《高效会议管理培训》PPT课件.ppt

1、1,高 效 会 议 管 理 培 训,2,倾听和关注 会议是管理最综合最直接的表现,3,效用,功效,效应,效力,效果,时效,绩效,高效会议结构原则,效益评价,效率实施,4,1.效用,目标和方向 几何困境 存在价值 会议板块 会议类型 开会政策 会议成功要素 不开会的理由 会议文化,5,会议几何困境,1.效用,目标和方向,平均一生中9000小时的会议 每年企业中30%在开会 中层管理人员开会时间超过35% 高层管理人员开会时间超过50% 全美每天开会人数超过1000万 年人事费用的7%-15% 无效会议损失人均800美元/ 年 （会议复原综合症）,6,会议几何困境,2 4 16 256,1.效用,

2、目标和方向,2 2 2 2,员 工,决策层,管理层,基 层,7,会议几何困境,1.效用,目标和方向,波纹 效应,波纹效应 (ripple effect) 15人会议 影响300人 持续一周以上,8,意义表现存在价值,1.效用,目标和方向,阶 层 和 资 源,组 织 和 部 门,权威和领导,能力和方法,9,意义表现存在价值,1.效用,目标和方向,群体决策的水平型组织,层次决策的等级制组织,10,会 议 板 块,1.效用,目标和方向,董事会 代表会 商务谈判 人事安排 财务 计划 ?,报告、动员和布置 生产会 务虚会 商务会谈 计划准备 研讨、论坛 和学习 社会活动组织 ?,信 息 传 递 决 议

3、 决 策,11,规模：大会、中会、小会、小组会、一对一 手段：电话会、广播会、网络会、视频会、现场会 内容：讨论会、专题会、报告会、技术会、业务会、 对象：内部、外部、国际、层次 时间：例会 年会、季度、周会、晨会、临时会,1.效用,目标和方向,会 议 类 型,12,会议管理机制和机构 更有效的解决办法 参与者了解目的性 合适的人员 准点 时间和地点 议题到位 合会与分会 不要怕取消,1.效用,目标和方向,会 议 政策,13,1.效用,目标和方向,成功会议基本要素,共同内容注意点 共同过程注意点 维护开放和平衡的会议环境 保护参与者不受人身攻击 明确角色分配,14,1.效用,目标和方向,成功会

4、议基本要素,“多头怪物” 案例 梁先生是一个行业协会会员部主任，他召集王科长、钟小姐、金秘书一个会议。 梁（不容反对地）：我很清楚，问题是需要增加100元的年会员费。 王（咄咄逼人地）：如果这样，会员会减少。事实上我们需要改个好听的名字，以适合实际需要。 梁（口气缓和）：年费只增加50元怎么样。 钟小姐（以希望的口吻）：我们可以请一个好一点的集资人员，我认识这样一个人的。 王（得意地）：把“协会”改成“俱乐部”怎么样？这听起来更加有时代感！ 金（第一次插话）：你就知道赶时髦，难道我们不能将预算削减一些吗？我知道现在有人乱报销。至少可以减一点儿。,15,准备不足 结局渺茫 更优的替代方法： 自己

5、解决 单独交谈 通知和告示 问卷调查 电话信函 口头传达 重复和已经达成一致,1.效用,目标和方向,不开会的理由,16,杨经理刚上任，发现部门里的员工工作时特别缺少积极性，经理很想了解其中的原因，于是首先召开了一次会议，但在会议上，他发现员工们并不承认自己工作缺乏积极性，并且回避原因所在，似乎是有些顾虑。 于是杨经理决定改变方法，他先找到了比较敢说的小刘私下面谈，了解到问题可能出自两名员工身上，他们是副总经理的亲戚，副总经理的权势造成了这两人在部门内虽然无所作为，但却总是多得很多利益。 杨经理又通过不记名调查问卷的形式向大家了解了进一步的情况，找到了问题的根源所在。于是直接向董事会反映，董事会

6、将以权谋私的副总经理降职，并将他的两位亲戚解聘。之后，杨经理又发了一个通知，要求大家调整心态，提高工作积极性。 虽然再没有召开一次会议，但部门风气却迅速成功好转了。部门的效益也随之上升。,1.效用,目标和方向,小 案 例,17,1，公司需要制定新的员工规范，关系到每个员工的行为准则。 2，国家刚对税制进行了调整，企业所得税和增值税的税率都有不同幅度的变 化，需要让相关的人员都能深入了解。 3，员工们在周五都计划着自己的周未活动，但经理想安排周五的晚些时间了 解一下大家的工作情况。 4，李主任上任一个月，很希望了解一下下属对自己的评价，并且希望从基层 得到进一步改进自己工作的建议。 5，上半年公

7、司利润下滑，总经理很生气，于是打算将各个部门经理召集起来 研究情况，但是谁都知道销售经理和广告经理很对立，他们一定会在会上 彼此大加指责。,1.效用,目标和方向,判断是否开会,18,资源的准备 管理的过程 生产的产品 团队的载体 一个团队的目标应该和整个组织的任务相关联，并对之提供支持。 卡尔. 哈会曼 团队合作,1.效用,目标和方向,会 议 文 化,19,2.效力,敬业和专业,准备开会 组织和组织者 专题会筹备组 场外功夫 休哈特循环 议程设计,对象和人数 开会形式 程序 临时会议小组 VIP管理 会议成本,20,准 备 开 会 笔记本、电脑、笔、手、桌子、椅子、黑板 还缺少什么？ 讨论讨论

8、 研究研究,2.效力,敬业和专业,21,组织和组织者 机构： 个人 小组 常设机构 责任：制定主题、组织开会、目标管理 重点：合适的组织者 在员工会议上，主管负责人应该是一个领导者、观察者、稽查员、提问者和决策者，请注意在这其中不包括说教者。一个主管人员决不能利用员工会议来自以为是地宣讲道理。 英特尔公司执行总裁 安迪.格罗夫,2.效力,敬业和专业,22,专 题 会 筹 备 组 领导小组 执行委员会 秘书组 保障组 专家组 商业组 支持单位,2.效力,敬业和专业,23,场外功夫 休哈特循环 沟通：全面、完整、对称、及时、通路 协调：主次 先后 调整 精心：用文案来表达,2.效力,敬业和专业,A

9、ct Plan Check Do,24,议 程 设 计 主题与目标：清晰并达成决定 选择开会形式 开会对象 时间和地点 主持人选择 发言者 可能的结论 文件准备和发放 工作分配落实,2.效力,敬业和专业,25,对象和人数 直接部门 关联部门 合适人员 讨论会 报告会 生产和技术分析会的平均人数 项目 17 行政 18 销售 15 人事 15 研发 13,2.效力,敬业和专业,26,选择参会对象记录,2.效力,敬业和专业,Y,N,Y,N,Y,Y,N,N,N,Y,Y,N,Y,N,Y,Y,N,N,N,Y,Y,N,Y,N,Y,Y,N,N,N,Y,Y,N,Y,N,Y,Y,N,N,N,Y,27,开会形式：

10、组织间会议,2.效力,敬业和专业,一个组织内部的统一 内部配合和默契 收集与会组织和代表信息 事先的沟通 瓦解和中融,28,组织间会议作业,2.效力,敬业和专业,利用将参加的一次组织间会议进行记录 1，此次会议的议题是_-，在会议召开之前，已方的意见（已经/ 还未） 达成统一，于是我们（要/不）召开已方的事先预备会。预备会后（达成/ 没有 达成）的统一。 2，此次组织间会共有_方参加，分别是_。 3，他们的情况有_在这些组织中，有一些人值得注 意，他们是_。 4，这些人的特点是_。 5，还有一些可能有用的信息，包括_。 6，对于将召开的会议，已方（有/ 没有）会议领队，他们是_。 其它人（有/

11、 没有）明确分工，包括_负责_。 7，另外，已方还安排了一些可能需要的行动，是_。 此次会议最后（取得了/ 没取得）成功。,29,2.效力,敬业和专业 特殊会议形式,单独谈判 大型会务 新闻发布会 网络会议 会议阴谋,30,2.效力,敬业和专业,一对一会议,正方 做好充分准备 提建议和施加压力 会前拜访 选择合适的场所 定下基调,反方 发现优势 掌握信息 保守秘密 适当压力 守住底线 后发制人 故意误解,31,2.效力,敬业和专业 听证会案例,上海居民用户排水收费标准拟由现行的0.70元/立方米调整为1.00元/立方米，同时拟将居民和非居民用户的收费标准适当拉开差距。昨天下午，（5月13日）市

12、物价局就调价方案举行了公开听证，21名公开聘请的代表和10名旁听市民参加听证会，对调价幅度基本认可。提交听证会申请方案为： 方案一：按居民与非居民用户区别收费 排水收费标准由现行统一的0.70元/立方米分别调整为：居民1.00元/立方米；非居民1.20元/立方米。 方案二：按排放污（废）水性质分类计价 为体现“按污染程度收费”原则，并为逐步建立“按质计价”的收费机制创造条件，拟对非居民排水户按其排放污（废）水性质采取分类计价，适当拉开收费差距。排水收费标准分为四档。会上，多数与会代表原则上同意第二方案。代表李中亮先生说：“此次听证会提出的调价理由还是从纯粹的经济角度，作为价格调整听证会，目的还

13、不够明确。 望能促进企业合理用水：参与听证会的一位浴场老板表示，目前浴场水费是5元/吨，排水费是0.7元/吨，如果排水费调整到1.4元/吨，浴场压力很大。 排水企业应探索“增效降本”：上海社会科学院王先生说：“水价分为刚性部分和弹性部分。每个人每天都必须喝一定的水，这是刚性的。而超出必须使用水的部分是弹性的，排水费调整应该在弹性部分合理调整。” 他认为，排水费调整的关键，应该是通过价格调整来提高社会节水意识，但价格杠杆不是万能的，不能一刀切。另外，排水企业今后要努力探索“增效降本”，如污泥的再利用问题等。同时对企业用户收费也要适当考虑，因为企业用户会把这些成本摊到产品中，无形中又把这些费用摊到

14、市民身上。目前来看，污水处理设施运行缺少一定的资金，适当调价是合理的。市物价局表示将认真梳理代表意见，提出基本方案后，提交市政府常务会议公布实施。,32,敬业和专业 网络视频会议 网络视频电子系统 适用的时间、内容和对象 控制会议中的发言和文件传输 丰富的数据量和个性化表达,2.效力,33,程 序 会议要点和注意事项 介绍与会者 请主持人 介绍会议议程 致辞 主题发言 评论和交流 提问和讨论 小结和布置,2.效力,敬业和专业,34,临时会议小组TCG 小组关系只限于会议期间 人员组织与召集 不同主题和兴趣,2.效力,敬业和专业,35,V I P 管 理 谁来决定谁是贵宾 专人负责联络 到会与离

15、开 保密措施和安全措施 贵宾就坐和发言安排 贵宾文件礼品 结伴和随从安排,2.效力,敬业和专业,36,2.效力,敬业和专业,直接成本：所有费用和支出 时间成本：与会者时薪*时间*人数 效率成本：开会耽误的收益*此收益可能性 伍德法：实际工作日每分钟薪水（1+0.3）*时间*人数,会 议 成 本,37,3.效应,环境和艺术,问题在哪里 开会时机 选址要素 会场环境 会场排坐 会议材料 主持人 发言者沟通 会议互动,引发讨论 决策“德菲尔法” 演示工具 PPT技巧 与会议有关的色彩 厌会情结的处方 会议虫药剂 化解冲突的方法 会议病的理疗,38,问题在哪里 打瞌睡 讲话、争执、无主题、接电话 迟到

16、和早退 无反馈意见 50%睡过，10%一半时间以上在睡,3.效应,环境和艺术,39,开 会 时 机 例会 临时会 报告会 董事会 最佳开会时间、时季、时段、时隔,3.效应,环境和艺术,40,开会时间的案例,3.效应,环境和艺术,据美国哈瑞森顾问公司在1992年的调查结果显示，被调查的4397家美国公司共13462次会议中，有43%的会议都存在着时间安排不合适的情况，其中73%的会议导致了与会者的缺席或不满，从而造成了效率的损失。于是哈瑞森公司向被 调查公司中的1458家适当安排会议时间的建议，根据这些建议，这些公司在其后的2个月内对召开会议的时间进行了特别的安排，随后的调查结果显示，适当的会议

17、时间安排可以减少77%的与会者的缺席和不满，从而大大提高会议的效率和质量。,41,选 址 要 素 远近 气候 相关设施距离 场所功能和历史 交通 安全,3.效应,环境和艺术,配套服务设施 住宿 标识 周围环境 费用 与其它活动冲突,42,会 场 环 境 空间形态、大小、相关会所形态 设施：影视音响、同传、屏幕、网线、空调 布置：标识、会标、广告、灯光、桌椅 会场：位置、数量、间距、主席台、接待席、贵宾席 摆设：鲜花、果品、背景音乐 用具：纸、笔、资料、文件夹 配套：餐饮、茶水、吸烟、交通、衣帽间、卫生间 周围影响：监控、安全通道,3.效应,环境和艺术,43,会场安排案例,3.效应,环境和艺术,

18、如果希望会议的内容尽量保密，那黑漆漆但有着 柔和音乐的洒吧间十会值得考虑 如果与会者的各个都充满朝气，那有着室内游泳 池、灯光明亮的大厅则是最佳选择 如果您希望轻松地和少量的几个会议参与者交换 意见，那么可以选择某个参与者的办公室 如果是要显示您的权威性，不管您最后的会议地 点选择如何，让自己感到舒服自在是重要的考虑,44,会 场 排 坐 U、T、E、V、O 矩型 执导型 园桌型,P,P,P,M,3.效应,环境和艺术,45,3.效应,环境和艺术,会 议 材 料 发言稿 公开资料 对外新闻稿,46,选择性主持人司仪、召集人等 基本要求： 了解会议背景和程序 表达力和表现力 防止权力乱用 引导警察

19、，应急处理方法,3.效应,环境和艺术,权力与过程 传统的经理,权力 经理或主席,+,过程 主持人,主持人（1）,47,主 持 人（2） 当然主持人选择 会议召集者 负责 超然 参与会议的最高领导 决策 权威 与议题关系紧密 信息 量大 现场控制力强 评审 维和 各方面都能接受者 中立 协调,3.效应,环境和艺术,48,发言者的沟通 眼神 手势 双臂 体态 道具 故事 兴趣点,3.效应,环境和艺术,49,听 会和 倾 听,3.效应,环境和艺术,开会交流时会注意别人的表情吗 你会表现出极大兴趣吗 是否保持祖视线的接触 是否对其它人的话做出反应 尽量避免不打断别人的话 是否保持一段距离 简单复述你所

20、听到的，以检查是否听明白了 是否能理解别人的“弦外之音” 当别人还没有讲完是，是否会替别人说完 对不同观点者，是否表现出尊重,50,会议互动 头脑风暴 鱼骨图和决策树 拍脑袋,主题,品牌,品质基础 文化依托 形象效果,人才 企业历史 广告求诉点 基础设施 价值观 形态规划 服务观念 政策与体制 投入费用 效率与信息 管理模式 投入时机,服务灵魂 管理保障 推广手段,3.效应,环境和艺术,51,引 发 讨 论,激怒的七项本领,怀柔,激进,狂热,诘问,耐心,愠怒,收兵,3.效应,环境和艺术,52,决策“德菲尔法” 匿名预测 设计分发问卷 初步处理 第二轮调查 第三轮调查 结论性调查,3.效应,环境

21、和艺术,53,演 示 工 具 图表展示 书面文件 实物展示 影视文件 现场模拟 创造力使我们总是可以为旧东西找到新用途。,3.效应,环境和艺术,54,3.效应,环境和艺术 P P T 技 巧,目标 主题撑控,逻辑 有说服力,风格 易被记忆,色彩 互动和重点,工具 积累好的表达,布局 平衡感,过程 故事情节,55,与会议有关的色彩,3.效应,环境和艺术,红色 对会议提供的前景、挑战和机遇感到兴奋 绿色 持积极态度，并会帮助他人克服疑虑 蓝色 对会议的责任持冷静、清醒、镇定的态度 紫色 热切希望完成会议提出的任务 黑色 通常有着多年开会经验的人，对待会议态度严肃 白色 直抒已见，但是以支持的姿态来

22、表达 橙色 乐观主义者 黄色 主张在做决定时要谨慎 褐色 在会议上倾向于实话实说 谈色 对开会者的感觉与实现会议目标有同样的担心,56,厌会情结的处方 偏题与7的记忆规律 环境 空间 造型 布置 空气 色彩 路程与目的 烟与糖 时间影响 时机 时段 时续 气氛和主持人 秘方：让厌会者远离会场,3.效应,环境和艺术,57,会议虫药剂 频频询问观点亮相 无所不知数据说话 讨好上司？ 嘀嘀咕咕目光关注 沉默寡言参与拉拢 对立为荣微笑制胜 心不在焉任务委任,3.效应,环境和艺术,58,化解冲突六法,3.效应,环境和艺术,冲突是正常的,不攻击人身,休 会,会前排除,重申会议目标,多解求证,跳议法,59,

23、会议病的理疗,3.效应,环境和艺术,缺失的拼图,30秒电梯法则 马斯洛破坚冰,5 4 3 2 1,60,会议着装 正装 便装 职业装,3.效应,环境和艺术,61,无奈的小动作 懒洋洋地坐在椅子上 用手指敲桌子 不停看表或者手机 清嗓子、咳嗽 无趣地涂鸦 不停拉领带、脱鞋、卷裤脚 打哈欠、扣鼻子、剔指甲 茫然地看着一个地方发呆 闭上眼睛睡觉,3.效应,环境和艺术,62,4.效果,反馈和实施 会后功 评估工具 责任评估 摩氏评测表 思考 效益面和效率点,63,会议成功的标准 会议基本目标 达成共识 时间地点人员落实 感受 最终决定 决定和决议 执行文件,4.效果,实施和反馈,效率控制 预算和成本

24、有效的时间 执行的可能性 外界反映,64,会 后 功 文件归档 家庭作业 纪要和信息发布 执行决议和补充资料 保密 会议的会议 评估 第三方顾问,4.效果,实施和反馈,65,评 估 工 具 评估从准备就开始 评估组织和评估参与 对组织者表彰 类似会议的对比分析 问卷和反馈表 支出结算 改进意见,4.效果,实施和反馈,66,责 任 评 估,4.效果,实施和反馈,还有哪些事情 尚未完成,进一步的行动 由谁负责,依据文件资料 慎重准备,记下开会地点 时期和时间,与会议主席 密切合作,会后检查需要 回答的问题,会中需要 担负的责任,会前需要 担负的责任,为什么要 出席此会议,在会上尽量 表达的心理准备,根据个人观点 研究问题,倾听他人的观点,积极发表 自己的见解,关注正在 讨论的事项,这次会达成了 什么结果,67,摩氏评测表,4.效果,实施和反馈,A.发言频率 B.发言长度 C.论据质量和数量 D.意见之清楚程度 E.对他人意见的批评 F.表达能力 G.与会态度 H.与团队互动状况 I.推理能力 J.对议事程序的配合度 K.积极态度,1 太少 2 3 刚好 4 5 频繁,1 太短 2 3 恰到好处 4 5 过度影响,1 不好 2 3 二者正好 4 5 偏重某一方面,1 令人困惑 2 3 非常清楚 4 5 过于强调,1 批评无价值 2 3 适度批语 4 5 过于严厉,1 太