时间管理(移动公司).ppt

1、时间管理,集团讲师：史量,教 室 公 约,1、准时出席 2、全程参与，中途不得离席 3、请将手机、呼机关闭 4、教室内请勿吸烟,课程简介,一、为什么要进行时间管理 ； 二、自我时间管理的认知； 三、时间管理的原则； 四、时间管理的操作务实；,一、为什么要进行时间管理,彼得.杜拉克： 无法管理时间 便无法管理一切,一、为什么要进行时间管理,时间是资本和无法更新的收入。 任何一个制定出来帮助我们高效率地安排时间的计划，都必须从我们对时间宝贵性的认识入手。 管理好你的时间就能管理好你的生活。,1、时间成本测试,根据你的年薪数 按照每年254天，每天8小时工作时，算一算你每一分钟的价值是多少？,1、对

2、时间重要性的认知,2、你对自我时间的计划,3、什么是时间管理,成功的时间管理=价值速度2（S=VC2） V是做最有价值的事（提升你做事的价值） C在单位时间内做最多的事（提升你做事的效率）,做正确的事比按照正确方法做事更重要 彼得.杜拉克,二、自我时间管理的认知,1、支配自我的时间测试,下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”。,1、支配自我的时间测试,1、12-16 “yes” 危险！ 你在时间管理上需改进； 2、8-12 “yes” 当心！你需要重新审视你的时间行动指; 3、4-8 “yes” 可以！方向正确，但需要提高冲劲； 4、0-4 “yes” 恭喜！

3、坚持并保留你的方法；,三、时间管理的原则,时间在使用的过程中，确是存在这一些不可抗拒的原则，如果我们了解并很好的运用这些原则，就可以使我们的时间得到很好的利用,1、柯维的时间管理理论；,以 价值观 为 生 活 的 重 心,价值观,家庭,财富,事业,名誉,休闲,朋友,健康,学习,均衡原则：,有效个人管理的六个标准,一致：使命与价值观、角色与目标、重点与计划、欲望与自制等应合谐一致； 平衡：人应在事业、财富、家庭、奉献等方面平行发展； 有重心：以一周为单位订计划，每天应各有不同的优先目标，但要相互呼应；最有价值的事先做；,4、有弹性：应可因个人作用和需求的变化而调整； 5、重人性：个人管理的目的在

4、人而不在事； 6、携带方便：管理工具应便于携带，随时记录与调整；,有效个人管理的六个标准,2、时间管理是以价值观为导向的,你认为什么是最重要的由你的价值观决定的 重要性测试 （1）如果你只有一年的生命，你会去做哪三件你认为最重要的事； A、 B、 C、,（2）角色认知,练习：1、请在下列空白处填写工作中的三个角色（领导、同事、下属）、生活中的三个角色（爱人、父母、子女），你所希望其他人对你的赞美是什么 作为 领导： 作为 同事： 作为 下属： 作为 爱人： 作为 父母 作为 子女：,（3）思考明年你要设立哪三个目标,目的：作为某一个角色获得他人的赞美， 要求：符合SMART原则 S(speci

5、fic):具体的（我要做一个成功的人） M（measurable）:可衡量的（想买一辆车） A(attainable):可达到的(不能是白日梦) R（relevent）:相关的（和自己的工作和生活相关） T（time-based）:有时间限制的(要有明确的时间限制),（3）思考明年你要设立哪三个目标,1、 2、 3、,3、目标ABC原则（常用于待办单）,A必须去做的事情 B应该做的事情 C不值得去做的事情 目标ABC原则就是在最有价值得那些项目旁边，标上大写的A字、在稍低价值得项目旁边标上大写的B字，在价值最低的项目旁边标上C字，A还可以分别标上“A1”“A2”等。,如何坚持ABC原则,1、A

6、、B、C的优先序列一般是通过比较确定的。A项与B、C项对照后，重要性就会逐步显露出来； 2、计划上ABC的优先顺序在不同的时间是会改变的。同样一件事情在今天看似重要，在明天可能就不是太重要； 3、中层经理列出ABC后，还要根据变化的实际情况不断地加以调整和修正，以便把时间真正使用在处理最重要的事情上；,4、二八原则在时间管理中的运用,20/80定律是由意大利经济学家巴莱多发明的，因此也叫巴莱多定律， 国外研究发现： 80的销售量来自于20的客户； 80的社会财富集中在20的人手中； 80的假是20的员工请的； 80的宴会重复20的食谱；,所谓80/20原理是指：假如工作醒目是以某价值序列排定的

7、，则80的价值来自于20的项目，而剩下的20的价值则来自于80的项目。 在时间管理中国遵循二八原则就是要： 1、明白20的工作占整个工作的80的价值； 2、我们应该集中80的精力做好重要的20的工作； 3、只投入20的精力去做另外不太重要的80的工作；,案例1：HALE连锁店的创始人及现任的董事长，他从1946年成立4间店，到1968年为止共拥有46家连锁店，他曾经在“FORTUNE”（财富双周刊）上谈到有关时间管理的问题： “对我们大部分人而言，我们必须下达的最重要决策，就是如何去使用自己的时间。对我来说，我就不会将自己的时间花在需要很多生产劳力，而成果却平凡无奇的事情上面。而且，只要我能找

8、人去做的事情，我绝不会自己去做。”,5、生理节奏理论,注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段做最有价值的事； 注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题； 该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的时间，就多增加了1小时。,6、时间管理矩阵,重 要,不 重 要,紧 急,不 紧 急,I 危机 急迫的问题 有期限压力的任务 突发事件,III 不速之客 某些电话 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的问题 迎会的活动,IV 烦琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动,II 防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划、目标管理 休闲,偏 重

9、 于 第 一 象 限 事 务,偏 重 于 第 三 类 事 务,偏 重 于 第 三 、四 类 事 务,偏 重 于 第 二 类 事 务,高效能组织,第二象限工作法：,1、理地将自己的工作按紧急和重要程度划分到不同的象限中； 2、大部分的时间和精力完成第二象限的工作； 3、许多第一象限的工作，实际上也是由于没有很好地按照 第2条操作时造成的，要注意纠正（防止重要不紧 急得工作变成了重要紧急的工作）,第二象限工作法：,4、要被第三象限的工作所迷惑，你没有想象中的那么重要，可以授权他人的尽量授权他人完成，你的重要性在于处理第二象限的工作； 5、根据第二象限的工作制定计划； 6、 80的时间用于处理第二象

10、限的工作，其他20的时间处理其他象限的工作；,7、制定计划；,所谓计划，就是事先对时间进行全面规划，以提高时间的利用效能，充当时间的主人。计划的目的就是帮助自己获得清楚的想法，以便获得清晰的行动。 1、必须对第二象限的工作排出计划（月计划、周计划、日计划） 2、计划制定后必须按照计划执行、实施； 3、必须留出时间处理不可预计的事务,每日待办单（日计划）,就是将你每日需要做的一些工作事先列出一份清单，用ABC法排出优先次序，确认完成时间，以便突出工作重点，避免遗忘、未完成的事项留待明日； 待办单中应该包括的内容： 1、 非日常工作； 2、 特殊的事项； 3、 行动计划中的工作； 4、 昨日未完成

11、的事项；,每日待办单（日计划）,待办单中不应该包括的内容： 1、日常工作，已经形成惯例的一些日常性事务（如每天一早用10分钟完成待办单） 2、立即要做的事情，工作中要求必须马上就要解决的一些紧急的、危机的思想 待办单的使用注意事项： 1、每天在固定的时间制定待办单（一上班就做） 2、只制定一张待办单； 3、完成一项工作划掉一项； 4、待办单要为应付紧急情况留出时间；,周计划：周计划可以使你的日计划有效快速，一般情况下日计划要遵从周计划。因为一般重要的事情不是一天就能完成的，是一个连续的过程，周计划是一个比较合适的时间计划。同时，由于事情变化比较快，所以你不可能预先定一个详细的月计划； 周计划可

12、以使你多工作做一番全盘的考虑，使你自己系统化，让你的目标和梦想实现； 月计划是一个宏观的视野，会使周计划更为有效。一般包括下个月的重要事项，是一项较为长期的计划。非常有必要指出的是：月计划是与公司目标及部门目标紧密相连的。,8、养成习惯,你要知道什么是好的时间管理习惯； 对于职业经理人来说，坏习惯使可以并且必须改掉的； 好的习惯使可以养成且必须培养的； 时间管理事一种可以改变得习惯，不良的习惯使无意中形成的，良好的时间可以在有意中形成；,请注意你自己是否有一些习惯和惯例：,1、工作效率低、办事拖拉； 2、时间观念差，工作磨蹭 3、工作时找不到重点，眉毛胡子一把抓； 4、经常被电话、不速之客干扰

13、，任由发展，不会说不，容易推迟和延误工作 5、上班时间不紧凑，晚上加班干； 6、什么事情都愿意管，认为自己很忙才好； 7、愿意下属多请示、多汇报，认为这样才有权威； 8、没有目标、没有计划、人云亦云； 9、零碎的时间都被随意地打发掉，不会利用零碎时间； 10、没有时间安排表，由别人来安排； 11、不会休息、不会娱乐、没有空闲；,必须养成的习惯：,1、 你每天花30分钟作计划； 2、 你要有书面的待办单、月计划、周计划； 3、 确保你的下属了解你的工作习惯和时间习惯； 4、 你每周都将你的工作排出优先顺序； 5、 你能在高效的时间里做完重要的工作； 6、 你的授权形成了一种工作风格和管理方式；

14、7、 你已养成了对付干扰的工作作风； 8、 你有明确的生活目标和工作目标； 9、 你保证一天内有一段时间不受干扰； 10、 会有效利用零星的时间； 11、 有得力的秘书或充分利用电脑等现代化办公设备； 12、 文件柜和办公桌整洁、条理清楚； 13、 在固定的时间处理来往函件； 14、 尽量将无用的文件处理掉； 15、 能使没见工作善始善终，避免头绪多而乱； 16、 除非万不得已才召开会议；常年使用工作效率手册；,四、时间管理的操作务实,1、认识时间的干扰因素； 2、善用工具； 3、操作技巧； 4、如何避免来自办公伙伴的干扰；,1、认识时间管理的干扰的因素；,1、优先顺序不明确/危机管理 2、电

15、话打扰 3、缺乏优先/目标 4、贪多嚼不烂 5、不速之客,6、无效授权 7、桌面杂乱无章/找不到东西 8、缺乏自率/拖延 9、不会说“不” 10、会议,2、善用工具,电话； 移动电话； E-mail； 网址； 传真； 交通系统； 电脑； 手提电脑； PDA； 语音系统,3、操作技巧,（1）有效计划,A、事先明确：所在部门的业务定位；所在岗位的业务定位；上级主管的业务目标 B、遵循5W2H原则（why、what、when、where、who、how、how much） C、 设置控制点，以便检查 D、利用比较好的工具（PERT图、PROJECT）,（2）有效授权,有效授权的七个步骤,面谈前：1、

16、挑选你计划授权的人（对他是不是一个成长的机会？） 2、先做好计划 3、与被授权者谈话，做授权谈话时，要按照下列原则： A、清楚说明期望达到的结果 B、务使对方清楚了解规则与限制 C、务使对方清楚了解评估与标准 4、请他报告行动计划，注意聆听。,面谈后 ：5、与对方复阅一遍整个计划，并得到你完全的同意。 6、支持他执行该计划 7、保持正向的追踪，以确定达到期望的结果。 授权时让对方觉得这是一项新挑战。 注意：授权不授责（授权人应该承担第一责任）,（3）有效沟通,有效沟通的四项原则 A、目标明确； B、事前准备； C、注重细节； D、对事不人；,（4）电话管理,A、 过滤电话 借助秘书或录音电话过

17、滤一些不必要接听的电话，如果都没有，可以直接问“是否有急事，因为马上要出门，是否可以下午在联系”，回复是一定要有礼貌 B、 事先约定与准备；（避免在需要安静工作的时候被打断） C、 保持简短而明确的开场白（避免过多的客套） 打电话可用“你好，我是，今天有点事要向你了解一下”,或者“你好，我是，今天给你打电话是因为” 接电话是可以说“接到你的电话真高兴，有什么事情需要帮忙吗？“，或者“接到你的电话真高兴，我能为你做点什么”,（4）电话管理,D、 控制通话时间、保持通话主题 在手边放上记事贴，记录下重要信息，以免因遗忘重复联系。对于和喜欢喋喋不休的人通电话时，不妨直说“你现在需要我们解决的问题是什

18、么”，“你是想我在那方面帮助你”，“不好意思，我今天马上要开会，你看，要么我们今天先到这”,（5）拜访管理,避免完全开放式办公，专门留出时间，让你的办公室向全体人员开放。 如果有人跟着你走进办公室，你不要坐下来。 如果门开着，你的座位不要放在别人的视野之中。 利用一切机会尽可能站着和他人交谈以便能随时离开。 办公室里放一架钟，你和客人都能看见。,（6）会议管理,1、其它的选择行不通时，才考虑召开会议。,（7）办公室管理,把办公室分成ABC三个区域： A区为伸手即可触到的范围，存放每日经常要拿的物品，如：电话、笔、记事贴、待处理文件、待办单、电话本等。（写字桌上只留最重要的读物） B区为需要稍微挪动就能取得的东西，存放周内可能用几次的物品：如：打孔机