公文写作.ppt

1、常用公文写作基础知识,一、常用公文写作知识 二、公文编写格式及要求,一、常用公文写作知识,（一）公文的定义： 公文是各类机关、单位，在行政、业务等管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是实施管理和进行公务活动的重要工具。,（二）公文的特点： 鲜明的政治性、政策性， 强烈的权威性、约束性， 较强的时效性， 法定的作者、 规定的收发文方式 特定的体例格式,（三）公文的作用： 领导和指导作用 规范和制约作用 宣传和教育作用 沟通和信息作用 依据和凭证作用 示范作用 史料作用,（四）公文的分类： 按制发机关分：党、政、军、司法、企业、事业、社会团体. 按行文关系分：上行文、下行文、平行文 按机

2、密程度分：国家秘密（绝密、机密、秘密）；企业商业秘密（企业机密、企业秘密）；普通 按时限要求分：特提件、特急件、急件、平件 按使用范围分：通用公文、专用公文 按公文文种分 按传送介质分：纸、电子（办公网、传真、安全电子邮件）,1.按适用范围分类 国家行政机关公文处理办法规定，我国行政机关现行的公文有13种：命令（令）；议案；决定；意见；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要。 2.按行文方向分类 可分为上行文、平行文和下行文。 上行文：是下级机关向上级机关的行文。如“请示”、“报告”。 平行文：是不相隶属机关包括平级机关之间的行文。 如“函”。其它行政公文如“通知”有时有平行性

3、。 下行文：是上级机关对下级机关的行文。如“命令”、“通知”、“决定”等。,3.按公文的办理时限分类 可分为特急、急件、一般文件三类，急件应当在接到来文后3天之内办理完毕，特急件应当在1天内办理完毕。 4.按保密级别分类 可分为绝密、机密、秘密三个等级。,领导与被领导 同一组织 上、下行文 系统 指导与被指导 平级机关 工作关系 平行文 非同一组织 不相隶属机关 系统,（五）公文的格式： 参照国家质量技术监督局国家行政机关公文格式（GB/T 97041999） 版头部分 1、发文机关；2、秘密等级；3、紧急程度；4、发文字号；5、签发人（上行文）。 行文部分 1、标题；2、主送机关；3、正文；

4、4、附件；5、印章；6、成文时间；7、附注。 版尾部分 1、主题词；2、抄送机关；3、拟稿部门；4、会签部门；5、印发机关和时间。,二、公文编写格式及要求 一份完整的公文，由眉首、主体、版记三部分组成。 1、置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即156mm）以上的各要素统称为眉首； 2、置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体； 3、置于主题词以下的各要素统称版记。,（一）眉首 眉首又称版头、文头，包括：文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级和份号等项内容。文头位于公文首页上端，约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。 1、公文份数序号： 公文份数序号是将同一文稿印制若

5、干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。,2、秘密等级和保密期限 秘密程度等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。 秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级各保密期限之间用“”隔开。 3、紧急程度 紧急程度是指送达和办理公文的时限要求，“特急”、“急件”，用3号黑体字在版心右上角第一行顶格标明。 4、发文机关标识 由发文机关全称后加“文件”组成，如“省人民政府文件”、“ 兰州市食品药品监督管理局文件” 。,5、发文字号 由发文机关代字、年份和序号组成，如：兰

6、城食药监20124号，表示是兰州市城关区食品药品监督管理局在2012年制发的第4号文件。发文号一般在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，在红的反线之上4mm处居中排布。其中年份、序号用阿拉伯数字标识，年份应写完整，并用“”括起来；序号不能编虚位，即1不编为001，不加“第”字。 6、签发人 上报的公文（上行文）需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋字体，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。,（二）主体部分 公文的主体包括： 标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章和附注等。 1、标题 公文标题是公文内容和作用的高度概

7、括。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。发文机关名称、公文事由（或公文主题）、公文种类是构成公文标题的三个基本要素。公文标题在红色反线下空2行，可以分一行或多行居中排布；回行时要做到词义完整，排列对称，间距恰当。公文标题一律用2号小标宋体字。,2、主送机关 主送机关指公文的主要受理机关，应使用全称或规范化的简称、统称。 主送机关在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，如果需要回行，仍要顶格。最后一个主送机关名称后标全角冒号。（主送机关不止一个时的标点用法： 同类型、相并列的机关之间用顿号间隔；不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后再用全角冒号。）,3、正文 正文

8、表述公文的具体内容，是公文的核心部分，位于主送机关名称的下一行。每个自然段开始左空2字，回行顶格。数字和年份不能回行。正文字体均用3号仿宋字。 4、附件 公文如果有附件，在正文下空一行、左空两字用3号仿宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号，应使用阿拉伯数字，附件名称后不加标点。附件应与公文正文装订在一起，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，若有序号时应标识序号。,5、成文时间 一般文件，以领导人签发的日期为准；联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准。成文日期一律用汉字将年、月、日标全，其中“零”写为“”。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文日期。联合发

9、文需标识清楚联合发文机关的名称，主办机关名称应在前。 6、印章 公文都应该在成文日期上压盖印章。当联合发文需加两个或两个以上的印章时，主办机关的印章在前。 7、附注 公文如有附注（需要说明的其他事项），应用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。如：（此件发至县团级）,（三）版记部分 版记部分包括：主题词、抄送机关、印发机关、印发日期。 1、主题词 公文应参照国务院公文主题词表标注主题词。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。后跟词目应用3号小标宋体字，词目之间空一字。一份文件选用3至5个主题词，最多不超过7个。,2、抄送单位（抄送机关） 指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应使用全称或规范化的简称、统称。 抄送机关在主题词下一行，左右各空一字，用三号仿宋字标识“抄送”，后标全角冒号，全角冒号后按照上级机关、平行机关、下级机关的次序排列机关名称，名称之间用逗号隔开。如需回行，字符需要与冒号后的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。 3、印发机关、