第二章 Word2000基础知识.ppt

1、第二章 Word2000基础知识,学习目标：通过本部分学习，掌握Word2000的基本操作，会建立、打开、保存文档 主要内容：工作界面；新建文档；输入文档内容；保存文档；打开、查找和关闭文档、设定窗口显示方式 学习方法：重点熟悉窗口结构，正确运用菜单命令、对话框完成操作，多练多看,第二章 Word2000基础知识,第一节 Word2000中文版工作界面 第二节 新建文档 第三节 输入文档内容 第四节 保存文档 第五节 打开、查找和关闭文档 第六节 设定窗口显示方式,第一节 Word2000中文版工作界面,Word2000窗口结构 对话框结构 快捷菜单,Word2000的窗口结构,Word200

2、0启动后，首先看到的是版权声明，当版权声时结束后，其窗口如右图所示，它由标题栏、菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、编辑区滚动条、状态栏等组成,标题栏,菜单栏,常用工具栏,格式工具栏,编辑区,水平滚动条,状态栏,垂直滚动条,标题栏：,显示所编辑文档名和程序名称。如：“文档1-Microsoft Word”。单击最左边的控制按钮，可打开Word控制菜单，用以改变窗口的大小、位置以及关闭Word等。右端前两个按钮用于调节Word窗口的大小，第三个为“关闭按钮”，单击可以关闭Word窗口。,最小化,最大化,关闭,文档名和程序名,菜单栏：,一共九个菜单项 打开菜单方法：单击相应的菜单项，弹出相应的下拉式菜

3、单，提供各种命令供选择 关闭菜单方法：将鼠标指针移到下拉式菜单以外的任何位置单击鼠标。,工具栏：,提供Office程序的一些常用操作，用鼠标单击工具栏中的按钮可执行相应的命令。 Word提供了众多的工具栏，在默认情况下，屏幕上仅能看到“常用”和“格式”工具栏。,常用工具栏,格式工具栏,显示（隐藏）和移动工具栏：,单击“视图”菜单中的“工具栏”命令，打开其子菜单，已显示工具样前有“”标记，隐藏工具栏可单击显示的工具栏名称。 在工具栏边缘灰色区内按鼠标左键可以拖动工具栏来移动工具栏。（如右图）,滚动条：,包括垂直滚动条和水平滚动条，用于查看文档的显示位置。用拖动滚动条中的滚动块或者单击滚动箭头，可

4、以查看文档的不同位置。,垂直滚动条,水平滚动条,滚动箭头,编辑区：,编辑区中可以输入、编辑、排版文本，还可以插入图片、创建表格。实现图文混排。,状态栏：,显示有关命令、工具栏按钮、正在进行操作或插入点光标的信息。在状态栏的右侧有四个按钮：“录制”、“修订”、“扩展”、和“改写”，双击这些按钮可以进入或退出这种方式。,对话框：,对话框是人机交换的窗口，可以在其中按自已的想法去设定相关信息，然后由Office程序根椐设置去执行相应的功能。 对话框通常由选项卡、域、和按钮组成。如右图所示：,选项卡：,选项卡通常由共同完成某种特定功能的域组成。在对话框中，单击选项卡对应的标签，就可以打开该选项卡。如：

5、单击“选项”对话框中的常规选项卡，即选中“常规”选项卡。,域：,域是用来进单单项设置，按钮用来响应用户的操作。 域按功能不同分为： 文本框（右图中的页数） 复选框（图中的打印方式） 单选按钮（图中页面范围） 增量框（图中副本选项） 下拉列表框（图中打印内容的选择）,按钮：,常用的按钮主要有以下几个： “确定” 保存在对话框中作的修改，并关闭 对话框 “取消” 不保存在对话框中作的修改，并关闭对话框 “默认” 取消修改，恢复Office的自动设置 “应用” 在不退出对话框有前提下，使设置立即生效,快捷菜单：,快捷菜单是Office为了方便操作而采用的一种交互技术。 使用方法：右击鼠标或按“Shi

6、ft+F10”，弹出快捷菜单，用鼠标单击命令或用“”、“”键选择，用回车键执行。在快捷菜单之外单击鼠标左键或按“Esc”键，可以关闭快捷菜单,第二节 新建文档,启动Word后，将自动产生名叫“文档1”的新文档，除此之外，还可以用以下三种方式建立新的文档 建立新的空白文档 使用模板建立新文档 使用向导建立新文档,建立新的空白文档：,用工具按钮 命令创建空白文档 用菜单命令创建空白文档，单击“文件”菜单中的“新建”命令弹出新建对话框，再单击“确定”（如右图） 注：新建的文档依次为文档1、文档2,使用模板建立新文档：,使用Word提供的模板来建立特殊文档 方法： 单击“文件”菜单中的“新建”命令，打

7、开新建对话框，在对话框中选择相应的文件类型，打开相应的选项卡，选择相应的文件类型（如右图）再单击“确定”按钮。,使用向导建立新文档：,向导由一系列对话框组成，只需根据提示输入或者所需的选项 方法： 单击“文件”菜单中的“新建”命令，打开新建对话框，在对话框中选取相应的选项卡和文档向导后，单击“确定”按钮。,第三节 输入文档内容：,在Word中，文档内容包括英文、中文、符号、表格和图形等以及在输入过程中使用自动拼写检查、自动更正和自动图文集。 在输入文本时，屏幕上闪烁的竖线为“插入点光标”，简称“插入点”。它所在的位置即为文本出现的位置。在输入文本时，插入点随之往后移，满一行后自动移到下一行行首

8、。因此，在输入是应注意以下几点： 1、要开始一个新段落时才按“Enter”,在行尾不按些键。 2、对齐文本时不要使用插入空格的方法来对齐。 3、要对齐文本，应使用制表符、缩进等功能。 另：每次按“Enter”键后，都将出现一个段落标记符,第三节 输入文档内容：,即点即输 输入英文 输入中文 插入符号 输入时自动拼写和语法检测 输入是自动更正错误 使用“自动图文集”,即点即输：,即点即输是Word新增功能，它能够在文档的空白区域方便地插入文本、图形、表格和其它内容。 即点功能的设置方法： 单击“工具”菜单中的“选项”命令，在选项对话框中打开编辑选项，选用“启动即点即输”复选框,输入英文：,在输入

9、英文中主要应学习使用连字符或不间断空格等控制段落中的分行 普通连字符“-”：用于两个单词之间的连接 可选连字符“Ctrl+-”：当位于行尾时，同普通连字符。当因为删出或添加文字移动至行中时，自动消失 不间断连字符“Ctrl+Shift+-”：可将用连字符连接的单词在分行位置上不被断开 不间断空格“Ctrl+Shift+空格键”：可以使不希望在两个单词之间分行,输入中文：,要输入中文，需将输入法切换至中文输入状态 切换方法： 单击Windows任务栏上的输入法指示器，打开输入法菜单，单击所需输入法（如图） 用键盘操作“Ctrl+空格”或“Ctrl+Shift”切换至所需中文输入法,插入符号：,在

10、输入文本时，经常要插入一些键盘上没有的特殊符号，需要使用Word提供的插入符号和特殊字符功能 方法：单击“插入”菜单中的“符号”命令，打开符号对话框，选中所要的符号，再单击“插入”按钮 （右图）,输入时自动拼写和语法检查：,Word中的拼写和语法检查功能在输入过程中能指出输入的错误，并提出修改意见 设置自动拼写与检查方法：单击“工具”菜单中的“选项”命令，在选项对话框中选择“拼写和语法”选项卡。选中“键入时检查拼写”、“总提出更正建议”和“键入时检查语法”复选框。再单击”确定“按钮。 对检查出来的错误的更正：,对检查出来的错误进行更正,在标有红色波浪线的单词上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单

11、击“自动更正”命令，将打开子菜单，显示出Word提供的正确单词，单击它就可以更正单词拼写错误（如右图） 在标有绿色波浪线的语法错误信息。单击快捷菜单中的“关于此句型”命令，将自动显示“Office”助手提示的错误是属于哪一种错误。,输入时自动更正错误：,Word的自动更正功能使文本的键入更为准确、快捷。它除了更正一些常见的键入错误和语法错误，还可以用于自动插入文字、图形和符号。它包括： 设置自动更正功能 创建自动更正词条 插入自动更正词条 删除自动更正词条,设置自动更正功能,方法： 1、单击“工具”菜单中的“自动更正”命令，打开“自动更正”对话框的“自动更正”选项卡。（如图） 2、根据需要选中

12、相应的复选框。 3、单击“确定”按钮。,创建自动更正词条,Word的自动更正功能虽然可以更正一些常见的英文和中文成语错误，但不可能全部更正过来。根据需要创建适合自已情况的自动更正词条。步骤： 1、单击“工具”菜单中的“自动更正”命令，打开“自动更正”对话框 2、在“自动更正”的选项卡的“替换”框中，键入要更正的容易出错的单词或文本 3、在“替换为”框中，键入正确的单词或文本 4、单击“添加”按钮。把自动更正的词条添加到列表 5、单击“确定”按钮,插入自动更正词条和删除自动更正词条,插入自动更正词条 当创建好了自动更正词条后，只要将插入点移到要插入词条的位置，然后输入词条名 删除自动更正词条 步

13、骤： 单击“工具”菜单中的“自动更正”命令，打开“自动更正”对话框 在“自动更正”选项卡的列表框中选中所需词条 单击“删除”按钮 单击“确定”按钮,使用“自动图文集”,在输入文本过程中，经常要重复输入相同的文本或图形，这样会浪费很多不必要的时间。使用“自动图文集”功能可以快速插入重复的文本或图形。其操作包括： 1、创建“自动图文集”词条 2、插入“自动图文集”词条 3、删除“自动图文集”词条,创建“自动图文集”词条,步骤 1、在文档中选定要作为“自动图文集”的词条文本或图形 2、单击“插入”菜单中的“自动图文集”命令，单击其子菜单中的“新建”命令，打开对话框 在“文本”框中键入“自动图文集”词

14、条的名称 单击“确定”按钮,插入“自动图文集”词条,只要将文本或图形保存为“自动图文集”词条，便可以在任何位置插入词条所保存的内容；步骤 移动插入点到要插入“自动图文集”的位置 （如图）打开“自动更正”对话框 输入词条名 单击“插入”按钮,删除“自动图文集”词条,步骤： 1、单击插入菜单的“自动图文集”命令，打开“自动图文集”选项卡 2、在列表中选定要删除的词条名 3、单击“删除”按钮 4、单击“确定”按钮,第四节 保存文档,在Word中，可保存正在工作的活动文档，也可同时保存打开的所有文档，还可用不同的名称或不同的位置存活动文档的副本，并且可用其他文档格式保存文档，以便在其他程序中使用。 它

15、包括以下两项操作： 保存文档 自动保存功能,保存文档,有以下几种操作： 保存新的末命名文档 保存已有文档 在新文件夹中保存文档 设置默认文件夹 同时保存所有打开文档 为已有文档保存副本 保存其它文档格式 给文档加密码 将文档保存在“收藏夹”中 设置文档属性,保存新的末命名文档,在保存新文档时，必须为文档指定一个文件名。操作步骤： 单击“文件”菜单中的“保存”命令，打开“另存为”对话框。 在“保存位置”的下拉式列表框中双击文件夹图标 在“文件名”框中，输入文档的名称 在“文档类型”列表框中选择“Word文档”选项 单击“保存”按钮（如图）,保存已有文档和在新文件夹中保存文档,保存的文件是已有文件

16、，且文件名和位置都不变，可以直接单击“常用”工具样中的“保存”按钮或“Ctrl+S”组合键。 在新文件夹中保存文档 单击”文件“菜单中的”另存为“对命令，打开“另存为”对话框 选中想保存的文件夹， 单击“新建文件夹”按钮，打开新建文件夹窗口，输入新文件夹名称。 在浏览框中双击该文件夹图标，打开新建文件夹。 在“文件名”框中输入文档名称。 单击“保存”按钮,新建文件夹按钮,设置默认文件夹,不同的Office程序定义不同的默认文件夹，方法： 打开“选项”对话框中的“文件位置”选项卡 单击“文件类型”栏中的“文档”选项，然后单击“更改”按钮，打开“更改位置”按钮 选择驱动器和文件夹 单击“确定”按钮

17、，返回“选项对话框 单击”确定“按钮，关闭对话框,同时保存所有打开文档和为已有文档保存副本,同时保存打开所有文档的方法： 按下“Shift”键后，原“文件”菜单中的“保存”命令已变为“全部保存”命令，单击“全部保存”即可 为已有文档保存副本的方法： 打开“另存为”对话框 打开“保存位置”列表中的所选文件夹，打开 在“文件名”框中，输入文档的新名称 单击“保存”按钮,保存为其他文档格式,保存文档时，Word按照Word格式自动保存该文档，如要保存为其他文档格式，操作好下： 打开“另存为”对话框 在文件名框中输入新文件名和选择保存位置 单击“保存类型”列表框，选择保存文件格式 单击“保存”按钮，关

18、闭对话框,给文档加密,为防止他人打开或修改某些文档，可以为该文档指定一个密码，方法： 打开“另存为”对话框 单击“工具”按钮中的“常规选项”，打开“保存”对话框 单击“打开权限密码”文本框，输入密码 单击“确定”打开确认对话框 重新输入一次密码之后，确认 单击“保存”按钮,将文档保存在“收藏夹”中,“收藏夹”适用于存储常用文件和文件夹的快捷方式。方法： 打开“另存为”对话框 在“保存位置”列表框中选文档所在的文件夹 在“名称”列表框内，单击此文档 单击“工具”按钮菜单中的“添到收藏夹”命令 单击“保存”按钮，关闭对话框,设置文档属性,设置文档属性可以方便文档查找 方法： 单击“文件”菜单中的属

19、性命令，打开“文档属性”对话框中的“摘要信选项卡 输入文档的各项摘要信息,自动保存功能,Word2000中文版提供了自动保存功能，将工作中的文档每隔一段时间，自动保存一次。设置步骤如下： 单击“工具”菜单中的选项命令，选中“选项”对话框中的“保存”选项卡 勾选“自动保存时间间隔”复选框 在“分钟”框中输入间隔时间。默认10分钟 单击“确定”按钮,第五节 打开、查找和关闭文档,打开文档 打开一个硬盘中已有的文档 打开最近用过的文档 以只读方式和副本方式打开文档 打开非Word文档 打开多个文档 利用“打开”对话框管理文档 查找文档 关闭文档,打开一个硬盘中已有的文档,单击“打开”按钮，弹出“打开

20、”以话框 在“查找范围”列表框中选定文件所在的位置 在文件列表框中选中要打开的文档 然后单击“打开”按钮或双击在打开的文档,打开最近使用过的文档,可直接单击“文件”菜单底部的文件名，如没显示，则按以下步骤操作： 打开“选项”对话框，选中“常规”选项卡 选中“列出最近所用文件”复选框，并在其后列出输入文件数目。默认值为4 单击“确定”按钮，关闭对话框,以只读方式和副本方式打开文档,在“打开”对话框中，选定要以只读方式打开的文档 单击“打开”按钮右侧的箭头 要下拉式菜单中单击“以只读方式打开”或“以副本方式打开”命令,打开非Word文档,Word不仅可以编辑Word格式的文档，也可以编辑其他格式的

21、文档，要打开一个非Word格式保存的文档，需要安装适当的转换器，以便Word能够读取该文件 方法：打开“打开”对话框 选择包含所要打开文档的文件夹 单击“文档类型”列表框中的文件类型。 单击“打开”按钮,打开多个文档,在Word中，可以一次打开多个文档 方法：打开“打开”对话框，在“查打范围”列表框中确定这些文档所在的目录 选中要打开的所有文件（可选定多个连续文件，也可选定多个不连续文件，选定方法见文件或文件夹的选定操作） 单击“打开”按钮,利用“打开”对话框管理文档,在Word2000中，可以利用“打开”对话框来管理文档。方法： 在“打开”对话框的文档列表中选中文档后，右击弹出如右图的该文件

22、的快捷菜单，执行快捷菜单中的命令，对文档进行操作,查找文档,利用Word2000的查找功能来帮助查找要打开的文档，操作步骤如下： 打开“打开”对话框，单击“工具”按钮，在其菜单中单击“查找”命令，打开如图“查找”对话框 选择查找条件（可定义多重条件） 单击“开始查找”按钮，开始查找,关闭文档,关闭当前活动文档，有以下三种方法： 单击菜单栏右侧的“关闭”按钮 单击“文件”菜单中的“关闭”命令 按“Ctrl+W”或“Ctrl+f4”给合键 关闭多个文档 按住“Shift”,单击“文件”菜单项，这时“关闭”命令已变为“全部关闭”命令，再单击“全部关闭”。就可以关闭打开的所有文档,第六节 设定窗口显示

23、方式,普通视图 Web版式视图 页面视图 大纲视图 打印预览视图,文档结构图 全屏显示 设置显示比例 显示或隐藏非打印字符 显示或隐藏网格线,普通视图,该视图方式中，可以完成大多数输入和编辑工作，如“字体、字形、字号、以及段落缩进等，但很多操作不能完成，如：分栏、页眉、页脚、页号以及页边距等 要切换到普通视图方式：单击“视图”菜单中的“普通”命令，或者水平滚动条左侧的“普通视图”按钮,Web版式视图,Web版式视图用于创作Web页，它能仿真Web浏览器来显示文档，使联机阅读更方便。在Web版式视图下，可以给Web文档添加背景和颜色，并且文本将自动折行以适就窗口大小。 要切换到Web版式视图方式

24、，可以选择“视图”菜单中的“Web版式”命令，或者单击水平滚动条左侧的 “Web版式”按钮,页面视图,页面视图是Word中较为常用的视图，它与普通视图有较大的区别。在此视图下，能够显示标尺、插入页眉和页码等。能够起到预览文档的功能。也可以方便在编辑页眉和页脚、调整页边框以及操作表格和图形等 要切换到页面视图，可以选择“视图”菜单下的“页面”命令或滚动条的“页面”按钮,大纲视图,在大纲视图中，可以折叠文档，只查看标题，了解文档结构。也可以展开文档，查看整个文档内容，并且可以拖动标题来移动、复制或重新组织正文 在大纲视图中，多了一个工具栏，即“大纲”工具栏（如图） 要切换到大纲视图，可以选择“视图