计比更改充满数据的表容易得多。图1.5关系窗口，3。开发规划如果您认为表的结构已经达到了设计目的，您应该继续并向表中添加数据，然后创建任何所需的查询、表单、报表、宏和模块。微软Access有两个工具可以帮助用户方便地改进数据库的设计，即表分析器向导和性能分析器。“表分析器向导”可以一次分析一个表的设计，在适当的情况下建议新的表结构和关系，并在合理的情况下根据表分析器提供的建议修改原来的表结构(例如当表结构被认为不合理时建议新的表结构)。