对招标采购工作的思考

1、对招标采购工作的思考090619一、采购工作职能、内容：招标采购工作按职能总体基本包括四大内容：建材市场信息了解、专项招投标活动组织、供应商信息库管理（有评估）、工程管理的积极参与。建材市场信息了解：建立建材市场信息库，不断更新，通过专项询价认价工作、客户约谈、网络了解等渠道，积累和整理相关材料设备的基础市场信息，用于支持公司的成本预算工作、支撑自身的招采工作。信息库要有具体的数据，又要有数据来源（厂家、人员、场合、渠道），还要有对数据来源的分析和改进（保证数据的真实性、客观性）。专项招投标活动组织：“单位联系组织招标合同签订收货（进场）付款（关注与办理）评估（单位评价、工作总结）”这是是贯穿

2、公司招采工作的主业务流，承载着公司的重要物流和资金流。针对这个主业务流认真做好年度采购计划、月采购计划、部门周报，做好对专项工作的精细化管理（具有严格时间限制）。供应商信息库管理：目前供应商信息库已初步建立，内容主要是单位联系信息。需要进一步做到是：1、定期及时输入新的联系单位；2、对单位进一步做好分类；3、精选单位列出“合格供应商”名单（也可对各类中的单位做出一二三等的排序，评出合作等级）；4、制定供应商评价体系，全面开展对已有合作商的评价工作。（先组织一次专项工作，再将专项工作中的内容程序化、常态化）工程管理的积极参与：1、工程部在前期队伍考察、合同洽谈等关键环节充分介入招采工作；2、队伍

3、确定后，采购部做好对工程队伍进场后表现的跟踪（结合工程部，每月出评价，放在在工作月报里面），做好对材料/设备进场后的参与验收和供应商售后服务的跟踪（结合工程部，每月出评价，放在在工作月报里面）。二、采购工作的流程、关键节点：标准招标项目：认真按照公司的招标采购工作制度、流程，做好队伍审查、合同相关条款的市场了解（主要是付款方式，遵循对我方有利和符合市场行情的原则）、开评标会议组织和资料整理。议标项目：队伍的准确选择，市场行情的准确了解，议标会议的召开，相关考察。比价项目：单位的实力、产品档次，价格的洽谈。直接选择：所选供应商的诚信度、合作等级。三、采购工作的基本原则和方法：（一）基本原则：1、

4、保密原则：认识到经济活动的复杂性，保持充分的警惕性和敏锐性。2、监督信任原则：大宗采购活动必须两人以上参与。做好对工作的记录，每项工作都要有两到三个以上部门参加、由两到三个以上人员参加，整理好文字资料。3、程序把控原则：招标采购工作要进一步坚持流程、程序。（二）在对伍选择上：4、有效竞争原则：三家以上的有效竞争单位。5、透明、开放原则：招标采购信息要对外宣布并广泛传播，对主动到访的客户要积极认真接待。6、充分样本量原则：样本量要足，通过加大样本量，来弥补信息量不足，规避围标风险。7、充分接触原则：100万以上的工程一定要见对方老总。8、选择合作单位的四个标准：生产规模、市场知名度（市场占有率、

5、年销售额）、市场业绩（整个在郑州市工程进展情况）、代理商实力。9、区分档次原则：将产品分三档，一线品牌、二线品牌、三线品牌，每一档列出前三名。（三）在市场信息把握上10、深入市场一线，直接了解市场信息。11、要积极出外考察，充分掌握市场状况。（四）逻辑思路层面上：12、逻辑关系：首先是对产品的技术、经济分析（影响产品质量的因素是哪些，影响产品成本的因素是哪些，如何评判其性价比），然后才是对样本的采集，才进入安装采买阶段。然后要加强对经济风险的防范，警惕小动作的发生。（1、某商品以几个指标支撑其性价比；2、品牌多，从那几个方面去考虑；3、目前已联系哪几家，情况如何；要分出第一方阵、第二方阵，多维

6、度分析。）招标先是技术的问题、考察的问题，然后才是商务标。13、工作思路：1、清楚产品的合理性，必须有一个评价；2、跟进项目开发节点、盯紧逻辑关系，做好前置工作；3、产品参数、指标的确定：分一、二、三档，4、注意防范供应商投机取巧的方式：其渠道为哪些？（五）操作层面上14、提前着手：结合公司项目推进情况，提前接触相关单位，起草相关文件（主要是先将通用性条款拟定完成，发包方式、通用条款，付款方式、技术条款等）。15、掌握充分信息：对外洽谈，不是只靠口才上，而是要有大量的信息量，有依据，有成本分析，有理、有力、有利。16、解决问题有两个途径：一个是实证别人做了，我们也可以做，一个是推理用大量的数据

7、得出结论，然后求证。找到核心关键技术性节点，积极予以求证。四、部门运营基本原则与方法：（一）计划与总结：1、制定计划：按照工种之间的逻辑关系，时间的轻重缓急，列出整个工程的年度计划、月度计划和专项计划。有预见性地提前考虑部门工作，要全面、系统，充分，反复考虑，走在工程之前。2、重视计划：计划制定后要经常翻一翻，半月翻一次，月底25号左右翻一次，没有完成的工作抓紧做。工作推进有与计划不一致的地方，及时自我反馈、及时向领导、公司反馈，及时总结问题。3、做周工作总结时要思考业务的关键性节点、工作中存在的几点困惑、困惑的解决点等，可以把每周发生的典型案例用三到五分钟时间在部门内部讨论，形成文字成果。（

8、二）管理职能：4、工作要以职能进行网络分块：打包分块、统一管理，每天都想着这几大系统的事。5、重视资料管理、及时信息传递：资料和信息管理体现出管理者的基本素质。6、招采管理要封闭化：从设计直至现场施工，招采工作的各个环节的管理都要及时、精细、准确、完整，如入库单、台帐等等都要及时办理，原汁原味。对每项专项工作都有总结、评价，保证各项工作都做到真正的“闭合”，保证工作不重复做功，能够做到不断的“甩项”，工作越做越轻松。7、对部门工作要有检查、监督、控制，评价（每日工作日志、每周的周报、每月出工作月报）招标采购工作月报每月月底对当月采购事项落实情况、部门其他职能履行情况进行评估和总结，出招标采购月

9、报，包含内容：（1）当月采购事项：完成情况、未完成情况、存在问题、后续措施；与原计划、原预期相比较的符合与不符之处，所处状态（正常、关注、严重关注），部门配合情况（到位之处、不足之处）；（2）建材市场信息了解，供应商信息库管理（有评估），工程管理的积极参与等部门主要职能内容的履行情况，诸如：相关询价活动、约谈活动、市场信息增添和更新情况；供应商信息增添情况、合格供应商变动情况；工程部对前期招采工作的参与情况，招采部对所选队伍进场表现的跟踪、对材料设备验收售后服务跟踪情况。（三）汇报与请示8、招标采购部要按照部门工作计划，及时向领导汇报部门工作（一周或十天汇报一次）。不要搁置问题，不要躲问题，有

10、问题可以上报，及时汇报，及时解决。9、加强过程咨询，注意及时反馈，做到善始善终，增强自身的决策能力。10、有需特殊处理的情况，关键重大问题，招标采购部将问题呈报招标委员会；由总经理做出决策的，相关部门要把决策可能带来的技术、商务风险罗列清楚。（四）沟通与协作11、工作要强势，学会利用各种资源，懂得借助企管力量，来完成自己的任务目标。12、在“积极推动”与“主动与前手沟通”上加强工作。13、招采部内部工作要“共同参与、划块分工、信息共享”。五、部门学习：1、途径：要从业务中学、从书本上学。2、内容：加强对建筑材料的学习，还要加强对建筑施工、安装知识的学习；加强对工程招投标理论知识和法律法规的学习

11、；同时，还要对郑州市其他房地产公司、楼盘的招采工作开展情况进行了解和学习。3、相应能力：较强的经济分析能力、语言表达能力，很强的沟通谈判能力。六、目前招标采购工作中存在的几个问题：（一）采购计划的提交不规范，不完整、不符合发包要求：经常出现相关部门通过电话、电子文件、电子版联系单等比较随意的方式向采购部下发采购通知、采购计划的现象；经常出现采购通知、采购计划只有工程名称、材料名称而没有工程图纸、材料明细（数量、规格型号）等发包必备资料的情况（甚至出现过工程部门向采购部门索要工程图纸、向采购部门询问材料明细的现象）；对于采购计划的提交和实施我公司有明确的流程制度。公司业务运行制度招标采购工作制度

12、、流程2009年修订版zbcg007材料、设备采购管理三.4“在分期施工图设计完成之后，分期动工之前，工程建设部应根据设计图纸、工程承包合同及施工单位的用料计划等，在各类材料使用十五天之前，设备使用三十天之前，提供包含所需材料设备的质量、规格、用料时间等内容的材料采购计划单，成本控制部对材料设备的数量（用量）进行审定，并经总工程师、总经济师审核后书面提交招标采购部。招标采购部实施采购作业，按时、按质、按量保障供应。”有必要通过企管部下发一个正式的通知和通过在工程会议上正式沟通，对规范采购计划进行重申。（二）、开评标会议人员缺位、纪律松弛时常出现招标委员会常务委员不参加开评标会议，但又未按规定履行请假手续的现象，时常有评标会议评委随意出入会场、接打电话的现象。开评标会议的相关纪律：1、按时参加；2、履行请假手续；3、会议期间不能随意进出会场；4、不得随意接打电话。（三）、招标采购工作与工程管理相脱节招标采购工作与工程管理的衔接配合上，存在着比较严重的脱节现象，多次出现甲方工程部门与施工单位（供应商）对合同条款理解不一致、现场管理不顺畅的问题。招采工作不是招采部门的工作，而是整个公司的工作，需要相关部门能够积极参与，负起责任。“1、在招标文件制定阶段工程部跟进技术要求，并予以确定。”“2、