秘书信息工作@.ppt

1、,Transform to the power of digital,第十四章 信息工作,第二节 信息工作在秘书中作用,第三节 秘书信息工作的基本要求和程序,第一节 信息概述,第一节 信息概述,一、信息的含义 二、信息的主要特征 三、信息的作用,一、信息的含义,简单地说，信息就是对客观事物的特征和变化的直接或间接的表述。,牛津英汉双解词典指出：信息就是谈论的事情、新闻和知识。,美国数学家、信息论的奠基人“仙农”，把信息理解为：用来消除随机不定性的东西。,美国数学家、控制论创始人 “维纳”在他的书中写道：信息就是我们在适应外部世界，并且是这种适应反作用于外部世界的过程中，同外部世界进行交换的内容

2、的名称。,韦氏词典认为：信息就是在观察或研究过程中获得的数据、新闻和知识。,“信息”一词在英文、法文、德文、西班牙文中均是“information”,日文中为“情报”，我国台湾称之为“资讯”，我国古代用的是“消息”。在信息化社会，信息已经于能源和物质一并被称之为现代社会发展的三大支柱。,美国数学家、控制论创始人 “维纳”在他的书中写道：信息就是我们在适应外部世界，并且是这种适应反作用于外部世界的过程中，同外部世界进行交换的内容的名称。,信息同消息、情报、知识、资料的关系,1.消息：包含某种内容和意义的音信，与信息相 近，人们通常把它看成新闻学上一种体裁。不同的消息包含的信息量不同，与消息的背景

3、和信息接受者密切关系。,例如： 冬天一般很冷。（不是信息，是常识） 今年冬天十分寒冷。（是信息，变化、最新、有用） 中国男足战胜了越南队。（是消息，未必是信息） 中国男足战胜了韩国队。（是信息，恐韩怪圈终于被打破了，有用）,2.情报：指通过某种秘密手段取得的信息。情报是信息， 但信息并不一定是情报。,俄罗斯联邦安全局 英国军情六处 美国中央情报局 以色列摩萨德,3.知识：是人类社会实践经验的总结，也可以说是人类通过信息对自然界、人类社会及思维方式与运动规律的认识和掌握，是人的大脑通过思维重新组合的系统化的信息的集合。知识是信息的一部分，知识是信息，但信息不一定是知识。,比如： 水分子式是H2O

4、 (是知识，也是信息） 书被放在桌子上 (是信息，却不能叫做知识）,比如： 正在酝酿一场政变。 他最近提升为高级工程师。,4.资料：是工作、生产、学习和科学研究等参考需要而收集或编写的一切公开或内部的材料。资料中蕴藏大量的信息，是获取信息的原料，是信息物化后的一种存在形式。,书报 期刊 简讯 汇编,图表 图纸 小册子,客观性,传递性,时效性,开发性,共享性,二、信息的主要特征,存储性,三、信息的作用,（一）信息是人类社会发展所必需的重要资源 （二）信息是决策的基础 （三）信息是科学研究的方向和保障,第二节 信息工作在秘书中作用,（一）信息工作是秘书部门辅助决策的重要工作 （二）信息工作是秘书部

5、门的重要业务 （三）信息工作有利于开创秘书工作新局面,领导获取信息一般有三种渠道：,亲自获取。即通过听取汇报、阅读文件、视察工作等。 由秘书部门或专门的信息机构、信息人员收集提供。 有各职能部门提供。,第三节 秘书信息工作的基本要求和程序,一、秘书信息工作的基本要求,二、秘书信息工作的程序,案例分析：,小张是一个刚刚走上工作岗位的大学毕业生，在一家大型食品企业任产品开发部门秘书。他所学的专业是信息管理，对信息有着天然的敏感。从上班第一天起，他就开始注意学习和收集与本企业产品相关的国内外最新、最快的信息。他从公文、网络、书籍刊物等多种媒体上抄录信息，与同行交流时一有机会就会索取信息。在此基础上，

6、他还对收集到的大量信息进行加工处理，将重要的信息做成简略的信息简报，每天一份，送到部门经理的办公桌上，为经理的工作提供了很大的方便。 他的这一工作特色逐渐为公司总经理所知，于是他被调任总经理秘书。小张此时已对本行业的市场情况有了相当的了解。他再接再厉，除了保持原来通过各种途径积极广泛收集信息外，开始尝试选择若干题目进行深入研究，写成调查报告呈交总经理，赢得公司高层的一致赞赏。,Survey Results: Innovation Leadership,一、秘书信息工作的基本要求,信息的收集,信息的整理,信息的传递,信息的利用和存储,二、秘书信息工作的程序,信息的收集是指信息收集者为了满足使用者

7、的需要，根据一定目的，通过不同方式搜集、获取信息的过程。,（一）信息的收集,1.收集信息的内容（机关、企业） 党中央和国务院公布的文件。 上级机关发布的直接与工作有关的文件，如决议、批复等。 本单位所属各部门的机构、人员、财力等情况。 本单位执行政策、推行工作或企业产品销售后反馈信息。如意见、建议、要求等。 本单位业务有关的外界情况和新信息，如经济发展、市场需求、社会动态等。 与本单位业务性质相同的地区、单位以及国外同行情况的信息。 与本单位未来发展有关的科技新成果以及先进的经验、方法等信息。,2.秘书收集信息的特点、方式和方法,秘书收集信息的特点： 全局性 突发性 存储性,秘书收集信息的方式

8、： 传统式收集 开拓式收集,阅读法 多渠道捕捉法 调查法 交换法 网上调查法,秘书收集信息的方法：,（二）信息的整理,1.帅选 剔除虚假、失效和无效的信息 挑选出有价值的信息 比如：在党政部门有价值的信息包括：,第一，全局性信息 第二，突发性信息 第三，方向性信息 第四，反馈性信息 第五，预测性信息,3.编写 用书面形式对信息进行有序化处理，是信息整理的最后步骤，也是信息传递的前提，它对提高信息质量和实用价值起着关键作用。,2.加工 信息加工是指将筛选相互来的信息进行提炼，使其具有较高质量。信息加工能力是秘书人员必备的能力，也是区别事务型秘书和开拓型秘书的主要界限。 信息加工分为两个层次： 第

9、一，基础性信息 第二，高层次信息 加工信息需从三个方面着手： 第一，充实内容 第二，综合分析 第三，提出意见,（三）信息的传递,1.信息传递的途径 （1）单通道传递 （2）多通道传递 2.信息传递的方式 （1）口头传递 （2）书面传递 （3）电讯传递,（四）信息的利用和储存,1.信息的利用 信息工作的全部意义在于充分利用信息。 2.信息的储存 信息存储是指把已利用过和尚未利用、有继续使用价值或可能有使用价值的信息入库存放起来，供以后使用。 信息存储分两种： 秘书部门的信息存储 秘书人员的信息存储,分类 著录 建立储存检索系统 保管,Survey Results: Innovation Culture,38,39,Paddy Miller Professor IESE Business School Mob: +34 93 253 4200 pmilleriese