Access最详细教程-办公室数据管理必备

1、Access2007循序渐进教程,第1章 Access 2007和数据库础知识 Page2 第2章 表Access的“仓库” Page22 第3章 “查询”Access的检索系统 Page79 第4章 窗体Access的“查询界面” Page119 第5章 报表Access的“统计系统” Page189 第6章 宏完善数据库的工具 Page233 第7章 学习使用VBA Page270 第8章 “保密”、“数据共享”和“界面定制” Page325 第9章 创建实用Access数据库 Page357,办公必备软件,第1章 Access 2007和数据库,Access 2007的主要用途 Acce

2、ss 2007的主体构成 数据库的基础知识 Access 2007空白数据库的创建 Access 2007的操作界面和设置 Access 2007和编程 Access 2007、VB、ASP和SQL 典型实例：利用模板创建“学生”管理数据库,1.1 Access 2007的主要用途,Access 2007是Office 2007的一个组件，在安装Office 2007时，通常进行默认安装就可以将Access 2007安装到电脑上。,1.能够简单实现Excel无法实现或很难实现的数据统计和报表功能。 2.Access可非常方便的开发简单的数据库应用软件，比如进销存管理系统、计件工资管理系统、人员

3、管理系统、超市管理系统等。,Access 2007的对象主要包括表、查询、窗体、报表、页、宏和模块。,1.2 Access 2007的主体构成,“表”创建按钮,“窗体”创建按钮,“报表”创建按钮,“查询”创建按钮,“宏”和“模块”创建按钮,导航窗格,1.2.1 表,表是存储数据的对象。Access 2007数据库中所有的最基本的数据都是存储在表中的。其它的几个对象，比如“查询”、“报表”等都是以此为基础进行操作的。,表,最上边的这一行是列的标题,列标题,这里是表格的数据，也就是行，应用程序或者说最终用户主要操作的就是这些数据，在此处可以添加或修改,打开“联系人管理”素材,1.2.2 查询,查询

4、是Access 2007数据库的另外一个对象，它的主要作用是查询出满足客户要求的数据，并显示出来。,这里是查询出来的数据,打开“联系人管理”素材,1.2.3 窗体,窗体就是用户的操作界面。在表中直接输入或修改数据不直观，而且容易出现错误，为此我们可以专门设计一个窗口，用于输入数据。,打开“联系人管理”素材,打开的“联系人输入”窗体,1.2.4 报表,报表的作用就是将数据以格式化的方式打印出来。报表中大多数信息来自表、查询或SQL语句。,打开“联系人管理”素材,打开的“报表”,1.2.5 宏,宏是若干个操作的组合，用来简化一些经常性的操作。,宏没有具体的实体显示，只有一系列操作的记录。所以宏只能

5、显示它本身的设计视图。关于宏的设计和制作，将在第7章中详细讲述。,通过触发一个宏可以更为方便地在窗体或报表中操作数据，如它可以执行打开表或窗体、运行查询、运行打印等操作。,当数据库中有大量重复性的工作需要处理时，使用宏是最佳的选择。,1.2.6 模块,模块是用Access 2007提供的VBA语言编写的程序段。,当然如果能利用好模块，您将会事半功倍。,VBA（Visual Basic for Applications）语言是Microsoft Visual Basic的一个子集。,在一般情况下，用户不需要创建模块，除非要建立比较复杂的应用程序，或者为了更加方便的实现某些功能。,简单地说数据库就

6、是许多数据的集合。实际上，在日常生活中，大家都在不知不觉地建立各式各样的数据库，如手机上的电话薄便是一个数据库。,1.3.1 数据库的概念,1.3 数据库基础知识,使用数据库组织和存储数据的好处是：数据结构更加规范、易于检索和统计。所以很多应用程序（如人事管理等）需要使用数据库来组织和存储数据。,计算机和操作系统,数据库,数据库管理系统,应用程序,计算机、数据库、数据库管理系统和应用程序的关系如下图所示。,从图中不难看出，Access 2007数据库管理系统的操作对象是数据库，它的服务对象是应用程序。,1.3.2 关系型数据库,Access 2007建立的数据库属于关系型数据库。关系型数据库是

7、目前最流行的数据库。它的一个最重要的概念是“关系” 。,“行”代表一个实体,单击“空数据库”链接,模版类型切换,选择数据库的存放位置,单击,数据库模板,1,2,3,1.4 Access 2007空白数据库的创建,1.5 Access 2007的操作界面和设置,创建空白的数据库后，可以进入Access 2007的主操作界面。,标签,新建表操作界面,1.6 Access 2007和编程,Access的编程功能与数据库完美的集成，使得在只是实现一些基本的数据存储、统计查询等操作时，用Access内置的向导即可轻松完成，无需编写代码。如果深入学习，使用Access的VBA编程语言，几乎可以实现其他编程

8、语言可以实现的所有功能。 据统计，在编写数据库程序时，Access要比其他编程工具节省2/3的时间，可见其便捷。,1.7 Access 2007、VB、ASP和SQL,VB（Vasual Basic）是一种可视化的应用程序开发工具，简单方便，容易入门。用在Access 2007中的VBA语言，从某种意义上说是VB语言的子集，其主要作用是使现有的应用程序自动化。,ASP是一种编写网页的语言，在ASP中有一种主要的脚本语言VBScript，能够实现与Access数据库的交互。,SQL则是SQL Server数据库的一种查询语言，在Access中也使用此语言进行查询,以窗口形式显示表,1,打开Acc

9、ess选项对话框,2,选择,选择,3,1.8 典型实例：利用模板创建“学生”管理数据库,1,打开主操作界面,4,单击,2,3,单击,单击,5,输入,单击,6,双击,7,窗体,报表,查询,监护人窗体和报表,表格,单击可更改照片,输入数据,第2章 表Access的“仓库”,“货架”认识“表”的结构 存储数据的架构创建“表” 规划“容器”“表”中“字段”的设置 “归类”引用设置“表”的关系 “容器”包装设计“表”的外观 典型实例：创建“考勤管理系统”的“表”,2.1 “货架”认识“表”的结构,如果将数据库比作仓库，那么数据库中的“表”就是仓库中的单个货架。货架上按照物品特性和仓储空间，有规律的码垛着

10、各种货物。,字段,字段属性,2.2 存储数据的架构创建表,2.2.1 输入数据直接创建表,1,2,3,双击,直接输入,单击,单击,4,5,6,单击,输入,2.2.2 使用“表模板”创建表,选择,1,单击,2,3,设置“表”字段,2.2.3 通过“表设计器”创建表,1,单击“表设计”按钮,2,单击“创建”标签,3,4,输入字段名称,选择数据类型,在此可设置字段参数,右击“ID”,5,选择“主键”,6,新建“部门”字段,7,单击,8,单击,9,输入,单击,10,11,创建的“部门表”,2.2.4 边学边练：“计件工资管理系统”的表,对于一个中小规模的加工厂来说，工人工资多采用底薪加计件工资制，使用

11、此种方法的优点是可以有效的激发员工的积极性，缺点是工资不易管理，容易出现错误，因此建立一个简单灵巧的工资管理系统，是很多企业所关注的。,本书将自始至终、贯穿全文，在“边学边练”中以实例的形式讲述计件工资管理系统的创建。下边我们首先来了解一下在计件工资管理系统中需要创建的表格。,2,单击“创建”,设置主键,1,单击“表设计”,按要求输入相应的“字段名称” ，并设置字段的”数据类型“,3,4,选中“性别”字段,5,在“有效性规则”属性中输入：“男“Or “女”,7,设置字段大小为2,6,创建了“人事表”后，按照相同的操作步骤，创建其他表,按照相同的步骤设置其它字段的“常规”属性。设置完毕后将此对话

12、框关闭，并选择保存为“人事表”后，即可完成此表的创建,8,2.3 规划“容器”“表”中“字段”的设置,2.3.1 Access 2007中的字段类型,在Access 2007数据库中共有11种可用的数据类型：文本、备注、数字、日期时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超级链接、附件和查询，它们的作用如表所示。,某种数据具体需要使用什么类型的字段存放，我们主要需要考虑如下几个方面的内容。,1、字段存储的是什么样的数据。如中英文文字可以存储在文本型字段里，却不能存储在数字型字段里。,2、要存储数据的大小，即数据需要的存储空间的大小。文本型字段只能存储255个字符，如果您需要存储一篇文章，则可以

13、考虑使用备注（存储65535个字符）型字段。,3、是否需要对数据进行计算以及需要对数据进行何种计算。Access 2007可以对数字型、货币型数据进行求和计算，但对文本型、备注型数据则不能求和。,4、是否需要排序或索引字段。备注、超级链接型及OLE对象型字段均不能使用排序与索引。另外文本型字段中存放的数字，将按字符串性质进行排序，而不是按大小排序，如1，11，120，2，21，210。,5、是否需要在查询或报表中对记录进行分组。备注型、超级链接型及OLE对象型字段无法进行分组。,2.3.2 Access 2007的“字段”属性,在确定了数据类型之后，还应设定字段的属性，才能更准确地确定数据在表

14、中的存储格式。,右击“人事表”，选择“设计视图”命令,1,2,选中“姓名”字段,文本型字段的15个属性,“字段大小”属性的意义为：,“字段大小”属性用于限定文本字段的大小和数字型数据的类型。,文本型字段的字段大小属性是指文本型数据保存的大小和显示的大小。在默认情况下为50字节。文本型数据的大小范围为0255个字节。,数字型的“字段大小”属性是指数字型数据的类型，不同类型的数字型数据的大小范围亦不相同。,至于其它字段，这里不再详细叙述。,2.3.3 设置“字段”的显示和打印格式,1文字型数据“格式”的设置方法,我们以前边创建的“部门表”为例，讲述文字型数据“格式”的设置方法。我们先来看一下设置前

15、和设置后的效果。,设置前,设置后,选中此数据类型,1,2,在格式栏中输入：“所在部门是：”,单击“关闭”按钮退出并保存,在“设计视图”上方空白处右击，选择【SQL视图】命令,双击,通过SQL语句直接生成的结果集,5,6,3.3.5 边学边练：在工资管理数据库中创建SQL查询,我们可以为第3.2.4节中创建的查询添加一个字段为“今日所得”，表示此员工今天总共挣了多少钱，这样会比较直观，如下图所示。,可以添加此统计字段,3,在“设计视图”上方空白处右击，选择【SQL视图】命令,2,右击“工资查询”选择“设计视图”命令,1,打开“计件工资管理系统”数据库,4,在FROM前面添加“,工资主表.件数*工

16、序工费表.工价 AS 今日所得 ”语句,单击“关闭”按钮,5,3.4 典型实例：创建“考勤管理系统”的查询,下边我们为“考勤管理系统”创建一个“出差信息”查询，此“查询”能够实现，查询某段时间内的出差信息的功能。其创建步骤如下。,1,2,选择“简单查询向导”,4,3,单击“确定”按钮,选择“表：出差信息”,添加字段,设置标题,5,选择“表：员工信息”,6,添加字段,单击“完成”按钮,7,8,为“起始时间”和“结束时间”设置条件,9,输入查询条件,查询结果,第4章 窗体Access的“查询界面”,数据的操作窗口了解窗体 规划操作界面创建窗体 安装“设备”使用窗体控件 典型实例：创建“考勤管理系统

17、”的窗体,4.1 数据的操作窗口了解窗体,4.1.1 窗体简介,在Access 2007中，窗体是数据与用户进行交互的界面，它的外观和一般的窗口一样。,窗体是一个组合式的对象，也就是说用户可以根据自己的需要在窗体中增加相应的控件，并定义其外观、行为和位置等。,典型窗体如下图所示。,这是一个典型的窗体视图,窗体中的控件可以根据需要添加。控件的使用将在4.3节具体说明,4.1.2 窗体的视图方法,1、单一窗体（纵栏式）：顾名思义就是一次只显示一条记录，这也是默认的窗体形式。这种方法简洁，且易于对数据的操作。如果没有特殊的需要，我们一般都采用这种视图方法。其界面如下图所示。,这种视图只显示一条记录，

18、如果想看另外的记录需再翻一页,2、数据表视图：这种视图方法就是将数据以表格的形式表现出来，一般来说窗体中的子窗体是使用这种方法表示的，如下图所示。,3、设计视图： 窗体的设计视图如下图所示。在设计视图中，可以编辑窗体中需要显示的任何元素，包括需要显示的文本及其样式、控件的添加和删除及图片的插入等；还可以编辑窗体的页眉和页脚，以及页面的页眉和页脚等。另外，还可以绑定数据源和控件。,4、数据透视图：数据透视图是利用图表的形式更形象化的说明数据间的关系，让数据更直观的显现出来，如图所示。,可以根据对数据的不同选择，显示不同层次的数据,5、数据透视表：这种方法同数据表有些相似，不过数据透视表是可以运用

19、所选格式和计算方法汇总大量数据的交互式表，如图所示。,筛选字段,行区域,列区域,明细区域,6.布局视图：布局视图是用于修改窗体的最直观的视图，可用于在Access 2007中对窗体进行几乎所有需要的更改。在布局视图中，窗体实际正在运行，因此，用户看到的数据与它们在窗体视图中的显示外观非常相似，如图所示。,4.2.1 自动创建窗体,4.2 规划操作界面创建窗体,1,2,选择“人事表：表”,3,4,单击“创建”标签,单击“窗体”,单击“关闭”按钮,6,将窗体名称改为“人事表查询窗体”,单击“确定”按钮,单击“是”按钮，保存新创建的窗体,5,7,双击“人事表查询窗体”,下边看一下执行效果,在此窗体中

20、，您可对数据库中数据进行浏览、修改以及增加等操作,4.2.2 使用向导创建基于单表的窗体,1,单击“其他窗体”,2,单击“创建”标签,选择“窗体向导”,3,选择“人事表”,4,添加所有字段,5,单击“下一步”按钮,选择“两端对齐”,单击“下一步”按钮,6,7,8,11,单击“完成”按钮,9,选择“至点”,12,10,设置标题,单击“下一步”按钮,下边看一下新建窗体的效果界面,通过步骤中的不同选择会出现不同样式的窗体，不过其显示的数据是一样的,4.2.3 使用向导创建基于多表的窗体,1,打开“窗体向导”对话框,选择“工资主表”，然后将相应字段选入,执行相同的操作将“工序工费”中相应字段选入,单击

21、“下一步”按钮,2,3,4,5,选择“带有子窗体的窗体”,8,单击“下一步”按钮,6,选择“通过工序工费表”,保持系统默认，单击“完成”按钮，完成名为“工序工费表”的主窗体以及名为“工资主表子窗体”的子窗体的创建,7,在“计件工资管理系统”数据库中，双击“工序工费表”打开“工序工费表”窗体,下边看一下基于多表窗体的效果界面,基于多表窗体的最大优点就在于可以显示多个表的数据并同时对多个表的数据进行更新,4.2.4 创建数据透视图及数据透视表,1,选择表,2,创建数据透视表,单击“创建”标签,单击“其他窗体”,3,选择“数据透视表”,4,1,选择表,2,创建数据透视图,单击“创建”标签,单击“数据

22、透视图”,3,4.2.5 使用设计视图创建窗体,单击“创建”标签,1,打开“计件工资管理系统”数据库,2,3,单击“窗体设计”,5,以同样的方式将记录源中的“姓名”、“性别”、“职务职称”字段添加到窗体上,4,选中“员工编号”字段，将其拖入设计主体中,7,单击“关闭”按钮后，保存为 “人事表窗体3”,6,8,将全部控件选中,单击“排列”标签,单击“靠左”按钮,9,在“计件工资管理系统”数据库中，双击新创建的窗体“人事表窗体3”，打开此窗体,下边看一下使用设计视图创建的基于多表窗体的效果界面。,在该窗体中，您可以对这些控件连接的字段进行修改或增添,4.2.6 边学边练：“计件工资管理系统”中窗体

23、的创建,在创建“计件工资管理系统”的窗体前，我们先对要创建的窗体进行一个大体的规划，具体如下页图所示。,1“部门调整”窗体的创建,在创建“部门调整”窗体前，我们先来看一下它的最终效果，如下图所示。,“部门调整”实际上就是对部门表的调整，下边是其创建步骤。,这里是部门表的相关记录,3,单击“创建”标签,1,2,单击“其他窗体”,选择“窗体向导”,4,选择“表：部门表”,添加“部门”字段,单击“下一步”按钮,选择“表格”,单击“下一步”按钮,5,6,7,8,9,选择“Access 2007”样式，单击“下一步”按钮,输入“部门调整”,11,单击“完成”按钮完成窗体的创建,10,2“部门调整”窗体的

24、设置,通过如上步骤，我们就创建了一个“部门调整”窗体，在导航窗格中，双击此窗体将其打开，将见到如下边左图所示的窗口界面，仔细观察会发现此界面与右图所示的最终界面尚有几点不同。,无“记录操作按钮”，多导航条等,这三个按钮需要通过向导添加，将在下边详细叙述,1,双击,2,单击“其他 ”标签,4,此时我们需要进行如下调整。,设置选项,3,设置选项,查看窗体效果,5,去除“最大化”、“最小化”按钮,6,4.3.1 控件组中各按钮的功能,4.3 安装“设备”使用窗体控件,一般来说，在窗体中见到的任何对象，如一条线一个矩形亦或图片、图形、单选钮、复选框和命令按钮等等都是控件。用户可以在控件中输入数据和用控

25、件显示数据等。,4.3.2 文本框控件的使用,2,确定“控件向导”按钮被按下,4,单击 “文本框”按钮,1,打开窗体设计视图,在设计主体中单击,3,设置“字体”为“隶书”、“字号”为“20”、“字形”为“粗体”“对齐方式”为“两端对齐”,单击“下一步”按钮,输入文本框的名称,单击“完成”按钮,5,6,7,8,9,双击报表属性按钮,11,选择“数据”标签,10,选择 “人事表”为当前记录源,12,选择“姓名”,13,选择“姓名”为当前控件来源,单击关闭按钮,14,下边看一下文本框实例的效果界面,在该窗体中您可以浏览“人事表”中的“姓名”字段并可以对此进行修改和增加,4.3.3 标签控件的使用,1

26、,在窗体设计界面中选择此命令,保存设置后，重新打开，这是刚添加的标签,2,单击“标签”按钮,添加标签和文字,设置属性,3,4,关闭窗体,5,4.3.4 组合框及列表框控件的使用,组合框控件像下拉式菜单一样在屏幕上显示列数据。把光标移到所要的选项上然后单击鼠标可完成选择。列表框和组合框十分相似，不过组合框可以输入非列表中的值而列表框不能。从下图中我们可以看出它俩的不同。,列表框,组合框,1,确定“控件向导”按下,在设计主体中单击,3,单击“组合框”,2,4,单击“下一步”按钮,单击“下一步”按钮,单击“表：部门表”,5,6,7,8,选择“ID” 和“部门”字段,9,单击“下一步”按钮,单击“完成

27、”按钮，即可打开下边的组合框实例窗口,单击两次“下一步”按钮,10,在这里我们可以见到下拉列表,4.3.5 命令按钮控件的使用,1,打开“人事表查询窗体” 的设计界面,2,单击“命令按钮”,3,在设计主体中单击,确定“控件向导”被按下,4,5,单击“删除记录”项,7,单击“下一步”按钮,6,单击“记录操作”项,选择“垃圾桶”,8,10,单击“完成”按钮,将按钮名称改为“DeleteCMD”,在图中单击删除按钮，将删除当前数据,9,4.3.6 选项组、切换按钮、选项按钮和复选框控件的使用,切换按钮、选项按钮和复选框都可以让用户作出某种选择。可是这3个按钮单独使用的几率不大，一般和选项组组合使用（

28、如下图所示）。,在“选项组”中的任何控件只能选择一个,1,确定“控件向导”被按下,4,单击“选项组”,3,在设计界面中单击,在第一行中输入“男”，在第二行中输入“女”,单击“下一步”按钮,2,5,6,单击下拉按钮，选择“男”项,7,8,单击“是，默认选项是”单选按钮,单击“下一步”按钮,单击“选项按钮”,单击“下一步”按钮,9,10,12,单击“完成”按钮,11,指定选项组标题为“性别”,这是最终执行效果图,4.3.7 Office控件的使用,1,单击未绑定按钮,2,在视图中单击,3,单击“由文件创建”单选按钮,单击“确定”按钮,5,单击“浏览”按钮选择建好的Excel文件,4,这是最终执行效

29、果图,4.3.8 边学边练：“计件工资管理系统”中窗体控件的添加,1为“部门调整”窗体添加操作按钮,1,打开部门调整表设计视图,3,拖动这里的边界,4,选择命令按钮,2,在窗体中单击,5,选择“记录操作”,6,单击“图片”单选按钮,8,选择“添加新记录”,单击“下一步”按钮,单击“转至新对象”,单击“下一步”按钮,7,9,10,保持系统默认，单击“完成”按钮，完成此按钮的添加。通过相同的操作可以添加其它命令按钮。,11,2“系统设置”窗体的创建,系统设置窗体打开后的界面如此图所示,1,打开窗体视图，并调整好窗体大小,2,双击“选项卡”的页，在弹出的设置对话框中，更改选项卡的名称,3,添加一“选

30、项卡”控件,右键单击此控件，选择“插入页”命令，给此“选项卡”控件添加一新页,4,5,单击 “矩形框” ，在主窗体上画一个矩型区域,7,将此矩型框调整到正好覆盖“选项卡”控件（注意不要覆盖“选项卡”控件的标题和边界）,6,设置此矩型框的属性的“背景色”与主窗体相同、特殊效果为“平面”、边框样式为“透明”,8,单击“子窗体” ，在刚添加的“选项卡”控件上通过向导分别添加几个子窗体,9,单击添加的子窗体左上角的属性按钮，打开子窗体的属性设置界面,10,对子窗体的属性进一步进行设置,11,在窗体左上角添加一“组合框”控件，并在弹出的向导中设置其与“部门表”相关联,12,13,添加两个按钮，这两个按钮

31、无需进行关联，如弹出向导，将其关闭即可,添加一“列表框”控件，并设置其与员工表中的“员工编号”和“姓名”字段相关联,3“工资录入和查询”窗体的设计,这是“工资录入和查询”窗体的主操作界面,4.4 典型实例：创建“考勤管理系统”的窗体,1建立信息录入窗体,1,打开“考勤管理系统”数据库后，打开“窗体创建向导”对话框,2,选择“表：员工信息”,将表中字段全部选入，单击“完成”按钮,3,这是刚创建的信息录入窗口,7,将刚才建好的窗体切换到设计界面,5,选中“员工编号”文本框，单击属性对话框中的“数据”标签，将其页面中的“控件来源”设为空。,6,双击窗体属性按钮,用同样的方式将窗体中的“姓名”、“性别

32、”、“部门”、“职位”和“联系电话”文本框的“控件来源”设为空,4,8,设置页眉文字,9,添加命令按钮,单击“子窗体”,10,11,“表：员工信息”,将全部字段选入,单击“下一步”按钮,12,13,在其列表框中选择“无”项,直接单击“完成”按钮完成子窗体的创建,15,14,16,18,在其“格式”标签页中单击“导航按钮”组合框的下拉按钮，选择“否”项，,17,在设计视图中双击“主窗体”的属性按钮，打开属性对话框,选择“数据”标签，在其标签页中单击“允许编辑”组合框的下拉按钮，选择“否”项,2建立出勤情况窗体,1,打开一个空白的窗体设计视图，单击文本框控件，在设计视图中添加7个适当大小的“文本框

33、”,2,单击“命令”按钮控件，在设计视图中添加3个“命令按钮”,4,打开“员工编号”文本框的属性对话框，在该对话框的“其他”标签页中将“名称”改为“员工编号”，以同样的方式更改其它“文本框”,3,打开“Command1”的属性对话框，将其“格式”标签页中的“标题”和“其他”标签页中的“名称”改为“出勤统计”，用同样的方法 更改另外两个命令按钮即可完成窗体的设置,第5章 报表Access的“统计系统”,领导要看的东西什么是“报表” 简易输出创建报表 的方法 美容增色报表的附加设置 高级技巧创建多列报表和子报表 功成名就打印报表 报表快照 典型实例：创建“考勤管理系统”的报表,5.1 领导要看的东

34、西什么是“报表”,报表就是一种组织和显示Access 2007数据库数据的好方法。如下图所示。,5.2 简易输出创建报表的方法,5.2.1 自动创建报表,1,打开“计件工资管理系统”数据库,单击“报表”按钮,3,单击“创建”标签,选中“人事表：表”,2,4,该报表的数据来源于数据库的“人事表”,5.2.2 利用向导创建报表,2,打开“计件工资管理系统”数据库,单击“创建”标签,3,单击“报表向导”,1,4,选中左侧列表框中的“班组”项，并单击选中按钮，将其作为分组标志,7,单击“下一步”按钮继续,单击“下一步”按钮继续,8,选择“表：人事表”,选定字段,5,6,9,为报表指定标题 “人事报表”

35、,单击“完成”按钮结束人事报表的创建,10,单击第一个组合框的下拉按钮，选中“员工编号”项。然后单击该按钮右侧的升序按钮，使其变为降序按钮,11,这是创建好的报表,5.2.3 利用设计视图创建报表,1,打开“计件工资管理系统”数据库,2,单击“报表设计”,单击“创建”标签,3,单击“添加现有字段”按钮,选中“部门表”字段列表中的“ID”字段，并将其拖动至工作区主体区段的适当位置,4,5,添加其他字段,6,添加标签,7,关闭并保存报表,8,5.2.4 使用空白报表工具创建报表,1,打开“计件工资管理系统”数据库,单击“创建”标签,2,单击“空报表”,3,添加字段,4,5,单击“格式”标签,单击“

36、标题”按钮,6,关闭并保存报表,修改标题文字,7,8,5.2.5 边学边练：创建“计件工资管理系统”的报表,1,打开“计件工资管理系统”数据库，然后打开“报表向导”,选择“表：人事表”项，将所有字段选中,2,连续单击三次“下一步”按钮，进入设置“布局”对话框,3,4,选择“纵栏表”单选按钮,单击两次“下一步”按钮,5,设置报表标题为“打印个人档案”,单击“完成”按钮后完成此报表的创建,6,7,5.3 美容增色报表的附加设置,5.3.1 节的操作,1,打开“计件工资管理系统”数据库，切换至“创建”标签页,单击“报表设计”,2,3,在工作区内，单击鼠标右键，弹出一个属性菜单，选择“报表页眉/页脚”

37、命令，给报表添加页眉和页脚,5.3.2 插入时间和页码,1,打开“计件工资管理系统”数据库，切换至“创建”标签页，单击“报表设计”按钮进入设计视图工作区,在标签框中输入“当前时间”，在文本框中输入“=now()”。用同样的方式创建另一个文本框,3,添加“标签”,2,4,通过上述步骤，我们完成了在报表中插入当前时间和页面页码的操作。用户会注意到在导航窗格中多出一个“报表1”项。双击“报表1”项，打开添加了当前时间和页面页码的报表,这里显示当前的时间和页码,5.3.3 排序和分组操作,1,打开“计件工资管理系统”数据库,右击“人事报表”项，选择“设计视图”命令,2,单击“格式”标签,3,单击“分组

38、和排序”按钮,4,单击“更多”,5,“班组”字段是原来的分组字段，如果要取消其分组，将“有页眉节”选为“无页眉节”就可以了,6,5.3.4 在报表中使用汇总字段,打开“计件工资管理系统”后，打开新建报表向导,1,2,选择“查询：工资查询”项并添加相应字段,单击“下一步”按钮,3,单击“下一步”按钮,选择”纵栏表”,4,5,单击“下一步”按钮,6,指定标题,7,单击“完成”按钮,8,9,右击“每日工资报表”项，选择“报表页眉/页脚”命令,给报表页脚添加文本框，在标签框中输入“合计工作量”，在文本框中输入“=sum(今日所得)”,10,用户可以发现在此报表中，“工资查询”中每一条记录中的“今日所得

39、”相加后，结果显示在报表页脚处的文本框中,5.3.5 插入图片,1,打开“计件工资管理系统”数据库，右击“人事报表”项，选择“设计视图”命令，打开“人事报表”的设计视图窗口,单击图像按钮，然后在工作区的“班组页眉”节的空白处单击，弹出插入图片对话框,2,3,选择含有图片文件的文件夹，选择一个图片文件，单击“确定”按钮，回到“设计视图”界面，此时您可以对图片框的大小进行调节，然后关闭设计视图，系统提示保存该报表，单击“是”按钮,通过上述步骤，我们创建了含有图片的报表。双击“图片报表”项，打开报表。可以发现在此报表中包含了我们选中的那张图片,5.3.6 边学边练：优化工资报表,2,打开“本月工资统

40、计”的设计视图，在“页面页眉”节中添加一显示为“工资合计：”的标签控件，然后在“主体”节中，添加一显示为“员工签字：”的字段。,在报表页眉中添加一文本框控件，并将此控件的标签控件删除，将文本框的名称命名为“月”，,1,在“主体”节中添加一“文本框控件”，同样将其附带的标签控件删除，并命名为“工资合计”,3,4,打开“打印个人档案”的设计视图，在其“报表页眉”节中添加一作为企业标志的图片,添加一文本框控件（将附带的标签控件删除），然后调整原来的标签文字，最后关闭保存即可,5,5.4 高级技巧创建多列报表和子报表,5.4.1 创建多列报表,1,打开“计件工资管理系统”数据库，右击“每日工资报表”，

41、选择“设计视图”命令,单击“页面设置”标签,2,单击“页面设置”按钮,3,切换至“列”标签页。在“网格设置”栏下的“列数”框中键入“2”，在“列尺寸”栏下的“宽度”框中键入“9cm”，单击“确定”按钮，完成多列报表的创建,4,报表的打印效果,5.4.2 创建子报表,1,确保“控件向导”按钮是按下的，单击“子窗体/子报表”按钮，在“主体”节中单击鼠标。弹出“子报表向导”的选择子报表数据来源对话框,打开“计件工资管理系统”数据库，在“每日工资报表”项上单击鼠标右键，选择“设计视图”命令，打开“每日工资报表”的设计视图,2,3,选择“使用现有的表或查询”单选钮,单击“下一步”按钮,4,5,在“表/查

42、询”下拉列表中选择“表：工资主表”项，单击“全选”按钮，将所有字段选中,单击“下一步”按钮,6,8,保持“从列表中选择”单选按钮的选中状态，在下边列表中选中“对 工资查询 中的每个记录用 工号 显示 工资主表”项,名称更改为“工作量副表”,7,单击“下一步”按钮,单击“完成”按钮，完成子报表的创建,9,10,这是效果界面，报表中包含了“子报表”客户信息报表,5.5 功成名就打印报表,5.5.1 报表的页面设置,1,打开“每日工资报表”的页面设置对话框,3,选中“打印选项”标签，切换至“打印选项”标签页，将上下左右边距都设置为“15”毫米,选择“页”标签，切换至“页”标签页,2,单击“横向”单选

43、按钮，将报表设置为横向打印。单击“确定”按钮，完成页面设置，下边就可以进行打印了,4,5.5.2 报表的打印,1,选择数据库主操作界面的【打印】【打印】命令，打开“打印”对话框,保持系统默认设置，单击“确定”按钮，即可将报表打印出来,2,5.5.3 边学边练：打印“计件工资管理系统”的工资报表,1,打开“计件工资管理系统”数据库后，打开窗体设计视图,单击“按钮”控件，然后在窗体上拖动，打开“按钮向导”对话框,2,3,在“类别”列表框中选择“报表操作”，然后在“操作”列表框中选择“打印报表”项,单击“下一步”按钮,4,此处选择“本月工资统计”报表,单击“下一步”按钮,5,6,选择“文本”，输入文

44、字,7,单击“下一步”按钮,8,输入按钮名称,9,10,单击“完成”按钮,按类似的操作添加其他命令按钮,11,如果打印出来的报表显示不正常，此时应该先打开报表，然后打开“页面设置”对话框，根据需要进行调整就可以了,这是创建完成的“工资统计和打印”窗口,5.6 报表快照,1,打开“计件工资管理系统”数据库，切换至“外部数据”标签页,2,单击“其他”,3,选择“Snapshot Viewer”,在此可设置其名称,单击“浏览”按钮可选择保存位置,3,单击“确定”按钮,5.7 典型实例：创建“考勤管理系统”的报表,1,打开“考勤管理系统”数据库，打开新建报表创建向导,将“请假信息”表的后四个字段选到右

45、侧,2,将“员工信息”表的除了第一个字段的所有字段选到右侧，单击“下一步”按钮继续,3,4,选中“通过请假信息”项（表示以请假信息表为基础表）,保持系统默认，单击“完成”按钮，完成报表的创建,5,单击“下一步”按钮,6,报表创建完成后，在导航窗格中双击“请假信息”项，可以打开我们刚才创建的报表，其操作界面如图所示，在此界面中，我们可以对员工的请假信息一览无遗,第6章 宏完善数据库的工具,“全自动洗衣机”什么是宏 “插上电源”使用宏 “开机运行”宏的常用操作 故障检修宏的错误与调试 典型实例：在考勤管理系统中使用宏添加快捷键,6.1 “全自动洗衣机”什么是宏,6.1.1 新建宏,Access 2

46、007数据库中的宏用来自动完成某些特定的任务。它是由一种或多种操作组成的集合。其中每种操作都能实现一个特定的功能。例如，打开窗体或报表等。,用户可以通过创建宏来自动执行某一项重复的或者十分复杂的任务。为了了解什么是“宏”，我们先来新建一个“宏”，并查看一下它的结构。,1,打开“计件工资管理系统”数据库，单击“创建”标签,2,单击“操作”列下第一行的下拉按钮，选择“OpenReport”项,在“操作参数”栏的“报表名称”下拉列表中选择“本月工资统计”项，其余操作参数保持系统默认即可,4,用同样的方法，在“操作”列的第二行、第三行分别选择“OpenReport”，并将它们的“报表名称”操作参数分别

47、选为“下月工资统计”和“打印员工清单”报表,5,选择“宏”命令,3,在“消息”参数中输入“本月、上月工资和员工清单已打印”。在“类型”参数下拉列表框中选择“信息”项。在“标题”参数中输入“报表已打印”，其它参数保持系统默认即可,8,单击“宏”设计视图“操作”列下第四行的下拉按钮，选择“MsgBox”项,单击关闭按钮，将宏保存为“打印报表宏”,6,7,6.1.2 宏的基本结构,宏的设计视图,操作参数栏，用于设置宏操作命令的参数，当用户选定具体的操作命令，该操作命令的参数才会显示出来，供用户设置,6.2 “插上电源”使用宏,6.2.1 宏的调用,要想让宏真正起作用，必须将宏与数据库中的对象或控件建

48、立起联系。用户通过操作这些对象或控件，调用宏实现特定的功能。,1,右击该命令按钮控件，选择“属性”命令,2,创建一个窗体，在此窗体中只有一个按钮，并将该命令按钮的标题改为“批量打印报表”,3,单击“事件”标签，切换至“事件”标签页,单击“单击”下拉文本框中的下拉按钮，选择“打印报表宏”项,4,单击“关闭”按钮，关闭并保存窗体,5,6,双击“批量打印报表”项打开窗体,单击“批量打印报表”命令按钮，就会运行“打印报表宏”,7,6.2.2 执行条件宏操作,1,打开“宏”的设计视图,2,单击“条件”按钮,单击条件列的第一行，输入“Forms!当日工资查询!今日所得100”,单击“操作”列下第一行的下拉

49、按钮，选择“Beep”项，然后关闭并保存此“条件宏”,3,4,5,单击“事件”标签，切换至“事件“标签页。单击“成为当前”下拉文本框中的下拉按钮，选择“条件宏”项,7,将“当日工资查询”窗口按“设计视图”方式打开，双击窗体属性按钮，打开窗体属性窗口,关闭窗口，并保存,6,我们来看一下运行结果，打开“当日工资所得”窗体，单击“下一个”按钮浏览记录，当“今日所得”大于100时，喇叭会发出提示音,6.2.3 宏组操作,1,打开“计件工资管理系统”数据库，打开“宏”的设计视图,2,单击宏名按钮,单击“宏名”列第一行，输入“关闭当前”,单击“操作”列下第一行的下拉按钮，选择“Close”项,用同样的方法

50、，在第三行的“宏名”列中输入“关闭数据库”，在“操作”列选择“Close”项，在第四行的“操作“列选择“quit”项。,3,4,5,关闭并保存宏,6,7,将“批量打印报表”窗体在“设计视图”中打开，在该窗体上添加两个命令按钮控件，并将这两个命令按钮的标题分别改为“关闭窗口”和“关闭数据库”,8,右键单击“关闭窗口”命令按钮控件，选择“属性”命令,单击“事件”标签，单击“事件”标签页的“单击”下拉文本框的下拉按钮，选择“批量宏.关闭当前”项,9,用同样的方法，为“关闭数据库”按钮添加关联宏,10,运行“批量打印报表” 窗体，单击相应的按钮即可调用宏组，实现关闭窗体和关闭数据库的宏操作,11,6.

51、3 “开机运行”宏的常用操作,6.3.1 启动和关闭Access对象,1,打开“计件工资管理系统” 的“宏”的设计视图,2,单击宏名按钮，单击“宏名”列的第一行，输入“打开窗体”单击“操作”列中第一行的下拉按钮，选择“OpenForm”项,在操作参数栏的“窗体名称”下拉列表框中选择“批量打印报表”项。其余参数默认即可,3,用同样的方法，在“宏名”列的第三行输入“关闭窗体”，在“操作”列的第三行选择“Close”项，并关闭保存窗体,4,5,6,在“打开窗体”命令按钮控件上单击右键，选择“属性”命令,打开窗体的设计视图，添加两个命令按钮控件，分别将其标题更改为“打开窗体”和“关闭窗口”,切换至“事

52、件”标签页。单击下拉文本框中的下拉按钮，选中“主窗体.打开窗体”项,7,用同样的方法，在“关闭窗体”按钮的“单击”事件中选中“主窗体. 关闭窗体”项，并关闭窗口保存设置,8,9,运行“主窗体” ，单击该窗体中“打开窗体”命令按钮，就可以通过调用“打开窗体”宏来启动“批量打印报表”窗体，单击“关闭窗体”命令按钮，就可以通过调用“关闭窗体”宏来关闭“主窗体”,这是打开的窗体,6.3.2 查找记录,1,打开“计件工资管理系统”数据库，用鼠标右击“批量宏”项，选择“设计视图”命令，进入宏组“批量宏”的设计视图,2,单击“宏名”列的第六行，输入“查找”。单击“操作”列第六行的下拉按钮，选择“GoToCo

53、ntrol”项。同时在操作参数的“控件名称”的文本框内输入“姓名”,用同样的方法在“宏名”列的第九行输入“查找下一个”，在“操作“列的第九行选择“GoToControl”项，在其“控件名称”参数文本框中输入“姓名”。在“操作”列的第十行选择“FindNext”项，然后关闭并保存设置,3,单击“操作”列第七行的下拉按钮，选择“FindRecord”项，在操作参数的“查找内容“的文本框中输入“=Forms!当日工资查询!按姓名查询”,4,5,在导航窗格中用鼠标右击“当日工资查询”项，选择“设计视图”命令打开“当日工资查询”的设计视图,7,右击该文本框，选择“属性”命令，弹出文本框控件属性对话框,6

54、,单击文本框按钮，在“主体”节按住鼠标左键拖动形成大小适合的文本框，在其标签框中输入“请输入姓名”,切换至“其他”标签页，在“名称”文本框中输入“按姓名查询”，单击关闭按钮，回到“窗体”的设计视图,8,9,用鼠标右击该命令按钮，选择“属性”命令，弹出命令控件属性窗口,10,单击命令按钮，在“主体”节的适当位置单击鼠标左键添加命令按钮控件，并将其标题更改为“查找”,切换至“事件”标签页。单击“单击”下拉文本框的下拉按钮，选择“批量宏.查找”项。单击关闭按钮，返回窗体设计视图,11,12,用与前边相同的操作方法添加另一个标题为“查找下一个”的命令按钮，并在其“单击”事件后的下拉文本框中选择“批量宏

55、.查找下一个”,13,单击设计视图的“关闭”按钮，弹出“是否保存”对话框，单击“是”按钮，完成“查找记录”宏操作,15,在“请输入姓名”文本框中输入要查询的员工姓名，如输入“张莉”。然后单击“查找”命令按钮，系统会自动找到符合“查询”文本框中内容的第一条记录，在窗体上显示出来,14,双击“当日工资查询”项，打开“当日工资查询”,6.3.3 窗体菜单操作,1,打开“计件工资管理系统”,单击“创建”标签,2,单击“宏”按钮,3,单击宏名按钮，单击“宏名”列第一行，输入“打开窗体“。单击“操作”列第一行的下拉按钮，选择“OpenForm”项。在操作参数栏的“窗体名称”下拉列表框中选择“当日工资查询”

56、项,用同样的方法，在“宏名”列的第二行输入“打印报表”，在“操作”列的第二行选择“OpenReport”项。在操作参数栏的“报表名称”下拉列表框中选择“每日工资报表”项,在“宏名”列的第三行输入“退出”，在“操作”列的第三行选择“Close”项。单击关闭按钮，保存文件“宏”组,4,5,6,7,创建一个名为“编辑”的菜单宏组，单击“宏名”列第一行，输入“打开表”，单击下拉按钮，选择“OpenQuery”项，在“查询名称”参数的下拉列表框中选择“人事表”项。然后保存为“编辑”宏,打开一个设计视图，单击“操作“列的第一行的下拉按钮，选择“AddMenu”项，在“菜单名称”参数的文本框中输入“文件”，

57、在“菜单宏名称”参数的下拉列表框中选择“文件”，在“状态栏文字”参数中输入“文件”。用相同的方式在“操作”列的第二行选择“AddMenu”项。将操作命令的三个操作参数分别输入或选择“编辑”。单击关闭按钮，保存为“菜单”宏,8,10,双击窗体属性按钮，弹出窗体属性对话框,打开“主窗体”的设计视图,9,切换至“其他”标签页，在菜单栏的文本框中输入“菜单”,11,将窗体关闭并保存,12,12,在该窗体的上方出现了“加载项”标签。切换至“加载项”标签页可以看到创建的“菜单栏”，选择“文件”“打开窗体”命令，就会打开“当日工资查询”窗体,11,双击“主窗体”项，打开“主窗体”,6.4 “故障检修”宏的错

58、误与调试,6.4.1 宏的语法错误与调试,宏的语法错误在创建宏时发生，当语法错误发生时，系统会给出错误提示,系统的提示信息，往往指出发生了什么宏错误,6.4.2 宏的运行错误与调试,这是出现宏错误的提示对话框,6.4.3 宏的逻辑错误与调试,3,保证该单步按钮是按下的,1,打开“打印报表宏”的设计视图,单击“运行”按钮，弹出单步执行宏对话框,2,单击“单步执行”按钮，一步一步的执行每一个宏操作，直至宏结束,4,6.5 典型实例：在考勤管理系统中使用“宏”添加快捷键,1,新建一个“宏”，在“操作列”的第一行选择“MsgBox”命令，在下边“消息”文本框中输入“欢迎使用东方考勤管理系统1.01版!

59、”接着输入“制作：东方科技”最后输入“联系电话,2,输入标题“考勤管理”，关闭窗口并保存为名字为“AutoExec”的宏,3,关闭窗口并保存为名字为“AutoKeys”的宏,4,打开“新建宏”窗口，并将“宏名”栏调出，如图中所示，分别输入宏名“1”和“F2”，并在操作列中选择“OpenForm”命令，再在下边的操作参数中，选择打开的窗口就可以了,完成上述操作后，将数据库关闭，重新打开，就可以看到欢迎界面了,第7章 学习使用VBA,“超级货架”什么是VBA “内部结构”VBA程序的基本语法与书写格式 “增加内涵”功能模块的创建 “兢兢业业” VBA程序的调试 典型实例：给“考勤管理系统”添加功能代码,7.1 “超级货架”什么是VBA,VBA（Visual Basic for Application）是Microsoft Office系列的内置编程语言，其功能十分强大。,在Access 2007中，VBA的功能是通过模块来实现的。事实上，在Access 2007中，程序设计的核心工作就是编写模块和事件过程。,如下图所示