《Access数据库实用教程》第六章报表的设计.ppt

1、第6章 报表的设计,6.1 报表的概述,报表是Access中又一重要对象，它根据指定规则打印输出格式化的数据信息，即将用户需要的数据从数据表和查询中整合并挑选出来，作为数据源来设计报表输出数据，从而更方便地阅览查看信息。 同时，还可以在报表中进行多级汇总、统计、平均和求和等计算，并且可以在报表中添加图片和图表。,6.1.1 报表的构成,报表和窗体的构成相似，同样是分为5部分，称为5个节，从上至下分别是报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚和报表页脚，如图6-1所示。,（1）报表页眉：设计视图时位于报表的顶部，打印时显示在第一页的顶部，内容一般放置标签来显示图形或描述性文字，如报表的标题和使用说明等

2、。 （2）页面页眉：打印时显示在每一页的顶部，内容一般是说明每页的信息，如标题、列标题、日期或页码等。 （3）主体：是报表的主要部分，用于显示记录数据和操作数据，通常包含控件、标签、复选框等。 （4）页面页脚：打印时显示在每一页的底部，内容一般也是说明每页的信息，如日期、页码和页数等。 （5）报表页脚：设计视图时位于报表的底部，打印时显示在最后一页的底部，内容一般是报表的汇总说明等。,6.1.2 报表的功能,（1）能够呈现格式化数据，格式丰富，使报表更便于查看阅览。 （2）能够分组组织数据，对数据进行汇总，使报表更加清晰明朗便于比较分析。 （3）能够输出标签、清单、订单、信封和发票等样式的报表

3、，使报表更加有效的处理商务信息，满足不同用户的需求。 （4）能够在每页的顶部和底部打印显示各种提示信息的页眉和页脚，便于保存和归档。 （5）能够在报表中包含子报表和各种图形、图表，不仅能更加清晰地分析说明报表中的数据，还使报表美观。 （6）能够对大量数据进行比较、汇总，并可以对其进行平均、求和等统计计算。,6.1.3 报表的视图,为了更见清晰直观地浏览报表，Access提供了3种报表的视图方式，分别是设计视图、打印预览和版面预览。,1设计视图 设计视图是报表的工作视图，视图界面如图6-2所示。,在此视图中，Access 2003为用户提供了丰富的可视化设计手段，用户不必编程就可以创建和编辑修改

4、报表中需要显示的元素，调整报表的结构布局,2打印预览 打印阅览不仅可以查看打印效果，还可以查看报表每一页上显示的数据，并在此视图中可以更改报表的显示比例，如图6-3所示。 在该视图中，用户可以在屏幕上检查报表布局是否与预期的一致，报表对事件的响应是否正确，报表对数据的格式化是否正确以及报表对数据的输出排版处理是否正确等。 Access 2003提供的打印预览视图所显示的报表布局和打印内容与实际打印结果是一致的。,3版面预览 版面预览可以查看报表的版面设置及打印效果，视图界面如图6-5所示。版面预览视图与打印预览视图的基本特点相同，但版面预览视图只对数据源中的部分数据进行数据格式化，如果数据源是

5、查询，还会忽略其中的链接和筛选条件，因此报表预览速度快，工作效率高。,6.1.4 报表的分类,根据报表的结构布局可将报表分为纵栏式报表、表格式报表、图表式报表和标签式报表4种类型。,1纵栏式报表 纵栏式报表结构与纵栏式窗体相似，文字纵向排列，在纵栏式窗体中只能显示一条记录，而纵栏式报表可以显示多条记录，字段标题信息和记录数据都在主体节中。 2表格式报表 表格式报表以表格的形式显示数据记录，能同时显示多条记录。在表格式报表中记录纵向排列，字段横向排列，能在一行中显示记录的所有字段，字段名称在页面页眉中显示，报表名称在报表页眉中显示。,3图表式报表 图表式报表以图表的形式显示数据记录，使数据更加直

6、观的显示，便于数据的分析比较。Access提供了多种图表供用户选择，如折线图、柱形图、饼图等。 4标签式报表 标签式报表比较特殊，它里面每个以标签显示的记录格式相同，多用于设计各种标签、名片、信封及传单等。,6.2 创建报表,报表的创建与窗体的创建类似，主要有3种方式：自动创建报表、利用向导创建报表和在设计视图中创建报表。其中自动创建报表是最为快捷的方法，利用向导创建报表是最为简单的方法，在设计视图中创建报表是最为自由的方法。,6.2.1 自动创建报表,（1）启动Access2003应用程序，打开要创建报表的“学生管理”数据库。 （2）在数据库窗口的“对象”栏中单击“报表”选项，然后单击数据库

7、工具栏上的“新建”按钮。 （3）在弹出“新建报表”对话框的右侧列表中选择“自动创建报表：纵栏式”选项，在“请选择该对象数据的来源表或查询”下拉列表框中选择数据源表“学生成绩”，如图6-10所示，然后单击“确定”按钮。,（4）弹出创建好的报表，单击“文件”“保存”选项，在弹出的“另存为”对话框中输入窗体名称“学生成绩”，然后单击“确定”按钮，创建好的报表如图6-11所示。,6.2.2 使用向导创建报表,使用向导创建报表即利用系统的提示信息进行报表的创建，Access提供了3种创建报表的向导，分别是：“报表向导”、“标签向导”和“图表向导”，其中使用图表向导创建报表和使用图表向导创建窗体操作类似。

8、,1使用报表向导创建报表 使用报表向导可以创建“纵栏式”、“表格式”和“两端对齐”式报表，下面以在“学生管理”数据库创建基于单个数据源表“学生档案”的“表格式”报表为例介绍创建报表的具体操作步骤。,（1）启动Access2003应用程序，打开要创建报表的“学生管理”数据库 （2）在数据库窗口的“对象”栏中单击“报表”选项，然后单击数据库工具栏上的“新建”按钮。 （3）弹出“新建报表”对话框，在右侧列表中选择“报表向导”选项，然后选择数据源表“学生档案”，也可以先不指定数据源，而在后面指定，然后单击“确定”按钮。,（4）弹出确定报表使用字段的“报表向导”对话框，选择需要的字段，然后单击添加按钮，

9、则所选字段被添加到“选定的字段”列表框中，重复上述操作，依次将需要的字段添加到“选定的字段”列表框中，如图6-12所示，然后单击“下一步”按钮。,（5）弹出确定是否添加分组级别的向导对话框，如图6-13所示，选中“学号”，单击添加按钮，将“学号”设为高级的字段，右侧可以看到示例，然后单击“下一步”按钮。,（6）弹出确定排序和汇总信息向导对话框，如图6-14所示，在第1个下拉列表框中选择“姓名”项，按默认“升序”，然后单击“下一步”按钮。,（7）弹出指定报表布局方式的向导对话框，如图6-16所示，在“布局”栏中选中“递阶”单选按钮，在“方向”栏中按默认选中“纵向”单选按钮，并且选中“调整字段宽度

10、使所有字段都能显示在一页中”复选框，然后单击“下一步”按钮。,（8）弹出指定报表所用样式的向导对话框，选中“随意”选项，然后单击“下一步”按钮。 （9）弹出指定报表标题的向导对话框，按默认输入“学生档案”，并选中“预览报表”单选按钮。 （10）单击“完成”按钮。此时报表已创建成功，创建的报表如图6-19所示，并且创建的报表会在数据库窗口显示出来。,2使用标签向导创建报表 使用标签向导创建报表必须指定报表的数据源。下面以在“学生管理”数据库创建基于数据源表“学生档案”的报表为例介绍使用标签向导创建报表的具体操作步骤。,（1）启动Access2003应用程序，打开要创建报表的“学生管理”数据库。

11、（2）在数据库窗口的“对象”栏中单击“报表”选项，然后单击数据库工具栏上的“新建”按钮。 （3）弹出“新建窗体”对话框，选择“标签向导”选项，然后在“请选择该对象数据的来源表或查询”下拉列表框中选择数据源表“学生档案”，然后单击“确定”按钮。 （4）弹出指定标签尺寸的标签向导对话框，选中“C2166”，其中“尺寸”为 “52mm*70mm”，“横标签号”为“2”，在“度量单位”栏中选中“公制”单选按钮，在“标签类型”栏中选中“送纸”单选按钮，在“按厂商筛选”下拉列表中选择“Avery”，如图6-21所示，然后单击“下一步”按钮。,说明：在图6-21中单击“自定义”按钮，可以打开如图6-22所示

12、的对话框，用户可以在其中设置标签的尺寸。,（5）弹出确定文本外观的向导对话框，如图6-23所示，在这里可以设置字体、字号、字体粗细和字体颜色。设置完成后单击“下一步”按钮。,（6）弹出确定所用字段的向导对话框，在“可用字段”列中选择需要添加的字段，单击添加按钮将其添加到“原型标签”栏中，如图6-24所示，然后单击“下一步”按钮。,（7）弹出确定排序字段的向导对话框，如图6-25所示，在“可用字段”栏中选中排序字段“学号”，单击添加按钮，此时“学号”在“排序依据”栏中显示，然后单击“下一步”按钮。,（8）弹出指定报表名称的向导对话框，使用默认名称“标签学生档案”，并选中“查看标签的打印预览”单选

13、按钮，如图6-26所示。,（9）单击“完成”按钮，完成报表创建。创建后的标签报表如图6-27所示。,6.2.3 在设计视图中创建报表,（1）启动Access2003应用程序，打开要创建报表的“学生管理”数据库。 （2）在数据库窗口的“对象”栏中单击“报表”选项，然后单击数据库工具栏上的“新建”按钮。 （3）弹出“新建报表”对话框，在右侧列表中选择“设计视图”选项，在“请选择该对象数据的来源表或查询”下拉列表框中选择数据源表“学生选课”，然后单击“确定”按钮。,（4）弹出报表的设计视图和“学生选课”的字段列表，如图6-28所示。如果没有显示字段列表，可以通过“视图”“字段列表”来显示字段列表。,

14、（5）将所需字段拖动到主体节中，并且在“页面页眉”中添加“标签”，输入标题“学生选课”，如图6-29所示。单击工具栏上的“保存”按钮，在弹出的“另存为”对话框中输入报表名称“学生选课”，然后单击“确定”按钮。,（6）将视图切换到“打印预览”视图，如图6-30所示，显示了设计视图效果。,6.3 报表的设计,创建完报表后，用户可以在设计视图中按需要对报表进行设计和修改，主要是报表和控件的属性设置、控件的添加和删除等操作、报表的分组和排序、报表格式的设置、分页符的使用、添加背景图等。,6.3.1 计算型控件的设计,设计报表时，除了添加绑定型控件来显示和打印原始数据，还经常需要进行各种运算并将结果显示

15、出来，此时需要添加计算型控件来实现这种功能。计算型控件的数据源是计算表达式，其中最常用的计算型控件是文本框。,（1）以设计试图打开“学生成绩”报表，显示了报表中记录的所有字段，如图6-31所示。,（2）单击“工具箱”中“文本框”按钮，在主体节中需要添加文本框的地方按住鼠标左键，拖动到合适的位置后释放鼠标，此时文本框和标签已被添加到窗体中，如图6-32所示，从图中可以看到文本框为未绑定控件。,（3）在“标签”中输入标题“综合成绩”，在“文本框”中输入“=成绩+平时成绩”，如图6-33所示，也可以在“标签”属性对话框的“标题”中输入标题“综合成绩”，在“文本框”属性对话框的“控件来源”中输入“=成

16、绩+平时成绩”。 说明： 在文本框中输入内容时，一定不要忘记“=”号，而且在计算相加运算时，要确定字段类行为“数字”，如果是“文本”型的字段在加法运算时是数字的连接。例如输入文本型字段“=12+6”时，输出结果是126，而不是18。,（4）单击工具栏上“视图”按钮，或单击“视图”“打印预览”选项，也可以在标题栏上右击，在弹出的快捷菜单中单击“打印预览”选项，将报表切换到打印预览，效果如图6-34所示，综合成绩中显示了成绩与平时成绩的和。,（5）将报表切换到设计试图，按照窗体中控件的操作方法，将报表页眉中“学生成绩”标签移动到中间位置，将“倾斜字体”设置为“否”，将主体节中所有标签控件“大小”设

17、置为“正好容纳”，“对齐”设置为“靠左”对齐，并且在各个标签控件的属性对话框中将“字号”设置为“11”，“倾斜字体”设置为“否”，将所有文本框中“字号”设置为“11”，“边框样式”设置为“透明”，除“等级”外的“倾斜字体”设置为“是”，然后将报表切换到“打印预览”，效果如图6-35所示。,设置完成后，在报表的打印预览中就可以看到报表的日期和页码设置效果，如图6-38所示报表的下方。,6.3.2 报表的排序与分组,在报表中可以设置按照某个字段的升序或降序输出记录数据，同时还可以将记录进行分组，把有某种关系的记录放在同一个组中，便于对整个组进行统计和查看。 对记录排序时，最多可以按4个字段进行排序

18、，而分组时最多可以按10个字段进行分组。,（1）以设计试图打开“学生成绩”报表，如图6-39所示，单击“视图”“排序与分组”选项，或单击工具栏上的“排序与分组”按钮，也可以右击报表任何位置，在弹出的快捷菜单中单击“排序与分组”选项。,（2）弹出“排序与分组”对话框，在“字段/表达式”栏的第一个单元格中选择“等级”，在“排序次序”栏中选则“升序”，在组属性栏中的“组页眉”和“组页脚”中均选择“是”，在“字段/表达式”栏的第二个单元格中选择“成绩”，在“排序次序”栏中选择“升序”，在组属性栏中的“组页眉”和“组页脚”中均选择“否”，其中“等级”和“成绩”字段的组属性设置如图6-40，6-41所示。

19、,（3）关闭“排序与分组”对话框，此时报表中添加了“等级页眉”和“等级页脚”，将“等级”标签拖动到“课程编号”前面，将“等级”文本框从“主体”节中拖动到“等级页眉”节中，然后调整各个控件的位置。 （4）在“等级页脚”中添加文本框，在标签中输入标题“合计”，在“文本框”中输入“=count（*）”，如图6-43所示，也可以在“标签”属性对话框的“标题”中输入标题“合计”，在“文本框”属性对话框的“控件来源”中输入“=count（*）”。,（5）单击工具栏上“视图”按钮，或单击“视图”“打印预览”选项，也可以在标题栏上右击在弹出的快捷菜单中单击“打印预览”选项，将报表切换到打印预览，效果如图6-4

20、4所示，报表中显示了分组和排序后的记录数据，并且显示了各组的学生人数。,6.3.3 创建子报表,子报表就是报表中的报表，包含子报表的报表称为主报表。主报表既可以包含子报表，也可以包含子窗体，子报表又可以包含子报表或子窗体，但主报表最多能包含两级子窗体或子报表。主报表可以是绑定的，也可以是非绑定的。 创建报表有两种方法：在已有报表中添加已有报表创建主/子报表和在已有报表中创建子报表。,（1）以设计试图打开“学生档案”报表，选中工具箱中“控件向导”按钮，然后单击“子窗体/子报表”按钮，将鼠标移至“主体”节中，在需要添加报表的位置按住鼠标，拖动到合时位置后释放鼠标，弹出“子报表向导”对话框，如图6-

21、46所示。,（2）在对话框中选中 “使用现有的表和查询”单选按钮，然后单击“下一步”按钮。 （3）弹出确定子报表包含字段的向导对话框，在“表/查询”下拉列表框中选中“学生成绩”选项，在“可用字段”栏中单击需要字段，然后单击“添加”按钮，将需要字段添加到“选定字段”栏中，然后单击“下一步”按钮。,（4）弹出确定将主窗体链接到子窗体方式的向导对话框，按默认选中“从列表中选择”选项，在下面列表框中选择第一项，如图6-48所示，然后单击“下一步”按钮。,（5）弹出指定子报表名称的向导对话框，按默认输入“学生成绩子报表”，如图6-49所示，然后单击“完成”按钮。,（6）此时创建子报表后报表的设计视图如图

22、6-50所示，里面显示了子报表“学生成绩”。,（7）单击工具栏上“视图”按钮，将报表切换到“打印预览”，报表效果如图6-51所示。,6.3.4 添加背景图片,（1）以设计试图打开“学生成绩1”报表，双击报表选定器弹出报表属性对话框，或右击标题栏在弹出的快捷菜单中单击“属性”。 （2）将“图片属性”设置为图片的路径，如图6-52所示，或单击右侧按钮，选择图片路径。,（3）在属性对话框中“图片类型”设置为“嵌入”，即将图片存储在数据库中，将“图片缩放模式”设置为“缩放”，将“图片对齐方式”设置为“中心”，将“图片平铺”设置为“是”，然后关闭属性对话框。 说明： 其中“图片缩放模式”中有3个值：“缩

23、放”、“拉伸”和“剪裁” 缩放：图片大小按页边距以内区域的大小调整，会按原比例缩放照片但不会剪裁图片，也不会使图片变形。 拉伸：图片大小按页边距以内区域的大小调整，拉伸可能使图片变形。 剪裁：按图片原来大小显示图片，且页边距以外部分被剪裁掉。,（4）单击工具栏中“视图”按钮将报表切换到打印预览，如图6-53所示。此时已经为报表添加了背景图片，单击“保存”按钮将报表保存。,6.3.5 添加分页符,（1）以设计试图打开“学生成绩1”报表。 （2）单击工具箱中“分页符”按钮，然后单击报表中需要添加分页符的位置，在“等级页脚”节中，“合计”标签下面。此时分页符以短虚线显示如图6-54所示。,（3）单击

24、工具栏中“视图”按钮将报表切换到打印预览，如图6-55所示为第2页信息。此时已经为报表添加了分页符，同一等级的学生成绩信息在同一页中，然后单击“保存”按钮将报表保存。,6.3.6 添加页码和日期,（1）以设计试图打开“学生选课”报表。 （2）单击菜单栏中“插入”“页码”选项，弹出“页码”对话框，在“格式”栏中选中“第N页”单选按钮，在“位置”栏中选中“页面页眉”选项，在“对齐”下拉列表框中选中“左”，并且选中“首页显示页码”复选框，如图6-56所示，然后单击“确定”按钮。,（3）单击菜单栏中“插入”“日期和时间”选项，弹出“日期和时间”对话框，选中“包含日期”复选框，并选中第1个单选按钮，如图

25、6-57所示，并且在对话框下方显示了示例，然后单击“确定”按钮。,（4）调整日期在设计视图中的位置，然后单击工具栏中“视图”按钮将报表切换到打印预览，如图6-58所示。此时已经在报表顶部为报表添加了页码和日期。,6.4 报表的打印输出,报表的主要作用是输出打印数据，在用户创建了报表并对其进行设计后，要输出打印数据，其中可以通过“页面设置”来设置打印报表的页边距、纸张、列布局等，还可以通过“打印预览”来显示报表的页面布局以进行更好的调整。,6.4.1 报表的页面设置,在任何视图中都可以对报表进行页面设置，页面设置包括：页边距、打印方向、纸张、列布局等。,（1）以任意视图打开报表“学生选课”，单击“文件”“页面设置”选项，弹出页面设置对话框，如图6-59所示。,（2）在对话框中“边距”选项