秘书商务活动与商务旅行

1、项目二商务活动,电子教案模版配色（1）,通过本章学习，你应能够： 1.做好常用商务活动的准备工作 2.熟悉常用商务活动的程序 3.做好商务活动的服务工作,学习目标,项目二商务活动,“妙手回春”的开业典礼 内容（略，请见教材）,引入案例,项目二商务活动与商务旅行,第一节会见与会谈 第二节开放参观与签约仪式 第三节庆典活动与剪彩仪式 第四节新闻发布会 第五节宴请活动 第六节商务旅行,主要内容,项目二商务活动与商务旅行,第一节会见与会谈活动,会见，凡身份较高的人士会见身份较低者，或是主人会见客人，一般都称为会见。就会见的内容而言，有礼节性的、政治性的、事务性的会见。 会谈。指洽谈业务，即就具体业务进

2、行谈判、会商。会谈的内容较为正式，专业性较强。 会见与会谈往往相辅相成。上司出面会见客人，往往为正式会谈定下基调，或创造条件。会见中双方达成的原则性共识，往往要通过具体而细致的会谈加以具体化；有时会谈也是为上司之间的高峰会见做准备。,项目二商务活动与商务旅行,第一节会见与会谈活动,一、会见与会谈的准备工作 1收集对方的相关资料 2通知主方参加会见与会谈的人员 3了解会见与会谈的地点和时间 4通知对方 5场所的布置及座位安排,04年11月20日，中国国家主席胡锦涛在智利首都圣地亚哥市出席亚太经合组织领导人非正式会议期间会见美国总统布什。,项目二商务活动与商务旅行,第三章 秘书的沟通与协调,电子教

3、案模版配色（2）,一、会见与会谈的准备工作 案例分析,一错再错的秘书 内容（略，见教材）,第一节会见与会谈活动,项目二商务活动与商务旅行,第一节会见与会谈活动,一、会见与会谈的准备工作 会见与会谈的座次安排,项目二商务活动与商务旅行,第一节会见与会谈活动,二、会见与会谈的基本程序,项目二商务活动与商务旅行,第二节开放参观与签约仪式,一、开放参观活动 开放参观也即企业主动地开放一些项目供外部人员参观，从而达到宣传、沟通等作用。 （一）开放参观的主要项目 组织的展览室； 生产设备和工艺流程； 厂区环境； 员工的教育与培训设施； 组织的服务、娱乐、福利、卫生等设施。,项目二商务活动与商务旅行,一、开

4、放参观活动 （二）开放参观活动面对的群体 组织对外开放参观所面对的公众群体通常包括以下几类： 目标公众：包括经销商、消费者、生产协作者、代理商等。 一般公众：包括社会团体、社会各界代表、文化单位、职工家属、社区居民、学生等。 内部公众：包括职工、股东等 外部公众：包括政府部门、新闻界、社会名流、金融界等。,第二节开放参观与签约仪式,项目二商务活动与商务旅行,一、开放参观活动 （三）开放参观活动的操作流程,第二节开放参观与签约仪式,项目二商务活动与商务旅行,1准备工作 （1）准备与寄发请柬； （2）为来宾准备休息服务处； （3）准备介绍材料； （4）准备特殊的参观用品，如卫生服、安全帽等； （5

5、）准备茶水饮料； （6）准备赠送的礼品和纪念品。,2接待服务工作 （1）来宾到达后热情引导接待； （2）放映视听资料时认真解说； （3）参观过程中为来宾做向导； （4）做好招待来宾的餐饮服务； （5）耐心解答来宾提出的各种问题； （6）做好欢送工作。,第二节开放参观与签约仪式,一、开放参观活动 （四）秘书在开放参观活动中的职责,项目二商务活动与商务旅行,第三章 秘书的沟通与协调,电子教案模版配色（2）,一、开放参观活动 实用范例,丰田工厂开放参观活动圆满成功为海啸筹款145000欧元 内容（略，见教材第121-122页）,第二节开放参观与签约仪式,项目二商务活动与商务旅行,二、安排签字仪式 在

6、商务活动中，通过洽谈产生的正式文件一般都需要举行签字仪式正式签署方能生效。 签字仪式是表明会谈各方对文件约束力的认可，体现各方对会谈成果的重视，同时签字仪式还具有见证和宣传的作用。,第二节开放参观与签约仪式,项目二商务活动与商务旅行,（一）签字仪式的准备工作 1布置好签字厅 2准备好签字用具 3签署涉外商务合同时，需在签字桌上摆放双方国旗 4合同文本的制作,第二节开放参观与签约仪式,1.签字厅的布置 2.签署合同的注意事项 请见教材第122-123页。,小知识,项目二商务活动与商务旅行,(二) 签字仪式的正式程序 1签字仪式正式开始 2签字人正式签署合同文本 3签字人正式交换已经由各方正式签署

7、的合同文本 4共饮香槟酒互相道贺,第二节开放参观与签约仪式,项目二商务活动与商务旅行,庆典，是各种庆祝仪式的统称。为了扩大组织自身在社会的知名度，使组织与公众之间、与其他组织之间等的相互了解，促进合作，一般在组织成立或有重大活动时都举行庆典。 剪彩仪式是在开业典礼、奠基仪式、竣工典礼、开工典礼、展销会等典礼活动中都需要举行的一种剪彩活动。,第三节庆典活动与剪彩仪式,项目二商务活动与商务旅行,一、庆典活动 （一）庆典活动的类型 1.开业典礼。 2.周年纪念庆典。 3.竣工典礼。 4.本单位荣获某项荣誉的庆典活动。,第三节庆典活动与剪彩仪式,美国可口可乐一百周年的庆典活动 请见教材第125页。,微

8、型案例,项目二商务活动与商务旅行,一、庆典活动 （二）庆典活动的准备工作 1精心确定庆典的出席人员名单。主要包括：上级领导、社会名流、大众传媒、合作伙伴、单位员工等 2精心安排好来宾的接待工作 3精心布置好举行庆祝仪式的现场。为了烘托出热烈、隆重、喜庆的气氛，可在现场张灯结彩，悬挂彩灯、彩带，张贴一些宣传标语，并且张挂标明庆典具体内容的大型横幅。如果有能力，还可以请由本单位员工组成的乐队、锣鼓队或请专业人员届时演奏音乐或敲锣打鼓，渲染热烈喜庆的气氛。,第三节庆典活动与剪彩仪式,项目二商务活动与商务旅行,一、庆典活动 （三）庆典的具体程序 （1）预备。请来宾就座，介绍嘉宾。 （2）宣布庆典正式开

9、始。全体起立奏国歌或唱本单位之歌。 （3）本单位主要负责人致辞。其内容是，对来宾表示感谢，介绍此次庆典的缘由，重点是报捷以及庆典的可“庆”之处。 （4）邀请嘉宾讲话。嘉宾是出席此次庆典的上级主要领导、协作单位或政府官员。嘉宾讲话的重点是表示祝贺与祝福。 （5）安排文艺演出。这项程序可以省略。 （6）邀请来宾进行参观。 庆典后可安排餐饮活动。,第三节庆典活动与剪彩仪式,项目二商务活动与商务旅行,第三节庆典活动与剪彩仪式,1.宏达公司开业庆典方案 2.剪彩仪式的由来 请见教材第128-129页。,微型案例,项目二商务活动与商务旅行,二、剪彩仪式 剪彩仪式，指的是有关单位为了庆祝组织开业，宾馆、商店

10、等机构的开张，高楼大厦的落地启用，道路或航线的开通等活动隆重举行，而聘请知名人士用剪刀剪断红色缎带的庆典活动。 剪彩仪式的会场布置要求喜庆、热闹。,第三节庆典活动与剪彩仪式,项目二商务活动与商务旅行,（一）剪彩仪式的准备工作 1. 剪彩的用具准备 剪彩仪式上需要用的一些特殊的物品，如红色绸带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘以及红色地毯等要事先准备，以免临场慌乱。 2. 剪彩人员的确定 在剪彩仪式中，除了需要选定主持人外，还要选定剪彩者和礼仪小姐。,第三节庆典活动与剪彩仪式,项目二商务活动与商务旅行,（二）剪彩仪式的程序 1请来宾就座 2宣布剪彩仪式开始 3请来宾就座 4奏国歌 5领导致词 6剪彩

11、7陪同参观,第三节庆典活动与剪彩仪式,项目二商务活动与商务旅行,第四节新闻发布会,新闻发布会是社会组织为了宣布某项重要消息，把有关新闻机构的记者召集在一起，进行信息发布的一种特殊形式的会议。,宝洁玉兰油“焕彩晶莹面膜”新闻发布会 请见教材第130-131页。,微型案例,项目二商务活动与商务旅行,第四节新闻发布会,一、发布会前的准备工作 1. 确定新闻发布会的主题 2. 选定新闻发布会举行的时机 3. 确定新闻发布会举行的地点 4. 确定邀请的对象 5. 选择新闻发布会的主持人和发言人 6. 预算会议所需费用 7. 其他准备工作,项目二商务活动与商务旅行,第四节新闻发布会,二、新闻发布会的程序

12、1签到。 2分发会议资料 3宣布会议开始 4发言人讲话。 5回答记者提问。 6接受重点采访。 7宣布会议结束。,项目二商务活动与商务旅行,第四节新闻发布会,三、发布会后的工作 1了解新闻界的反应 2整理保存会议资料 3酌情采取补救措施。 四、召开新闻发布会时的注意事项 1.新闻发布会发言人讲话应简明扼要，重点突出。 2. 新闻的信息必须准确无误，发现错误应立即更正 3. 各位发言人在重大问题上要统一口径。 4. 不要随意打断记者的发言和提问，对各方记者要一视同仁，不能厚此薄彼。,项目二商务活动与商务旅行,第五节宴请活动,一、宴请概述 宴请活动是商务人员在社会交往最常见的一种商务活动。宴请是在商

13、务交往中为表示感谢、庆祝、欢迎等以增进友谊和融洽气氛的重要活动方式。,项目二商务活动与商务旅行,第五节宴请活动,二、宴请的准备工作 1列出宾客名单，发出正式请柬 2确定宴请时间，选好宴请场所 3宴会现场的布置 4确定菜单 5排定座次,项目二商务活动与商务旅行,第五节宴请活动,小知识,项目二商务活动与商务旅行,第五节宴请活动,小知识,项目二商务活动与商务旅行,第五节宴请活动,三、宴请程序 （1）迎客 （2）入席 （3）宣布宴会开始 （4）致辞 （5）祝酒 （6）交谈 （7）散席,微软公司董事会主席盖茨宴请胡锦涛,项目二商务活动与商务旅行,第五节宴请活动,四、商务人员赴宴的礼仪 1.应邀及时回复

14、2.准时出席宴会 3.衣着得体赴宴 4.入座。到达后，应向主人问候，并向其他来宾致意后。按照主人事先安排好的席位入座，不可随意乱坐。 4.进餐。应待主人招呼后，方可进餐。 5.饮酒。与尊者碰杯时，应稍欠身点头，杯沿比对方杯沿略低则表示尊敬。 6.礼貌告辞。宴会结束，客人应向主人致谢。,项目二商务活动与商务旅行,第六节 商务旅行,电子教案模版配色（2）,微型案例,手忙脚乱的汪经理 内容（略，见教材第139页）,项目二商务活动与商务旅行,第六节 商务旅行,一、商务旅行的准备工作 1订车票、机票 2预订房间 3准备必备的文件资料及随身携带的用品 4预支差旅费,项目二商务活动与商务旅行,第六节 商务旅

15、行,小知识,项目二商务活动与商务旅行,第六节 商务旅行,二、制定商务旅行计划,项目二商务活动与商务旅行,本章小结,项目二商务活动与商务旅行,案例一：北京“全聚德”135周年店庆 案例二：上海合作组织签字仪式 内容略，请见教材第145-148页。,案例分析,项目二商务活动与商务旅行,训练一：签字仪式 1实训目标 通过训练，学生掌握签字仪式的准备工作及签字仪式的程序。 2实训内容 北京远达公司是一家大型私营企业，最近，公司即将与德国的一个同行企业签订技术合作业务，共同研制了一种新型的产品，并于近期签订了合同。请组织模拟此次签约仪式。 3实训要求 （1）以小组为单位，共同完成此项任务； （2）操作中需要的物品及文字材料，要求学生课前准备或制作。如条幅、签字笔、合同书、文件夹、国旗、托盘等。，如果没有，可以用替代物或自行制作。 （3）完成后，由每组一名成员向其他同学，讲解会场的布置及对整个签字仪式操作过程的总结。,实践训练,项目二商务活动与商务旅行,训练二：新闻发布会 1实训目标