贵港市教育办公自动化系统说明简介2012年3月.ppt

1、贵港市教育办公自动化系统说明简介2012年3月,自我介绍,中国电信股份有限公司贵港分公司 廖 奇 联系电话:邮箱: QQ: 306631082 教育办公自动化系统QQ交流群:15708292,交流目标,主要内容：学校在使用教育办公自动化系统中经常遇到的问题及系统具体设置和收发文件的注意事项。 一、系统管理 二、文件查收 三、文件发送 四、常见问题,系统管理,系统管理,1、单位管理：教育局、教科局、中心小学管理员所特有的权限，可以添加、删除、修改下辖学校的管理员帐号。 2、部门管理：添加学校自己的各个科室：如校长室、办公室、教导处、语文组、数学组、英语组等等。 3、用户

2、管理：为学校各个老师添加、删除、修改办公自动化系统的帐号，设置权老师的权限。 4、办公人员设置：设置学校的收文员、设置教育局、教科局下属各部门的收文员。,部门管理,为了配合系统流程的使用，需要各学校在系统管理部门管理中添加两个部门。1、校长室或校领导，2、办公室。系统中所有收文和发文的流程都是针对系统这两个主要办公部门的人员进行流转。,用户管理,用户管理,收文老师及正副领导帐号的权限设置： 单位公文查询、单位公文归档管理、快速发文、通知发送、通知查收、模板管理、印章管理、单位组管理、用户组管理、机关代字设置、常用意见管理、系统管理 普通老师帐号的权限设置 不需要特别勾选权限，保持默认设置即可,

3、用户管理,学校收文员、负责签收、归档文件的老师，请添加到办公室这个部门里面。学校正副校长添加到校长室或校领导这个部门中。 1、现学校发文流程中核稿、审稿、盖章发送、归档这几个流程是根据系统判断办公室这个部门中的用户来实现的；领导签批环节是根据系统判断校长室或校领导这个部门中的用户来实现。 2、学校收文流程拟办、办理、办结、归档环节是根据系统判断办公室这个部门中的用户显示人员；领导批办环节是根据系统判断校长室或校领导这个部门中的用户来显示。部门承办环节则显示本单位内的所有部门人员。,用户管理,例如：当选择拟办、办结、归档这几个环节时，系统只显示的是办公室这个部门里面的人员。,收文员权限的设置,对

4、于不能正常签收文件的学校，需要重新设置收文员权限。在系统管理办公人员设置添加勾选收文员点击选择负责人按钮勾选择收文员确定添加。其中档案员、办公室、部门负责人及所属部门这几个选项不用选择 。,收文员权限的设置,收文员：指设定该单位的收文员，不需要选择所属部门，只设置收文老师即可。 办公室：教育局办公室人员需要设置，指领导签批后或者承办科室处理完文件后，文件自动返回办公室中设置此权限的用户帐号中。学校用户不需设置此项。 部门负责人：教育局、教科局下属各科室的收文员。指教育局、教科局对本单位的科室发文时，或学校上报材料到如装备办、招生办、教科所等教育二层机构时，该科室或二层机构的收文员。选择部门负责

5、人时，同时需要选择所属部门。学校用户不需设置此项。,收文处理,收文处理,公文收文流转，公文在学校收文员签收之后，便可以提交进入公文流转。学校收文流程为拟办、领导批示、部门承办、办理、办结、归档。 例如：学校办公室的收文员签收文件后，提交选择领导批示，该当前环节会显示校长室里的所有人员，选择某个领导，勾选短信提醒功能，文件便提示成功提交到领导的帐号上。领导登陆系统，打开文件，查看正文内容，填写意见后提交选择部门承办便可以提交到学校的各个科室去给具体的人员办理，其他老师查看正文后，填写处理意见后，但可提交回办公室归档，同时也可以在过程中随时传阅给学校的所有老师。 对于类似于村小等只有一个校长或老师

6、负责收文的学校，签收查阅后，便可以进行归档，选择提交归档，然后再重新进去点击一下归档按钮完成公文归档，文件便处理完成。,收文处理,收文处理,收文处理,文件发送,学校发文：经过系统公文流转如拟稿、核稿、审核、签批、盖章发送、归档等环节的发文 点击学校发文，填写文件标题、附件、正文、主送单位等文件基本信息，提交，选择提交给学校审核、领导签批、盖章发送等环节，最后发送归档，完成发文。,发文处理,对于类似于村小等只有一个校长或老师负责文件处理的学校，可以使用快速发文。 点击快速发文，填写文件标题、附件、正文、主送单位等文件基本信息，即可点击发送，然后归档完成文件发送。,学校在使用教育办公自动化系统的过

7、程中经常会遇到的问题,1、为什么我的桌面上没有待签收的文件？ 答：请检查你的帐号是否设置了收文员的权限。你是否最近删除过系统帐号，并重新创建新帐号。如果你有收文员权限，请在单位公文查询单位收文查询中进行签收之前的待签收文件，如果有新的文件待签收，会自动显示在桌面待办栏里。 2、为什么收文登记那一栏没有待签收的文件？ 答：收文登记专栏在2012年2月7日系统升级之后，待签收的文件便不在此栏中显示，收文登记专栏专为教育局接收市政府电子政务系统的文件及教育厅系统的文件在教育办公自动化系统中进行文件流转而设置的。待签收文件可在单位公文查询单位收文查询中进行签收。 3、为什么我在单位公文查询的收文查询中

8、看到文件却签收不了？ 答：请检查你的帐号是否设置了收文员的权限。 4、文件签收后，如何进行归档？ 答：文件在签收之后，点击提交按钮，可以选择提交给其他人办理，也可以选择归档，然后选给自己进行归档。自己需要再重新点击文件进行归档。,学校在使用教育办公自动化系统的过程中经常会遇到的问题,5、文件签收后，如何提交给领导批示？ 答：文件在签收后，点击提交按钮，选择领导批办，选择提交的领导。前提是在系统管理中设置有校长室这个部门，正副校长都添加在这个部门之下。 6、文件提交选择流程后，却选择不到下一个办理的人员？只有部门承办可以选择到人员？ 答：请检查是否在系统管理中的部门管理里面设置有办公室、校长室这

9、两个部门。拟办、领导批办、办结、归档等流程都是依据办公室及校长室这两个部门来具体设置的。只有部门承办这一项可以选择到本单位内的所有科室及人员。 7、我的密码忘记了，该如何怎么办？ 答：普通用户密码忘记了，可以用学校管理员帐号来重新设置，也可以用具有系统管理权限的老师的帐号来进行重新设置。如果是学校管理员的密码忘记，可以联系自己的上一级的管理员重设，如中学、中心小学可以联系教科局，村小可以联系中心小学为自己重置学校管理员密码，当然也可以直接联系电信负责办公系统的工程师。系统重置的默认密码为：12345678,学校在使用教育办公自动化系统的过程中经常会遇到的问题,8、我是收文员，可是有文件等着我签

10、收，我却收不到短信提醒？ 答：请检查你是否在系统管理用户管理中设置有手机号码。并且是电信的天翼手机号码或小灵通号码。 9、我使用的是联通和移动的手机，为什么我收不到短信提醒？ 答：因为目前短信提醒功能还未曾进行收费，电信与移动和联通之间，属于不同的网络，短信在不同运营商之间需要进行网间结算，否则其他运营商会将系统的短信当作垃圾短信来拦截掉。 10、在文件流转过程中，我怎么在提交文件给领导的同时，短信提醒他处理文件？ 答：在文件提交，选择领导批示时，选择领导，同时勾选短信提醒。前题是领导必须使用的是电信天翼的手机。,学校在使用教育办公自动化系统的过程中经常会遇到的问题,11、我处理过的文件想再次查看，我该怎么操作？ 答：个人经手过的文件和已阅的文