金蝶协同办公系统——功能应用培训(系统管理员)培训

1、金蝶协同产品事业部,协同产品培训课件 初始化及管理配置,写在前面总述,项目准备,蓝图设计,系统实现,验收交付,实施过程,安装部署,系统管理员培训,系统初始化,系统维护,本课件讲解金蝶协同产品在系统初始化和管理配置方面的重点功能和应用， 用来帮助实施顾问和系统管理员可以根据客户的业务需求快速进行系统初始化初 始化和系统配置，并顺利推动金蝶协同产品上线应用的实现。,编写目的,适用对象,总述,金蝶协同产品实施顾问 金蝶协同产品系统管理员 金蝶协同产品系统初学者,5.1 应用管理,3.3 文件编号设置,2.5 职位管理,3.2 字段设置,4.2 流程设计,1.2 客户端设置,4.3 权限,3 公文表单

2、设置,1.3 程序目录结构,4.4 字段控制,2.11 关系图,1.4 数据库表结构,4.5 成员控制,1.5 数据库及常用表,4.6 属性编辑,1.6 系统备份,4.7 归档移交,2 系统管理,2.2 用户管理,2.7 系统字典,1 安装部署,5.2 环境设置,3.5 表单模板管理,2.6 职务管理,4.9 流程转换设置,3.1 基础操作,2.3 角色管理,4.1 基础操作,2.1 部门管理,1.1 安装部署,目录,4.8 公文报表设置,2.4 职位级别,2.8 注册信息,2.9 页签管理,2.10 安全设置,2.11 基础数据导入,2.12 基础数据更新,3.4 特殊应用,4 工作流设置,

3、5 管理控制台,1、安装部署篇,安装部署工作,安装环境检查,安装部署,客户端设置,系统备份,1.1安装部署,安装部署前准备工作,硬件检查：根据并发数和扩展性检查和建议客户硬件配置； 环境检查：操作系统、数据库、中间件等；,安装部署常见工作,独立协同产品安装部署； 协同产品数据迁移； 协同产品集成安装部署（K3集成、EAS集成）； Windows、UNIX、LINUX、AIX不同操作系统安装部署； SQL SERVER、Oracle、DB2、SYBASE、INFORMIX 不同数据库安装部署； Tomcat、Apusic、WebLogic不同应用服务器安装部署；,1.2客户端设置,1.3环境要求

4、,服务器环境要求,客户端环境要求,操作系统：Microsoft Windows NT/2000/XP/2003或以上版本； 内存：512MB以上内存； 浏览器：Microsoft IE 6.0或以上版本；,操作系统：Windows 2000以上，及UNIX、LINUX、AIX； 服务端运行环境：JDK 1.5； 应用服务器：Kingdee Apusic 、BEA WebLogic 、Tomcat； 网络环境：Intranet 与 Internet； 数据库支持：MS SQL Server 2000-sp3或ORACLE 10g以上等； 硬件支持：CPU 2.0 GHZ以上、内存2GB以上、25

5、0GB以上的空闲磁盘空间；,1.4程序目录结构,KingdeeOA目录结构,中间件（Tomcat，Apusic等） JDK1.5目录（JRE） 系统主目录（Firstframe） 系统服务文件目录（Bin） 数据库文件目录（DB） 数据文件目录（Data） 程序文件目录（Webapp或Easoa.war） 配置文件目录（Resources）,1.5数据库及常用表,数据库介绍,数据库表以模块名称英文开头，如：公文处理表以workflow开头，文件传阅表以 docex开头,知识中心以knowledge开头，系统管理以system开头等。,常用表,用户表（system_users） 部门表（syst

6、em_depts） 工作流表（workflow） 公文表单（workflow_flowtype） 公文处理文件表（workflow_file） 公文附件表（workflow_fileattach）,1.6系统备份,数据库备份,Data备份,部分数据放在Data下，如：附件的物理文件，表单格式等； 手工或使用工具与数据库同步备份；,数据库备份是客户完成的，不在实施范围内； 建议客户使用自动备份，如：SQL的数据库维护计划；,跟客户强调系统备份的重要性 让客户养成每天备份的习惯 系统备份分为数据库备份和Data备份两部分,问题,常见问题,系统管理员忽视系统备份的重要性或根本不做备份； 服务器配置不

7、能满足系统正常运行要求，系统上线后运行速度慢； 不熟悉特殊环境的安装部署（如：非Windows环境）； 系统目录结构不熟悉，补丁或升级困难； 客户端没有正确配置，部分功能运行不正常（无法加载控件等）； 留意个别Ghost版操作系统，IE为非完整版，导致一些功能异常，需重新安装或升级（选人树弹出异常）。,2、系统管理篇,基础资料初始化工作,组织架构初始化,用户初始化,角色初始化,职位、职务体系初始化,2.1部门管理,上级部门：确定部门间上下级关系； 是否为区域：应用于集团分公司之间做数据隔离； 部门公文号：文件编号中使用【拟稿部门】为编号格式时应用，如：财字2010-01,2.2用户管理,用户姓

8、名：系统采取实名制的工作方式，需用户真实姓名，而且不可重复； 为公文交换用户： 直属上级：文件审批时的直属上下级关系；,2.2用户管理（续）,角色信息：用户所属角色，一个用户可以拥有多个角色； 重置密码：用户忘记登录密码时，由系统管理员重置为初始密码000000； 联系信息：由用户自己完善和更新，其他用户可以在系统通讯录中查看；,2.3角色管理,角色是指将具有相同操作权限、职责的用户抽象成一个组，统一授权； 角色授予：为角色增加用户；,2.3角色管理（续）,系统提供二级的权限分配机制，即通过角色授权到模块权限，而通过数据权限控制可以结合不同的模块、不同的分类，对用户能操作哪些数据进行授权： 基

9、于角色管理的权限：相同操作权限、职责的用户抽象成一个角色。一个角色可以分配多个用户，也可以是一个用户拥有多个角色； 基于数据访问的权限：是控制用户能够查阅或管理哪些数据内容，由具体的工作流程、知识分类、或具体的业务信息管理员所决定；（权限模式为数据授权）,2.4职位级别,将企业内部的职位体系进行级别划分，如划分为高级、中级等级别。一个职位级别可以对应多个职位，一个职位只能对应一个职位级别； 职位级别在协同办公系统中的应用主要体现在工作流成员控制的设置上，根据设置的人员规则，不同的处理节点选人界面将过滤出不同的职位级别的成员。如：指定职位级别，同部门职位级别、同部门或直属上级部门此级别的职位的人

10、员处理等； 应用实例：假期申请审批流程中部门审批节点等。,2.5职位管理,企业职位体系的管理，部门+职务就是职位，如财务部经理； 职位级别：该职位所属的职位级别； 是否主职位：同一个用户可能对应多个职位，设定某职位为主职位。,2.5职位管理（续）,一个职位可以对应多个用户，一个用户也可以对应多个职位； 在工作流成员控制设置中，可以 “指定具体的职位人员处理”，流程文件可以直接将文件发给相关人员处理。,2.6职务管理,企业职务体系的管理，职务是类的集合，如：总经理、财务经理等； 职务管理为系统可选项，管理控制台可以设置是否使用职务管理； 在工作流成员控制设置中，设置“指定一个职务范围内”，流程文

11、件可以直接将文件发给指定的职务范围的相关人员处理；,2.7系统字典,系统字典是指对各个业务模块中需要使用到的选项类内容，建立字典信息，便于对应的业务模块在应用时，可以直接调用字典信息； 系统字典在系统安装时自动创建，不可增加，只能根据项目的实际情况进行修改； 如：工作流分类，文件类/人事类/财务类/合同类/其它。,2.8注册信息,金蝶协同产品的注册信息中可以查看软件特征码、用户数量、过期日期、软件版本、在线用户数等信息；,2.9页签管理,页签类型：门户页签、模块页签； 使用范围：页签授权；,2.10安全设置,设置允许、禁止登录系统的IP地址池； 用户资料中启用个人IP验证并绑定本机IP地址；,

12、2.11基础数据导入,下载模板-Excel整理-数据导入； 数据导入不成功时，出错内容红色标识；,2.12基础数据更新,批量修改用户联系信息；,问题,常见问题,对于集成项目（K3、EAS集成），要求掌握HR基础资料的同步； 部门、用户、职位体系等基础资料输入后未经过严格的检查，在系统使用过程中发生数据流向错误； 部门管理中设置了很多虚拟部门，选人数操作复杂，如：总部、管理部门等。,3、公文表单设置篇,公文表单设置工作,创建表单,字段设置,表单格式设计,文件编号及模板设置,3.1基础操作,按照客户的审批表单格式，进行表单的字段定义、表单格式设计、表单打印格式设计、正文模板、红头模板配置、上传等操

13、作； 公文表单红头方式： 简单红头：将红头部分套入模板中已经建立“红头”的书签位置，但不影响正文的排版； 模板红头：套红头时，将正文的文字插入红头模板中，正文依据模板的格式重新排版； 表单字段：配置表单中的字段信息； 文件编号设置：配置表单在流转过程中，文件编号的生成规则； 表单设计：根据已经创建的表单字段，设计审批表单格式； 清除表单模板：对设计的表单模板样式进行清除，重置为初始样式； 表单模板管理：打印模板、正文模板、红头模板。,3.2字段设置,系统字段：文件标题、文件编号、提交人、提交日期、主题词、拟稿部门、紧急程度。设计表单时要充分利用系统字段， 而且自定义字段不可与系统字段同名； 字

14、段名称必须与表单设计中文本属性的名称相同，尤其是字段名称修改后； 对于已经使用的表单，删除表单字段导致数据不完整，查看文件时会出错。,3.2字段设置-字段类型,自定义字段类型： 短字段：存放数字、日期、短文本等；数量30个，长度50个字符；可进行查询及报表输出； 长字段：存放意见、长文本等；数量10个，长度500个字符；可进行查询及报表输出； 列表字段：每个字段为一列，数量15个，长度50个字符，可增加50行； 明细字段：数量99个，长度2000个字符；增加后根据需要设置输入框格式。,3.2字段设置-基本资料,默认值：通过#getXXX的方式自动带出相关数据，通常为用户信息 ； 数据类型：日期

15、型、整数型、浮点型、字符串四种类型； 查询字段：是否将该字段在【公文处理】-【查询报表】中作为查询条件； 显示格式：针对浮点型数据，设置四舍五入的显示格式，如：0.00。,3.2字段设置-输入方式,输入方式：文件ID、页面签章签字、文本输入、取在线用户、主送/抄送、意见栏、签章栏、各类字典选择等。不同的字段类型将支持不同的输入方式；,3.3文件编号设置,组织单位通过金蝶协同产品进行流程的审批处理，可以利用系统自动编号功能替代传统的手工编号，避免出现重号、空号、漏号等现象； 编号条件：条件变化时，编号重新计算，如： 拟稿部门 ,系统年 ； 编号格式：由字段和常量组成，如:系统年-文件编号； 起始

16、号：第一个文件的文件编号号码，由于某种原因需要重新调整起始号时，需同时修改“编号名称”才能生效； 编号位数：文件编号号码位数，由若干个0组成，如：000。,3.3文件编号设置-取号,手工取号：文件编号不自动生成，通过【选择】-【取新号】按钮，手动生成编号； 拟稿时自动产生流水号：新建流程时自动生成文件编号，如果文件编号格式中有些字段是表单中的某些字段的输入的值，那么便不能使用这个编号规则，否则将出错； 文件办结时自动产生：公文流转完后系统将根据文件编号规则产生文件编号，用户查看流转结束的文件时就能在表单中查看到文件编号。,手工取号：操作复杂，适合编号工作在流程中间环节的工作流，而且调整方便；

17、拟稿时自动产生：方便，只适合文件编号纯粹为流水号，对号码没连续性要求的工作流； 文件办结时产生：不容易断号，号码查询麻烦，而且号码不可控。,3.4特殊应用-附件名,表单中显示附件名：在设计表单时只需要在界面上输入附件栏即可。（括号为中文全角大括号）打印表单中如果需要打印附件名也采用同样方式设置即可；,3.4特殊应用-列表字段,列表字段：处理表单中多行多列的列表型样式，如：差旅费报销单；,3.4特殊应用-指定人员,表单内指定人员：适用于流程中某节点的处理人由拟稿人在拟稿环节指定，而不是由上一节点处理人指定的流程；如：部门会签后的领导签发节点； 实现方式： 在表单设计界面增加一个名称为“接收人”的

18、输入框，无需增加接收人字段； 在某节点的【成员控制】中选择“表单内指定接收人”；,3.5表单模板管理-打印模板,打印模板：当表单的页面打印不能满足客户打印排版的要求时，需要使用【Word套打】功能将表单的部分或全部内容按照非标准表单格式生成Word文档，便于打印及存档管理； 将Word文档按格式设计后另存成HTML格式，然后选择相应的表单上传即可；,3.5表单模板管理-红头、正文模板,根据组织单位的行文及相关管理规范，将常用的正文模板、红头模板进行设置； 鼠标定位在模板中需要显示表单字段的位置，点击WORD中的【插入】-【书签】； 书签名和表单中的字段名称须一致才能正确显示这个字段的值； 正文

19、部分：使用“正文”书签，如果是iWeboffice，使用“zhengwen”；,问题,常见问题,正确理解简单红头、模板红头的区别； 正确理解正文模板、红头模板的区别； 设置某些表单的时候长字段不够用； 表单中设置了“员工工号”字段，如何在拟稿时自动获取； 长字段如何自适应表格的宽度；style=WIDTH: 100% ； 客户需求：例：【粤X人事】2010-12号，文件编号由两部分组成，拟稿人负责确定字号“【粤X人事】”（【粤X党】、【粤X董事会】等字号），而到了编号环节，由编号人员统一编号，要求编号按字号和年独立编排； 排版套红工作在同一个节点由同一个人完成，如何既套红头，又可以将文件格式按

20、客户行文规范排版？,4、工作流设置篇,工作流设置工作,创建工作流,工作流授权,字段、成员、属性设置,归档及报表设置,4.1基础操作,协同审批：将工作分解成若干个定义良好的任务（申请、审批等）、角色（拟稿人、审批人、监控人等），按照一定的规则（审批顺序、条件判断等）和过程来执行这些任务并对它们进行监控； 金蝶协同产品配合了强大的工作流引擎和完善的流转处理机制，在良好的界面交互性和操作性的基础上实现工作流程的配置和流转；,4.1基础操作（续）,编辑方式：单页签、多页签； 加锁方式 ： 不加锁：多人同时批阅文件或正文时不做限制，同时批阅的内容有可能因冲突只显示出来其中一个人的批阅； 控制正文的多人同

21、时编辑：有用户在批阅正文，其他用户将不能同时批阅； 控制表单页面手写签字、列表同时编辑：控制文件被多人批阅，有用户在批阅编辑文件时，其他用户将不能再批阅编辑，系统会做出限制； 流程模板：选择其他流程为模板，快速创建工作流； 选择表单：选择流程对应的审批表单，确定后不能修改； 版本：随着客户流程的优化和调整，一个工作流可以建立多个不同的版本； 【复制新版本】创建一个新的流程版本，选择这个版本进行流程的修改； 将原来生效的旧版本做【失效】处理，然后将新的版本生效即可； 这样在旧版本生效时拟稿的文件按旧版本的规则进行流转，新拟稿的文件按新流程设置流转。,单页签样式,多页签样式,4.2流程设计,节点类

22、型说明 ： 开始节点：标识流程开始的节点，一个流程只能有一个开始节点，文件拟稿的环节； 结束节点：标识流程结束的节点，一个流程只能有一个结束节点，文件办结的环节，且可以设定流程文件归档知识中心和归档档案的目录，是否自动传阅等； 通知节点：单向流程节点，后续节点只有一个； 处理节点：后续节点最多支持八个，八个处理节点不是并行机制，不能同时流转处理； 分支节点：分支节点的开始只能设定一个处理人，其后续节点最多支持八个，支持并行处理； 合并节点：与分支节点配合应用，分支节点处理完成后都必须流转到合并节点； 条件节点：条件节点没有处理人，由系统根据条件（系统字段和自定义字段的值）自动判断后续节点，如请

23、假申请流程中，可以在节点的条件设置中设置条件：请假天数3。,4.3权限,权限说明： “指定使用部门”和“指定使用人员”：设定流程拟稿人的范围； 流程观察员：流程观察员可以查看本部门及下级部门人员拟稿的流程文件； 超级观察员：超级观察员有别于流程观察员，可以观察此流程所有的流程文件； 流程监控员：流程监控员可以查看此流程所有文件的流转情况，还可以对文件进行删除、重定位等操作。,实际应用： 流程观察员：部门级的监督人员，监控本部门及下属部门的流程； 流程监控员：流程管理人员，监控流程、处理流程异常等； 超级观察员：组织单位级的监督人员，监控全部的流程。,4.4字段控制,字段控制：设置流程每个节点的

24、处理人对每个表单字段的操作权限； 举例：总经理审批字段只能在总经理审批节点设置为可修改或必须填写，其它节点只能设置为不可见或只读； 留意：表单界面中未使用的字段不可设置为必须填写，否则会出错。,4.5成员控制,成员控制：设置每个节点的处理人； 设置原则： 除了没任何规律可循的特殊情况外，尽量不要使用【流程所在管理单元】； 尽量的缩小待选人员的范围； 能直接定位到具体人员的，尽量直接定位到具体人员； 有其它方式可以实现的，尽量不要使用【指定具体人员】，减少人员变动时的维护量。,4.5成员控制-管理单元,【流程所在管理单元】 ：从管理单元（组织架构）范围内任意选择人员；当处理人的范围没有任何规律可

25、循或使用其它控制方式无法控制处理人范围时使用。,组织架构内选择,4.1.5成员控制-部门,【指定为上一步处理人所在部门】、【指定一个特定的部门】：从某个部门（不包括下级部门）范围内任意选择人员；当处理人的范围限定在某个部门内的人员的情况下使用，如：财务部任意用户处理时，指定为“财务部”。,部门范围内选择,4.5成员控制-职务,【指定一个职务范围内】：从用户的职务为某个指定职务的范围内任意选择人员；如：所有“主管”职务的用户都在处理人的范围内时，将职务设置为“主管” 。,职务范围内选择,4.5成员控制-决策组,决策组：将拥有相同审批决策权限的用户抽象成一个组，便于在【成员控制】时控制处理人范围，

26、组成员任意设置；如：将董事长、总经理、副总经理、总经理特别助理等用户建立“集团领导”决策组； 【指定一个决策组 】：从指定决策组用户的范围内任意选择人员。,决策组范围内选择,4.5成员控制-职位级别,【指定职位级别】、【指定职位级别(同部门)】、【指定职位级别(同部门和直属上级部门)】：默认为指定职位级别的所有用户；三者的区别在于以拟稿人为参照，在哪个范围内确定这个指定的职位级别； 同部门、直属上级部门是职位管理中的部门而不是组织架构的部门。,指定职位级别的所有用户，双击删除,4.5成员控制-职位,【指定具体的职位人员处理】：默认为职位为指定职位的所有用户；如：费用报销流程中的财务经理审批节点

27、，将职位指定为“财务部经理”即可。,4.5成员控制-具体人员,【指定具体人员】：默认为指定的所有具体人员； 对于人员流动性很低的客户才建议使用，否则运行过程中维护量很大。,指定具体人员，双击删除,4.5成员控制-直属上级,【直属上级】：默认为当前用户的直属上级；如：假期申请流程，拟稿人发出的下一个环节一般都是自己的直属上级； 直属上级为用户管理中设置的直属上下级关系。,当前用户直属上级,4.5成员控制-指定人员,【表单内指定接收人】：某节点的处理人由拟稿人在拟稿时指定时使用。,拟稿人指定处理人,默认发送给拟稿人指定的人,4.6属性编辑,【逻辑类型】：当节点处理人多于一人时，设置逻辑类型； 与方

28、式：节点的处理人都完成处理，该节点才办结，如：会签； 或方式：节点的处理人都完成处理，该节点才办结；如：品质部处理客户问题投诉； 异或：前后两个节点之间的处理模式，如秘书节点领导节点，当“秘书节点”有3个秘书同时办理时，其中一个秘书A完成后可以选择发送给自己的主管领导，在“领导节点”领导A就可以先行办理文件。像这种情况就可以在领导节点设置成异或； 顺序审批：一种特殊与方式，顺序由上一步处理人选择的顺序决定；如：董事长、总经理、副总同时审批时，要按从低到高的顺序选择，即副总、总经理、董事长； 只选一人：只能从待选范围内选择一个人处理。,4.6属性编辑（续）,【操作控制】：当前节点处理人对文件的操

29、作权限； 特别说明： 【红头】、【清稿】：这两个操作不能单独使用，都需要与【批阅】操作配合一起使用； 【退回】：某些节点授权了【退回】操作，但会被系统屏蔽，如：当前节点为多人处理； 【打印】：Word套打。,批阅,清稿,红头,4.7归档移交,【归档移交】：文件办结后，可以归档到知识中心和档案管理模块； 条件字段不支持列表字段，最好使用字典类的短字段； 例：根据项目阶段的选择，确定文件办结后归档到知识中心的不同目录下； 自动传阅：文件办结后，自动发送文件传阅给相关人员；如：请假申请流程办结后，自动传阅给行政部文员。,条件字段,字段值与知识中心目录对应,4.8公文报表设置,【公文报表】：对流程所产生的文件进行汇总，报表输出； 每个流程可以根据内容不同设置多个报表； 输入方式为非【签章】和【页面签章签字】的字段。,条件字段,字段值与知识中心目录对应,4.9流程转换设置,流程转换：流转过程中文件，通过【转换】功能新建文件，并可自动将某些字段的值带到新文件中；如：收文转发文，文件编号，文件标题等字段； 转换的字段为除了列表字段以外的输入方式为文本输入的字段。,设置表单间字段对应关系,问题,常见问题,流程A已设置完成，新的流程B的跟流程A相似度很高，如何快速配置流程B； 由于表单格式没有最终确定，所以所有的工作流都是使用一个公共的表单创建的，希望表单确定后再调整； 某个处理节