办公用品管理、领用和发放ppt课件.ppt

1、办公用品管理、学习目标可以购买或接收办公设备和消耗品。 了解办公用品和设备的采购顺序和顺序。 可以保管、分发和利用事务资源。 可以实施办公设备和办公用品的库存管理。 为了加强公司办公用品购买、领导、发行管理的规范性，根据“节约成本、提高效率、规范流程、明确责任”的原则，提倡“优质环保、勤俭节约”的现代办公方式的各部门分配负责人，由公司统一管理，每季负责人员负责部门办公用品的领导和保管。 一、办公用品的种类，(1)纸簿类：复印纸、复印纸、标签纸、笔记本纸、普通白纸、提高单位的纸张(2)笔尺类：铅笔、圆珠笔、笔、橡皮、白笔、各种尺子、修正液(3)装订类：钉子、打孔、钉子办公桌椅、计算机椅、会议桌椅

2、、沙发桌、电话、传真、复印机、相机、空调、电风扇等二、办公用品的购买、申请手续、办公用品的申请必须填写在办公用品申请书上，办公用品的申请人须填写各部门的办公用品管理负责人(一) 固定资产类根据需要由负责人制定公司内固定资产的立件表，说明需要货物的理由和详细情况，经过部门领导、管理负责人的批准，向苏酒服务部进行购买。 (二)电脑设备消耗品类根据需要，由负责人出具公司内的消耗品购买申请书，说明需要货物的品牌和型号，经部门领导、管理领导批准后向苏酒服务部购买。 (3)事务消耗品类每季度购买一次，根据部门计划的申请，由负责人发行公司内部的事务消耗品购买申请书，说明必要商品的品牌和型号，经过部门领导、管

3、理领导的批准向苏酒服务部购买，制定季节计划，根据中途不补充的清单内容填写，附件组合(四)其他种类采购清单上没有的，金额不到1000元，可以经公司许可自己购买。办公用品的检查、领取及售后服务、办公用品的费用质量和交货售后服务的安全可靠性、三、办公用品的领取，(1)按照订单核对对方交货时发放的货物清单和货物。 (2)发现数量错误的话，应当立即通知，以文件形式通过PS送到公司，与供应商联系。 (3)各部门会议以实际数量支付货款。 (4)收到的每种货物的详细情况必须登记在办公用品管理登记表中。 (5)接受后，必须及时更新库存馀额。 (六)按照办公用品保管规定保管收到的货物。 (七)缔结物品发行制度，确

4、定物品发行人。 四、办公用品的保管，(1)储藏室和储物柜上锁，保证安全，减少丢失。 (2)各种货物要贴清楚标签，表明分类和保管地点，货物(3)新货要放在旧货下或后面，保证先来的货物先放，因为货物旧了(4)体积大、分量重的货物要放在最下面从架子上取东西时发生事故危险的可能性很小(5)应该减少小物品，例如订书机的箱子，放在大物品前面，以免被大物品挡住，很难看到储藏(6)的储藏(7)储藏办公用品，需要易于找到的照明，五、发行办公用品，(1)由特定的负责人发行(2)按照公司规定的发行时间发行紧急需要的物品(3)经有关领导许可，发行(4)登记物品的收据，并对号码、物品名、数量、收件人进行发行核对发放的办

5、公用品(7)注意使用者节约，注意消除浪费，填写库存物品分类记录表、物品收据、六、办公用品库存管理、最大库存量。 这是物品应该保管的最大数量，这个数字的确定取决于保管费、保管空间和物品的保管期限。 最小库存量。 库存馀额达到最小库存量时，必须采取紧急措施检查是否订货，并与供应商联系，决定可以接受的交货时间。 再订货量。 该数字由物品的平均使用量、物品的交货时间的长度决定。 在库存馀额接近再订货量的情况下，意味着必须订购新商品，以使商品馀额达到最大库存量。 库存管理的优点(1)大量资金不被不必要的库存占用。 (2)空间不用于储藏不需要的货物。 (三)可以监督个人和部门物品的使用。 (4)避免物品被

6、破坏或过期废弃。 (5)维持充分的库存，消除组织的顺利运营和库存不足引起的工作延误。 (6)能以正确的库存进行评价。 七、办公用品库存监督检查库存品申请书和库存卡，掌握各部门和某个人使用物品的情况，其目的是防止物品过度使用，该库存监督可能每两个月一次。 定期检查库存登记卡，知道库存品的项目和最大、最小库存量和再订货量的目的，是通过监督来处理过期和多馀的东西，这是为了知道在公司发展变化后，使用方式变化的情况下是否需要重新调整这些量。 该监督通常一年两次检查实际库存，把库存中实际保管的物品的馀额与卡的馀额进行比较，看是否有出入，正确计算以防止浪费和被盗为目的的库存价值，去除未使用的东西。非法填写库

7、存记录。 这种监督通常有一定的时间间隔，例如一年四次。 九、办公设备建设，一.明确日常用品、办公用品、办公家具、各种设备的数量、现状和使用情况的调查，分类建设。 名称、制造商、购买时间、安装场所等2 .设备操作、保证和维护信息3 .设备故障排除和零部件更换信息、故障发生日期、状况、报告员等4 .设备使用情况的登记。 工作实施通过学习库存知识，发现张先生购买A4文件纸的一次进货量不得超过库存数量100令，超过就浪费了。 当库存中A4文件的纸张数达到25张时，张先生定购新商品。 A4文件的纸数少于15张时，如果老张还没买这张纸，老张就失职了。 班级举办元旦的联欢晚会。 你作为购买集团的成员负责购买派对的使用物。 你打算从什么方面做这件事？技能训练，秘书张先生负责公司办公设备和办公用品的库存管理。 他的记性很好，每次进货，马上就能记住到货的货物规格和质量，所以他没有登记过货物。 一天下午，朋友刘先生拿着公司市场部的收据来领取商品。 小张那时有事，让小刘自己去取商品。 老张下班回来，小刘已经把行李拿走了。 小张没有看发货单，也没有检查货物，下班后就把门关上了。 月末查了库存，发现很多东西不见了，老张也说不知道这些东西的去向。分析讨论：秘书张先生谈谈办公设备和办公用品库存管理中的