档案的分类与整理PPT课件

1、1、文件分类和整理；2、文件整理，按照一定的原则和方法进行文件整理，对处于混乱状态需要进一步整理的文件实体进行系统的分类、整理和科学的编目。文件整理方法：以卷为管理单位，以件为管理单位；3.文件整理的一般程序，从文件整理的全过程来看，主要包括以下步骤：区分全宗-全宗内的文件分类-归档(或逐件装订)-文件(或件)的整理和编号-编目-排架。1.区分整个宗族：根据不同的形成机关、组织或个人将文件分开，避免不同机关形成的文件混杂在一起，反映各个单位的历史发展。2.全族档案分类：将所有档案按来源、时间、内容、形式的异同进行分类，并按一定的方式进行排列。制定档案分类方案，4。综合档案馆(分类)、综合档案馆

2、、科技档案馆、特殊载体、文书档案、会计档案、业务档案、党务、行政、人事、信贷计划、监督核查等。会计档案、银行卡档案、储蓄会计、住房信贷会计、国际会计、配套证书、会计账簿、报表、其他、业务管理、5、综合档案(按功能1分类)、综合档案、行政管理、基础建设、党群管理、人事教育。会议计划、人事档案、专用载体、6、综合档案(按功能2分类)、综合档案、高校综合档案、行政管理、党群管理、学术记录、教学研究、科学研究、基础建筑、仪器设备、产品和产品、出版物和对外事务。具体载体，高校档案管理办法(教育部令第27号)，7，综合档案(按职能分类3)，企业综合档案，行政管理，生产，党群工作和管理，经营管理。科学、技术

3、、研究、会计、基础建设和部级工作。工业企业档案分类试行办法(国办发199120号)，8，3，归档(件):将归档的文件按一定的特点分类到基本存储单位的档案中。包括文件与资料的组合、文件在卷内的排列、文件标题的起草和装订等。4.文件(件)的排列：文件是按照年份、组织或问题等标准进行系统排列的，以确定文件的顺序。5.编目：以某种形式揭示和介绍档案内容和形式特征的工作，包括填写卷内文件目录、试验准备表、案卷封面和编写案卷目录或归档文件的目录和文件号等。9、文件整理工作的要求已经完成，具有保存价值的文件遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同的价值，便于文件的存储和利用；10、根据归档

4、文件整理规则，归档文件的定义一般如下：每一份文件都是原始的和最终的文件，文件处理单是主体，附件是正本和副本，转发文件和转发文件是报告、登记簿、相册等。一卷(这本书)是一个沟通和答复可以是一个。11.文件修剪。为了保证档案的长期保存和有效利用，装订前必须进行必要的修整。一般来说，它包括：修复小规格或损坏的文件；复印字迹模糊或容易褪色的文件；折叠过大的文件；从文件中清除容易生锈的金属物品。12、文件装订，装订规则归档文件应采用“件”装订，装订时，应以原件为准，以最终版本为准；正文在前，附录在后。原件在前，复印件在后；转发部分在前面，转发部分在后面；回复第一，交流最后；对于不同语言的文本，首先是中文

5、文本，其次是英文文本绑定方法：绑定角度，13，分类，分类方法：年度分类组织/问题分类保留期分类方案：1，年度组织(问题)保留期(例1和例2) 2，年度保留期(例3)，14，例1: 2004:永久办公室，30年，永久人事办公室，10年，永久管理办公室，30年，10年2005:永久办公室，30年，永久人事办公室，30年，永久管理办公室，10年，30年例2: 2004年：党群永久性，30年，10年商业永久性，30年，10年行政永久性，30年，10年2005年：党群永久性，30年，10年商业永久性，30年，10年行政永久性，30年，10年2006年，16年，例3: 2004年：永久性，30年，10年，

6、2005年：永久性，30年，10年，2006年：永久性，30年归档文件应根据原因、时间和重要性排列在分类方案的最低级别类别中。会议文件、统计报告等全套文件可以集中整理。1.同一主题内的归档文件按文件形成时间的顺序排列；根据文件的重要性。2.不同原因之间归档文件的排列，应按不同原因形成时间的顺序排列；根据原因的重要性；根据原因的共同属性，它们以集中的方式排列。18、否。归档文件应按分类方案和排列顺序逐一编号，并在文件首页上方的空白处加盖归档章，填写相关内容。备案章的必备项目有：全宗号、年份、保存期限和零件号；选定的项目是：机构(问题)。全宗号是档案馆在其接收范围内为每个归档单位编制的代码；年份是

7、指归档文件形成的年份；根据文件和档案的保存期限表，为归档文件定义保存期限；零件号是指存档文件的序号。20、归档文件的编目，归档文件应按分类方案和室号顺序编制，包括：归档文件目录和归档文件目录封面上的归档文件应逐一编目，目录中只能反映一个项目。当一个通信和一个复杂的文档被作为一个整体时，只有复杂的文档被编目。零件号、负责人、文件号、标题、日期、页码和备注等项目设置在归档目录中。21、归档文件，将归档文件按零件号的顺序放入文件箱，并填写文件箱盖、箱脊和参考表格项。箱子的名字应该标在档案盒的封面上。包装要求：不同形成年份的归档文件不应放在同一个档案盒中；不同保存期限的归档文件不应放在同一个档案盒中；

8、对于分支机构(问题)，不同机构(问题)形成的归档文件不应放在同一个档案盒中。22、归档和整理以卷为管理单位，而文件是由若干相互关联的记录组构成的文件存储单位。归档是根据文件之间的内在联系和形成的规律来构成文件的过程。文件格式国标9705-2008，23，文件分类，(1)常用方法1。年度分类根据它们形成和处理文件的年份。一般文件按文件形成年份分类，跨年或特殊年份的文件根据具体情况分为年份。2.问题分类根据内容反映的问题对文档进行分类。，24，(2)常用的复合分类法，年度法和问题分类法，如：2000年党群类2001年党群类行政管理类教学类外事类外事类综合类2000年商务类2000年2001年200

9、2年25日归档法，按“六个特点”归档，即问题，作者，名称(体裁)，时间，通讯员，地区等。1.根据问题特征将同一事件、问题或项目的文件归档。根据作者特征归档一些相同作者的文件。根据流派(名称)特征，文件类型或名称相同的文件4。文件根据时间特征和时间或文件内容，属于同一时期的文件将形成案卷。26.5.根据通讯员的特点进行归档将形成案卷。6.根据地区特点归档将形成案卷。在实际工作中，通常使用两个或多个特征来形成案例文件。例如，2008年市委会议纪要使用了三个归档特征：作者、时间和名称。27.卷中的文件排列；(1)检查和调整音量；(2)卷内文件排列和编号；1.卷中的文件排列是根据文件的重要性或文件的时

10、间顺序排列的，并注意文件之间的联系。正常情况下，主要零件在前面，附件在后面；原件在前面，重要文件的定稿和以前的修订在后面；回复第一，回复最后；前答复，后请示；结论文件第一，证据材料最后。28，2，卷中的文档编号文档的页码从001开始，用页码机打印在正面的右上角和背面的左上角。通常，每卷不超过2厘米(200张)。单个装订的案例文件应在每份文件第一页顶部的空白处加盖文件编号章，零件编号应逐一书写。(3)编制卷内文件目录；(3)填写试验准备表；(4)将备考表放在卷内文件之后，用于标明卷内文件的基本信息，便于文件管理人员和用户了解文件的相关信息。包括：本卷描述、归档人、检查员和归档时间。(5)这些书用

11、三孔一行装订，31。(6)填写文件封面、32。文件在类内的排列意味着文件按照一定的规则系统地排列成一个有机的整体。基本方法是：按保存期限排列，即按永久、长期和短期分别排列文件；按问题排序。33、档案目录的编制包括封面(目录名称、年份或机构、全宗号、目录号、保存期限)和档案目录(档案号、档案名称、年份、页码、期限、备注等)。)。34，二。业务档案整理的一般要求：通常根据文件和档案的分卷要求，进行分类、卷组、整理、编目等工作。同时，有必要结合具体条件和行业要求突出业务特点。为了便于查找和利用，案卷封面上的项目设置不仅符合按卷整理文件和档案的一些要求，而且反映了一些业务特点。35、整理业务档案，按专

12、业主管部门的有关规定整理业务档案，人事档案按人整理，行政处罚案件按案整理，36、3、整理会计档案，根据会计凭证、会计账簿、财务报告等会计资料装订成册。会计档案的收集和整理应按照财政部、国家档案局发布的会计档案管理办法(财会字第199832号)的要求进行。会计档案实施的文件格式为DA/T39-2008，37。会计档案试卷是根据其形成规律和有机联系，区分不同类型和保管期限，将会计资料组成保管物的过程(1)会计凭证可以按照年、月的顺序进行归档和排序。一个月的凭证可以根据数量归档装订成册，如果单个月的凭证很少，一本书可以归档装订几个月。凭证外侧应加封面，封面尺寸规格应为245毫米130毫米(长、宽)或

13、245150毫米(长、宽)。38.(2)会计账簿可以按年度和不同类型的会计账簿进行组织，总账、明细账、现金账簿、存款日记账、固定资产卡片、辅助核算账簿等会计账簿可以单独组织和装订。(3)财务报告应按年度和保管期限归档。会计年度报告、季度和月度报账应分别归档和装订，其他财务会计报告和其他资料应根据不同问题和保管期限分别归档和装订。39.(4)其他会计数据根据年度问题和保管期限分别编制和装订。例如，银行对账单、银行对账单、会计档案转移清单、会计档案存放清单和会计档案销毁清单可以分别归档和装订。40，会计文件目录，41，会计文件箱的格式适用于整理财务报告和其他会计文件。42、会计档案目录格式、43、

14、会计档案移交清单、44、科技档案整理、科技档案类别、基础设施档案、设备档案、科研档案、45、建设档案原则、基础设施工程档案的复杂内容、不同类型档案可采用不同的建设档案方法。管理文件按问题、时间或项目依据和基础资料进行汇编；施工文件中的质量保证资料按类型和批次进行汇总；技术文件应按单位工程、结构和专业进行组织；监理文件一般根据语言类型进行汇编。组织和规范实施科技档案构成的一般要求(GB/T11822-2008，46)，基本建设档案论文生成方法，1。也就是说，项目的所有文档(或子项目和子项目)构成一个文件。它适用于小项目和少量文档。如某项目的施工文件。2根据试卷的结构。项目中的文件根据项目的阶段(

15、建立、设计和施工)和结构(桥梁的上部结构或下部结构)进行汇编。如：某桥下部结构竣工图。3 .根据专业试卷。如按土建、结构、水、电、供热等专业分组。例如，一个档案馆的新仓库中的弱电系统的竣工图。4根据问题分组试卷。也就是说，文件内容中涉及的相同问题或性质相同的问题形成一个文件。例如，如果土地征用涉及报表、红线图、征用和搬迁协议等。可以形成一个案例文件，而大量的案例也可以分成单独的文件。47、5按文件名对卷进行分组。如计算书、设计任务书、决算书、工程联系单、各种原始施工记录等文件，其文件名特征是明显的，因此有可能用这种方法生成试卷。6 .根据地理分组试卷。例如，土地征用文件可以根据不同的城市、县和城镇进行分组。7根据作者分组试卷。即根据笔者的论文，如浙江省人民政府关于杭金衢高速公路项目征地的意见和批复。8根据时间分组试卷。工程计量支付、施工日记、工程进度等文件具有明显的时间特征，因此可以采用这种方法。考虑到组卷原则，以上八种方法可以结合使用。48、科技档案的装订与编目1、档案装订：卷内文件可以整卷装订，也可以分块装订；如果是以件为单位装订，请在每份文件第一页的空白处印上文件编号。2编译页码：编译页面右下角的页码(3)如果采用标准图、总图或借用图，在生成试卷时不需要制作特殊的副本包含在