第1章 WORD文书排版.ppt

1、第1章Word 文书排版,在日常生活和工作中，我们经常要用到会议通知、介绍信、邀请函、招标书、各种各样的合同、项目企划书和市场分析报告等。这实际上都是文书处理工作。 如何制作一个文档，让读者在接受版面信息的同时，获得美的感觉和艺术的感染，从而吸引更多眼球，这就需要作者具有排版的技巧。 所谓排版，就是在有限的版面空间里，将版面构成要素（文字、图形、图片、表格、线条和色块）根据特定内容的需要进行组合排列，把构思与形式直观地展现在版面上，使之符合人们的审美要求。,1.1 经验技巧,Shift+Home ：使光标处选至该行开头处。 Shift+End ：从光标处选至该行结尾处。 Ctrl+Shift+

2、Home ：从光标处选至文件开头处。 Ctrl+Shift+End ：从光标处选至文件结尾处。 Shift+ 移动光标：逐字逐行地选中文本（用于一边 看一边选取文本）。 Shift+Alt+ 鼠标左键单击：可选中原光标所在位置至 后鼠标左键单击光标位置 的矩形区域。,提示：在选取时还可利用“ F8 ”键来进行快速选取。 具体操作方法是： 1.先按“ F8 ”键激活系统内置的“扩展选取”模式（窗体状态栏的“扩展”会由灰变成黑色） 2.然后按“ F8 ”键便可选择光标位置后的一个字符 3.若再按一次“ F8 ”键则可选择光标所在位置的整行字符 4.再按一次便可选择光标所在的整段字符 5.再按一次选

3、择整篇文章 6.退出按ESC键,提示: F8+Home:能选择当前光标所在行以光标为界的前半行 F8+End:能选择当前光标所在行以光标为界的后半行 F8+Ctrl+Home:则选择以当前光标所作位置为分界点的整篇 文章的前半部分 F8+Ctrl+End:则选择以当前光标所作位置为分界点的整篇文 章的后半部分 Home:将光标从当前位置移至行首。 End ：将光标从当前位置移至行尾。 Ctrl+Home ：将光标从当前位置移至文件的行首。 Ctrl+End ：将光标从当前位置移至文件结尾处。 在 Word 中编辑文件时，经常需把光标快速移到前次编辑 的位置，而若采用拖动滚动条的方式非常不便，可

4、以利用一种 组合键进行快速定位。在需要返回到前次编辑位置时，可直接 在键盘上按组合键“ Shift+F5 ” 。同时使用该组合键还可使光 标在最后编辑过的三个位置间循环转换。,在 Word 中编辑文字时，有时只需将字号缩小或放大一 磅，而若再利用鼠标去选取字号将影响工作效率，可以利用 键盘选择好需调整的文字后，再在键盘上直接利用“ Ctrl+ ” 组合键缩小字号，每按一次将使字号缩小 一磅 ；而利用 “ Ctrl+ ”组合键可扩大字号，同样每按一次所选文字将扩大 一磅 。 另外也可在选中需调整字体大小的文字后，利用组合键 “ Ctrl+Shift+ ”来快速增大文字，而利用“ Ctrl+Shi

5、ft+ ” 快速缩小文字。,快速对齐段落： Ctrl+E ：段落居中。 Ctrl+L ：左对齐。 Ctrl+R ：右对齐。 Ctrl+J ：两端对齐。 Ctrl+M ：左侧段落缩进。 Ctrl+Shift+M ：取消左侧段落缩进。 Ctrl+T ：创建悬挂缩进效果。Ctrl+Shift+T ：减小悬挂缩进量。 Ctrl+Q ：删除段落格式。 Ctrl+Shift+D ：加上下划线。 快速调整行距： 在需要调整 Word 文件中行间距时，只需先选择需要更改行 间距的文字，再同时按下“ Ctrl+1 ”组合键便可将行间距设置为单 倍行距，而按下“ Ctrl+2 ”组合键则将行间距设置为双倍行距，按

6、 下“ Ctrl+5 ”组合键可将行间距设置为 1.5 倍行距。,巧去网址超链接线 当我们在 Word 文件中输入网址或粘贴带有网址的内容 时， Word 会自动产生链接下划线，这其实是 Word 自动修 改功能引起的麻烦，要想取消超链接的下划线，只需选中要 去掉下划线的网址文字，按下组合键“Alt+BackSpace ”或“Ctrl+Z”，便可将下划线取消。 另外也可关闭其相应的自动功能：选择“工具”菜单栏中 的“自动更正”选项，在弹出的对话框中选择“键入时自动套 用格式”选项卡，然后取消选择“ Internet 及网络路径替换为 超级链接”复选框，最后单击“确定”按钮完成关闭。,不同页面的

7、设置 在一些特殊的 Word 版式设置时，需要将一个文件中的页面设置成不同的方式。首先在菜单栏单击“文件 页面设置”命令，在“页面设置”对话框中将文件前一种页面版式设置好后，再将光标移至需更换版式的页面，再次打开“页面设置”对话框，并按需要对页面进行调整后，在“应用于”下拉菜单中选择“插入点之后”项，如图所示，此时便可在同一个文件中得到不同的页面设置。,精确进行文本移动 对 Word 文件进行编辑时，常需对某行或某 段文字位置进行调整，通常采用鼠标拖曳的方式进 行移动，但在长文件中进行操作时比较麻烦，可以 利用“ F2 ”键来进行精确移动. 其具体操作方法是这样的：先选中要精确移动 的文本内容

8、，再在键盘上按“ F2 ”键，此时屏幕左 下角状态栏中会显示“移至何处？”的提示。接下来 只需把光标移至目的地，按回车键便可精确完成移 动。,快速复制Word字体、段落格式 在 Word 中如果要对文件的一个大段落进行格 式操作，除了可以使用“格式刷”来复制文字、段落 格式以外，还可利用组合键来快速完成。 具体方法是： 首先把插入点移到段首，按“ Ctrl+shift+ ”组 合键选中整个段落，然后按“ Ctrl+Shift+C ”组合键 复制字体、段落格式；接下来利用“ Ctrl+shift+ ” 选中目标段落，按下“ Ctrl+Shift+V ”组合键粘贴该 格式。,让标题不再排在页末 在

9、 Word 中进行编辑排版时，有时出现某些 标题正好排在页末的情况，标题出现在页末确实非 常不美观，其实只需在排版时稍加设置便可避开这 种情况。 具体方法是： 把插入点移到标题所在段落，单击鼠标右键， 在弹出的快捷菜单中选择“段落”选项，并在随之出 现的对话框中的选择“换行和分页”选项卡选择在“与 下段同页”复选框，最后单击“确定”按钮即可。,如何设置不同的奇 / 偶页页眉及页脚 在编辑一些多页的文件时，常需插入页眉或页脚，但在通 常情况下其奇偶页是相同的，如果要为奇、偶页设置不同的页 眉和页脚，应如何进行操作？ 具体操作如下： （1）单击“视图页眉和页脚”命令，在弹出的“页眉和页脚” 对话框中单击“页面设置”按钮。然后选择“页眉和页脚” 框下的“奇偶页不同”和“首页不同”复选框并单击“确定” 按钮返回“页眉和页脚”对话框。 （2）在文件首页页边距区域内出现“首页页眉和页脚”区域， 若首页无需页眉和页脚，则在此可不输入任何内容。,（3）单击“页眉和页脚”工具栏上的“显示下一项”按钮，则 在第 2 页顶部会显示“偶数页页眉”，可以根据需要在 页眉区域输入相关内容；如果需要设置页脚，可单击 “在页眉和页脚间切换”按钮，切换到页脚区域输入相 应页脚信息。 （4）再次单击“显示下一项”按钮，第 3 页顶部会显示“奇 数页页眉”字样，可以参照步骤 3 完成奇数页页眉和 页脚的设置。 （5）