医院管理者的时间管理2.2-20130928.pptx

1、医院管理者的时间管理,2013年9月 北京探索者管理咨询有限公司,是时光，在茫茫暗夜里，给人以五彩缤纷的梦想与希望！,时间管理自测,以下是10个句子反映出妥善管理时间的一般原则。请诚实地对比你的工作习惯，并以下列等级评定你的答案。 0永不 1偶然 2经常 3常常 -1、每天我会腾出一段时间思考及策划我的工作。 -2、我会记下特定目标，并且定下完成时限。 -3、我将每日要做的事依重要性排列优先次序，尽快完成重要的事项。 -4、我明白“80/20”原则，并能运用我的工作上。 -5、我的工作编排较具弹性，可以容许自己有一些时间处理危机或突发事件。 -6、我尽量把可能的工作授权或交付给他人处理。 -7

2、、我对每份文件只需处理一次。 -8、我吃午餐时会减少食量，以免在下午打瞌睡。 -9、我会尽量避免不必要的干扰（如未预约的访客、临时会议、不重要的电话），以免妨碍每天工作。 -10、我能拒绝他人的请托，以免无法完成重要任务。,时间管理意识自我评估,任何高效率地安排了时间的计划，都必须从提高我们对时间宝贵性的认识入手。 如果您常有下列情况发生，可以说您缺乏时间管理意识，自然您的时间没被妥善管理好。 缺乏时间管理意识的征兆： 1。每天忙于杂事、琐事，而真正重要的工作没有时间去做。 2。每天被工作追赶，没有空余的时间。 3。每件事都想依预定时间进行，但每次都无法准时开始，准时完成，陷入恶性循环之中。

3、4。常常把事情延到最后，使自己在时间上没有更多的弹性。 5。常常因为沟通不良，情报错误而使工作重新再做。 6。接下许多的工作，才发现根本没有足够时间依时进行。,7。接到指令后，才知道要做什么？很少能预计要做什么而先行准备。 8。每天到了单位才开始想要做什么。 9。心理的声音常常对您说：“今天不做没关系，反正明天也能做。” 10。没有月份及季度的工作计划。 11。经常花很多时间等前手完成工作后，再进行工作。 12。经常过了规定的期限，使工作无法进行或要花更多的代价才能完成。 13。要完成一件事后才做另一件事，无法同时进行多项工作。 出现上述情况很多时，您在时间管理上已出了问题，它会以毫无弹性，也

4、无替代的特性，让您尝到疏忽它的恶果。,光阴如梭，时光飞逝,欣赏视频：28秒的一生！,时间就是生命！争分夺秒！,在医院的急救室！,用好时间，就是为医院创造价值！,评价医院经营、管理效率的指标！ 对比行业差别！ 对比发达国家的指标水平！ 请仔细学习综合目标管理体系的层次架构：平衡记分卡的因素与因果关联,效能的基本衡量公式,越多地用于顾客，越有效能！,用于顾客的时间 效能 = - 用于内部的时间,个人高效率公式,以医护人员为例：,部门效率公式,部门高效率=每人高效率*团队配合质量,团队配合质量=团队心理共识*工作流程*外部配合,每人高效率=时间管理能力*专业技能*沟通能力,个人时间管理技能,目录,理

5、解时间管理的要因、原则、方法 制定短中长期目标 制定与目标相一致的计划 发展自己的执行力、毅力、定力 提升自我的自省、获取反馈的能力 提升修正自我行为习性的能力 管理好每一天的七件事 使用效率手册 时间管理小技巧,时间管理的基本原则： 人的效能来自平衡发展的重要人际关系、角色与活动,主要思维/观念： 小不忍则乱大谋要事绝不应为小事所牵绊 把握明日我会更关注事情的重要性而非紧要性,主要方法/流程： 把焦点放在真正重要的事上，勇于对不重要的事说“不”。 依照你的使命、愿景、目标以及角色排序与重要角色定位，按照优先顺序来规划每年、每月、每周的时间并逐日实践,逐日积累产生的结果： 始终朝着自己的目标前

6、进 达成平衡的生活状态,1,管理大师的时间管理理念,现代管理之父杜拉克认为：有效的管 理者不是从他们的任务开始，而是从 他们的时间开始。 记录时间； 分析时间； 管理时间。,管理大师德鲁克认为：卓有成效是可以学习的，重要的是要学会二点： 时间管理 要事第一,时间的自然法则总结,时钟式与指南针式,关键是依据事情本身的重要性来安排日程，而不是优化现有的日程表。,第五代时间管理观念,通过时间分配了解自己潜意识中的排序,你总是说工作很重要，可是一累你又说先睡一觉； 你总是说孝顺很重要，可是一忙你就说下周才好； 你总是说学习最重要，可是一拿书你就打磕睡了； 你总是说健康很重要，可是一运动你就说时间少；

7、你总是说感情很重要，可是一点小事就开始吵闹,真实的人总是和他想象的自己不一样,潜意识=/=意识 意识短期激情行为 潜意识长期稳定行为,80/20原则,80/20原则： 存在因果关系的二个因素中，往往因和果不是同比例增长关系，而是不均衡的关系，往往少数的因决定了多数的果。 在我们日常工作中，有20%之事情可决定80%的成果,一个企业里80%的收入来自20%的客户， 80%的迟到早退来自20%的员工， 80%的工作只需花的20%努力,“好钢用在刀刃上”,思考： 工作中是否符合了这个原则？ 工作是否分类而执行？ 顾客是否做了VIP分析？ 看上去被动的事项是否符合这个原则？,把8成的精力用在最见成效的

8、 2成工作上,20%的工作应该享有优先权,如何制定目标？,一定要在繁杂的事物中挑选出重要的事情来 短中长期目标的关系 处于不同职业生涯发展阶段的目标差异 如何融合自我内心的声音与外在的组织要求 制定目标也是一个PDCA的过程,2,所有的活动都可以根据重要性或紧急性来区分,紧要性（Urgency) 时间期限到了，需要立刻处理的紧急事件或活动。,重要和紧急,时间四象限与二个维度,不紧急,紧急,重要,不重要,四象限事项分类,不紧急,紧急,重要,不重要,长期处于某一象限的感受,要事第一，非紧急第一,为什么会出现为危机呢？ 是我们平时没有防患于未然！ 为什么会出现有难度的事情呢？ 是因为我们平时没有学习

9、成长！ 而防患于未然、学习成长、创新与改进、挖掘新机会等等这些都属于第二类事务重要不紧急。,不紧急,紧急,重要,不重要,理想的时间分配,我们应该把：65%80% 的时间投入在重要不紧急的事情当中； 只把2025%的时间分配在既重要又紧急的事项上； 紧急不重要的事务只占15%的时间； 不紧急也不重要的事务要尽量控制在1%以下。,65%80%,1%,15%,20%25%,如何做计划？,目标刻在石头上，计划写在沙滩上 如何实现目标的路线、资源的组合、策略即是计划，这是最有创造力的过程 做计划要区分：自己可控部分、自己不可控部分，并留出弹性 做计划的能力是需要反复练习的,3,计划为先效能相同时，多计划

10、者更省时间,计划,执行,执行,时间,不做计划的人,第1种做计划的人,第2种做计划的人,不要掉进完美的陷阱,品质,前期,努力,中期,后期,卓越指数曲线,任务窗技术：工作细分结构,做任务计划是为了下个步骤；做步骤计划是为了下一个阶段。,如何提升执行力？定力？毅力？让目标与计划实现？,有毅力的人：毅力从哪里来？ 了解自己的信念、信仰、信心 如何知行合一，让思考变成行动？ 如何设定过程管理方法 如何奖励自己 如何通过别人的监督来提高自己的执行力 如何通过冥想提升成功率？,4,如何提高自我反省的能力？,做复盘：让过去重复再重复 自我对比计划与结果的差异 通过别人的反馈，了解自己与别人的异同 通过空杯、倾

11、听来了解,5,自我修正的能力？,小不忍则乱大谋 知微见著：从小事开始 反复经常重复强化目标 在一点一滴中修正自己 通过63天完成修正：21天打破旧习惯、21天建立新习惯、21天巩固新习惯,6,管理好每日的七件事,内观、静心、听心、反省、反思，与心灵沟通 总结今日并计划明日：参照长、中、短期目标 心理预演：让未来在当下预演，并做好准备 睡心：提升睡眠质量 起床前：半睡半醒间，回顾生涯计划、当下计划 自我激励：坚信自己是独一无二的，自己的人生自己掌握 活在当下：投入于每件已经计划好的事情，一次成功，减少重复,一日之计在于（ ）？,7,生物钟与效率峰值期,5 4 3 2 1 0 -1 -2 -3 -

12、4 -5,7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17,每天时间管理质量自省表,今天做了哪些有意义的事？ 今天有哪些事情是适当的时间内做的？ 今天有哪些事情是在不适当的时间内做的？为什么在不适当的时间做了这些事情？ 今天在哪一段时间着手进行最重要的工作？为什么在这段时间做这份工作？这工作是否可以提早做？ 今天最有效率的是哪段时间？为什么这段时间最有效率？ 今天最没有效率的是哪段时间？为什么这段时间最没有效率？ 今天工作中最大的干扰是什么？为什么产生干扰？这干扰是否可以控制或排除？,反向检查： 今天最严重的三个时间陷阱是什么？以后有无可能跨越这些陷阱？如何跨越它们？ 今天做了哪些不

13、必要的事？ 今天做了哪些不需要亲自动手的事？ 今天花费了多少时间做重要的事？ 今天花费了多少时间做不重要的事？ 今天有哪些事情本来应花费更多的时间去做？ 今天有哪些事情本来可以花费更少的时间去做而不减低效果？ 从明天开始，应该怎样才能改进时间的效果？,SH(Successful Hours)成功时间估算练习,总结： 集中注意力 发挥焦点效应 效率最高,8,EXE：时间安排策略,安排一个舒服的周末： 1、洗衣服（2小时） 2、准备演讲稿（2小时） 3、购物（3小时） 4、买生日蛋糕（1小时） 5、复印一本材料（1小时） 6、去理发（40分钟） 7、与好友聊天（2小时） 8、准备专业考试（2小时）

14、 9、去健身馆（1小时） 10、看一个期待已久的大片（2小时） 11、玩微信（1小时）,注意： 日生物钟 与效率曲线,总结：时间管理策略,什么该办什么不该办：首先要用四象限进行区分 说服别人代办：爱人代买；委派与沟通 利用资源：花钱请洗衣工、复印、卫生；买全自动洗衣机；坐出租车办事；网络订货； 一石数鸟：兼容，一心二用；理发时打腹稿；与同学交流的同时逛街买东西 优化流程：同路的安排，减少折返 零打碎敲：一件事不一定要大段时间完成，打球、洗衣、构思可分几次插空完成 与效率工作性质匹配：一日最佳时间；早上学习写报告；下午洗衣服，回信 进行中再调整计划：打算去远地方买生日礼物；重新检讨目的，找到更省

15、时间的方法,一切为最好做准备,课前、课中、课后 铅笔断了马上削好 服装鞋帽脏了马上清洗 睡前收拾好第二天的服装、书包、充电 主动与他人提前沟通、明确事项 说好了要办的事，马上纳入日程计划 总是在结束时，为下次做好准备，因为现在印象最深刻，下次最简单,时间管理的三个小册子,口袋里随时记电话；紧急小事情。记满了就换一本。,活页带彩色分隔页记录本：会议、谈话记录一：一个隔页一个人、一类事。从中摘录要点，转入效率手册。经常换内页。,效率手册：明确的时间标尺、在什么时间要做什么、已经做了什么、哪些延迟的记录。定期总结、分析、优化。,9,效率管理三只笔（第四支备份）,好记性不如烂笔头！,铅笔：用于预签约合

16、同； 预计划事项； 场地规划草图等需要临时性书写事项。,彩笔：用于标识会议记录中要点；效率手册中的要点。,签字笔/中性笔：用于签字、记录。多备一支！,效率手册使用方法,列下必然发生事件、可能发生的事件 为了实现目标，提前要做的事情，倒推写下行动 每天要做的事情列出后，标出ABCD级别 每天留出必要的弹性时间，用于意外事件 规定完成一件事的时间，然后只做80,不追求完美 每天留出时间管理的时间：总结、再计划 每周总结、分析；每月、每年总结分析、修正 珍藏手册-生命的足迹！,时间管理软件办公室人员,团队时间管理技能,“茫”,“忙”,“盲”,我们的问题出在哪里？,时间管理失序 做事缺乏计划性 做事分

17、不清主次 不善于说“不” 无法恰当处理外部的打扰,时间的浪费 电话干扰，陪同煲粥 会而不议，议而不决 不速之客，礼节陪聊 回复信件，斟字酌句 外部客观的低效率，如： A、公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等） B、餐饮服务 C、社会化程度,我们的问题出在哪里？,时间的浪费 某项调查数据结果（天）,睡 眠 8.05小时 用 餐 1.31小时 琐 事 0.55小时 工 作 7.34小时 交 际 0.39小时 休 息 0.45小时 娱 乐 0.31小时,上下班交通 0.73小时 读书报杂志 0.42小时 处理家务事 0.26小时 兴趣的工作 0.37小时 音乐或电视 2.51小时 与朋友聊天 1.11

18、小时,时间陷井 情不自禁 事必躬亲 过分客套 例行公事 犹豫不决 漫不经心 碌碌无为,国外学者对某跨国公司总部人员 的跟踪调查显示： 管理人员平均每8分钟被打扰一次； 业务系统的管理人员平均每周花在 会议上的时间不少于10小时； 行政管理人员每周会议20小时。 心理学家指出： 恢复思路平均时间为分钟,日本学者关于时间浪费的调查 “人们一般每8 分钟会收到1 次打扰，每小时大约7次， 即每天5060次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天 大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义 或者极少有价值的。同时 人被打扰后重拾原来的思路至 少需要3分钟，每天就是2.5小时。” 根据以上的统计

19、数据，可以发现，每天因打扰而产生的 时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时 间的68.7%。,团队时间管理的原则,时间进度表制定原则 实际花费的时间总比预计的长 突发性事件应付原则 为突发事件预留处理时间 日常性事务维护原则 做好数据库清理与更新等基础工作 时间被占用说不原则 过度热心肠者的良药,团队时间管理关键,每个人效率高/团队效率高 团队效率关键在配合 配合的效果依赖于团队时间管理工具，如关键路径表、分工表、进度表、查核表等 配合的效果背后在于配合的意识，即团队文化氛围，人际关系质量,团队时间管理意识,利于团队时间管理的意识： 共同目标意识 角色分工意识 与他人主动沟通意

20、识 团队协调一致的节奏、步调、方式 与意识相一致的管理工具,思考：团队缺乏协调背后的原因？,团队的系统关系,装配,调试,运转,角色意识 与定位,团队建设 与磨合,自主管理 协同互动,系统的层次关系,部门与 部门之间,部门内 人与人之间,跨部门项目 成员之间,实现 组织目标,实现 部门目标,实现 项目目标,系统动力学的启示,团队时间管理工具：角色层次与任务担当细分,阶段,步骤,任务,任务,组织层次,部门层次,个人层次,步骤一 找到自己 的层次,步骤二 分解出 MECE,步骤三 找到MECE 要素间动力关系,团队时间管理工具2任务间关键路径描述：PERT例1,PERT例2,特点： 找到关键路径（最

21、省时间的关键事项） 显示项目完成的总体时间 任务间的因果关系 显示可以同时并行完成的任务 监督者易于掌握关键控制点,团队时间管理工具3组织与职责分工矩阵图,团队时间管理工具4时间流程系统分析图,例示：时间标尺多岗位协作流程图,第一阶段 第二阶段 第三阶段 第四阶段,团队时间管理工具5甘特图,5W3H2S构建EXCEL表格： Why（原因） what（事项） who（负责人，参与人） when（起止时间、时长） where（地点） How（过程、办法） How much（预算） How many （资源数量） Service （服务事项） safety（安全事项）,心理时间与顾客满意度,辩论排队

22、、等待的焦灼感 家属守候在病房、手术室外的焦灼感 产妇在产房等待的焦灼感,快乐的时间过得快，焦虑的时间过得慢 让心理单调变丰富的方法,行动承诺,你计划做点什么来改善时间使用质量？,最后的启示： 光说不练？,合诵：鲁迅热风,愿中国青年，能做事的做事，能发声的发声，有一分热，发一分光，就像萤火一般，也可以在黑暗里发一点光，不必等候炬火。此后如竟没有炬火，我便是那唯一的光。倘若有了炬火，出了太阳，我们自然心悦诚服地消失，不但毫无不平，而且还要随喜赞美这炬火或太阳：因为他照亮了人类，连我都在内。,课后作业,开始使用效率手册 定期在小组内分享效率手册使用技巧 对自己在四象限的时间进行估算、进行重新优化，

23、记录自己的进步,深入阅读材料,要善用一些手册、日记本、桌历、月历或其他记事簿、电话地址簿等工具来协助自己做好时间管理。 能有效掌握时间的管理人务员，必然是个常胜的管理者。,事务管理提高时间管理水平,我要象他那样工作高效、充满自信、心情愉快！,我发誓：,提高效率高效事务管理,“组织分类”管理 将工作中必需品和非必需品区分开；把工作中所许的物品整理好，将不需要的物品处理掉。 “定位存储”管理 把工作所需的物品按规定定位、定量地摆放整齐，并予以明确标示。,一、“组织分类”管理,要点：1、判断物品的需要度、重要性； 2、按部门、重要性分类、分层； 3、扔掉不必要的物品。 目的：1、腾出空间，充分利用其

24、使用价值； 2、避免误用无关物品； 3、营造清爽的工作场所。 关键：扔掉物品和保存物品同等重要。,“组织分类”管理分层,“组织分类”管理清除不需要的东西,步骤： 1、全面检查工作场所，对物品逐一判断，确定哪些是“要”的，哪些是“不要”的； 2、将“不要”的物品确定清除工作场所； 3、明确工作场所需摆放的物品； 4、确定物品摆放位置。,“分类”管理的目的,“清除”的注意事项,1、保留期限 2、现场物品摆放按使用频率高低设计 3、不整理抽屉，就不是真正意义上的整理 4、日常检查,二、“定位存储”管理,要点：1、规定放置场所； 2、确定放置方法； 3、定位并标示。 目的：1、减少无效劳动和过多的积压

25、物品； 2、节约取放时间； 3、工作场所一目了然。 理念：“方便拿出，容易放回”。 效果：快速取和放。,“存储” 的五个原则,1、做好前期的“组织分类”管理； 2、以“方便”为主； 3、笨重物品置于下层，轻微物品置于上层； 4、使用率高的物品置于易于取放的位置； 5、货架橱柜的透明化。,列出工作任务 估计工作所需要的时间 预留机动时间给意外的工作 决定优先顺序 事后进行检查,日计划：原则与五步骤,必须每日做计划 必须照计划执行 必须书面表达 每天花至少15分钟,时间管理的三个小册子,口袋里随时记电话；紧急小事情。记满了就换一本。,活页带彩色分隔页记录本：会议、谈话记录一：一个隔页一个人、一类事

26、。从中摘录要点，转入效率手册。经常换内页。,效率手册：明确的时间标尺、在什么时间要做什么、已经做了什么、哪些延迟的记录。定期总结、分析、优化。,效率管理三只笔（第四支备份）,好记性不如烂笔头！,铅笔：用于预签约合同； 预计划事项； 场地规划草图等需要临时性书写事项。,彩笔：用于标识会议记录中要点；效率手册中的要点。,签字笔/中性笔：用于签字、记录。多备一支！,效率手册使用方法,列下必然发生事件、可能发生的事件 为了实现目标，提前要做的事情，倒推写下行动 每天要做的事情列出后，标出ABCD级别 每天留出必要的弹性时间，用于意外事件 规定完成一件事的时间，然后只做80,不追求完美 每天留出时间管理

27、的时间：总结、再计划 每周总结、分析；每月、每年总结分析、修正 珍藏手册-生命的足迹！,事务管理在工作生活中的应用,一、办公桌管理 二、文件资料管理 三、名片的管理 四、信件的管理 五、会议记录管理,六、传真信息管理 七、软盘光盘管理 八、打电话管理 九、电脑文件管理 十、公文包管理,一、办公桌管理,1、不用抽屉 2、文具竖放 3、用完放回原处 4、桌面整齐有序 5、下班后办公桌要收拾得干干净净，上班后再摆到桌面上。,文具必须竖放,办公用品七大件： 笔、订书机、涂改液、即时贴、便条纸、橡皮擦、计算器。,A、放在触手可及的地方 B、置于办公桌右上方,竖放文具：利用矮筒,为什么竖放？ 1、取用方便

28、 以笔为例 2、不会丢失文具,即时贴,夹子推进器,彩色长尾夹子,二、文件资料管理,1、竖放 2、分门别类，标注标签 3、档案资料可按字母分类，便于查找 4、日常文件按重要性排序整理,竖放,使用文件夹和文件匣,使用立式纸夹和立架,利用立式纸夹（挂劳），作好标记。,几种有效文件保存、整理工具,透明档案袋,彩色单页夹,文件插,彩色分页卡,色彩管理：透明文件袋,用于纸张文件、资料的： 信件、会议记录、传真信息等 不同颜色以明确要做的事情。 红色文件； 蓝色最新信息； 黄色信封等。 每天看一遍透明夹，有助于及时处理信息。,收到名片,垃圾桶,三、名片的管理,注明必要事项,1、来了信件立刻处理；马上分出有用的与无用的。 2、信收到后通读一遍；把重点用彩笔画出来；必要的内容写入记事本。 3、有用的用鲜艳颜色在第一页信纸右上角标明日期 4、把信封上的地址剪下，订在信纸左上角，把信封扔掉。 5、需回复的立刻回复。 6、不能立即处理的信件要放入临时信夹 。,四、信件管理,定期整理，无用的信件必须扔掉，整理的程序：,选择记录纸夹，不使用笔记本 记录会议日期、人员、主题 记录的原则在于：迅速记下要点 不要在常用的记事本上做会议记录 会议之后立刻择要处理 记录纸的背面绝对不能使用 记录使用三种笔： 蓝或黑；红或绿；铅笔。,五、会议记录管理,传真不能长时间保存 收到传真后立即确认内容、页数等 收到传真后复印装