公文处理基础知识.ppt

1、政府系统公文点评2008年8月,一、公文标题规范的问题,（一）公文标题中除法规、规章 加可加书名号外，一般不 用标点符号,如:云县文体局云文体发200827号、茂兰镇人民政府茂政发200821号文件，公文标题中使用了标点符号，不符合相关规定。,示 例,（二）标题上不能出现“关于对” 的字样,因为“关于”和“对”词性相同，词义相同或相近，在行文中不必重叠，且显得累赘。如云县人民政府关于的通知，不能写成：云县人民政府关于对的通知。这类问题在“通知”、“请示”、“批复”文种中经常出现，如云县安全生产监督管理局云安监发200817号文件就出现这类情况。,示 例,正确的用法应为“关于云县华鑫经贸有限公司

2、 的批复”,（三）标题字体、字号使用 不规范,如云县民族宗教事务管理局的200812号文件中就出现了标题字体使用不规范问题。文件标题应该使用二号小标宋简体。,示 例,标题正确的字体应该为:二号小标宋简体,二、公文缺失要素的问题,（一）发文机关缺失,如云县人事局云人发200883号、晓街乡人民政府20087号、云县公安局云公发200844号等许多文件，标题中缺失发文机关这一要素。,示 例,该处标题应该加入发文机关的全称,（二）版记缺失问题,主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素共同构成公文的版记，是公文不可缺失的要素。版记中各要素下均要加一条反线，宽度同版心宽度一致。版记应置于公文最后一页，

3、版记的最后一个要素置于最后一行。如“云县歌舞团关于工作进展情况的报告”文件就缺少了版记，公文就不完整，此问题在各单位代县委、县人民政府拟稿时普遍存在。望引起重视。,示 例,该处应加入含主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素的版记,三、几种常见的运用不规 范问题,（一）在应用文种“请示”、“报告” 和商请事项需对方给予回复 用“函”时，按照规范要求， 应在落款之下、主题词之上 标注“联系人和联系电话”这 2个要素，以便对方了解和咨 询有关情况。,如云县安全生产监督管理局云安监发20084号文件行文就不够准确。应规范标注为（联系人：，联系电话：）。,示 例,正确的用法应印在 此处，空两个字符，

4、并加括号,（二）关于引用标题不规范的问题。 书面回复下级机关请示问题在 引用请示机关公文标题时，应 原文引用，不能简引。我们在 核发时经常发现有简引请示机 关公文标题的情况。,（三）结构层次序数使用不规范,政府系统的公文结构层次序数，第1层为“一、”，第2层为“（一）”，第3层为“1.”第4层为“（1）”。如:云县老龄工作委员会云老发20082号文件，第四页第三层次用了“（1）”，这是不规范的，正确的层序应使用“1.”；正觉庵水库管理局云正水管200815号文件，第二页第二层次用了“1.”，正确的层序应使用“（一）”。,示 例,该处正确的序号应为“（一）”,该处正确的序号应为“1.”,（四）关

5、于使用文种批复的规范问题,在批复下级或函复同级机关引用来文机关文件标题时，要做到先引来文机关文件标题全文，后引来文字号。如：县发展和改革局在函复县建设局的云县建设局关于祥临立交绿化工程项目立项的函（云建发200817号）文件时不能表述为：“你局报来的关于祥临立交绿化工程项目立项的函收悉”，应表述书写为：“云县建设局关于祥临立交绿化工程项目立项的函（云建发200817号）收悉” 。,示 例,该处正确的用法应该为“云县建设局关于（云建复200817号）收悉”,（五）关于主题词标注规范的问题,在表述主题词时应遵循第1个词是类别词，必须从国务院公文主题词表中引用，找不到的可用“综合”类代替。第2至第4

6、个为类属词，尽可能从主题表中找，如找不到可新造，但新造词必须在其后面加空心“”不能用实心“”，如云县审计局（云审发20085号）文件就用了实心“”，而且还加了“”， 这是不规范的。最后1个词是文种。主题词一般控制在5个以内。,示 例,该处的符号应该使用“”,（六）关于表述时间时段的问题,公文表述时间时段，一般不能表述为“去年”、“今年”、“明年”等，应规范表述。如：目前，“去年”应表述为“2007年”，“今年”应表述为“2008年”，“明年”应表述为“2009年”。对跨年度表述应为“2007年2008年”，在茶房乡人民政府茶政发2008131号文件表述为：“20072008年”是不规范的。,示

7、 例,该处的字体应为“三号仿宋简体”,该处的正确用法应为“2007年2008年”,（七）成文日期的规范使用问题,成文日期应使用汉字，并符合相关规定。如幸福镇人民政府幸政发20083号文件的成文日期写为“二八年元月十日”，这“元”是不规范的，规范的写法应为“二八年一月十日”，此件附件标注运用不规范（应在正文后空1行），且未加盖印章。,示 例,此处一 是应加盖公章；二是落款应为“二00八年一月十日”,此处主题词应为“林业 退耕 变更 报告”,（八）关于发文字号格式不规范 的问题,国家行政机关公文格式明确规定，发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。年份应标全称，用六角括入。但云县民族宗教事务局云民

8、宗发200812号文中发文字号年份用四角“ ”和云县民宗局云宗发【2008】9号文件中的“【】”括入是不规范的，规范的写法应为云民宗发200812号、云民宗发20089号。,示 例,（九）关于公文附注中标点符号 使用不规范的问题。,公文如有附件，正确的标识方法是在正文的最后1行下边空1行并再空2个字，用3号仿宋体标识“附件”，后标全角冒号，冒号后边标附件名称，附件名称中一般不标任何符号。如云县安全生产管理局云安监发20084号文附件名称中就标有书名号，正文后没有空1行，不符合相关规定，应予纠正。云县统计局云统发20086号文件序号后边使用顿号“1、”不规范，正确的应该用 “（一）” 。,示 例

9、,四、审核草拟公文应注意把 握的问题,（一）关于字用词正确、统一、 规范的问题。,在表述“其它”、“通讯”时，应使用“其他”、“通信”。“制定”与“制订”的准确使用：“制订”突出拟订、草拟、创制，对象多为方案、计划等，注重的是过程；“制定”突出确定下来、正式实施，多指路线、方针、政策、法令、规章等，注重的是结果。“做出”与“作出”的正确使用：“做出”多为口头语，后面所带的宾语一般为名词、代词，强调于一些具体的事；“作出”多为书面语，后面所带宾语一般为动词。“急待”与“亟待”的正确使用：“急待”是指时间上的紧迫性；“亟待”是表示意义上的紧迫性，表明问题严重已达到了极点。又如“截止”和“截至”的运用。“截止”和“截至”均为动词，二者用法上有区别。1.表意不同。“截止”是指（到一定期限）停止，是终止、结束的意思。“截至”是指截至某个时候，多指1个过程、1件事情暂告一段落，并不意味终止和结束。“截至”用于日期之前，不能用于日期之后，如“截至2008年8月1日”。2.用法不同。“截止”是不及物动词，后面不能带宾语。如果“截止”出现在日期之前，需加1个介词“到”作补语或名词性词语加冒号，如“截止到2008年8月1日”或“截止日期：2008年8月1日”。,（二）机关名称未使用规范化简称,按照国家行政机关公文处理办法的规定，公文中的机关名称应当使用全