中小学校档案分类方案

1、中小学校档案分类方案（供参考）为了适应本校档案综合管理的需要，统一本校档案实体分类，实现档案分类、排列、检索、编目标准化和规范化，提高科学管理水平，充分发挥档案的作用，更好地为学校教学工作服务，现根据广东省机关档案分类办法和上级主管部门有关档案业务管理的规定，结合本校的实际情况，特制定本方案。一、分类原则1、以本校所形成的全部档案为对象，依据本校的机关工作职能，结合其档案内容和档案的载体形态特点，便于科学管理和开发利用。2、分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代号，以阿拉伯数字编分类号、目录和案卷序号。3、本办法适用本校全部档案进行实体的分类、组卷和排架管理。二、类别设置根据档案集中统一管

2、理的原则，本校在各项业务工作活动中形成的全部档案作为一个全宗。全宗内的档案按其性质、业务特点及载体分为七大类：序号大类项目名称大类代字1党政工团档案（文书档案）a2基建档案b3设备、仪器档案c4会计档案d5声像档案f6教学档案g7荣誉实物档案h各大类按文件材料的性质可再分若干属类，用阿拉伯数字作代号，从左至右依次为一级属类、二级属类.。属类之间用“.”间隔，每一大类代字加数字形成分类号。三、分类编号方法a、党政工团档案（文书档案）文书档案不设属类，其分类、组卷应遵循“年度机构问题”的原则，结合文件的保管期限及其有机联系，灵活掌握。案卷按永久、长期和短期分开两个系列，各系列从“1”起多年编一个案

3、卷流水号，每一案卷流水号合编一本目录号，目录号按自然数列排列。保管期限代号为：永久、长期合编为12，短期为3。档号的结构模式为：大类代字+保管期限代号+目录号+案卷顺序号。分类编号举例如下：a 12 1 - 1 案卷顺序号（第1卷） 目录顺序号（第1本目录） 保管期限代号(永久、长期合编) 大类代号（文书档案）b、基建档案基建档案按工程项目设置一级属类。各项目分别进行分类组卷，每一基建项目组成若干个案卷；文字材料与图纸材料一般分别组卷；档案材料少的可把文字材料与图纸混合组卷，文字材料在前图纸在后；文字材料案卷可订装或不订装，图纸案卷不订装；不装订案卷要在每份文件的首页加盖档号章。各项目案卷分别

4、从“1”起编案卷顺序号。档号的结构模式为：大类代号 + 属类代号 + 案卷顺序号。例如：b 1 1 案卷顺序号（第1卷） 属类代号（某一基建工程项目） 大类代号（基建档案）c、设备、仪器档案设备仪器档案按设备、仪器的种类、型号或台（套）设置属类进行整理。每一种类、型号或台（套）的设备组成1卷或若干卷，分别编案卷顺序号。其档号结构模式为：大类代号 + 属类代号 + 案卷顺序号。例如：c 1 1 案卷顺序号（第1卷） 属类代号（某一台、套设备） 大类代号（设备、仪器档案）d、会计档案会计档案按不同种类设置：1、报表，2、账簿，3、凭证，4、其他4个一级属类。报表：每年组成1卷，永久保存，多年编一个

5、案卷流水号，编制一本档案目录，目录号按自然数列排列。账簿：按现金账、银行存款账（25年保存）和总账、明细账（15年保存）分开整理，各自多年编一个案卷流水号，单数目录为25年，双数目录为15年。凭证：为15年保存，多年编一个案卷流水号，目录号按自然数列排列。其他类：主要包括会计档案移交、销毁清册等，分种类按年度问题组卷，多年编一个案卷流水号，编制一本档案目录，目录号按自然数列排列。会计档案档号结构模式为：大类代号+ 属类代号 + 目录号 + 案卷顺序号。例如：d 311案卷号（第1卷）目录号（第1号目录）属类代号（凭证）大类代号（会计档案）f、声像档案声像档案设 6 个一级属类，列表如下：代号属

6、类名称代号属类名称f1照片f4录像f2底片f5计算机软盘f3录音f6光盘声像档案按属类分别整理归档。照片按内容和时间先后进行组卷编号。反映同一内容（活动）的一组照片要放在同一案卷内；每一案卷内的照片编一个照片流水张号；成组的照片（两张以上）要加编总说明。底片按形成时间先后装入专门的底片册内编流水张号。录音、录像、计算机使用的光、磁盘以盒、盘组成保管单位进行编号。声像档案按属类分别多年编一个案卷流水号，编制一本档案目录，目录号按自然数排列。其档号结构模式为：大类代号+属类代号 + 目录号 + 案卷顺序号。例如：f 1 1 1 案卷顺序号（第1卷） 目录号（1号目录） 属类代号（照片） 大类代号（

7、声像档案）g、教学档案教学档案设置：1、教学管理，2、学籍管理，3、题库，4、体育卫生，5、教师个人业务5个一级属类。1、教学管理：按教学年度整理立卷，多年编一个案卷流水号，编制一本档案目录，目录号按自然数排列。2、学籍管理：包括学籍册、学生名册、插班生登记表等，按教学年度、分班级分类整理立卷，多年编一个案卷流水号，编制一本档案目录，目录号按自然数排列。3、题库：按教学年度、分科组分类整理立卷，多年编一个案卷流水号，编制一本档案目录，目录号按自然数排列。4、体育卫生：按自然年度整理立卷，多年编一个案卷流水号，编制一本档案目录，目录号按自然数排列。5、教师个人业务；教师个人业务档案按个人组卷，每人一个案卷号，全部教师个人业务档案合编一个案卷流水号，编制一本档案目录，目录号为“1”。教学档案档号结构模式为：大类代号+属类代号 + 目录号 + 案卷顺序号。例如：g 1 1 1 案卷顺序号（第1卷） 目录号（1号目录） 属类代号（教学管理） 大类代号（教学档案）h、荣誉（实物）档案荣誉实物档案包括奖旗、奖状、奖杯、荣誉证书等。以可折叠和不可折叠分一级属类，可折叠代号为h1，不可折叠代号为h2。各属类按时间先后顺序进行整理编号，每件为一卷，多年编一个案