文书档案管理制度.ppt

1、银行保险文书档案管理制度,太平人寿银行保险部 2001.11.20,(一)总则,为使银行保险部文书档案管理制度化，以增进文书处理的质量和效率，特制定本制度。,(二)范围,本制度所称文书档案管理，指总公司银行保险部及各二级机构银行保险系列与外界往来的文书，以及与公司内部各部门之间来往的文书，自收（发）文到归档全部过程之办理与控制。,(三)承办,总公司银行保险部各项文书的收发由下属业务发展部综合内勤统一办理，各分公司则分别由其下属业务发展室内务助理岗办理。,文书档案管理制度,(四)文书类别,工作通知书: 总公司银行保险部对各分支机构发布工作指示、要求或 通知时使用。 签报：分公司对总公司、下级对上

2、级请示或报告时使用。 函：发布规章或临时性规定及对外单位行文时使用。 通报：就主管业务向特定对象宣布时使用。 工作联系单：公司内部各部门间业务联系时使用。 公司正式文件：以太平人寿保险有限公司名义行文的正式文件。 合同和协议文本：银行保险与银行等合作单位签定的合同及协议文本。 会议材料和会议纪要：银行保险主持或出席的各种会议材料及形成的会议纪要。 其他资料和业务数据：产品资料、培训资料；部门业务数据、各种报表等。 声像和图书资料：银行保险的业务书籍、参考资料、声像资料等。,文书档案管理制度,文书档案管理制度,（五）文书处理流程及归档,收文、传阅和归档 总公司银行保险部综合内勤或分公司银行保险内

3、务助理在收到文件后，做好收文登记并粘贴好文件签批传阅单（格式附后）交部门经理批阅（当日内完成）。 批阅完毕根据批示内容进行处理,并按照批示时限进行文件的追踪，全部办理完毕后将文件归档。 传阅文件应等全部传阅人员在文件签批传阅单上签字后（收文后两日内完成）再将文件归档处理。 每年一月、七月对半年的归档文件整理装订成册并在封面上做好目录。,文书档案管理制度,发文、追踪和归档,总公司银行保险部对分支机构发文统一由综合内勤办理 。分公司在收到总公司发文后应在当日内交部门负责人落实具体经办人员，经办人员必须在文件要求的日期内完成工作并将结果反馈至总公司。 分公司银行保险系列向总公司银行保险部发出的文件，

4、统一由分公司内务助理岗办理。总公司综合内勤负责分公司来文的接收、请示、处理工作，并在文件要求的时限内完成处理意见的反馈。,发文编号,发文登记,领导批示,发出,追踪,意见反馈,整理归档,总、分公司所有发文必须由银行保险负责人（重大事件须由分管总经理）、经办人签字后方可发出，综合内勤（或内务助理）负责通知书的编号、发出和归档。 所有通知书或签报、通报和函按收到和发出分类，在每年的一、四、七、十月份对季度的收发文按编号装订成册并在封面上做好目录。,文书档案管理制度,文书档案管理制度,总公司收文- 签报、通报、函 按照来文类别和来文单位（系统内和系统外）汇集，一个来文单位一年的文件立成一卷(也可根据实

5、际情况将几个同类或相近的来文单位归为一个来文单位)，案卷封面上标明收文单位名称、年号及文件名称，如“总公司（2001）银行保险部分公司签报汇集”。 若签报在办理完毕后形成了新的工作通知书（如批复），则将这类收文与新的发文归在一起，立在发文汇集卷内。,分公司收文 - 工作通知书、通报、函 按来文类别，将系统内来文与系统外来文分开，以来文顺序号排列，将一年的来文立成一卷，案卷标题与发文汇集相同。如“xx分公司（2001）银行保险工作通知书收文汇集”。,收（发）文档的汇集管理,文书档案管理制度,总公司发文- 工作通知书、通报、函 总公司银行保险部所有发文按对内（发往本系统以内）和对外（发往系统外其他

6、单位）分类，每一季度做一次整理归档，理出目录，以一年度汇集成卷册，并按发文顺序号排列,案卷标题与发文汇集相同。,分公司发文 - 签报、通报、函 （见后页“签报”部分） 通报和函的发文汇集管理同签报。,签报,内部签报的处理及归档 经办人因特殊事件的处理，需签请经理核示时，以内部签报用纸缮写（内部签报格式附后）。签报经经理核示后，由经办人员交综合内勤（或内务助理）依示办理。 综合内勤（或内务助理）追踪签报的批办情况，处理完毕后将办理结果复印留存，并于当日将处理结果反馈至经办人。 综合内勤（或内务助理）编号填记于签报及签报事务备查表（格式附后）后，将签报归档。,文书档案管理制度,文书档案管理制度,分

7、公司发往总公司的签报处理及归档,分公司因请示工作发往总公司银行保险部的签报，统一由分公司内务助理岗办理。所有发出的签报按顺序号排列，并与总公司的批复归在一起，每季度整理一次，以一年度汇集成册，并在封面上做好目录。 总公司收到的来自各分公司的签报，由总公司银行保险部综合内勤统一办理。按来文机构分类，以顺序号排列，并将总公司的批复与来文归在一起，每季度整理一次，以一年度汇集成册，并在封面上作好目录。,综合内勤（或内务助理）每年一、四、七、十月份对每季度的内部签报按编号装订成册，会同签报事务备查表一起归档。,所有收（发）文要将主件、附件、批复收集齐全，保持文件、材料的完整性。,协议 公司与各银行分行

8、、支行签定的合作协议，若协议内容为合作意向书，未涉及具体合作细节，公司留存一份；若协议内容包含具体合作细节和手续费，公司至少留存贰份；若为兼业代理合同除公司留存贰份，另外还须交保监会一份。 综合内勤（或内务助理）根据不同银行将协议分类、归档。 若为兼业保险合同，保监会在审批结束将核准备案的与不予核准备案的兼业代理清单下发至公司后，综合内勤（或内务助理）应按照上报序号连同清单一并归档并做好备忘录。,文书档案管理制度,文书档案管理制度,公司正式文件,以太平人寿保险有限公司名义行文的正式文件，按收（发）文顺序号登记，单独立卷，每半年整理一次，以一年度汇集成卷并做好目录。,工作联系单,公司内部各部门之

9、间联系一般性工作必要时以工作联系单形式缮写，每份联系单递交相关部门时，银行保险综合内勤（或内务助理）应留存复印件备查并负责追踪。,会议材料,银行保险内部会议或由银行保险主持或出席各种大、小型会议所形成的文字材料，是本部门文件材料的重要组成部分。会议结束后由会议记录人员负责整理（日常会议、小型会议1个工作日内；大型会议2个工作日内）会议纪要及相关会议材料交综合内勤（或内务助理）；综合内勤（或内务助理）进行编号、归档，同时将会议纪要发给相关人员。 综合内勤（或内务助理）于每年一月对年度的会议纪要整理装订成册并在封面上做好目录。,文书档案管理制度,文书档案管理制度,其他资料及业务数据,市场上同业产品

10、相关资料和信息、公司产品相关资料和信息、各种培训教材等资料每年一月份对全年的资料进行整理、装订成册并制作目录。 部门述职报告、工作计划表、银行保险经营管理汇报表、部门KPI表和KPI分析报告等资料在每年一、七月份对半年的资料根据序号重新装订成册并在封面上做好目录。,文书档案管理制度,书籍及声像制品管理,银行保险部的业务书籍、参考资料、声像资料等被指定为公共参考图书，由专人负责保管。 新购图书应由图书保管人员登记书名、出版社、著作者、册数、出版日期、购买日期、金额及其他有关资料，并报送公司行政管理部门登记。图书每半年清点一次。 本部门员工欲借阅书籍应填写工作联系单向管理员取书，重要业务书籍或借阅

11、时间超过两天以上的一般书籍须由经理签字许可。 员工借出图书不得圈点、划线、涂写、撕剪，如有破损或遗失等情况，一律照原图书版本购赔或照原价赔偿。 银行保险部的声像资料原则上不予外借，特殊情况须负责人签字方可借出。,文书档案管理制度,本制度自颁布之日起开始实施，如有未尽事宜可随时修改。,（七）附则,（六）调卷,经办人员因业务需要需调阅已归档的一般文件时，应以工作联系单形式说明调阅期限及用途，交综合内勤（或内务助理）备案追踪；如系机密文件，须报负责人在工作联系单上签字方可调阅。,附：1）文书编号规则说明和示例 2）相关文书的格式（一）（二）（三）,编号规则：机构名称 + 年份 + 文书名称缩略字+顺序号 例如：上海银保（2001）签字第001号 北京银保（2001）函字第005号 依此类推。,文书名称缩略字: 工作通知书: 工 签报: 签 通报: 报 函: 函,文书档案管理制度,附一: 文书编号规则和示例,相关文书格式(一),文书档案管理制度,附二:,太平人寿银行保险,工作通知书,总公司银保工字第xxx号,主送: 抄送:,经办人: 签发人:,太平人寿银行保险,签 报,(机构地区名)银保签字第xxx号,经办人: 签发人:,主送: 抄送:,注：通报和函的格式类似，不再随附。,相关文书格式(二),文书档案管理制度,附