管理时间教案.ppt

1、1,向各位同仁致敬!祝大家工作顺利,吉祥如意!东莞 智多星企业管理咨询公司讲师:汪渭琦,2,企业流程管理系列培训之一 时间管理 东莞 智多星企业管理咨询有限公司讲师:汪渭琦,3,一、认识时间 1.时间是什么 2.现代管理学家的时间观念 3.是谁偷去你的时间 4.你患上了“时间缺乏症”吗 二、时间管理的定义 三、如何做好管理时间 1.记录时间 2.分析时间 3.管理时间 四、如何成为活用时间的高手 五、时间管理能力的自我评估 六、总结 1.对于时间的认识 2.时间成本观念 3.时间的感觉,目 录,4,一、认识时间 “太忙了，根本没有时间”。 “每个人每天同样都有二十四小时”。 “在同样的时间内有

2、些人做的事比别人多”。 “能做更多事的秘决何在”？,5,1.时间是什么？,A)200年前,富兰克林提出:”时间就是金钱”. B)时间:是指两个时点间可衡量的期间. C)时间:两件事之间的间隔. D)时间:是指一个时点和另一个时点的过程(两个时点之间的间隔). 思考题:“现在几点了？”和“这件事需要花费多少时间？”两者的区别。 E)在谈时间管理之前，应注意以下几点(时间特性)： 1.1 做到将时间量化。 1.2 时间从不停止。 1.3 时间飞逝的速度对每个人一视同仁。 1.4 时间是不受人们管制的. (时间管理：管理一定量时间的使用情形）,6,时间观点,1)时间是个限制因素。 2)时间是一种非同

3、一般的资源（无需租用、购买来获得)。 3)时间的供应是没有伸缩性的。 4)时间选择之后是完全无法补偿的。 5)做任何工作都要耗费时间。 6)时间是最独特、最紧缺的资源。(若不将时间管理好，要想管理 好其他事情就只是空谈)。,7,3.是谁偷去你的时间,1)寻找物品 2)等待对方的回音 3)会议时间、向公司报告等手续业务 4)文书、图表的作成，票据整理 5)不遵守约定时间 6)与同事闲聊、爱管闲事 7)完美主义(洁癖、神经质)导致过分细致入微 8)总是为了帮别人办事而忘记本职工作 9)沉浸于梦想与空想中，不务实 10)未达成、损耗、不良 11)参加无效率的会议 12)不速之客 13)突发事故，扮演

4、救火人员 14)电话干扰 15)授权不当 16)缺乏做事轻重缓急顺序规则 17)做事拖延 18)不敢说“不” 19)沟通不良 20)权责不清 21)部属训练不足,8,4、你患上了“时间缺乏症”吗？,1)主管患时间缺乏症不是有无问题，而是程度严重与否。 2)自我检查，填写工作时间行为量表(表1)和生活时间的自我检查表(表2)。 3)后果：紧张、压迫感、头痛、失眠、沮丧、焦虑、暴躁、愤怒。 4)制衡时间缺乏症：懂得如何管理时间(时间：终究是人找出来的)。,9,工作时间的行为量表(表1),10,工作时间的行为量表(表1),得分计算方式： 项目：几乎从未如此 有时如此 几乎如此 经常如此 分数 0分

5、1分 2分 3分 0总分15 表示拙于时间管理 15总分20 表示尚佳 20总分25 表示善于时间管理 25总分30 表示卓越,11,生活时间自我检查表(表2),如果以上的检查项目大多数是由于工作过度忙碌，只好挪用家庭时间， 这样极易造成生活品质的低落。,12,二、时间管理的定义,定义：时间管理是时间活用的技术 内容：做自己应该做的事 通过一定方法有效使用时间 时间过得有价值,13,三、如何做好时间管理,1.记录时间 2.分析时间 3.管理时间 管理好时间(Manager your time) 管理好工作(Manager your work) 管理好自己(Manager yourself),1

6、4,1.记录时间,(1)为什么要记录时间？ 人脑的记忆是有限的。 (俗话说:“好记性不如烂笔头”“记录是记忆的延长,工具是人手的延 长”必须养成记录时间的习惯.) 每天集中想第二天要做的事情既不可行,也不可能. (人们常忘记自己应该做什么事情.) 关于时间使用问题,记录要比记忆可靠得多. (研究调查表明,人们对时间的感觉经常出错.只有时间记录才真实地 反映时间使用的效率.如果我们仅仅依靠记忆,往往就说不清楚时间 是如何花掉的.) 管理者通过时间记录,知道自己的时间实际花在哪些地方,从而改进时 间记录,知道自己的时间实际花在哪些地方,从而改进时间利用的效率. (这是实践证明为行之有效的方法.),

7、15,1.记录时间,(2).如何记录时间? 随身携带时间记录本,随时随地记录当天发生的、想起的,或别人提到的事情. 今天随时记录明天要做的事情,随时回顾昨天记录事情的办理情况.以不至于有所遗漏. 按照事情的轻重缓急,将事情分类.例如用不同颜色或符号标注. 建议使用“时间管理表格”,在每天结束之前,安排好第二天的工作,使工作安排有条不紊. 管理表的右半边为一天应做的工作,“次序”按工作的轻重缓急分三个等级. 时间管理表的左半边为完成一天工作的时间安排,根据工作性质及所需时间,安排在一天中的不同时候完成.,16,每日时间管理表(表3),17,每日时间管理表的使用说明,A.所谓今日目标,是指行动要达

8、到的目的,而不是手段或过程,工作项目才是达到目 标的方法. B.每隔三十分钟,就记下行动结果.并注意随时记入,不要等下班前记录,以免错记. C.只要记录两个星期就够了. D.对行动结果自行给予评价,可分为: a.可授权某某人处理; b.训练某某人处理; c.应予合并、消除或减少行动时间; d.其他说明. E.每天或每周把工作时间依功能汇总. F.工作等级区分为a、b、c、d 同时考虑重要性和时效性. a. 重要、紧急; b. 重要、但不紧急; c. 紧急、但不重要; d. 日常例行.,18,2.分析时间,利用时间管理表可帮助我们了解时间的用途和特性: (1)持续不断地做时间记录是分析时间的前提

9、. (2)定期对时间记录进行分析,既分析自己的时间主要花在什么方面,以及对时间使用的效率. (3)管理者常常面临一些压力,迫使他把时间花在不产生任何价值的事情上. (如接听一些无关紧要的电话、应酬客户及来访者、沟通及协调人际关系、参加一些无关紧要的会议、无谓的等待等.) (4)分析自己的时间安排,也就是系统地分析自己的工作,鉴别和分清轻重缓急. (管理者每天要担负许多工作,必须分清轻重缓急.安排好工作之先后顺序所花的时间,方能做到事半功倍,忙而不乱.),19,2.分析时间,(5)管理者定期对时间记录进行分析,就可以经常地调整自己的时间安排. (例如把一些不产生效益或效益不高的活动另做安排.)

10、(6)时间的分配是否和功能相符? 管理者的工作可分为管理性和例行性,随着阶层的提高,管理性工作所占时间比例也须提高. (7)时间“质的分配”是否妥当: 是否把高峰时间用来处理琐事,反而把其他时间用来从事脑力密集的工作?如果是这样,那么无论是工作的量(效率)和质(量和质二者合称为效果)都会大打折扣. (8)自己可支配的时间有多长 可支配时间指可随心所欲支配的时间,反之,不可支配时间是指被干扰时间.那么,这些干扰的来源是什么?依重要程度来说,哪项干扰最严重?你认为应采取什么行动，才能减少或控制干扰.,20,2.分析时间,(9)找出自己的黄金工作时段 黄金时段测试图(图1) 效果 每天时段 很差 稍

11、差 普通 佳 极佳 07:00-08:00 08:01-09:00 09:01-10:00 . . . . . . . . 20:01-21:00 21:01-22:00 23:01-24:00,21,3.管理时间,时间守恒定律：体力劳动时间+脑力劳动时间=劳动时间 1)有效利用时间的原则(12项原则) 信息原则：缺乏必要的信息就不能在有限的时间内做出正确的决定。 目标原则：不清楚自己的方向，就不要轻举妄动，否则就可能事倍功半，浪费时间。 行动原则：任何目标的实现都离不开坚持不懈的具体行动。 过程原则：如果目标是100%，就应该对过程中的X%同样重视。由于不可能一步登天，过程有时候比结果更重要

12、。 协作原则：聪明的管理者必须学会给下属人员分责授权，共同协作完成任何。 集中原则：集中精力重点处理某项工作，会比同时处理多个问题效果好得多。,22,3.管理时间,倡导原则：把希望发生的事情变成积极的行动，把自己的想法说出来并努力赢得大家的支持。 计划原则：详细的行动计划比盲目行动更能取得出人意料、令人满意的结果。 守时原则：如果自己不遵守时间，也不要指望别人遵守时间。 10简单化原则：有多种方案选择时，最简单的往往就是最好的。 11矜持原则：优秀的管理者之所以优秀，在于他们不会对任何人的任何要求都一味迁就。他们懂得如何拒绝。 12形象思维原则：只有锻炼出较强的形象思维能力，才能及时察觉任何风

13、吹草动，做到防患于未然。,23,3.管理时间,(2)时间规划和分配 1)时间规划的方式,依据年、月、日的各项目标列出清单,设定优先顺序,依目标来规划,有多少工作应做,需要多少时间,有多少可用时间,结果,效果：如果你能妥善规划时间，则一切会显得充裕，也许会感到一 天将不仅至少有二十四小时，甚至有三十小时。参考：时间 计划表(表4),什么时侯是工作的旺季,什么时侯是工作的淡季,24,时间计划表(表4),25,(1)时间规划的方式,千万记住，忙碌并不等于充实，过度忙碌于非重要事务，容易导致管理危机-决策品质低落、上下沟通障碍，部属工作士气低落。 静态的状况，比较容易规划，以让每件事能在掌握之中。 针

14、对动态状况的时间管理规划原则如下： A：保持弹性 B：替代方案 太多的危机处理，显示组织缺乏规则及对策。,26,(2)时间规划和分配,2)时间分配 A.理论上 每一管理阶层应将总时间，依各项管理功能相对的重要性来分配。应依管理功能来分配，而不是依活动，因为各项活动只是为实现各功能罢了。但活动因时、地、业务有所不同。而管理功能，诸如计划、命令(安排)、控制、协调(沟通)，却是不变的。参见各层主管时间分配图(图8.2)和高层管理时间分配图(图8.3),27,28,各層主管時間分配圖,29,(2)时间规划和分配,2)时间分配 B.业务上 依行业、公司和职位的工作说明书，可得本职务的功能时间分配。 C

15、.自我能力 每个人的能力不同，所以纵使前二项相同，但各人达成各项功能的效率可能不同。将此因素考虑在内，可得到主观的标准时间分配。,30,(3)时间管理的运用,时间管理,更贴切的说法应是如何有效且妥善运用时间。 1).避免反授权 当部属缺乏必要的资料及可运用的资源和权力时,向上级主管指示是必要的.但若是一有问题和困难时,部属为避免负责任,便将工作往上级主管报告,甚至推给主管,这不仅不应该而且容易产生反授权.而反授权会产生许多的弊病: A.造成懦弱、无能的下属 如果长期存在反授权,便会出现强将弱兵,这对组织人员的能力成长都是负面影响的,使部属变得缺乏信心且不敢担风险. B.疲惫的管理 主管因工作严

16、重超负荷而显得疲惫不堪,自己深陷于”作业性工作”和”部属的工作”而不能自拔,对于规划、决策只能心有余而力不足.,31,(3)时间管理的运用,1).避免反授权 B.疲惫的管理 主管应如何从永远也做不完的事务中抽身出来,使自己拥有宁静的时间呢?可以采取以下对策: b1 尽可能授权 训练部属独立自主最好的方式,便是让部属自己决定事情处理的优先顺序,主管应强调工作绩效,而非工作程序,并且提供部属工作上所需的全部资讯,以免部属工作中再慢慢摸索或造成错误.另一方面,以短期尝试错误的小代价,让部属成长,承担起责任,可使主管得到能独挡一面的部属. b2 严拒部属的反授权 绝对不可宠坏部属,否则他永远无法独自作

17、业. (a)应告诉部属:”别将问题推给我,我要的是答案.” (b)可以反问部属:”你打算如何处理呢?”这样, 你由一个回答问题的主管, 变成一个查询问题的主管, (c)必要时痛斥部属,这是激烈的作法,有时不得不用.,32,(3)时间管理的运用,1).避免反授权 C 利用时间管理原则: 最重要的事值得主管使用最有生产力的时间: (A)在时间规划表中把决策时间列为第一优先,并订有固定的时间. (B)尽量早到公司上班,此时没有人会来打扰. (C)可能的话,为自己安排一个”避难所”,办公室固然是处理日常事务的好地方,但不一定适合重大思考.因此,不妨设一间静室或书房,专供高层主管使用. (D)避免干扰.

18、,33,(3)时间管理的运用,2)排定优先顺序表 1.排定工作的优先顺序,最好依据事情或工作 的重要性和紧急性来定. 2.列为“必须做”(Must)的事项：此事必须立即加以完成，前提先思考问题： 2.1如果现在不做这件事,将产生什么结果? 2.2如果完全不做这件事,将导致什么后果? 2.3如果让别人来做,又会如何? 2.4别人是否用其他方式做这件事? 3.应列出“次要”事项,这些事项即使不做,可能使你感到困扰。 4.必须计划一些无所事事的时间-不必刻意做任何事，也就是说不必达成任何目标。,34,(3)时间管理的运用,3)访客的管理 3.1.访客的安排： A 让秘书处理一切约会 a).给秘书某种

19、限度、明确的职权,好让她代为你谢绝部分访客; b).假使你的秘书无法判断,可暂作临时约定,然后向你报告,由你决定. B.定立会客时间 严格规定谢绝访客的时间,除非是特别紧急的事故,否则任何电话和访客都应拒绝. 3.2.访客的处理 A.秘书要有技巧地阻挡唐突造访者. B.限制访谈时间 a.不防“先小人后君子”的先声明自己有多少时间可和对方谈话,如果是部属要求见面,可经秘书安排; b.或较有技巧的是,嘱咐秘书控制你的访客时间,秘书凭他的判断,在适当的时间给你电话或提醒你另外一个约会的时间到了; c.不妨在办公室的外间或客厅见他,请教他有何事情,以便迅速得知他的来意; d.慎防客套的困扰,学会有效地

20、结束会谈.,35,(3)时间管理的运用,4)休闲时间的管理 随着上班天数的减少,相应的便是休闲时间的增加,不管是组织或个人,如果不能采取合适的休闲因应之道,则容易产生许多休闲后遗症: 对组织而言,人员采取太过劳累的休闲方式,不仅未能使人员恢复精力,反倒容易火上加油,以致上班时间无精打采. 对个人来说,有时太多自由时间,反而不知如何安排,有些人通宵达旦地打牌、上网等,以致患上“放假综合症”. 虽然组织无法干涉员工的休闲方式,但却宜未雨绸缪,帮助、鼓励员工培养正确的休闲方式,以达到休闲的四大功能: 1.休息(如睡觉、调整心情) 2.娱乐(如游戏,和朋友聚会) 3.放松(如简单短行的郊游,放松紧张的

21、情绪) 4.发展性的休闲(如投入学习或改善身心的活动) 近来,有些大公司有专职的休闲活动指导员工来帮助员工度假,这同时也是帮助组织本身,让员工在休闲过后能够生龙活虎的面对工作.,36,(4)不可滥用时间管理,1).合理利用时间表 ： 在设定标准时间时,许多主管忽略加上允差时间，应加上百分之二十的允差时间，或称“可接受时间”，允差时间的功用如下： A.让你心理上没有匮乏,也不至于太过充裕的感觉,不会觉得时间一波又一波的压力.也就是给予自己适当的压力,不宜过或不及. B.预留缓冲额度,因为往往有莫名其妙的干扰,使你意外的只好延期作完,一旦你把时间表安排得太紧、太死,往往牵一发而动全身,自然会一步错

22、而步步错. 2).重于行动,37,四、如何成为活用时间的高手(1),仔细观察现在的“忙人”，他们利用时间的方法一般都有四招，一是计划性，二是巧用性，三是工作的转移，四是会议求效率，很值得我们借鉴。 (1)有计划地利用时间 利用备忘的形式记录预定日程安排 约定与对方的会面时间地点 明确工作的完成时间 思考性的工作放在上午，机械性的工作放在下午 事先决定单位时间 (一小时的会议、半小时观摩等) (2)改变工作方法 创造工作处理的“模式” 尽快判断，哪 怕这个决定多少还有些粗糙 今天的工作今天做，一日一清 信息收集时利用摘要版,38,四、如何成为活用时间的高手(2),(3)挤出自己的时间 只回答建议

23、，不回答问题 尽量把工作委托给部下 将工作标准化，随时都能移交给别人 要明确做到上意下达 充分利用电话、备忘、内部网传达信息和解决问题 一边工作，一边学习，两不耽误 摆脱人际关系的纠缠，减少迎来送往 (4)会议要重视效果 先讨论重点议题 事前要与各方充分地通气、打招呼 多站着就可以进行的碰头会 参与人员提早5分钟到场 会而有议，议面有决，提高会议效率,39,五、时间管理能力自我评估(1),以下是一个充分利用时间的自我评价方法，请在“是”或“否”上面画圈： 1)前一天晚上做好下一天的工作准备。(是/否) 2)上班后立即投入工作。(是/否) 3)从重要的工作着手。(是/否) 4)必须记录日程安排。(是/否) 5)尽量分责授权。(是/否) 6)灵活利用零星时间。(是/否) 7)希望一下子做完一项工作。(是/否) 8)同时处理几项事务。(是/否) 9)能当场处理完的工作，就随时处理。(是/否) 10)为使工