计算机辅助档案资料管理PPT课件

1、5计算机辅助档案管理，本章主要内容包括计算机管理档案的发展历程、计算机在档案管理中的应用以及档案管理软件的功能要求。本文介绍了国家档案局推荐的六种计算机档案管理软件；本文介绍了建设部推荐的三种建筑工程数据管理软件。5.1计算机在档案管理中的应用5.2计算机档案管理的软件类型5.3档案管理软件的应用5.4建筑工程信息管理软件5.1计算机在档案管理中的应用(1)离线批处理阶段：从60年代中期到70年代中期，计算机管理的档案的主要特点是在前台使用一台或多台卫星机输入和打印数据。卫星机输入的大量数据存储在输入带上，主机进行批量处理，处理结果写入输出带上，再由卫星机输出。显然，这种方法只便于大容量存储，

2、而不便于检索和利用。5.1.1计算机管理档案的发展历史，(2)联机批量处理阶段：1973年至1979年这一时期计算机管理档案的主要特点是由主机直接联机处理，其处理方式比前一阶段更加灵活。由于软件已经开始采用多任务、多通道的程序运行模式，初始的机器可读查询可以在在线批处理的同时实现。然而，由于数据库技术发展不成熟，检索查询的灵活性和快速性受到很大限制。(3)实时处理阶段：从1980年到1989年，计算机在档案管理中的应用呈现出百花齐放、硕果累累的特点。计算机广泛应用于各种领域，如管理查询和分析应用。如图书馆入口安全检查、图书馆防火监控系统、库区空气净化及温度、湿度、空气成分计算机控制系统、参考人

3、员自动登记、分析和统计等。总之，计算机技术已经渗透到档案的存储、利用和保护等各个方面。(4)全息处理阶段：自20世纪90年代以来，档案查询不仅可以使全息查询声音、光线、图纸和文本并行查找，而且世界上任何人都可以进行任何查询，将计算机和互联网授权的各种信息传输到任何地方。档案的输入、编目和存储也可以完全自动化。此外，先进的计算机技术可用于智能管理档案的利用价值、综合分析和预测。计算机技术在档案管理中的应用主要用于档案整理、检索、统计和借阅等业务功能。主要表现在：一是用计算机编译文件检索工具。其次，文件检索由计算机完成。第三，利用计算机登记和统计档案管理中形成的各种数据或情况，包括进出数量、库存空

4、间占用率、档案检索和归还等。档案信息自动化系统是一项复杂的系统工程，需要运用多学科知识、多学科合作、多部门合作和多环节匹配。5.1.2计算机在档案管理中的应用，(1)档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。(2)到目前为止，我国还没有建立用于数据交换的机读目录文件系统，文件信息系统和网络建设形式不同，层次不同，标准化、开发性、服务性和共享性差，不能满足文件信息资源共享的要求。(3)标准化有待提高。5.1.2.1电子档案信息的现状，(4)档案技术标准和组织标准及工作程序没有考虑到计算机信息处理技术的特点和发展，越来越多的归档“文件”是磁盘和光盘，因此现行的档案分类、分类方法、著录标准和相关规定已不

5、能完全适应。(5)档案信息管理人员素质有待提高。档案管理员将面临更多机器可读形式的文件大量的信息搜索者关心信息的内容，这些信息可能来自不同机器可读形式的档案。全面系统地提供这些档案信息是档案工作者不可推卸的责任。要不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗、去伪、存真”的过程，使机器可读形式的档案信息系统化、真实化、有价值化，使用户获得更完善的服务。从这个角度看，档案信息电子化是档案利用发展的必然趋势。5.1.2.2档案信息电子化的发展趋势，即所谓的档案信息电子化，是指利用计算机对各级档案文件进行收集、筛选和处理，并以微机软件的形式将其转化为二次文件信息供人们使用的过程。其功能如下：(1

6、)能充分利用现有微机的潜力，提高利用率。(2)缩短二次文献信息的处理时间，提高档案信息的时效性。5.1.2.3电子档案信息的功能，(3)电子档案信息可以一次输入多次输出，改变了信息处理受资金限制的局面。(4)档案信息是电子的，信息结果可以多份复制。将复印结果发送给领导和各部门，将扩大社会影响和服务范围，档案部门的地位自然会得到提高。(5)档案信息电子化可以使档案信息与最新技术顺利融合。5.2计算机档案管理软件的类型。2001年6月5日，国家档案局、中央档案局发布了关于档案管理软件功能要求暂行规定的通知。档案管理软件的功能要求如下：档案管理软件应具备数据管理、编目、检索和查询、安全保密、系统维护

7、等基本功能。并且可以根据用户的特殊需求，辅助实体管理和扩展其他相应的功能。5.2.1文件管理软件的功能要求：(1)数据管理模块应具有管理各种文件目录和原始信息的功能，主要包括数据库的建立、修改和删除，以及文件数据的输入、存储、修改和删除。(2)数据库管理系统的选择应充分考虑用户所需的数据容量；数据结构的设计应遵循检索优先的原则，能够以DBF文件格式或XML文档进行数据交换，并且安全、合理、灵活。(3)数据项的设置应符合档案描述规则(DA/T181999)的规定。5.2.1.1数据管理功能，(4)系统应提供多种文件数据输入方法，如键盘输入、文件扫描和直接接收电子文件。(5)各类归档数据应尽可能采

8、用XML文档、PTF和TXT格式；扫描图像数据采用JPEG和TIFF格式；视频数据采用MPEG和AVI格式；音频数据采用MP3、WAV等格式。(1)编目模块应具备数据采集、类别设置、分类排序、数据验证、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能。并可根据用户需要添加主题词(或关键词)和分类编号的自动标引功能。(2)编目模块应满足以下主要要求：能为用户预留空间设置自己的实体分类方案，并能根据分类类别自动分类排序；它能自动生成文件管理所需的各种排列序号，并可由用户独立修改和重新排序。具有保存时防止重复号码验证的功能；5.2.1.2编目功能，可自动生成符合档案工作相关标准的各类目录和备考表；具有全功能的

9、统计功能，并能生成相应的报表；具有完整的打印输入功能，可以打印输出各种目录、统计报表、测试准备表格等。(1)检索和查询模块应具备基本的搜索和查询功能(3)检索查询模块应满足以下主要要求：根据检索查询模块提供多条件组合查询，优化常用检索方式，满足用户对查全率和查准率的要求；5.2.1.3搜索和查询功能，可根据用户需求设置目录搜索、全文搜索、图像、文本和视听综合搜索等功能；它可以显示、排序、转移、打印或选择并输出查询结果。(4)借阅管理功能应包括记录、分析和统计用户、使用的目的、时间、内容和效果，以及督促、更新和归还文件的功能。(1)文件管理软件的开发、安装和使用必须符合计算机信息系统安全管理暂行

10、规定(鲍国发19981号)的要求，并具备系统访问控制、数据保护和系统安全监控管理等基本功能，以确保文件数据的安全。(2)系统访问控制必须能够实现严格的权限控制，并有技术措施防止未经授权的操作。5.2.1.4安全和保密功能，(3)数据保护，必须确保系统对档案数据的收集、存储、处理、传输、使用和销毁按照国家相关保密规定进行，并在所有操作中进行相应的分类标识。机密系统也应该有严格的数据加密措施。(4)系统安全监控必须能够严格监控和记录系统中的各种操作。(1)系统维护模块应具备用户权限管理、系统日志管理、数据备份和恢复等基本功能。(2)用户权限管理应包括系统各部分的操作权限管理和数据操作权限管理。该系

11、统应该能够自动判断和分类所有操作人员，拒绝，警告和记录非法操作。(3)系统日志管理应提供独立于操作系统的电子文件和档案的查询和记录功能，包括计算机操作员的姓名、访问时间、使用的计算机数量、查询内容、使用方式和查询详细信息的功能。5.2.1.5系统维护功能，(4)系统维护模块不仅提供数据备份和恢复处理功能，还为一些归档数据的代码提供方便的维护。(1)辅助实体管理模块应具有管理文件的收集、接收和传递，以及文件的识别和分类变更的功能。(2)辅助实体管理模块应满足以下主要要求：管理收集、接收和移交文件的时间、来源、移交人员、数量、类型和载体；管理文件控制、储存期变更、分类变更、标识和销毁等。5.2.1

12、.6支持实体管理功能，2004年国家档案局科技成果推广办公室推荐的计算机文件管理软件有六种：(1)珠海泰坦软件系统有限公司开发的DARMS系列文件管理软件；(2)天津津科电子有限公司开发的津科吉系列办公文件管理系统；(3)天津市档案局与天津大学天深公司联合开发的金艺档案室综合管理系统；(4)北京世纪易科科技发展有限公司开发的易科2000文件管理系统；5.2.2计算机文件管理软件的类型，(5)北京开普计算机软件系统工程公司开发的兰台文件管理系统；(6)图尼斯公司电子档案室开发的图尼斯电子档案管理系统.(1)未归档文件管理(2)文件管理(3)族管理(4)卷内文件管理(5)归档文件管理(6)文件编辑

13、和研究管理(7)数据管理(8)扫描和存储管理，DARMS系列文件管理软件的5.2.2.1功能，(1)高技术起点；(2)功能强大；(3)标准规范；(4)安全可靠；(5)易学易用；(6)兼容性好；darms系列文件管理软件的5.2.2.2特性：5.3文件管理软件的应用；(1) B/S结构，这是中国第一个同时支持视窗和Linux平台的操作系统。(2)文件管理具有可定制的个性化界面、类别、文件和盒子内容定制功能、文件组成字段定义和自动生成功能、描述内容批量修改文件描述内容定制功能、关键字自动检索功能，使外部用户查询方便快捷。5.3.1当今简易文件管理系统的特点，(3)系统原理本系统采用数据库信息处理技

14、术、网络技术、图像处理技术和光盘存储技术相结合，通过计算机输入文件的原始数据，建立电子数据库信息库和光盘库。(4)系统优势本系统的查询包括复合查询、分类查询和智能模糊查询。从成千上万的数据中检索一个文件只需要几秒钟。该系统可在局域网、广域网、内联网和互联网上发布。该产品的主要功能包括文档管理、辅助归档、文件管理(自定义类别)、系统管理、使用管理、综合统计查询等功能模块。系统模块图如图5.1所示。在系统定义功能中，用户可以定制任意结构的文件类别和相应的数据库格式，以适应大多数软件用户的使用，并为用户提供类似于开发平台的二次环境。数字处理是利用特殊技术对原始档案进行扫描、压缩、加密和存储，以便更好

15、地管理原始档案。5.3.2金艺档案管理系统功能介绍，图5.1系统模块图。用户启动金艺档案管理系统时，首先进入用户登录界面，如图5.2所示。用户在登录界面输入正确的用户名和密码，点击【确定】，进入系统功能主界面，如图5.3所示。点击相应的功能按钮，进入各功能界面。5.3.3今天的简易档案管理系统的使用和5.3.3.1系统的录入介绍如下：(1)文档管理在主界面点击【文档管理】，进入文档管理功能界面。文档管理的主界面如图5.4所示。文档管理文档查询文档报表如图5.5文档导入导出，(2)辅助归档文档标识临时归档文件夹归档处理文档销毁查询，(3)文件管理在主界面点击【文件管理】，进入文件管理功能界面。文

16、件管理的主界面如图5.6所示。文件级管理查询盒级管理报表，文件级管理管理其他级别的虚拟类别的其他功能和设置。(4)利用管理分为咨询和借用两部分。检查管理：在注册界面的用户名中输入客人(不区分大小写)。默认情况下，系统以审阅者身份登录。登录后，进入系统主界面，点击使用管理按钮，打开支票登记界面，如图5.7所示。输入审核人信息，点击【确定】，进入参考管理主界面，如图5.8所示。如果点击关闭按钮，您将退出注册并返回系统主界面。借阅管理和使用管理的另一部分是借阅管理，它满足了借阅者的需求，主要完成了对借阅者档案数据的查询、借阅和归还功能。在系统注册界面输入用户名和密码，点击系统主界面的使用管理按钮，进

17、入借阅管理主界面，如图5.9所示。图5.2、图5.3、图5.4、图5.5、图5.6、图5.7、图5.8和图5.9。系统维护包括用户管理、系统设置、日志管理、数据管理、报表管理等功能项目，如图5.3所示。(1)用户管理点击用户管理菜单，系统将进入用户管理界面，如图5.10所示。(2)报表管理点击报表管理菜单，系统将进入报表管理界面，如图5.11所示。5.3.3.2系统维护，(3)日志管理点击日志管理菜单，进入日志管理界面，如图5.12所示。(4)系统设置点击系统设置菜单，进入系统设置界面，如图5.13所示。(5)数据管理点击数据管理菜单，系统将进入数据管理界面。(2)具有完善的施工技术数据库管理功能，便于查询、修改和统计汇总。(3)实现了从原始数据录入到信息检索、汇总、维护、后期模板添加、修改和删除的集成管理。(4)所有表格均与EXCEL兼容，便于调整和修