会计电算化02第二章 系统管理.ppt

1、第二章 系统管理和基础设置,本章学习要点： 1掌握系统管理模块的作用和功能。 2掌握系统管理注册、如何增加用户、用户与角色的区别和权限的划分的操作步骤。 3掌握基础档案设置：部门档案、职员档案的设置，客户、供应商的设置，地区分类、定义计量单位的设置 。,第二章 系统管理和基础设置,第一节 系统管理概述,一、系统管理功能简介 系统管理是用友ERPU8管理系统中一个非常特殊的组成部分。它的主要功能是对用友ERPU8管理系统的各个子系统进行统一的操作管理和数据维护，具体包括账套管理、年度账管理、操作员及其权限的集中管理、系统数据及运行安全的管理等几个方面。 二、系统管理的主要功能 1账套管理(建立、

2、修改、引入和输出） 2年度账管理（建立、引入、输出，结转清空上年数据） 3权限管理（用户、角色和权限设置）,三、用户登录注册系统管理模块 系统第一次运行该软件时，由于还没有建立核算单位的帐套，因此在建立账套前应有系统默认的管理员进行登陆，密码为空。为了保证系统的安全性，可以更改系统管理员的密码。 通用会计软件中一般都预设了默认的系统管理员，并为其设置了密码。 如：用友软件中预设的SYSTEM或Admin，金蝶软件中设置的是Manager。,（一）注册登录系统管理模块的操作步骤是： 1.系统管理模块的进入 单击桌面上的“开始”菜单，可打开“系统管理”窗口。 2.注册登录 在“系统管理”窗口中，单

3、击“系统”菜单中的“注册”命令可打开“注册”窗口。在“注册”窗口中： 选择服务器：在客户端登录，则选择服务端的服务器名称；在服务端或单机用户则选择本地服务器。 注意应该与SQL的服务器名称一致。,操作员名称和密码：首次注册应该输入系统管理员的用户名称Admin，密码为空，此后可以输入需要登录操作员的名称和密码，系统会根据当前操作员的权限显示该操作员可以登录的账套号。如要修改密码，单击“更改密码”按钮 系统管理员和账套主管看到的界面也是有差异的，系统管理员看到的登陆界面只包括：服务器、操作员和密码三项。 账套主管看到的界面则包括服务器、操作员、密码、账套、会计年度、操作日期六项。,操作：执行“开

4、始”“程序”“用友ERP-U8”“系统服务”“系统管理”命令，进入“用友ERP-U8系统管理” 窗口。,（二）注销当前操作员的操作步骤是： 如果需要执行新功能并且需要以一个新的操作员注册，此时就需要将当前的操作员的注册从系统管理功能中注销掉，然后重新注册。当然，如果您需要暂时离开，而不希望其它的人对系统管理进行操作的话，您也应该注销当前操作员。 在“系统管理”窗口中，单击“系统”菜单中的“注销”命令，即可完成注销。,第二节 账套的建立和管理 一、账套的概念 企业在使用系统之前,首先需要在系统中建立企业的基本信息。其主要包括核算单位名称、所属行业、启用时间、编码规则等，简称“建账”。 这里的“账

5、套”，指的是一组具有相互关联的数据。每一个企业(或每一个核算部门)的数据在系统内都体现为一个账套。系统最多允许建立999个账套。,账套号：必须唯一，取值范围001999 账套名：用于标识该账套所属会计主体 账套参数 （1）建账参数项目：账套号、账套名、行业、会计期间等 （2）用户档案参数：单位名称、简称、法人、税号 （3）科目分类设置,二、创建企业账套 建立账套是所有会计处理的前提。通常，账套的建立、备份和恢复等工作由系统管理员（或账套主管）完成。,三、网络课程制作特色,1.输入账套信息,输入账套信息，即用于记录新建账套的基本信息，主要包括以下项目： (1) 已存账套。 (2) 账套号，是一个

6、账套在软件系统内部的识别代码，不允许重复。 (3) 账套名称，是指供用户识别的账套名。 (4) 账套路径，指账套数据的存放位置。 (5) 启用会计期，表示新建账套开始使用的会计核算日期，账套被正式启用后，账套启用期间就不能再被修改。,操作：以系统管理员身份登录“系统管理”。执行“账套”“建立”命令，打开“创建账套账套信息”对话框。,二、创建企业账套,三、网络课程制作特色,2.输入单位信息,用于记录本单位的基本信息，单位名称为必输项。除定义单位名称外，还可按照核算单位的实际情况，建立本单位基本信息资料，包括单位地址、法人代表、邮政编码、电话、传真、电子邮件、税号、所有制类型或者增值税纳税人性质及

7、其增值税率等信息。,操作：在“创建账套单位信息”对话框中，依次输入单位有关信息。,二、创建企业账套,3.核算类型设置,核算类型是指用户单位所属的行业性质。以便系统按照所指定行业的特点为该账套预置一套标准的会计科目。 主要包括以下项目：(1) 本币代码。(2) 本币名称。 (3) 企业类型。 (4) 行业性质。 (5) 账套主管。 (6) 是否按行业预置科目。,操作：在“创建账套核算类型”对话框中，采用本币代码“RMB”，本币名称“人民币”。分别选择企业类型“工业”；行业性质“新会计制度科目”及账套主管“赵达”（参见2.1.3内容）。,二、创建企业账套,4.基础信息设置,用于选择企业是否有外币核

8、算业务，并确定是否对存货、客户和供应商进行分类管理。,操作：在“创建账套基础信息”对话框中，选中“客户是否分类”和“有无外币核算”复选框。,二、创建企业账套,5.分类编码方案设置,用于为了便于进行分级核算、统计和管理，系统可以对基础数据的编码进行分级设置，可分级设置的内容主要包括：会计科目编码级次、客户权限组级次、客户分类编码级次、部门编码级次、地区分类编码级次、存货权限组级次、存货分类编码级次、货位编码级次、收发类别编码级次、结算方式编码级次、供应商权限组级次、供应商分类编码级次等。,系统应提供各种编码进行分级设置的功能，可分级设置的编码包括：科目编码、部门编码、客户编码，供应商编码等。编码

9、级次和各级编码长度的设置，便于对经济业务数据进行分级核算、统计、管理。 （1）最大级数：是指编码最多可分几级，此级数由系统预置，科目编码和部门编码此级数包括末级明细，而客户、供应商、项目分类编码此级数则只包括分类编码，不包括末级明细。 （2）最大长度：是指编码的最大可用位数，此长度应与各字典中该编码的长度一致。,（3）单级最大长度：是指某一级编码的最大可用位数，长度应不大于9。 （4）是否分类：除科目编码和项目分类编码必须分类外，其他编码都可不进行分类。 （5）第一级至第9级长度：是指各级编码的最大可用位数，,操作：在“分类编码方案”对话框中，根据提供的资料，分别设置客户权限、客户分类、结算方

10、式、部门和科目等编码级次。,编码方案的设置原则： （1）标准化：国家有关编码标准是编码设置的重要依据。 （2）系统性：所有的编码方案具有统一性。 （3）唯一性：不允许出现重复的编码，但如果分属于不同的上级编码的情况下可以被系统接受。 （4）简明性：编码结构要简单明了，便于记忆。 （5）可扩展性：既要满足当时的需要，又要满足今后的设置要求，以便于增加或删除。,二、创建企业账套,6.数据精度,数据精度指定义数据的小数位数。为了适应各企业对数量、单价的核算精度的不同需要，在系统管理可以自行设置的数据精度主要有存货数量小数位、存货单价小数位、开票单价小数位、件数小数位、换算率小数位和税率小数位。,操作

11、：在“数据精度定义”对话框中，根据单位资料，确定所有小数位。,三、账套维护,三、网络课程制作特色,1.账套修改,当系统管理员创建账套或者账套主管建立年度账完毕后，在未使用相关信息的基础上，需要对某些信息进行调整，以便使信息更真实准确地反映企业的相关内容时，可以进行适当的调整。 以账套主管的身份注册，选择相应的账套，进入系统管理窗口。执行“修改”命令，即可进行修改账套。可以修改的信息主要有账套信息、单位信息、账套分类信息和数据精度信息等。,注意： 1、通常只有账套主管可以修改其具有权限的年度账套中的信息，而系统管理员无权修改。 2、系统已经确认或已经处理的一些关键信息是无法修改的。例如，账套编号

12、、账套数据路径、启用会计日期、科目编码规则等都不允许修改。（重点）,三、账套维护,三、网络课程制作特色,2.引入账套,引入账套功能是指将系统外某账套数据引入本系统中。它有利于集团公司的操作，子公司的账套数据可以定期被引入母公司系统中，以便进行有关账套数据的分析和合并工作。 如果是作为集团公司的管理人员应用本系统，最好在建立账套之前就预先做好规划，为每个子公司分配不同的账套号，以有效避免引入子公司数据时因为账套号相同而覆盖其他账套的数据。,操作：以系统管理员身份进入“系统管理”。执行“账套”“引入”命令，打开“引入账套数据”对话框。,三、账套维护,三、网络课程制作特色,3.输出和删除账套,输出账

13、套功能是指将所选的账套数据进行备份输出。对于系统管理员来讲，定时地将会计数据备份出来存储到不同的存储介质上，如软盘、光盘、网络磁盘等，对数据的安全性是非常重要的。对于异地管理的公司，此种方法还可以解决审计和数据汇总的问题。 只有系统管理员(Admin)有权限进行账套输出。输出的账套其前缀名为uferpact，其后缀名在一个文件夹中第一次输出时为“.lst”，第二次为“.001”，以后每次增加1。,删除账套：如果将“删除当前输出账套”同时选中，则表示在输出完成后需要将数据源从当前系统中删除。账套删除和账套输出备份的操作基本一样。,操作：以系统管理员身份进入“系统管理”。执行“账套”“输出”命令，

14、打开“账套输出”对话框。,三、账套维护,三、网络课程制作特色,4.年度账管理,在ERP应用系统中，企业不仅可以建多个账套，且每一个账套中可以存放不同年度的会计数据，称为年度账。备份文件，前缀名统一为uferpyer。 对年度账的管理，包括年度账的建立、引入、输出年度账和结转上年数据，以及清空年度数据等。只有账套主管有权限进行年度账管理。 演示版不能建立新的年度账和进行年度结转；,账套和年度账有哪些区别？ 账套和年度账是有一定的区别的，具体体现在以下方面：账套是年度账的上一级，账套是由年度账组成。首先有账套然后才有年度账，一个账套可以拥有多个年度的年度账。 例如：某单位建立账套“001账套”后在

15、2006年使用,然后在2007年的期初建2007年度账后使用，则“001账套”具有两个子年度账即“001账套2006年”“001账套2007年”。对于拥有多个核算单位的客户，可以拥有多个账套(最多可以拥有999个账套)。,系统允许以两种身份注册进入系统管理：一是以系统管理员的身份；二是以账套主管的身份。系统管理员和账套主管有哪些区别？ 1.系统管理员是ERPU8系统中权限最高的操作员，对系统数据安全和运行安全负责，并负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理系统中的所有账套，如账套建立、引入、输出，还可以设置用户、角色、权限，设置备份计划，监控系统运行过程，清除异常任务等。,2.以账套主管的身

16、份进入系统管理。账套主管负责所管账套的维护工作。主要包括对所管理的账套进行修改，对所选年度内的账套进行管理（包括账套的创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转），以及设置该账套操作员的权限。,四、操作员及权限管理,对系统操作员及其功能权限实行统一管理，一方面可以避免与业务无关人员对系统进行操作，另一方面可以对系统所包含的各个子系统的操作进行协调，从而保证系统及数据的安全和保密。 操作权限的集中管理包括定义角色、设定系统用户和设置功能权限等。,三、网络课程制作特色,1.角色管理 角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。

17、在设置了角色之后，可以定义角色的权限。当用户归属某一角色后，就相应地拥有了该角色的权限。设置角色的好处在于既方便控制操作员权限，又可以依据职能统一进行权限的划分。 只有系统管理员有权限进行角色的设置。角色管理包括角色的增加、删除、修改等维护工作。,增加角色 编码和名称是必录项，编码可以录入12位字符，名称可以是40位字符。 修改角色 除了编码不能修改，其他项均能修改,操作：以系统管理员身份进入“系统管理”。在“用友ERP-U8系统管理”窗口中，执行“权限”“角色”命令，进入“角色管理”窗口。,四、操作员及权限管理,2.用户管理,用户是指有权限登录系统，对应用系统进行操作的人员，即通常意义上的“

18、操作员”，其作用类似于Windows的用户账号。每次注册登录应用系统，都要进行用户身份的合法性检查。只有设置了具体的用户之后，才能进行相关的操作。 只有系统管理员有权限进行用户的设置。用户管理主要完成用户的增加、删除、修改等维护工作。,操作：以系统管理员身份进入“系统管理”。执行“权限”“用户”命令，进入“用户管理”窗口。,四、操作员及权限管理,2.用户管理,说明： 用户和角色设置不分先后顺序。但对于自动传递权限来说，应该首先设定角色，然后分配权限，最后进行用户的设置。这样在设置用户的时候，如果选择其归属哪一个角色，则用户将自动具有该角色的权限。 一个角色可以拥有多个用户，一个用户也可以分属于

19、多个不同的角色 。,四、操作员及权限管理,2.用户管理,说明： 会将所有的角色名称自动显示在角色设置中的所属角色名称的列表中。用户自动拥有所属角色所拥有的所有权限，同时可以额外增加角色中没有包含的权限。 若修改了用户的所属角色，则该用户对应的权限也跟着角色的改变而相应的改变。,四、操作员及权限管理,3.权限管理,第一，功能级权限管理。 第二，数据级权限管理。 第三，金额级权限管理。,用友系统中的权限管理有三个层次 一是功能级权限管理（功能级权限管理功能提供了更为细致的功能级权限管理功能，包括各功能模块相关业务的查看和分配权限。例如赋予用户SYSTEM对100套账中总账模块、工资模块的全部功能）

20、； 二是数据级权限管理（该权限可以通过两个方面进行控制，一个是字段级权限控制，另一个是记录级的权限控制，例如设定操作员张三只能录入某一种凭证类别的凭证）；,三是金额级权限管理（该权限主要用于完善内部金额控制，实现对具体金额数量划分级别，对不同岗位的操作员进行金额级别控制，限制他们制单时可以使用的金额数量。 例如设定张三只能录入金额在2000元以下的凭证）。功能级权限的分配在系统管理中的“权限分配”设置，数据级权限和金额级权限在“企业门户”/“基础信息”/“数据权限”中进行设置，且必须是在系统管理的功能权限分配之后才能进行。,四、操作员及权限管理,3.权限管理,功能权限的分配在系统管理中的权限分

21、配设置，数据权限和金额权限在“基础信息”中进行分配。对于数据级权限和金额级的设置，必须是在系统管理的功能权限分配之后才能进行。 需要指出的是：在建立新账套之前，必须先指定一名“系统管理员”，由系统管理员确定账套主管、进行用户的授权或撤销权限设置。一个账套可以有多个账套主管。如果在角色管理或用户管理中已将“用户”归属于“账套主管”角色，则该操作员即已定义为系统内所有账套的账套主管。,操作：以系统管理员身份进入“系统管理”。在“系统管理”窗口中，执行“权限”“权限”命令，进入“操作员权限”窗口。,包括：操作员的增加、修改和删除，由系统管理员全权管理。 （1）增加操作员 操作员编号：区分不同操作员的

22、标志，必须唯一 操作员姓名：要用真实姓名，以便对其操作行为进行监督 操作员密码：登录系统的通行证，可以为空，也可以为字母、汉字、数字及部分符号。 （2）修改或删除操作员 操作员刚刚设置好可以允许修改，一旦以其身份进入过系统，姓名不能被修改和删除。（注意） （3）设置操作员权限（功能级权限） 系统管理员：可以指定账套主管，也可以对操作员进行授权。 账套主管：局限于他管辖的账套，只可以针对本账套的操作员进行权限设置。,3.权限管理,在系统管理中进行功能级权限管理的操作方法： 以系统管理员Admin身份注册登录进入“系统管理”窗口，单击“权限”菜单中的“权限”命令，弹出“操作员权限”窗口，从中可以进

23、行：权限的增加、修改；权限的删除； 应注意的问题： 1.“修改”功能是给操作员进行权限的分配，并且可以进行子功能的删除； 2.“删除”功能是将该操作员的所以权限删除；,3.只有以系统管理员(Admin)的身份才能进行账套主管的权限分配。如果以账套主管的身份注册，只能分配子系统的权限。但需要注意的是，系统一次只能对一个账套的某一个年度账进行分配，一个账套可以有多个账套主管； 4.已经使用的用户权限以及正在使用的用户权限不能进行修改、删除的操作。如果对某角色分配了权限，则在增加新的用户时(该用户属于此角色)则该用户自动拥有此角色具有的权限。,五、 视图管理,系统在运行过程中，可能由于计算机硬件或软

24、件之间的冲突，引起财务系统运行不正常，此时可利用视图管理功能，清除异常业务等。,（一）使用刷新 从“系统管理”界面可以看出，系统管理的功能列表分为上下两部分，上一部分列示的是正登录到系统管理的子系统，下一部分列示的是子系统中正执行的功能。查看时，可在上一部分选中一个子系统，下一部分将自动列示出该子系统中正在执行的功能。这两部分的内容都是动态的，它们都将根据系统的执行情况而自动变化，如果想看最新的情况，就需要启用刷新功能来适时刷新功能列表的内容。,（二）清除异常任务 如果服务端超过异常限制时间未工作或由于不可预见的原因非法退出某系统，则视此为异常任务，在系统管理主界面显示“运行状态异常”，系统会

25、在到达服务端失效时间时，自动清除异常任务。在等待时间内，也可单击【视图】下级菜单中【清除异常任务】项，自行删除异常任务。任务的运行情况都被记录在上机日志中。,（三）上机日记 为了保证系统的安全运行，系统随时对各个产品或模块的每个操作员的上下机时间、操作的具体功能等情况都进行登记，形成上机日志，以便使所有的操作都有所记录、有迹可寻。可以进行查看、过滤、删除、排序、刷新。,（四）清除单据锁定 在使用过程中由于不可预见的原因可能会造成单据锁定，此时单据的正常操作将不能使用，此时使用“清除单据锁定”功能，将恢复正常功能的使用。,当其他系统在运行时，屏幕出现提示：某某机器正在执行某操作，当前功能暂时不能

26、执行，请在退出其他功能后再执行当前功能。 【解决方法】以系统管理员身份注册进入系统管理，执行“视图清空单据锁定”，再执行“视图刷新”，退出系统管理即可。 （注意）,回顾上节课内容： 1、系统管理作用、功能。 2、登陆系统管理（两种身份的人） 3、账套管理（什么是账套、如何建立、输出、引入、修改和删除账套） 4、权限管理（权限划分的原则、三个层次权限、如何增加角色和用户、用户和角色的区别、如何划分用户权限） 5、年度账管理（建立、引入、输出、清空年度数据） 6、视图管理（刷新、清除异常任务、上机日记、清除单据锁定）,本节课主要内容： 企业门户模块中基础信息的设置介绍 1、基本信息（系统启用、编码

27、方案、数据精度、单据设置） 2、基础档案（机构设置、往来单位、存货、财务、收付结算、业务） 3、数据权限（数据权限设置、金额权限设置）,第三节 基础信息设置,一、企业门户 U8管理软件提供了企业门户模块。通过企业门户注册登录进入U8管理软件，一次可以实现一次注册登录同时打开多个子系统，基础档案设置各子系统共用，从而避免重复登录，节省时间，发挥数据共享和系统集成的优势。,企业门户的功能包括控制台、我的工作、工作流程、服务器和服务器端口配置、支持、页面风格配置等。 用户可以进入企业门户的控制台进行基础信息设置，基础设置包括：基本信息、基础档案、数据权限设置和单据设置。,二、基本信息 系统启用：系统

28、启用是指设定U8管理软件中各个子系统开始使用的日期。只有启用后的子系统才能登录。系统启用除了本章前面讲述的创建账套时启用外，还要在企业门户中启用系统。,操作：执行“开始”“程序” “用友ERP-U8” “企业门户”命令，以系统管理员或账套主管的身份进行系统注册后，打开“控制台”选项卡。,三、基础档案的设置 （一）机构设置（包括部门档案和职员档案） 先要设置部门档案才能设置职员档案，因为职员档案中要录入职员所属部门。 1、部门档案主要用于设置各个职能部门的信息，包括部门编码、名称、负责人、部门属性等信息。 这里的“部门”是指某使用单位下辖的具有分别进行财务核算或业务管理要求的单元体，不一定与企业

29、实际的职能部门相对应，如生产车间、采购部门、销售部门等部门。,在企业门户中的“基础信息”所属“基础档案”中，双击“部门档案”，打开“部门档案”窗口。单击“增加”按钮，可增加新部门；选定左窗格中的某个部门，再单击“修改”按钮，可修改该部门信息，但部门编号不能修改；选定左窗格中的某个部门，再单击“删除”按钮，可删除该部门信息，但部门被使用后不能删除。（注意） 提示：部门编码必须符合编码级次原则，必须录入并且要唯一。 部门名称也必须录入,2、职员档案的设置 这里的职员是指各个职能部门中参与企业业务活动，且需要对其进行核算和业务管理的人员。职员档案主要用于记录本单位使用系统的职员列表，包括职员编号、名

30、称、所属部门及职员属性等。,在企业门户中的“基础信息”所属“基础档案”中，双击“职员档案”，打开“职员档案”窗口。在“职员档案”窗口中，选择单击“增加”按钮，可增加新的职员信息；选定要修改的职员，再单击“修改”按钮，可修改该职员信息，但职员编号不能修改；定要删除的职员，再单击“删除”按钮，可删除该职员信息，但职员被使用后不能删除。 （注意） 提示：职员编码必须符合编码级次原则，必须录入并且要唯一。 职员名称也必须录入但可以重名 所属部门也必须录入且应该为最末级部门名称,【例2.4】根据表2-2提供的资料定义职员档案。 表2-2 职员档案,（二）往来单位设置（包括客户分类、地区分类、供应商分类和客户和供应商档案） 先要对客户、地区进行分类才能增加客户档案 先要对供应商、地区进行分类才能增加供应商档案 1、客户分类 其中客户分类编码必须符合编码规则的要求，而且必须唯一 客户分类名称，可以是汉字也可以是英文字母，不能为空。 2、供应商分类 其中供应商分类编码必须符合编码规