建设项目档案管理知识PPT课件

1、基本建设项目档案管理,第一部分 档案基本知识,一、什么是档案？ 定义：档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 含义： 档案的来源档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的 档案的条件保存备查的历史文件。 文件转化为档案有三个条件： 办理完毕； 有查考利用价值； 按一定规律保存。,原始性是档案的本质属性。档案是形成者当时当事直接使用的原始文件的转化物，就是说档案是历史的原始记录，这决定了档案和普通图书、资料的本质区别，判断一份材料是不是档案关键要看它是不是具有原始性

2、。 另外档案还具有客观真实性、信息性和知识存储性。,二、档案的属性,三、档案的作用,概括地讲，档案的作用有两个方面，一是凭证作用；二是参考作用。对于一个单位或个人，档案的作用体现在以下方面： 1、档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反映。 2、档案是一个单位或个人维护自身权益的重要工具。 3、档案是一个单位规范管理的基础。 4、档案积累和传播知识重要载体。 5、档案是开展单位文化建设的重要素材，特别是对于企业建立企业文化有不可替代的作用。 6、档案是一个单位或个人建立信用，在社会活动、生产经营等方面建立和利用信用体系，获得发展有力的工具。 最后，档案还是我们国家和民族文化建立历史记忆，传承文

3、明的重要载体，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。,四、档案的种类,1、按形成时间划分：新中国成立以前档案和新中国成立以后档案； 2、按内容性质划分：文书档案、科技档案、专门档案； 文书档案：是机关、团体、部队、企事业单位等在领导和行政管理活动中形成的档案材料。 科学技术档案（以下简称科技档案）：企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 专门档案:专门档案是指人们在从事各项专业工作活动中直接形成的，记录特定对象的专门内容，具有专门的文件格式、名称和形成规律，从而产生特有的整理方法和管理办法的各种门类档

4、案的总称。（企业档案中人事档案、会计档案属专门档案）,3、按形成领域划分：私人档案和公务档案 4、按载体划分：纸质档案和非纸质档案，其中非纸质档案又可划分为甲骨档案、金石档案、胶磁档案等。,五、企业档案概念的涵义,企业档案：企业在生产、经营、管理等各项活动中形成的对国家、社会和企业有保存和利用价值的各种形式的历史记录。 档案工作：用科学的原则和方法管理档案，并为各项工作进行服务的一项活动，包括档案的收集、整理、鉴定、编目和检索、保管、统计、编研和提供利用等。 企业档案综合管理：是指按照集中统一管理的原则、由综合档案管理机构对企业档案进行统一保存、分类整理和开发利用，执行统一的档案工作制度。,六

5、、企业档案的一般分类,管理类所有制度类档案 业务类含技术类、研发类、营销类等 财务类独立管理 人事类所有人力资源类档案 其它类不能归入上述四类的档案,七、企业档案的工作性质,管理性对企业档案进行管理 服务性为各单位提供查阅和参考 保密性维护和保护企业资源，避免不必要的损失。是否保密档案，在定义制度时须规定清楚，并加盖保密章。,八、档案管理现代化的总目标,第一、是最大限度地延长档案寿命 第二、是充分发挥档案的作用，迅速、准 确地提供档案信息，为企业地进步 和发展服务。 第三、是在电子文件不断生成的情况下， 进行及时有效地收集、整理，不断 丰富档案内容和档案信息。,第二部分 建设项目档案基本概念,

6、一、基本建设项目档案概念 基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的，应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。,二、建设项目档案工作的重要性,1是整个项目建设工作的重要组成部分和不可缺少的环节 2是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性工作 3是实现建设项目科学管理和运行维护的基础性和技术保障性工作,三、项目档案工作有哪些内容？,建设项目档案工作主要包括以下六方面内容： （1）

7、项目档案工作的组织。应由建设单位（业主、项目法人）牵头，各参建单位配合。 （2）项目档案管理制度的制定和实施。由建设单位负责制定，所有参建单位共同实施。 （3）项目文件的归档与整理。包括确定归档范围，对归档文件进行整理等内容。,（4）建设项目档案的移交。包括各参建单位向建设单位移交，建设单位向生产使用单位、档案馆和有关主管部门移交项目档案。 （5）建设项目档案登记。项目主管部门档案机构和省级档案行政管理部门应按照国家有关文件要求，及时组织和监督建设单位做好项目档案的登记报送工作。 （6）建设项目档案验收工作。包括项目档案验收的申请，项目档案验收的组织，对项目档案完整性、准确性、系统性的评价等。

8、,项目档案包含内容,第三部分 建设项目档案管理,一、建设项目简介 （一）建设项目基本程序 项目建议书阶段、可行性研究阶段、设计阶段、建设准备阶段、建设实施阶段、竣工验收阶段、后评估阶段。,1项目建议书阶段(包括立项评估)。 项目建议书是由投资者对准备建设项目提出的大体轮廓性设想和建议。 2可行性研究阶段(包括可行性研究报告评估)。 可行性研究阶段的工作包括：可行性研究、可行性研究报告的审批、组建建设单位。 3设计阶段。 设计是对拟建工程的实施在技术上和经济上进行全面而详尽的安排，是基本建设计划的具体化，是整个工程的决定性环节，是组织施工的依据。根据建设项目的不同情况，设计过程一般划分为两个阶段

9、，即初步设计和施工图设计。,4建设准备阶段。 建设准备阶段包括：建设准备和报批开工报告。 5建设实施阶段。 这是基本建设程序中的关键阶段，是对项目具体付诸实施，是形成项目实体的关键环节。 6竣工验收阶段。 竣工验收是工程建设过程的最后一个环节，是全面考核基本建设成果、检验设计和工程质量的重要步骤，包括：竣工验收的准备工作；竣工验收。 7后评估阶段。 这一阶段主要是为了总结项目建设成功或失误的经验教训，供以后的项目决策借鉴。,（二）相关概念 有关建设项目的分类： 按建设项目的用途，划分为： 生产性建设项目、军事国防项目、民用工程项目、市政工程项目。 按项目建设的性质划分为：新建项目、扩建项目、改

10、建项目。 按项目的投资规模划分为：大型项目、中型项目、小型项目。 按项目在国民经济中所占的地位划分为：重点项目、一般项目。,建设项目要遵循先设计，后施工的原则。在进行项目设计时，是按专业进行的。 在建设过程中，为了方便对项目进行施工质量管理，在施工中把一个建设项目划分为： 建设项目 若干单项工程 若干单位工程 若干分部工程 若干分项工程,建设项目：指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立完成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。 单项工程：指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。 单位工程：指

11、具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。,分部工程：按建筑物的主要部位或工程的专业划分。当分部工程较大或较复杂时，可按材料种类、施工特点、施工程序、专业系统及类别等划分为若干子分部工程。例如，房屋建设项目的分部工程可分为建筑工程和设备安装工程两类型，建筑工程按建筑物的主要部位划分为地基工程、主体工程、地面与楼面工程、门窗工程、装饰工程、屋面工程等；建筑设备安装工程按工程的专业划分为建筑采暖卫生与煤气工程、建筑电气安装工程、通风与空调工程、电梯安装工程等。,分项工程：把同一分部工程按主要工种、材料、施工工艺、设备类别等划分为若干分项工程。如主体结构分部工程

12、按工种划分为钢筋绑扎工程、钢筋焊接工程、混凝土工程、砌砖工程等。分项工程可由一个或若干检验批组成，检验批可根据施工及质量控制和专业验收需要按楼层、施工段、变形缝等进行划分。,1可行性研究、任务书 1.1项目建议书及其报批文件 1.2项目选址意见书及其报批文件 1.3可行性研究报告及其评估、报批文件 1.4项目评估（包括借贷承诺评估）、论证文件 1.5环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复 1.6设计任务书、计划任务书及其报批文件,二、国家重大建设项目的归档范围,2设计基础文件 2.1工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明 2.2地形、地貌、控制点、

13、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录 2.3水文、气象、地震等其它设计基础资料,3设计文件 3.1总体规划设计 3.2方案设计 3.3初步设计及其报批文件 3.4技术设计 3.5施工图设计 3.6技术秘密材料、专利文件 3.7工程设计计算书 3.8关键技术试验 3.9设计评价、鉴定及审批,4项目管理文件 4.1征地、移民文件 4.1.1征用土地申请、批准文件，红线图、坐标图、行政区域图 4.1.2征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书 4.1.3建设前原始地形、地貌、状况图、照片 4.1.4施工执照,4.2计划、投资、统计、管理文件 4.2.1有关投资、进度、物资、工程量的建议计划

14、、实施计划和调整计划 4.2.2概算、预算管理、差价管理文件 4.2.3合同变更、索赔等涉及法律事务的文件 4.2.4规程、规范、标准，规划、方案、规定 4.2.5招标文件审查、技术设计审查、技术协议 4.2.6投资、进度、质量、安全、合同控制文件,4.3招标投标、承发包合同协议 4.3.1招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件 4.3.2投标书、资质材料、履约类保函、委托侵权书和投标澄清文件、修正文件 4.3.3开标议程、开标大会签字表、报价表，评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告 4.3.4中标通知书 4.3.5合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件,4.4专项申请、批复文

15、件 4.4.1环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件 4.4.2水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件 4.4.3原料、材料、燃料供应等来源协议文件,5施工文件 5.1 建筑施工文件 5.1.1 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 5.1.2 施工组织设计、方案及报批文件，施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件 5.1.3 原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单 5.1.4 建筑材料试验报告,5.1.5设计变更通知、工程更改洽商单、材料代表核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等 5.1.6施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探

16、 5.1.7土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工程记录、地基验槽记录 5.1.8施工日记、大事记 5.1.9隐蔽工程验收记录,5.1.10各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告 5.1.11工程质量检查、评定 5.1.12技术总结、施工预、决算 5.1.13交工验收记录证明 5.1.14竣工报告、竣工验收报告 5.1.15竣工图 5.1.16声像材料,5.2设备及管线安装施工文件 5.2.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 5.2.2施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件 5.2.3原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单 5.2.4

17、建筑材料试验报告 5.2.5设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等,5.2.6焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 5.2.7隐蔽工程检查验收记录 5.2.8强度、密闭性试验报告 5.2.9设备、网络调试记录 5.2.10施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 5.2.11系统调试、试验记录,5.2.12管线清洗、试压、通水、通气、通毒等记录 5.2.13管线标高、位置、坡度测量记录 5.2.14中间交工验收记录证明、工程质量评定 5.2.15竣工报告、竣工检验报告、施工预、决算 5.2.16竣工图 5.2.17声像材料 5.3

18、电气、仪表安装施工文件 5.3.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 5.3.2施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件 5.3.3原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单 5.3.4建筑材料试验报告,5.3.5设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等 5.3.6系统调试、整定记录 5.3.7绝缘、接地电阻等性能测试、校核 5.3.8材料、设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告 5.3.9操作、联动试验 5.3.10电气装置交接记录 5.3.11中间交工验收记录、工程质量评定 5.3.12竣工

19、报告、竣工验收报告 5.3.13竣工图 5.3.14声像材料,6监理文件 6.1.施工监理文件、资料 6.1.1监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及批复 6.1.2施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审 6.1.3施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度、延长工期、索赔、及付款报审 6.1.4开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书,6.1.5设计变更、材料、零部件、设备代用审批 6.1.6监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示，来往函件 6.1.7工程材料监理检查、复检、实验记录、报告 6.1.8监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录 6.1.9各项测

20、控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录,6.1.10施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告 6.1.11工程进度设计、实施、分析统计文件 6.1.12变更价格审查、支付审批、索赔处理文件 6.1.13单元工程检查及开工（开仓）签证、工程分部分项质量认证、评估 6.1.14主要材料及工程投资计划、完成报表,6.2设备采购、监造工作监理资料 6.2.1设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划 6.2.2市场调查、考察报告 6.2.3设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表 6.2.4原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告 6.2.5开动、复

21、工报审表、暂停令 6.2.6会议纪要、来往文件 6.2.7监理工程师通知单、监理工作联系单 6.2.8监理日志、监理月报 6.2.9质量事故处理文件、设备制造索赔文件 6.2.10设备验收、交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件 6.2.11设备采购、监造工作总结 6.3监理工作声像材料,7工艺设备文件 7.1工艺说明、规程、路线、试验、技术总结 7.2产品检验、包装、工装图、检测记录 7.3设备、材料采购、招投标文件、合同、出厂质量合格证明 7.4设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单 7.5设备图纸、使用说明书、零部件目录 7.6设备测绘、验收记录及索赔文件 7.7设备安装调试、

22、测定数据、性能鉴定,8、科研项目 8.1开题报告、任务书、批准书 8.2协议书、委托书、合同 8.3研究方案、计划、调查研究报告 8.4试验记录、图表、照片 8.5实验分析、计算、整理数据 8.6实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书 8.7实验装置操作规程、安全措施、事故分析 8.8阶段报告、科研报告、技术鉴定 8.9成果申报、鉴定、审批及推广应用材料 8.10考察报告、重要课题研究报告,9 涉外文件 9.1询价、报价、投标文件 9.2合同、合同附件 9.3谈判协议、议定书 9.4谈判记录 9.5谈判过程中外商提交的材料 9.6出国考察及收集来的有关材料 9.7国外各设计阶段文件及设计联

23、络文件 9.8.各设计阶段审查议定书 9.9技术问题来往函电 9.10国外设备、材料检验、安装手册、操作使用说明书等随机文件,9.11国外设备合格证明、装箱单、提单、商业发展、保险单证明 9.12设备开箱检验记录、商检、海关及索赔文件 9.13国外设备、材料的防腐、保护措施 9.14外国技术人员现场提供的文件材料,10生产技术准备、试生产文件 10.1技术准备计划 10.2试生产管理、技术责任制 10.3开停车方案 10.4设备试车、验收、运转、维护记录 10.5试生产产品质量鉴定报告 10.6安全操作规程、事故分析报告 10.7运行记录 10.8技术培训材料 10.9产品技术参数、性能、图纸

24、 10.10工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检测记录,11财务、器材管理文件 11.1财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资统计 11.2工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明 11.3主要材料消耗、器材管理 11.4交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、逆延资产清册,12竣工验收文件 12.1项目竣工验收报告 12.2工程设计总结 12.3工程施工总结 12.4工程监理总结 12.5项目质量评审文件 12.6工程现场声像文件 12.7工程审计文件、材料、决算报告 12.8环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件 12.9竣工验收会议文件、验收证书及验收委

25、员会名册、签字、验收备案文件 12.10项目评优报奖申报材料、批准文件及证书,（一）参建单位 一个建设项目的参建单位主要有：建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位、材料、构件及设备供应单位，以及建设项目的有关主管部门。 参与项目建设的各有关单位在参建过程中形成的基建文件材料构成了建设项目档案。 （二）各参建单位对建设项目档案的职责 建设项目档案产生于项目建设全过程，其形成、积累、收集、整理、归档应列入项目建设计划和参建各方人员的职责范围、工作标准或岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。,三、建设项目档案的来源,建设单位的职责：负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备、工艺和涉外

26、文件，并汇总整理全套的建设项目档案。在建设过程中，还应对其他参建单位基建文件材料的积累、档案的整理进行监督、检查。 设计单位的职责：负责收集、积累和整理设计阶段形成的设计文件及在建设过程中形成的修改变更文件，并向建设单位移交。,施工单位的职责：负责收集、积累和整理承包项目过程中的竣工文件，并向建设单位移交。主要内容有：施工综合管理文件、测量文件、原始记录及质量评定文件、材料（构、配件）质量保证书及复试文件、测试（调试）及随工检查记录、建筑及安装工程总量表、工程说明、竣工图、重要工程质量事故报告等。 监理单位的职责：负责收集、积累和整理项目监理文件，并向建设单位移交；负责审核竣工文件的准确性。,

27、建设项目档案的整理以国家标准科学技术档案案卷构成的一般要求（DA/T 22000）、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T 28222002）作为规范。 档案的质量要求包括内在质量要求和外观质量要求。 （一）内在质量要求 1对案卷的要求 （1）组卷应符合建设项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷文件的有机联系；分类科学，组卷合理；卷内文件材料完整、准确，签字确认手续完备。,四、建设项目档案的质量要求,（2）具备作为案卷的要素： 文字材料型案卷，应有卷盒、软卷皮、卷内目录、卷内文件材料、备考表。 图纸型案卷，应有卷盒、卷内目录、卷内文件材料、备考表。 卷盒脊背、软卷皮封面，必须有案

28、卷流水号、案卷题名。卷盒封面、软卷皮封面上的栏目也应填写。 （二）外观质量要求 主要是按照GB/T 1481997 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸、GB/T 97041999 国家行政机关公文格式、GB/T 22000 科学技术档案案卷构成的一般要求，对项目档案的纸张、页面、字迹线条提出要求。,1纸张定量应达到国家标准所规定克数的要求，不能有热敏纸。 2文字材料、图纸的幅面、页面应符合规范的幅面尺寸、页面设置的要求。其中文字材料的上白边为37mm1mm,左白边为37mm1mm，图纸的页面设置应符合国家标准或行业标准的规定。 3字迹、图样线条应清晰、耐久。黑色、蓝黑为耐久性书写材料，不能有铅笔、圆珠

29、笔、红墨水、纯蓝水、复写纸等书写的字迹，尽可能避免复印件归档。签名、修改字迹（如修改通知单）要特别注意这个问题。 4复印、打印文件的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。,五、竣工图编制要求 1各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目，在项目竣工时要编制竣工图。项目竣工图应由施工单位负责编制，如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。 2竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。 3按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图（新图）上加盖并签署竣工图章。,4一般性图纸变更及符

30、合杠改或划改要求的变更，可在原图（新图）上更改，加盖并签署竣工图章。 5涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署竣工图章。,六、档案整理整理的步骤,1、区分全宗； 2、清理和装订； 3、分类； 4、排列文件；,5、编制档号； 6、装盒； 7、编目； 8、编制备考表；,1、区分全宗,归档范围：集团有限公司文件材料归档办法（集团发2004334号文）,2、清理和装订,正确理解“件”的概念，并不是指单独一份文件，以下的七种情况下，应当将文件保存为1件。 （1）正文和底稿；目前

31、由计算机打印出的底稿清样可能与正文完全一样，此底稿清样也需要保存，OA系统要求打印底稿，领导补签后保存。 （2）正文和附件； （3）文件与文件处理单、拟办单、发文稿头纸、领导批示的签批条； （4）原件与手抄体或复印件、传真件等 （5）转发文件与被转发件（作为底稿保存和归并上级文件保存）,（6）报表、图册、会议记录如果是用记录本记录的，可保存为一件；如果是用一般散纸记录的（如信纸），一次会议的保存为一件。不能跨年度保存成一件。 （7）来文与复文（请示与批复）共同保存为一件。本单位的文件放在前面，如果请示与批复文件相隔时间过长，甚至跨年度的，可以保存成两件，在备考表中说明批复的档号，指明存在哪个位

32、置。,装订 （1）装订之前对文件进行修整：修裱破损文件，对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。一些纸幅比较大的文件，比如图表等进行折叠。去除金属钉、曲别针、大头针等易腐性金属物。 （2）把整理好的一件文件装订起来，一般最常用的是三孔一线法，较厚的文件订在左侧，较薄的文件订在左上角。 其它方法：不锈钢夹、装订机、无酸纸封套，可以根据本单位的实际条件选择。,3、分类,年度分类法 （1）文件日期以正文日期或领导签发的日期为准。 （2）跨年度的，按各自的日期分开存放。 保管期限分类法 （1）2000-2006年，分为永久、长期、短期 （2）2007年以后，分为永久、30年、10年（国家档案局令第8号） 永

33、久、30年、10年不能与永久、长期、短期简单对应，有部分文件的保管期限延长了，例如，上级单位制发的重要文件材料从长期变为永久，有关于固定资产，涉及经济利益的文件由长期改为了永久，也有部分文件本是短期，在新的分类方法中分在30年。中间地带减少，尽量完整地保管自身单位的文件。 机构（问题）分类法 机构分类法是根据单位内部设置第一层机构（处、室）对归档文件进行分类，哪个机构形成、阅办的文件就归哪个处室。 问题分类法是按照文件内容所涉及的问题对归档文件进行分类。主观性强，慎重采用。,4、排列文件,按单位级别排列：级别高的排在前 按时间排列：同一级别的按时间先后顺序排列 事由特征比较突出的情况下，把同一

34、事由的文件集中排列。,5、编制档号,档号包括：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号等内容，其中全宗号、年度、保管期限和件号是必备项。 遵循五个原则： 唯一性原则：一个档号指向一个件； 合理性原则：与整理分类体系相适应； 稳定性原则：一经确定，不随意改变； 扩充性原则：留有适当空间，以便扩充； 简单性原则：编号项目应精简，以节省存贮空间，提高存贮效率。,档号的结构 、全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页（张）号 适用于档案馆（室）对文书档案的编号,、全宗号 - 类别号 - 案卷号 - 件、页（张）号-n - - 适用于档案馆（室）对各类档案的编号,、类别号项目号案卷号件、页（张）号n -n

35、- - 适用于专业档案馆、档案室对科技档案的编号,档号的编制方法,全宗号 全宗号的格式是： 全宗号用四位代码标识。第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。,、案卷目录号：以三位阿拉伯数字标识，根据全宗内档案整理状况设置。 、类别号：由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。一般不超过三级。 、项目号：是档案所反映的项目代号。使用产品、工程、课题、设备等档案的代字和代号。 、案卷号：用三位阿拉伯数字标识，同一目录或类别内的案卷按排列次序流水编号。 件号：用阿拉伯数字标识。 不装订的案卷，卷内文件必须单件装订编号，每个案卷的卷内文件按排列次序流水编号。

36、按照归档文件整理规则整理的档案，同一个类目下的文件按排列次序流水编号。 、页（张）号：页（张）号用阿拉伯数字标识，卷内文件各页（张）按排列次序流水编号。,6、装盒,按件号顺序装盒，切勿把不同年度和不同保管期限的混装。（整理技巧：可将相同文号的装在一起） 背脊及封面的填写：要求整洁，美观。 （1）封面上的立档单位名称可盖章，或定制印刷 （2）背脊尽量不用手写，可用数字章或整体打印后贴在背脊上。,6、装盒,盒号的编写： （1）2001-2006年的档案，保管期限为永久、长期、短期，三个保管期限的盒号都从1开始，大流水顺延，长期和短期至2006年终止。 （2）2007年到现在的档案，保管期限改为永久

37、、30年、10年，永久接2006年继续顺延，30年和10年的从1开始向后顺延。,7、编目,、件号。在最低一级目录中从001开始。年度小流水，每年从“001”开始。分馆编件号和室编件号两种，一般用室编件号，进馆都可以继续沿用。 、责任者。指制发文件的组织或个人，即文件的发文单位或署名者。可以是一个单位或者单位内部的一个机构，也可以是几个单位或者是一个人或若干人。填写责任者时一般应使用全称或通用简称。不要使用“本部”、“本局”、“本公司”等含义不用、难以判断的简称。 联合发文时一般应将所有责任者照实抄录，过多时可适当省略，但是立档单位是责任者的必须抄录，未属名的或责任者不明的情况尽量根据文件本身的

38、内容特征加以考证并填写。 、文号,7、编目,、题名。题名是最重要的检索途径。由责任者、问题、文种三个部分组成。例如国家档案局关于加强档案安全保管的通知。一般情况下，只录入正题名。 、日期。文件的形成时间，即是文件的落款时间，八位数字表示，例如2010年10月27日，标为20101027；2010年1月1日，标注为20100101,7、编目,、页数。填写一个文件的总页数，用于统计和核对。以文件中有图文的页数为一页，空白页不计算页数。多份文件为一件时，按各文件页数相加一起计算。 、备注。用于填写归档文件需要补充和说明的情况包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等，填写不下时，可加注标志*号，填入备

39、考表中。,归 档 文 件 目 录 永久 1,8、填写备考表,备考表放在盒内所有文件之后，用于对盒内归档文件进行必要的注释说明。需要填写的项目如下： （1）盒内文件情况说明：对盒内归档文件收集的齐全程度，文件本身的状况（字迹模糊、缺损等）均应在备考表中加以说明。 （2）整理人：负责整理该盒归档文件的人员姓名，以明确责任。 （3）检查人：检查归档文件整理质量人员的姓名，由负有检查职责人员填写，由其对归档文件齐全完整情况进行监督检查。 （4）日期：整理完毕的日期。（第二年的第二季度完成整理）,七、整理时应注意几点,1、文件正本与定稿应作为一件； 2、正文与附件为一件； 3、正文与文件处理单为一件；

40、4、原件与复制件（包括复印件以及抄件等）应作为一件； 5、转发文与被转发文为一件； 6、报表、名册、图册等，应按照其本来的装订方式，一册（本）为一件。,八、检索工具,要求企业职工档案管理机构应建立职工档案检索工具或管理台账，逐步利用现代化手段进行职工档案的存贮、分类、检索、统计，建立职工档案目录数据库和职工档案信息数据库。 建议:利用软件管理，便于管理和查询,2图纸的组卷、排列 如果反映同一结构（如单项工程、单位工程）、专业的图纸数量少，可组成一卷，卷内图纸的排列可按原设计图纸的目录进行；如果图纸的数量多，可按不同专业组成若干案卷。 卷内图纸按专业、图号进行卷内排列。 3施工文件的组卷、排列

41、同一建设项目内，按单位工程组卷； 同一单位工程内，按单位工程质量评定表及所属的各分部工程质量评定表组卷；按原材料、构件出厂证明的批量组卷，按试验报告组卷；按分项工程质量评定表及相关工序的原始记录组卷；按隐藏工程验收记录组卷。,卷内施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收进行排列。 如果同一案卷内有一个以上的分部工程形成的文件材料，按分部工程、阶段、专业排列。 4修改通知单的组卷、排列 同一单位工程的修改通知单按专业组成一至数卷，卷内按“专业文号”排列。,5监理文件的组卷、排列 监理文件分为依据性文件和工作文件。 依据性文件一般是单独成册的，可分别按问题组卷。 工作文件可采用“

42、文种文号”的组卷方法，但应把与同一监理文件有关的来往文件一并附在其后立卷。 卷内依据性文件按“问题时间”排列，卷内工作性文件按“文种文号”或“文种时间”排列。,（二）编目 1编页号 编写的位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角。各卷均从1起编页号。 2编制卷内目录。 序号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料件数的顺序，一个文件一个号。 文件编号：填写文件材料的文号或图样的图号，或设备代号、项目代号。 责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者。,文件材料题名：即文件标题，填写文件材料的标题全称。如果文件材料缺题名或题名欠准确，应重新拟写题名，并加上中括号。 日

43、期：填写文件材料的形成日期。 页号：填写每份文件材料首页上标注的页号。 备注：需要时填写。 3填写卷内备考表。,4编制案卷封面和脊背。 案卷题名。题名应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容，构成：项目名称+针对内容+文件名称。 项目名称应与批准的原立项、设计相符，外文资料的题名及主要内容应译成中文。 针对内容应反映出结构、部件、阶段、专业。 立卷单位：填写负责文件材料组卷的部门或项目负责部门。 起止日期：填写案卷内文件材料形成的起止日期。 保管期限：依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。,案卷脊背应填写档号、案卷题名、保管期限。 案卷封面及脊背的档号，暂用铅笔填写，移交后由接收单位统一正式填写。

44、 （三）图纸整理方法 1折叠尺寸：以A4图纸大小为准。 2折叠要求：图面向内，图签统一显示在右下角，手风琴式折叠，图标外露。,（四）案卷装订要求 案卷内不应有易锈金属物。 装订可采用两种形式，但同一项目应统一。 1文字材料整卷装订，图纸不装订。 2单份文字材料装订、图纸不装订。 采用这种形式的案卷，应在卷内每份文件的首页上方加盖、填写档号章。档号章内容有：档号、序号。 （五）汇总整理项目档案的要求 各施工分包单位、设计单位、监理单位应按照档案整理的要求，做好各自职责范围内档案的整理、目录的编制，向业主移交。,业主在接收施工各分包单位、设计单位、监理单位移交的项目档案后，应进行汇总整理。汇总整理的要求： 1把各参建单位移交的文件材料按建设的先后阶段理顺； 2把