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文档简介
1、第三讲: 档案接收与保管,档案具体业务工作(8个环节) 收集整理签定保管检索利用编研统计 实体管理(基础工作) 信息利用开发 迈好坚实的第一步:档案接收 档案收集工作是依法,通过例行的接受制度和专门的征集办法,把分散在各组织、个人手中和零散的档案,分别集中在各级各类的档案保管机构。,第一节:档案收集是整个档案工作的起点,1、 接收方法: 例行方法分级、定期接收,集中管理 (无偿上交档案馆) (例:先由档案室收本机关的(一级 ) 再由档案馆收各机关的(二级) 特殊方法征集(档案馆而言) 2、档案馆的接受工作(具体任务) 收集、征集历史档案(解放前的都叫历史档案)。 及时接受撤销机关的档案 接收现
2、行机关上交的永久性档案,国家关于档案馆接受“现行机关档案”的规定: 省档案馆接受省以上机关保存满20年的档案。 市、县档案馆接受市、县级机关保存满10年的档案。 档案馆接受档案的时间方式: 逐年接收每年收保管期满的档案 定期接收隔3年或5年将保管期满的上交一次。 档案馆接受档案的的要求: 1、数量充分、质量优化、门类齐全、结构合理 2、保持全宗和全宗群的不可分散(P72),所谓“全宗”就是一个机关档案的整体 所谓“全宗群”指历史上形成的有着密却联系的若干全宗,3、档案室的收集工作接收本机关(按年度)形成的各种档案。,(1)档案室怎样做好接收工作三个结合: A、全面动员与个别交相结合 B、一般要
3、求和指导收集相结合 C、 清退“帐内”文件和收集帐外文件相结合 (2)体现接收工作质量好坏的三大指标: (1) 齐全率(单位档案的门类是否齐全) (2)完整率(一份案卷档案的份数是否完整) (3)归档率(对科技档案而言,项目建档数),什么叫“立卷” ? 对办理完毕而又有查考保存价值的文件,按照它们的形成过程中的联系和一定的规律组成案卷,叫立卷。 什么叫“预立卷”? 文书人员平时把已处理完毕而又有考查、保存价值的文件按照预先设好的类目归放,就是预立卷(为正式立卷的准备) 什么叫“案卷”? 案卷是文书立卷的结果,是关于某项工作活动或某一问题的有密切联系的、系统的文件组合体,是文书档案的基本保管单位
4、。,东理上行文,东理下行文,办公会议记要,每周安排,各种统计数据,文书立卷的意义: 1、便于保持文件之间的历史联系 2、便于查找利用 3、便于保管,第二节:单位内文件的立卷与归档,两种不该有的声音,第一种声音: “这不是我的工作。” 第二种声音: “到时候再说吧。” “立卷”工作由“谁”来做此项工作? A、地点:文书部门由文书部门立卷,定期向机关档案室移交案卷。 B、地点:档案室由文书部门定期向档案室移交属归档范围的文件,集中由档案室组卷。,怎样突破这一“难点”工作? 1是要领导重视。 2积极配合把归档收集工作与 行政管理 经济效益挂钩 量化管理,什么叫“归档” 所谓“归档”,就是文书部门或业
5、务部门将文件整理立卷后,按照规定的时间移交给档案室集中保管。 归档与收集的关系 实际上归档和收集是同一工作内容,是文书工作与档案工作的“结合点”。这两者交接的环节中,档案室工作人员有重要的监控和指导的责任。保证档案文件的完整性,为以后开展工作打下基础把好业务关。,(1)上级机关文件 与本机关有直接关系的各种文件。(如:执行文件、法规性文件、重要指示、讲话、题词、会议文件、 照片、特殊价值录音、录像等。 (2)本机关文件 与上级机关来往公文 本机关职能活动和基本情况文件 对下级或平级来往文件 机关的历史沿革、重要活动、人事文件 (3)下级机关文件 报送的计划、报告、总结、统计报表、法规性备案文件
6、等。 (4)同级机关和非隶机关文件 联系、协商来往文件。可供机关查考各种法规性文件。,(1)需要立卷归档的文件材料,不需要立卷归档的文件材料,1)对工作无长远的影响,使命已完成的文件 2) 无查证利用价值的事务性、临时性文件; 3) 仅供参考、参阅、征求意见,不需要办理的文件; 4) 未经领导审批或会议讨论通过的未定稿文件、未生效文件; 5) 一般文件的历次修改稿、重份文件 ; 6 )上级发普发参阅文件。 7)同级和不相隶机关不需办理的抄送件和一般来往文书。,(2)归档文件的保管期限,(3)上缴档案室时间规定: 文书档案(党、政、工、团)第二年5月前 基建完(竣)工后三个月: 科技档案项目验收
7、后三个月 会计档案形成后三年内 相片档案如毕业生照毕业交 (4)上交收手续和要求: 交单份文件文件清单一式两份,双方签字交实物。 案卷目录 档案室1份 交案卷 一式三份 档案馆1份 卷内文件目录 自 留1份,归档时间不宜过急过短,原因有三: 1)当年形成和办理的文件有些要在第二年初才能办完或清退; 2)形成文件的业务部门对刚刚办理完毕的文件使用频率较高; 3)文书人员把文件收集齐全、整理立卷、编制目录,也需要一定的时间。,(4)“十收一补”,1. 处理完毕的有保存价值的文件随时收。 2经常用的文件要履行借阅手续定期收。 3本单位发文在盖章时连同底稿一起收。 4会议文件材料要事先做到工作及时收。
8、 统计报表 5常规性材料 简报 做到心中有数逐项收。 会议记录 6内部材料要掌握线索有针对性地跟踪收。 7在机构人员变动时要提前收。 8年节放假,保密检查集中收。 9年末归档前全面收。 10归档发现不全反复收。 一补:未做记录的重要活动和事项及时补。,第四讲:档案保管的任务和内容,档案损毁的原因,人为因素 故意破坏 过失损坏 年久老化 自然因素 内因 外因,档案保护工作的意义延长档案寿命,以保有效开发 档案保护工作的方针“以防为主,防治结合。” 档案保护基本任务:四不 维护档案管理实体的秩序化状态。固定位置, 保持不乱、不散、 尽量保持不受外界影响,延长档案物理寿命。 保持 不丢(丢失)不坏(
9、损失),档案保管工作须从以下环节着手:,1、档案库房,库房建筑原则: 经济 适用 美观,做到“八防”基本物质条件:,库房:专室坚固远离水、火、人多 装具:案卷盒五节柜密集架 复印机:不外借,本室复印。 计算机:(2台以上) 装订机:电钻机 温、湿度的设备:温湿度计 空调 抽湿机 灭火器或消防枪(防火) 防盗录象探头 (防盗) 吸尘器(防尘) 防虫防毒剂 (防虫),(一)库房管理“八防”,创造延长档案寿命的关键:控制温湿度,(1)库房适宜温度: 纸质载体:1424(10) 缩微胶片:1320 磁性载体:1424 光盘载体:1424 (2)库房相对湿度: 纸质50%65%(15%) 光、磁盘45%
10、50%(10%) 档案室每天都要对温、湿度进行统计,偏高或偏低都必调节,或抽湿或降温。,库房为什么要控制温度和湿度?保护档案寿命的需要,,(1)纸的化学成分: 纤维素半纤维素木质素杂细胞 一般来讲纤维素含量在40%以上的植物维素才用来造纸。 (2)影响纸的耐久性的关键纤维素的特性 水解性与水发生反应 ,聚合度下降,机械强度下降低,霉烂结块 造成因素:水份和湿度酸(气、尘、微生物)酶(霉菌) 纸张含水量在70%左右为最佳状态,所以要控制温湿度 氧化性与氧化剂发生反应,聚合度下降,机械强度降低、纸发脆 造成因素:氧化剂温、湿度光 如果光、氧化剂和水份三者同时作用纤维素,氧化速度会更快。 库房 温度
11、:1424(10) 相对湿度:50%65%(15%),1)库房的(摆布)序化。 整齐一致 避光通风空间利用 2)装具的序化:为了便于管理,档案柜(架)必编号。方法: 1自门口起从左至右编架号(走“之”字形编下去) 架号: 每组柜又从上至下编柜号 4 柜号:1 3 2 2 3 1 4 。 (门口 ) 5 3)密集架式的管理 标识牌,四、库房与装具的序化,密集架与普通档案架比较图,2、档案装具,档案装具是档案室必须的基本设备。档案装具种类有很多,各有所长,应根据库房的特点和档案规格的不同,合理选用,灵活配置。,底图柜、防磁柜,3、档案包装材料,卷皮 卷盒 包装纸,五、档案使用过程中的制度建设。,库
12、房管理制度: 四不(散、丢、损、坏) 三限制(人员、时间、行为) 借阅制度: A 不看与自己无关的档案, b.外单位看档案,必由院长批准。 c. 不外借,可复印。 d、不得乱涂划;不得损坏撕毁档案。 E 借阅数量:每次限定不超过20份。 F、借阅必办理登记手续。,安全制度: A 非库房人员未经批准,不得随便入库。 b. 珍贵或绝密档案应放入保险柜。 c. 出入库房档案应进行仔细清点和登记。 d管理人员非工作需要不得谈论档案内容。 e.、杜绝一切失密、失盗的可能,对入库人员实行: 1、限制人员库房重地,闲人免入 2、限制时间必有档案人员陪同。 3、限制行为: 不得吸烟、不得吃零食、不得穿拖鞋,档案保护的现代化 1、入库前运用真空氮气消毒设备对档案卷宗杀菌消毒。 2、运用计算机控制系统控制温湿度。 3、运用计算机控制系统自动防火 4、运用电子防盗仪系统防盗 5、运用计算机字褪变、字迹扩散恢复系统进行档案保护。,档案数字化的风险防范,在传统管理的时代,纸质文件的安全比较容易控制,即使造成档案文件的破坏和丢失也是局部
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