浅谈民族地区学校档案信息化管理的实践与探索

1、浅谈民族地区学校档案信息化管理的实践与探索学校档案是学校广大教职工在从事教育教学工作、学校管理及其他各项工作和学习等活动中形成的，具有保存、查阅、利用价值的文字、图表和音像等多种形式、各类载体的原始记录，是学校在管理和发展中的重要信息资源，是进行教学、教研和管理的必要条件。同时，学校档案又关系到每位教职工、每个学生的合法权益，是直接反映学校教学质量和管理水平的重要依据。随着我国教育制度改革力度的不断加大，民族地区学校受信息闭塞、经费紧张、人员管理不到位、档案管理人员素质低下等诸多因素的影响，制约着学校档案管理工作的改革和发展。笔者结合多年档案管理工作的实践，就民族地区学校档案管理工作进行了初步

2、探讨。一民族地区档案管理工作现状以笔者工作的甘南藏族自治州合作第一中学为例，该校建校于1958年，是甘南藏族自治州州级示范性高级中学。1962年被甘肃省人民政府确定为省属重点中学，1978年甘肃省教育厅再次确定合作一中为省属24所重点中学之一。1981年省教育厅在该校高中部设立民族班，2003年7月甘南藏族自治州人民政府将学校改制为高级中学，2004年开始举办实验班，面向全州择优招收学生。学校占地面积65.36亩，建筑面积21500平方米，现有30个教学班，在校学生1600多名，以藏族为主的少数民族学生占总人数的76%。全校教职工131人，其中：专职档案管理人员仅有2名。学校档案按产生类目分为

3、文书档案、教学档案、科技档案、会计档案、照片声像档案五大类，按具体事务又分为党群类、行政管理类、教学管理类、学生学籍类、教师业务类等十五类。二民族地区学校档案管理工作存在的问题1.从业人员素质低档案管理工作是一项默默无闻的工作，不易引起别人的注意，也不易取得成绩，长期以来，社会环境对档案管理工作重要性的认识严重不足，仅停留在做好抄抄写写、守好摊、不丢失、不泄密的状态。民族地区档案管理的工作人员大多数是非档案专业毕业，专业素质不高，使档案管理者对自身工作积极性不高，安于现状，得过且过，缺乏对档案业务学习的积极性和创新性。另一方面，学校对档案工作人员的培训不够，严重落后于档案工作发展的客观需要，档

4、案管理工作比较呆板，没有活力，导致学校档案管理工作停滞不前，阻碍了学校档案事业的发展。2.档案管理基础设施落后受民族地区社会经济环境的影响，档案管理工作缺乏有力的行政和经济支持，学校档案业务管理和保管技术工作还比较落后，不少档案管理部门不仅没有电脑等现代化管理设备对信息进行集中存储处理，就连起码的分类装订、防火、防蛀的设施也不具备，设备配备简陋，档案管理处于乏力状态。3.档案管理手段比较落后由于学校缺乏专业的档案管理人才，大部分管理人员没有受过系统的档案专业知识培训，学校在档案管理方面的资金投入不足，档案管理手段陈旧，主要依靠手工方式和原始手段完成档案的装订保管工作，不仅费时费力，效率低下，影

5、响档案的长期安全保存和简便快捷使用，而且造成了教学档案整理分类缺乏系统性、准确性，致使移交到档案馆的材料不规范，给今后的使用工作带来极大的不便。三加强对档案管理工作重要性的认识1.提高意识，健全机构学校档案管理工作首先要得到学校领导的高度重视，把档案工作列入学校工作的重要议事日程，与学校其他工作同部署、同安排。要加强对档案法的学习与宣传活动，使学校教职工能增强档案管理意识，形成重视档案、支持档案、自觉地维护学校档案的工作氛围。另一方面，要建立、健全管理机构和管理网络，配备专职档案管理员，学校各科室、教研室都应设立兼职档案员，建立综合档案室，从组织上保证档案工作的顺利开展。2.提升档案管理理念档

6、案管理是一项基础性的工作，因此，档案管理人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键。档案人员不仅要有埋头苦干、默默奉献的精神，同时还应当从基本上转变观念，要加强主动服务意识，提高档案工作的经济效益和自身价值。档案是承上启下的桥梁，服务于现实是档案的一个重要功能，切实抓好档案管理工作可以为领导决策提供借鉴，为学校工作提供保障。四学校档案管理信息化的探索当前，甘南藏族自治州进入了全面建设小康社会的新阶段，随着国家支持甘南经济社会跨越式发展有关政策的落实，民族教育工作获得了千载难逢的发展机遇。在新的经济形势和信息现代化的大环境下，甘南学校建设将进入快速发展的阶段，如何解放思想、更新观

7、念、加快学校档案管理工作的步伐，加强档案在学校教育、教学中的管理和利用，更好地为学校的各项工作服务，是每一位档案工作者都应该认真研究和思考，并在实践中不断探索的新课题。1.健全档案管理制度从民族地区学校档案管理工作的现状来看，仍然存在着档案管理制度不健全的现象。充分认识档案管理的重要性，健全档案管理制度，建立一套完整的档案管理制度和岗位责任制，是做好档案工作的前提条件，应从档案的收集、归档、保管、保密、利用、鉴定等方面入手，建立健全档案管理制度：一是健全完备的档案收集制度，补充并完善缺损档案的记录，提高历史档案的利用价值；二是完善保管制度，杜绝档案的损毁和遗失；三是健全档案利用制度，充分发挥档

8、案应有的价值，提高档案的研究和利用水平；四是引进先进的档案管理软件，借助先进的档案管理技术，加强电子档案的管理和分类利用，促进档案事业的发展。2.提升档案的信息化水平随着计算机和网络技术的广泛应用，档案的载体发生了巨大的变化，由原来单一的纸质载体发展为纸质、电子等多种载体共存的局面，特别是扫描技术、缩微技术、光盘技术的广泛利用，极大增加了档案的信息存储量，而且开发利用速度快。通过引进先进的档案管理软件，彻底改变档案的检索主要依靠手工的现实状况，提升学校档案信息化管理水平，不仅将档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，实现档案的电子化、网络化管理，有利于减轻工作人员劳动强度，缩短劳动时间。3.加

9、强档案管理人员业务技术的培训学校档案工作的变化和发展对档案管理工作者提出了新的要求，一般的业务技能已经不能适应工作的需要。新时期的档案管理人员不但要具备较全面的档案业务知识和实际能力，还需要树立档案管理信息化意识，熟练掌握计算机技术和网络信息技术。一方面要积极引进档案管理专业人才，改变学校档案管理人员身兼数职的现象。另外，积极创造条件，使档案管理者有更多的机会可以参加计算机应用水平和实际操作能力的培训，培养适应现代化档案管理工作的新型档案管理工作者。同时，通过提高档案管理人员的职务、待遇等建立激励机制，调动和激励各部门及档案员的积极性和创造性。4.加强档案部门的基础设施建设近年来，民族地区学校受到党中央、国务院的高度重视，对民族地区的教育投入的经费比重大，学校领导应借此时机，不断提高档案馆的硬件设施，改善库房保管条件，增添现代化的计算机设备，保障档案室的资金投入，把档案室的建设提高到一个新的水平，这必将使学校的档案事业再上一个新台阶。总之，学校档案管理工作是学校工作的重要组成部分，作为民族地区的一名档案管理人员，在做好档案收集、整理、归档的同时，应利用好学校档案资源，采用先进技术设备，运用科学的管理方法，实现档案的现代化管