管理协调--基本内容和一般思路.ppt

1、管理协调基本内容和一般思路,张掖市邮政局 2006年10月,企业内部协调的内容、一般方法、基本形式和渠道,企业内部协调的重要手段沟通,内 容,企业内部协调的内容、一般方法、基本形式和渠道,1、垂直方向处理好上下级关系 （1）协调的一般内容 组织授权不合理、上下权责不清 下级不尊重上级职权、有越权行事、不服从行为 上级擅自干涉和干扰下级工作 上下级缺乏有效的沟通和理解 上级的不当指挥 上下级个人因素造成的问题（工作思路、习惯、作风等）,企业内部协调的内容和一般方法（一）,（2）、协调的一般方法 组织协调，理顺组织关系，合理分工授权，明确上下级权责范围 加强信息交流，广泛开展各种形式的交流、访谈、

2、座谈 企业形成良好的工作氛围和团结一致的合作愿望 提高上下级的素质 上级的指挥要减少失误 建立明确的管理制度和责任制度,企业内部协调的内容和一般方法（二）,2、水平方向部门之间、岗位之间、生产经营的各个环节之间，是企业协调最大量的工作，也是一个难点，因为上下级之间的矛盾往往可以通过行政手段解决，上级手中的权力可以起很大的作用，而同级之间的问题要复杂得多。,企业内部协调的内容和一般方法（三）,（1）、协调内容（问题和矛盾的所在） 机构不健全，职能上存在漏洞例如“三不管”，往往会引起推踢和争抢 分工不明、职责不清、好事争抢、难事推踢 机构臃肿、职位、职能重叠、人浮于事 任务轻重不均 奖惩不明 部门

3、利益冲突 本位主义 个人因素 缺乏信息沟通、各行其是,企业内部协调的内容和一般方法（四）,（2）、协调的一般方法 组织调整 -队伍精干、精兵简政 -健全机构、明确职责 制度协调健全各项管理制度、落实责任制度 科学计划资源调整、任务分配、期量衔接等 加强教育，提高素质 削弱个人因素 缺乏信息沟通 营造团结一致、相互协作的工作氛围,企业内部协调的内容和一般方法（五）,协调工作的形式多种多样，择要介绍如下几种： 会议协调 现场协调 机制协调,企业内部协调的基本形式与渠道,会议的类型有以下几种： （1） 信息交流会议 这是一种典型的专业人员的会议，通过交流各个不同部门的工作差误和业务信息，使大家减少会

4、后在工作之间可能发生的问题。 （2）表明态度会议 这是一种商讨，决定问题的会议，与会者对上级决定的政策、方案、规划和下达的任务，表明态度 、感觉和意见，对以往类似问题执行中的经验、教训、提出意见这种会议对于沟通上下级之间感情，密切关系起重要作用。,会议类型（一）,（3）解决问题会议 这是会 同有关人员共同讨论解决某项专题的会议。目的是使与会人员能够统一思想，共同协商解决问题。 （4）培训会议 旨在传达指令并增进了解，从事训练，并对即将执行的政策、计划、方案、程序进行解释。,会议类型（二）,现场协调是一种快速有效的协调方式 ，把有关人员带到问题的现场，请当事人自己讲述产生问题的原因和解决问题的办

5、法 ，同时允许有关部门提出要求。使当事人有一种“压力感”，感到自己部门确实没有做好工作，使其它部门也愿意“帮一把”，或出些点子，这样有利于统一认识，使问题尽快解决。对于一些“扯皮太久”，群众意见大的问题，就可以采取现场协调方式求解决。,现场协调,机制协调就是通过调整组织机构、完善职责分工等办法，来进行协调。对待那些处于部门与部门之间、单位与单位之间的“结合部”的问题，以及诸如由于分工不清、职责不明所造成的问题，应当采取结构协调的措施。“结合部”的问题可以分为二种，一种是“协同型”问题，这是一种“三不管”的问题，就是有关的各部门都有责任，又都无全部责任，需要有关部门通过分工和协作关系的明确共同努

6、力完成。另一种是“传达型”问题，它需要协调的是上下工序和管理业务流程中的业务衔接问题。可以通过把问题划给联系最密切的部门去解决，关相应扩大其职权范围。,机制协调,协调的根本手段沟通,据社会学家们研究，一个正常人每天将花60%-80% 的时间在“说、听、读、写”等沟通活动上。他们并由 此得出结论： “人生的幸福就是人情的幸福，人生的丰富就是人 际关系的丰富，人生的成功就是人际沟通的成功。”,沟通在人生中重要地位（一）,联合国的人才标准定义 -团队精神（人际关系） -资源的利用能力（人际关系） -技能 -才干,沟通在人生中重要地位（二）,人与人之间“交互作用”的成功与失败，全视我们的“人际沟通”的

7、能力而定。 “沟通”是我们做任何一件事情的中心，大多数“人”的问题都可以部分或全部地归结于缺乏沟通、沟通误差、或完全没有沟通。,沟通在人生中重要地位（三）,沟通在管理工作中的重要作用,管理者的工作本质主要就是管理好“人”以及与“人”沟通 管理者既是公司的管理者，更是“员工”的管理者，负有对内对外两种人际关系。 所有的机构，不管其规模如何、性质如何，都要靠沟通的过程来结合，也要靠沟通的过程来执行它的功能。,沟通太普通了，我们每天都在做，没什么了不起 每个人都知道沟通是什么？谁都会作沟通 我告诉他了=我与他沟通了 只有当我去做沟通的时候，才会有沟通行为 沟通能力是天生的，而不是教出来的,对沟通的几

8、种错误的认识,沟通的根本属性,你对沟通有怎样的定义，将会有怎样层次上的沟通。,沟通的通俗定义,沟：渠道 通：通畅,沟通的根本定义（一）,-是倾听 -是疏导 -是补充、说明 -是学习和提升 -是双方的舒畅 -是收获 -它不是,沟通的根本定义（二）,沟通的基础 一、发出方：言辞信号、视觉信号 二、接收方：既知含义、既有经验,沟通的目的,控制成员的行为 遵守公司政策,激励员工 改善绩效,流通信息,表达情感 分享挫折与满足,由于每个人所具有的声音和讯号储存系统俱不相同，所以世界上绝对没有两个人能够完全相同地体会同一项意思。 由于没有两个人（即便是双胞胎）会拥有完全相同地生长背景和经验，因此，对任何一件

9、事绝不可能有两个人有完全同样的看法。 误解是常态，理解是特例。,沟通的根本属性,大脑的沟通特点,一删除 二归纳 三扭曲,迈出有效沟通的第一步 -建立优秀的自我观念（一）,我是怎样的一个管理者 -请写出五条以上,迈出有效沟通的第一步 -建立优秀的自我观念（二）,我期望自己是一个怎样的管理者？ -请写出八条以上,迈出有效沟通的第一步 -建立优秀的自我观念（三）,我觉得一个优秀的管理者应该是 -请列出十条以上,心理学自画像定律,自己心目中的自画像会支配自己的行为每 个人都要不适时机的修改自己的自画像） 物质条件已具备，精神要焕发： 设定自己是优秀的人，这将会大大提 高你的行为质量。,开启潜意识，释放

10、你自己 永远突破而不是看破，创造成长型人生 人人都可以成为沟通高手,迈出有效沟通的第一步 -建立优秀的自我观念（三）,高效沟通的两种表现形式（一）,从“自我观念”到“自我揭露” -高效沟通要求沟通双方必须有深度的了解，双方都必须有诚意的“自我揭露”，让对方看到你的内心。 -你与他人有多少的共有、共享、共同，将决定你与他人的沟通限度。,高效沟通的两种表现形式（二）,忘掉自我，抛弃“自我观念”，试着去 适应他人的思维方式，体会他人的想法， 充分了解他人的“自我观念”。,沟通中的“发送”-说：,一有话直说 二有话实说 三有话正面说 四有话好好说 五不该说时不说 六不该说的不说,沟通中发送技巧的训练（

11、一）,高效沟通的四大要素 -肢体语言 50% -语调 38% -环境 7% -内容 5%,沟通中发送技巧的训练（二）,建立亲和力的技术呼应 -亲和力=接受=信赖=喜欢 如果我们把对方的行为映现在我们身上， 来回就对方，我们就会变得和对方想像，这 就叫简单呼应。 人们会被和他们相似的人所吸引！,沟通中发送技巧的训练（三）,亲和力的建立 呼应技巧 -语调、语言、语速同步 -表情、肢体同步 -认同别人并给予足够的在乎，尊重对方 的世界观、价值观、信念、让我们有弹性地 去将就别人的世界观，而不是让别人来将就 我们。信念、价值观同步。,沟通中的回馈（一）,积极寻求回馈 你应该采取积极的行动，鼓励人们 发

12、言提出问题，甚至表示反对的意思。 然后，你必须对问题有所反应并予以处 理，以保持有效的交互作用。,沟通中的回馈（二）,以身作则以鼓励回馈 你身为领导者，应该积极地、机智地、提 供回馈模式。如果你肯给予交谈讨论、或交换 意见的机会，而真正地做到了有取有予，则你 的构思和指令，就不致于以循单行道方式进行 沟通了。,沟通中的回馈（三）,奖励回馈 当我们接收到积极（正面）的回馈时，就会容易给予 奖赏。但当收到了消极（负面）的回馈时，就很难给予奖 赏。可是无论是积极的或是消极的回馈，都是你要了解组 织及有关人们的真实情况所必要的情报，也就是如果情况 属实都应给予一定的奖励。所谓奖励，并不一定要奖赏什 么

13、实物，有时一句简单而诚恳的“谢谢你”也就够了。如果 情况需要的话，也可以用字条来表达你的谢意，这是一种 有效的奖励方式。如果某人做了特殊贡献，则你可以写一 封较正式的信函致谢他，并将副本送给更高一层的领导知 道。,沟通中的有效收听技巧听（一）,人的动机和感受对听的效果会产生影响 -当我们发现自己不能把注意力集中在某件事上时，这就是我们内在的感觉 或动机的一种反应。 -我们对目前的谈话并不满意 -另一个不专心的理由，可能是我们希望听到的对方没有传达。 改变听的动机是提升听的效果的根本途径 之一。,一听而不闻，左耳进，右耳出。 二虚应故事，心不在焉地听。 三选择性听，挑自己感兴趣地听。 四专注地听

14、，全神贯注地听。 五设身处地地听。 六心领神会地听。 七创造性的地听。,沟通中的有效收听技巧听（二）,认识沟通的例子,每两人共分一张A4白纸（每人半张）。 将半张纸撕成一样大小四条。 找一个人说明下面的排法。,认识沟通的例子,沟通的基石信任 -医生 律师 营销人员,沟通方式书面报告（一）,书面报告是管理中比较常用的一种正式沟通 的方式 ，指员工使用文字或图表向主管人员 报告工作的进展情况。书面报告可以是定期 的，也可以是不定期的。书面报告主有： 工作日志、周报、月报、季报及专项报告,沟通方式书面报告（二）,书面报告的优点： 1、书面报告的方式可以培养员工理性、系统地考虑问题，提高工作方法中的逻

15、辑性。 2、书面报告的方式可以训练员工的书面表达能力。 3、通过书面报告可以在比较短的时间内收集到大量的关于员工工作状况的信息。 4、当主管人员和员工由于某些客观原因无法见面时，书面报告的方式非常实用等等。,沟通方式书面报告（三）,书面报告的缺点： 1、书面报告的信息是从员工到经理人员单向传达，缺乏双向的信息交流。 2、书面报告中大量的文字工作容易使沟通流于形式，而且员工也会由于书面报告浪费时间而感到厌烦。 3、书面报告仅仅是单个员工和经理人员之间的信息交流，没有在团队中实现信息共享。,沟通方式-会议沟通（一）,鉴于书面的沟通无法提供面对面的交流机 会，因此会议沟通就具有了其不可替代的优 势。、会议沟通可以提供更加直接的沟通形式， 而且可以满足团队交流的需要。,传达新信息 解决问题 作决策 表明态度 提供更广泛的参与媒介和气氛,沟通方式-会议沟通（二）,会议沟通把握的原则 注意会议的主题和频率，针对不同的员工召开不同的会议。 运用沟通的技巧形成开放的沟通氛围，不要开成批判会、训话会、一言堂、拌嘴会。 合理安排时间，以不影响正常的工作为宜。 在会上讨论一些共同的问题，不针对个人。 鼓励员工自己组织有关的会议，邀请经理人员列席会议。,沟通方式-会议沟通（三）,1、你对于自己和下属之间的关系的看法，将决定你如何 发生作用。 2、如果你想建立 一项有效的人