秘书事务管理 事务23 时间管理.ppt

1、事务23 时间管理,学习目标,学习内容,课后练习,学习目标,了解时间管理的有关知识，掌握工作时间表编制、工作日志管理的方法和要求，能够独立完成上司和本人的时间管理工作。,学习内容,一、时间管理的内容 二、二八定律和ABCD法则 三、个人时间管理的技巧 四、工作时间表 五、工作日志 六、其他时间管理的工具,一、时间管理的内容,时间管理是指在同样时间消耗的情况下，为提高时间利用率而进行的一系列控制工作。通过时间管理，人们可以做到科学、有效地安排和利用时间，创造更大的价值和效率。 秘书进行有效地时间管理是协助上司合理有效地利用时间的需要，也是秘书提高自身工作效率的要求。因此，管理好时间，不仅有利于上

2、司的工作，也有利于秘书自己的工作。,二、二八定律和ABCD法则,（一）二八定律 （二）ABCD法则,（一）二八定律,二八定律也叫巴莱多定律，是19世纪末20世纪初意大利经济学家巴莱多发明的。他认为，在任何一组东西中，最重要的只占约20，其余的80都是次要的。（模型） 这个定律，已经并且不断地被事实证明：,二八定律模型,（二）ABCD法则,在时间管理上，自觉运用二八定律，把80%的时间用在20%的关键工作上，就能够事半功倍，成效显著。 时间管理的ABCD法则，就是把需要做的工作按照重要程度和紧急程度两个指标分为ABCD四类，然后针对不同类别的工作采取不同的处理措施。,ABCD四类,紧急程度,重要

3、程度,A类,属于既重要而又紧急的工作任务，如人事危机、财务危机、客户投诉、即将到期的任务等。 这类任务需要优先处理。,B类,属于重要但不紧急的工作任务，如建立人际关系、寻找发展机会、人员培训、制定预防措施等。 这类任务的处理应该安排在A类任务之后进行。,C类,属于紧急但不重要的工作任务，如电话铃声、不速之客、例行检查、通报性会议等。 这类任务的处理应该安排在B类任务之后进行。,D类,属于既不重要也不紧急的工作任务，如陪客人聊天、浏览报纸、喝茶等。 这类任务的处理应该安排在C类任务之后进行，如果时间不够用，也可以不处理。,三、个人时间管理的技巧,（一）明确任务和职责 （二）区分常规非常规 （三）

4、确定优先顺序 （四）集中准确，避免重复 （五）有效运用管理工具 （六）团队配合，提高效率 （七）按章办事 （八）分析评估，持续改进,（一）明确任务和职责,作为秘书人员，必须非常清楚上司给你安排的工作任务中，哪些工作应由你亲自完成，哪些工作是协助他人做的，哪些工作可以不参与，只了解个结果就行。 职责内的要集中精力出色完成，职责外的要适可而止，界限分明。,（二）区分常规非常规,作为秘书人员，要非常清楚哪些工作如处理邮件是每日都有的，哪些工作如发放办公用品是每周或定期出现的，哪些工作如上司临时交办事项是无法预料、随时可能出现的。 常规工作要按时及时圆满完成，非常规工作要未雨绸缪，有备无患。,（三）确

5、定优先顺序,要根据时间管理的ABCD法则，判断工作的先后次序，先做重要而紧急的工作，然后按照优先顺序科学、有序、一项一项地完成工作任务。,（四）集中准确，避免重复,对于可以合并执行的工作任务，要集中起来专心致志一次完成，而不要多次重复。对于能够一次做好的工作，要开动脑筋、周密思考，争取一次做好，不要修修补补、反反复复。,（五）有效运用管理工具,时间管理工具包括工作日志、时间表、计划表、日程安排或印制好的“效率手册”等，通过在上面编制日安排和周计划，可以使工作有条不紊。那些非常规的、重要的、紧急的或限时完成的工作，要明显标注，提醒自己无论如何都要优先完成哪些不能拖延的工作任务。,（六）团队配合，

6、提高效率,工作时，应考虑到自己只是团队中的一员，必须与周围上下左右的同事们密切配合，才能有效提高团队的工作效率，顺利完成团队的共同目标。否则，团队内耗越大，浪费的时间就越多。,（七）按章办事,安排工作任务时，要遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办期限，而不能只凭个人的想象和爱好进行。例如，组织要求电子邮件的回复应在收到后12小时内发出，秘书就必须严格执行，据此安排自己的工作计划。,（八）分析评估，持续改进,秘书人员要尽量坚持记工作日记，通过时间和活动的详细记录，认真分析、评估自己利用时间的有效程度。 通过分析，发现有哪些不合理的安排，有哪些工作浪费了时间，有哪些做法给他人带来了不便，从而得到

7、启发，持续改进。,四、工作时间表,时间表就是将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明的表格，是提醒使用人和相关人按照预先拟定的进程开展行动，从而科学管理时间的有效工具。 根据所涉及的时间跨度的大小，时间表通常可以分为三种： （一）年度时间表 （二）月安排表 （三）周安排表,（一）年度时间表,1.内容 2.作用 3.编制方法 4.参考格式,1.内容,年度时间表是本单位在新的一年中重要活动的时间安排一览表，属于长期日程安排，其内容宜粗不宜细，一般只列出本单位在新的一年涉及全局或本单位主要业务的重大活动。,2.作用,年度时间表能够让本单位的领导和各部门的负责人一目了然地看出本单位在新的一年中

8、有哪些重要工作和活动，其中有哪些与本人或本部门有关，以便提前做好准备。秘书人员在安排领导人的其他临时性活动的时候，也能够避开重大活动，方便领导出席。,3.编制方法,一般单位在年终时，都会对下一年度工作提出一个总体计划，并形成文件，这就是编制年度时间表的依据。 秘书只要将工作计划中提到的主要活动根据领导的意见确定一个恰当的时间，并按月份顺序加以排列，就形成了年度时间表草案，报领导审阅后，就可以复印分发给各位领导和各部门负责人参考使用了。,4.参考格式,（二）月安排表,1.内容 2.作用 3.编制方法 4.参考格式,1.内容,月安排表属于中期日程安排，其内容较年度时间表要详细，一般应将领导在一个月

9、内需要参加的会议、会谈、调查研究、工作旅行等重要活动以日为时间单位填入表中。,2.作用,月安排表能够让领导和各部门的负责人一目了然地看出本单位在下一个月份中有哪些重要工作和活动，其中有哪些与本人或本部门有关，以便提前做好准备。秘书人员在安排领导人的其他临时性活动的时候，也能够避开重大活动，方便领导出席。,3.编制方法,每月的月安排表应在上个月月底编制。秘书可将年度时间表中已经确定的当月活动和机关例行活动（如定期召开的经理办公会、中层干部会等）先填入日程表的相应位置，然后再征求各位领导人的意见，安排其他时间的活动，最后送领导审阅后，印发执行。,4.参考格式,（三）周安排表,1.内容 2.作用 3

10、.编制方法 4.参考格式,1.内容,周安排表属于短期活动计划，其内容要求更加详细具体。除了要记入领导的重要活动和例行会议外，凡是已经约定的活动都要一一记入，并且要求在时间上尽可能精确，活动地点也要注明。,2.作用,周安排表既是领导活动的具体实施计划，也是秘书部门提供相关服务的依据。秘书部门要根据日程表的内容，提前做好各项领导活动的准备工作。,3.编制方法,每周的周安排表应在上周末排定，秘书要先将当月的月安排表中确定的本周重要活动和已经约定的工作内容填入，并请示领导是否需要变动、还有没有新的安排，经领导审阅同意后，复印给相关领导人手一份，办公室留存一份。 周安排表排定后，秘书要立即为日程表所列各

11、项活动做必要准备，以保证领导活动能按计划顺利进行。,4.参考格式,五、工作日志,（一）工作日志的含义和内容 （二）工作日志的作用 （三）工作日志的编制方法 （四）工作日志参考格式 （五)工作日志的使用和管理,（一）工作日志的含义和内容,工作日志就是在每天工作开始前，把一天的工作任务记录下来，按计划逐项实施。工作结束后，把一天中的任务完成情况也详细地记录下来，并进行总结分析，以利于进一步提高工作效率。,（二）工作日志的作用,1.提醒作用：及时提醒我们还有哪些工作等待我们去完成。 2.跟踪作用：根据记录内容，跟踪完成情况，调整资源配置，确保重点任务按时完成。 3.业绩证明作用：工作日志中工作量、工

12、作效果一目了然，因此，工作日志可以作为评价一个员工绩效的有效平台。,（三）工作日志的编制方法,工作日志应在前一天下班前制定，一般先由秘书将周安排表中原来排定的第二天的活动内容和已经预约的会见等活动填写到工作日志中，再送领导过目，看是否需要调整或补充。,（四）工作日志的参考格式,（五）工作日志的使用和管理,秘书通常需要填写两本工作日志：一本是上司的，记录上司一天中需要完成的所有任务；一本是自己的，记录自己一天中需要完成的所有任务。 1.上司工作日志的内容 2.秘书工作日志的内容 3.管理上司工作日志的注意事项 4.工作日志的变化与调整,1.上司工作日志的内容,（1）内部会议 （2）接待来访 （3

13、）外部会议 （4）个人安排 （5）私人信息,（1）内部会议,记录上司在单位内部参加的会议、活动情况，要记录清楚会议或活动的时间、地点和内容。,（2）接待来访,记录上司在单位内部接待来访者的情况，要记录清楚来访者的姓名、单位以及接待时间等。,（3）外部会议,记录上司在单位外部参加会议、活动、约会等情况，要记录清楚时间、地点的确切细节，以及对方的联络方法等。,（4）个人安排,记录上司个人的安排，如去医院看病、探望病人等，以保证秘书不会在这段时间内安排其他事宜。,（5）私人信息,记录上司的私人信息，如亲属或者家人的生日等，以提醒上司购买生日贺卡或者礼物。,2.秘书工作日志的内容,秘书的工作日志除包含

14、上司的日志内容外，还需要有： （1）协助准备事宜 （2）上司交办工作 （3）本职工作,（1）协助准备事宜,记录上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜，例如，为上司某某会议准备发言稿、会议议程、订机票，为上司的某某会谈草拟合同和订餐等。,（2）上司交办工作,记录上司交代自己办理的工作，例如收集某一信息、购买馈赠礼品等。,（3）本职工作,记录自己职责范围内应做的工作，例如撰写半年工作总结、对外联络、安排车辆等。,3.管理上司工作日志的注意事项,（1）安全保密：非上司授权人员禁止查阅。 （2）准确一致：保持两本日志信息的一致和准确。 （3）适应习惯：根据上司工作习惯安排上司活动时间。 （4）劳逸结合：

15、安排活动避开上司的用餐和休息时间，保证上司精力充沛。,4.工作日志的变更与调整,（1）变更原因 （2）应对措施,（1）变更原因,A.原定活动结束时间延长超时。 B.追加工作内容。 C.项目时间调整或变更。 D.项目终止或取消。,（2）应对措施,A.相邻活动之间要留有10分钟左右的间隔，以备拖延。 B.调整变更项目时间应遵循先重急后轻缓的原则，并及时报告上司。 C.确定变更后要做好通知对方、说明理由等善后工作，以防止误解。 D.及时变更日志记录，防止遗忘。,六、其他时间管理的工具,还有许多简单的时间管理辅助手段有助于秘书有效地分配和管理时间，如效率手册、待办文件夹、墙上计划板、商务通、值班表、“在不在”布告板等，这些表格的制作方法基本相似，目的都是通过记录或可视化信息帮助人们记忆和相互之间的沟通。,（五）日常工作部署的记录,当上司口授工作部署时，秘书要立即停止其他事项的办理，随手带上笔和本，迅速走到上司身旁，边听边记。 记录时，要注意聆听口授内容，不要插嘴，遇有不明之处随手标示，口授结束后再行询问。 对于重要工作部署，记录完毕后，要复述要点，以确保记录的准确无误。,（六）文字记录的整理,1.忠实于讲话者原意