办公室日常管理

1、办公室日常管理,主讲人：陈莹 2015.05.18,办会会务管理,办文公文的撰写,办事沟通协调,办公室工作简述,A,B,C,D,Contents,目,录,管理是主干,办公室的功能,协调 是核心,服务 是根本,办公室，一个普通的部门，同时也是一个特殊的部门。它担负着承上启下的任务，是领导与基层间沟通的桥梁，是各个部门间协调的纽带。实践表明，公司高层的意见是否能得到有力的贯彻实施，公司的后勤保障是否足够，职工的文化生活工作是否开展得有声有色如此种种，都取决于办公室工作的好坏，因此办公室岗位的责任尤为重大。,办文,办会,办事,办公室的工作内容,办公室工作无小事，事事都要精细化！,立卷 归档,发文,收

2、文,管理,来文的签收、登记、分办、传阅、办理到承办及答复等环节,公文保密的管理,文书起草、修改、审核、签发到印制、发出的一系列环节,整理、归档保存,办文,上行文,平行文,下行文,上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。 平行文是指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如联系函等。 下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、指示、公告、通告、通知、通报等。,办文公文的分类,办文通用公文的格式,公文用纸幅面尺寸：,公文用纸采用 GB/T148 中规定的A4 型纸，其成品幅面尺寸为： 210mm297mm,办文通用公文的格式,公文页边与版心尺寸：,公文用纸天头（上白边） 37mm1

3、mm 公文用纸订口（左白边） 28mm1mm 版心尺寸（不含页码）156mm225mm,办文通用公文的格式,公文页边与版心尺寸示意图：,办文通用公文的格式,公文书面格式：,公文一般有眉首（文头）、主体、版记（文尾）3部分组成。,办文通用公文的格式,发文字号由三部分组成：发文代字+年份+序号，发文字号字体与正文一致，均用3号仿宋体，年份用阿拉伯数字，并用六角括号“”括入，不使用圆括号“（）“、方括号”“；序号不编虚位（即1不编为001），序号前不加”第“字。,办文通用公文的格式,上报文件同时须标注签发人，用3号仿宋标识“签发人”3字，而签发人姓名用3号楷体字，发文字号应在红色反之上居左、居右空1

4、字。,正文用3号仿宋字体，一般 每页排22行，每行排28个字，行 距一般为固定值29磅或1.25倍。,开头用语,结尾用语,称谓用语,征询 用语,期请用语,为（了）、关于、由于等,为盼、特此通知（公示）等,贵单位、贵方、该项目、该公司,妥否、是否可行等,拟请、恳请、报请、盼,办文公文结构用语,01,03,02,04,05,06,写作准备,草拟初稿,反复修改,拟定提纲,征求意见,制版印刷,办文公文的流程,办文公文流程,写作流程： 主要内容和材料的准备，即事先准备围绕主题所要采用的观点和材料，做好去粗取精，根据阅读对象的特点有所侧重。 拟定提纲： 在明确写作意图、目的、内容并充分准备材料后，需理清思

5、路，安排文章的整体布局，以提纲的形式体现出来。 可粗略拟出标题和各层次的要点，主要内容及段落。 草拟初稿： 是公文正式写作的开始环节，尽快进入写作状态、搜索、串联各种信息，要力争达到“严、准、精、快”四个要求。,办文公文流程,征求意见： 初稿是公文的雏形，如涉及其他单位或部门，需广泛征求各方面意见，把搜集到的意见进行认真研究、深入实际，进一步了解情况。 反复修改： 经过征求意见阶段后，对文稿进行再加工和润色。 修改范围：深化主题、审阅内容、调整结构、修正语句。 制版印刷： 修改后的文稿经领导修改、签发即转化为“定稿”，它是印制正本的依据和存档的文本。 需注意用纸规范、格式规范、书写规范。,通知

6、的种类,指示性通知,传达性通知,发布性通知,转发和批转性通知,会议通知,任免通知,办文通知,通知,办文通知,一般由标题、正文和落款三部分组成。 具体步骤如下： 一、标题。写在第一行正中，可只写“通知”，也可“重要通知”、“紧急通知”以引起重视。例：“关于*的通知”、“紧急通知” 二、称呼。被通知的单位名称，在第二行顶格写。（有时，因通知事项简短，内容单一，可略去称呼，直起正文。） 三、正文。另起一行，空两格书写。 四、落款。分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期。,发布性通知,办文范文,任免通知,办文范文,会议通知 的结构（1）,办文范文,关于召开XX会议的通知 XXX： 为XXX（目的）

7、，定于2015年6月2日上午9时在X会议室召开XX会议，研究落实XXX等问题，请XX准时参加（出席）。 XXX部（总办） X年X月X日,会议通知 的结构（2）,办文范文,关于召开XXXXXX会议的通知 XXX： 为XXX（目的），定于2015年6月2日召开XX会议，现将具体事宜通知如下： 一、会议议题：XXXXXX 二、参会人员：XXX、XXX、XXX、XXX、XXX 三、会议时间：X年X月X日上午XX时 XX时 四、会议地点： XXXX 五、会议议题： （一）XXXXXXXX （二）XXXXXXXX （三）XXXXXXXX 联系人： XXXX，电话： XXXX XXX部（总办） X年X月X日

8、,办文实操,小王接到领导指示，为真实了解各下属企业服务情况，掌握服务短板，切实抓好服务提升工作，现将组织各下属企业进行交叉检查工作。要求各下属单位于5月4日17：:00之前将参与检查人员名单报至集团，并通知各参与人员于5月12日到集团报到。请问，以上信息是否全面，小王该如何写此通知？,通报,办文通报,通报是上级把有关的人和事告知下级的公文，如表彰通报、批评通报、情况通报等。传达重要情况以及需要各单位知道的事项，其目的是交流经验，吸取教训，教育干部，职工群众，推动工作的进一步开展。 一般由标题、正文和落款三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下： 一、标题。通常是由事由和文种构成，如关于给

9、勇于救人的王同志记功表彰的通报。此外，有少数通报的标题是在文种前冠以机关单位名称，如中共市纪律检查委员会通报；也有的通报标题只有文种名称。 二、通报正文的结构通常由开头、主体和结尾等部分组成。开头说明通报缘由；主体说明通报决定；结尾提出通报的希望和要求。结尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作结。有时也可不写。 三、署名和日期 :正文后签署发布通告的机关名称和日期。,请示,办文请示,下级机关向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈报性公文。要求一事一文，主送一个机关。 主要用于： 一、实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况，需要处理； 二、工作中遇到需要上级批准才能办理的事情；

10、三、超出本部门职权之外，涉及多个部门的事情，请示上级予以指示。,请示,办文请示,正文一般分为三个层次 一、开头：明确交代请示事项的背景或理由，或只说明请示的根据、目的。 二、主体：提出请求上级机关给予指示、批准或批转的有关事项；针对上述事项提出本单位具体意见、建议或方案；如请示事项存在几种可能解决的办法或方案，要提出倾向性意见，积极帮助上级机关出谋献策。 三、结尾：恰当使用结语。如：以上请示妥否，请指示。以上请示如无不当，请批准。,请示,办文请示,请示的结构： 关于XX XX XX的请示 XXX： XXX（请示问题的缘由及请示的问题）。 XXXXX（提出意见供上级判断、决策）。 妥否，请批复。

11、 XXXX部门 X年X月X日,注意事项： 要坚持一文一事； 请示事项必须明确、具体、可行； 时效性。,办文案例,关于XX XX XX的请示 XXX： XXX（请示问题的缘由及请示的问题）。 XXXX（提出意见供上级判断、决策）。 以上区区小事，望援助为盼。 XXXX部门 X年X月X日,办文报告,报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问。 常有把报告和请示弄混的情况，行文时报告、请示不分，在此将“报告”和“请示”比较如下： 一、行文目的不同 报告在于汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回答上级机关询问，以便上级机关了解本单位情况，有针对性的予以指导； 请示是为了解决某一问题，请求

12、上级机关作出指示或予以批准。 二、行文时间不同 报告是在工作结束后或工作正在进行中行文； 请示必须要在事前行文，不能先斩后奏。 三、答复的形式不同 报告不要求上级机关回复； 请示须上级机关及时批示或批复。,办文报告,报告的写法一般由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。 一、标题和主送机关 报告的标题应是完整规范的，即由发文机关、事由、文种构成。报告的主送机关与请示的主送机关一样，只能是一个，需同时报送其他上级机关时可采用抄送方式。 二、正文 报告正文由缘由、报告内容、结语组成。 （一）报告缘由，是正文的开头部分。通常说明报告的目的、原因，概况报告的基本内容，一般比较简短。工作报告和情况报告常

13、以“现将有关情况报告如下”引出下文。 （二）报告内容，是各类报告正文的主体部分。包括主要工作、经验、做法、分析等介绍。,办文案例,关于XX 购买代步车的请示报告 XX公司领导、财务部、行政部： 为迎接XX暑期的到来，满足游客需求，游客部拟建议在原有50辆代步车的基础上，再增加二十辆代步车。预计*费用。 以上妥否，请领导批示。 XXXX部门 X年X月X日,办文实操,小李接到领导电话，要她起草一份去迪斯尼考察旅游纪念品的请示，请问她应该了解哪些方面的信息？如何起草此请示？,办文会议纪要与会议记录,内容上：会议纪要是经过整理加工的会议上达成一致认识，是会议内容的要点； 会议记录是会议发言的原始记录，

14、基本上要做到有言必录。 形式上：会议纪要基本上按照行政公文的规范格式； 会议记录没有统一格式，多是各单位自定。,办文会议纪要,办文会议纪要,会议纪要格式,办文计划（5W,1H）,做什么？为什么做？何时做？ 何地做？谁去做？如何做？ 开头：阐明计划的依据（指导思想、现状分析、计划的总任务 、做 好后的意义） 主体：制定计划的“三要素” 目标（做什么：具体工作内容） 措施（怎么做：工作方式方法） 步骤（何时做：工作时间安排） 结尾：说明注意事项或检查落实方法； 描绘前景，鼓舞士气。,办文计划,开列式：把工作事项逐项列出，分项编写。 （适合于大型综合性计划） 展开式：围绕中心工作，将具体目标、措施要

15、求、实施步骤、依次展 开编写。 （适合于单项计划） 阶段式：按工作阶段或时间顺序编写。 （适合于阶段性明显的工作） 图表式：将计划内容列成图表的主要项目，依次填写。 （单独或作为附件均可）,办文总结,总结是对以往一段工作的回顾与反思，并以书面形式表达的事务性文件。 目的：摸索事物发展规律，做好今后工作； 总结起草要领： 前言：概况工作的基本情况，总结针对的背景、时间、点明中心思想。 主体内容： 回顾完成工作情况：内容、措施、方法、成绩； 提炼工作中的经验体会； 指出存在的不足之处； 今后努力的方向。 结尾：执行要求、希望、号召、落款、单位名称、日期。,办文公文常见问题,一、文种使用不当 （一）

16、请示、报告不分 有的正文是报告，标题是请示；有的正文是请示，内容是报告。 （二）请示、报告并用，如：关于请示审批*的报告、关于申请增加*费用的请示报告。 二、格式不规范 （一）用词多余。如：关于做好*工作问题的通知、关于召开*会议有关事宜的通知。 （二）无文种。如：关于*的规划、关于*的要求。 （三）标点符号。标题使用标点符号：如关于税、费问题的请示；（2001年1月1日施行的国家行政机关公文处理办法第三章公文格式第十条第六款中明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。,办文公文常见问题,四、搭配、修辞、语序等不当 多看、多读、多写。 五、内容不简练 （一）长篇大论，

17、篇幅长，空话套话多，未能按照公文就事论事、简练简短的要求来写； （二）标题与正文内容不配称，未能按照开门见山、直接入题的要求来写。,办文公文常见问题,三、结构层次混乱 直接用“1.”、“2.”.；正确的结构层次应为“一”、“（一）”、“1.”、“（1）.”等； 四、数字使用不当 （一）落款日期 2014年7月5日（二一四年七月五日） （二）数字混搭 2003年五月（2003年5月） （三）该用阿拉伯数字的错用汉字 十八个月（18个月）、二十四小时（24小时）、三分之一（1/3）、一千二百元（1200元）、四比一（4：1）、2万3千（2.3万）；,办会会前准备,口头通知,电话通知,邮件通知,短信

18、通知,邀请函通知,微信通知,书面通知,会议通知,办会会前准备,写信封,装通知,核对,确认,写清收文单位的地址和单位全称，收信人姓名。,将会议通知装入信封，封口前检查一遍，不要漏装。,将参会人员名单与信封核对，防止遗漏或重复。,请收发人员签字领取并打上编号，以备查询，之后逐一电话确认是否收到通知、是否能够参加会议。,发会议书面 通知流程,办会会前准备,不能把准备调动但尚未调动的人的通知发错单位，且应沿用任免、调动之前的头衔。,拟任免、调动人员,常用于与会人员需做会前准备，如发言材料或方案。,预备性通知,会议通知 注意事项,办会会前准备,做好文件的印制或复印工作。如：会议日程安排表、会议须知会议核

19、心文件（方案、讲话稿、发言材料）、附件（报表、参考文件）,认真校对会议文件，切实保证文件正文文字准确，页码连贯、不多页、少页，确保文件质量。,按照与会人员名单，准备每人一个文件袋，在文件袋上填写与会者姓名，并注明“会议文件”字样。一些保密文件，会后可要求收回。,会议文件的准备,复印：,校对：,分发：,办会会前准备,一、会议必备品 各种类型会议都需要文具用品（纸、笔）、桌椅、名牌、讲台、台布、水杯、瓶装水、茶、烟灰缸、音响设备、照明设备、电脑、投影、空调等。 二、会议的特殊用品 选举性会议需要准备投票箱、选票等物品； 接待性会议准备迎送客人的交通工具，甚至短期会议要准备餐饮、食宿； 党代会、纪念

20、性会议要准备国歌或其他音乐； 专业性会议或咨询会要准备录音录像等设备； 谈判性、签约会要准备签字笔； 根据会议的要求有的还要准备主持人、胸花、纪念品、横幅、花卉、果盘、茶点等。,会议用品的准备,办会会前准备,会前审核是会前准备的一项重要工作。会议的一切准备工作就绪后，必须到现场做最后的审核，从领取会议资料到会议室安排、检查会议室各项设备的正常使用等，要根据会议安排列举清单，逐一查阅，以免出现疏漏。,会前审核,办会会中事务,会议通知,办会会中事务,会议签到,薄式签到,会议工作人员代为签到,证卡签到,座次表签到方法,电脑签到,办会会中事务,办会会后管理,整理会议记录,会议纪要,会后工作,撰写会议简

21、报,开展会务总结,文件归档,收退会议资料,会后检查催办,办会邮件、文件、信件收发处理,如发现有不属于本单位的文件，或内装文件与应送文件不符，应规定处理，一般应予以退回。,文件经清点检查无误后，收件人要在送件人的“投递回执单”或“送文薄”上签字，并注明收到时间。,按收文登记薄中所列内容逐项登记，“来文处理单”的有关内容，如来文单位、来文标题、来文字号、缓急程度、密级、份数、日期等填写好。,拆封,登记,1,2,3,4,签收,分类,将信件（文件）分为急件、要件、例行公事件、密件、私人件5类，分别归入5个规格一致但颜色不同的专用文件夹内，分送各主管上司处理。,办事接打电话,电话留言的一般原则,简洁，抓

22、要点。,完整，要全面。日期、时间、数字、对方电话等,准确，确保信息记录的正确,及时转达留言，尽早传递留言信息,办事接打电话,附：来电记录表样式,（1）您等会再打来好吗？他估计XX点回来；,如：“你好！*公司。”或比如：“你好，*部。”,如果耽搁了一会儿，拿起电话后，要先向来电者真诚表示歉意：“对不起，让您久等了。”,接电话的方法,1.铃响不过三,2.接电话先问候,3.来电找的人不在,办事接打电话,（2）您方便留下电话号码好吗？这样XX可 以给您回电话。,记录条目要清晰、全面,如因身体原因咳嗽、打喷嚏等使声音异常，应表达抱歉。,声音和谐、态度和蔼,接电话的方法,4.接电话的语调,5.排除干扰,7.做好电话记录,办事接打电话,办事接打电话,拔打电话的方法 1、首先报出本人的姓名和单位。 2、如果想留言请对方回电，切记要留下自己的电话号码，这是最基本的礼仪。 3、注意自己的语言，措辞和语法都要符合身份，不可太随便，也不可太生硬。 4、适时结束通话，通话时间过长意味着滥用对方的善意。 5、拨错了电话要道歉，决不可挂上了之，因为这样是很不礼貌的。,线路中断,通话时受到干扰,拨打电话一方应主动重拔，接话方则应静待一两分钟方可离开或主动拨打过去。,