1秘书实务.ppt

1、秘书实务,主讲人： 赵丹琦 课后辅导热线Z,热烈欢迎你们学习秘书实务课程！ 祝同学们学习愉快！学业有成！,学习做人,学会做事 备战中级考试,秘书学教学目标,如何适应就业竞争?有知识、技能、综合文化素质、创新能力,做好白领的良好途径之一是学好秘书学 全国人才市场供求信息来看，招聘数量排在前十位的专业中就有文秘专业人才,据统计在美国秘书职业人数占全部脑力劳动者的4%强，在全部职业种类（438种）人数中占第三位；在日本，秘书也是刚毕业的青年学生（尤其是女学生）最乐于选择的职业之一。 在美国则有1300所院校培养秘书，设有打字、速记、阅读与写作、办公室工作程序、计算机应用、秘

2、书会计学、社会科学、企业法、行政秘书准则等课程。每年几千人获得秘书学士学位，更多的人获得大专、中专文凭。,国外秘书职业信息,秘书实务的学习要求,一、教学计划：见表格（可为国家职业资格考试而准备） 二、教学方法：讨论法、案例法、组织活动法、多媒体教学法、讲解举例法，自学法、实验法等。 三、自学方法：阅读教材及参考书，学会研究秘书的工作规律和工作方法。 四、考试要求：一般为开卷或闭卷，基础与技能兼顾（一般为选择题、问答题、实务题等）。 五、平时作业：教材中的练习题与临时布置的讨论题等。 六、成绩评定：平时50% （出勤与问答20%、案例分析与测试等30%）、期末考试50%。,秘书实务教学周历,秘书

3、实务教学周历（续）,参考书目：,一、工具书： 中国当代实用秘书全书（丁柏铨主编、陕西师范大学出版社）、秘书辞典（翁世荣主编 、档案出版社）等 二、参考书： 新编秘书学（石耿立等主编、天津社会学科学院出版社）、秘书工作实例评析（黄桐华主编、广西人民出版社） 现代秘书学教程（范立荣主编、首都经济贸易大学出版社）秘书职业培训鉴定指导（国家社会劳动保障部主编、海潮出版社）其他：秘书职业资格考试应试辅导丛书类 三、杂志：秘书之友、秘书、秘书工作等 四、网上学习： 中华秘书网、上海秘书网、秘书在线、语言文学专题网站等,本章学习重点,一、了解秘书资格考试 二、了解秘书的来由和类别 三、掌握秘书工作原则、特点

4、 四、理解秘书工作的作用 五、了解秘书学的研究动态,四级（中级）涉外秘书考试内容一、职业道德、秘书基础理论知识考试（选择题） 第一部分职业道德（总共25道、12分及格） 一、职业道德基础理论与知识部分（单项与多项各8个，共16道16分）、 二、职业道德个人表现（离散选择即单项9道9分，分值有高低） 第二部分理论知识（60个单项、40个多项，共100道，100分，60分及格） 二、四级秘书操作技能考试（共100分，60分及格） （一）案例分析录像题（2道，20+30分，找出正误点） （二）实务操作题（3道问答，15+15+20分） 三、涉外秘书英语考试（100分，60分及格） 商务英语、情景对话

5、、写作等 （涉外秘书英语考试可以合并报名或单独报名）,绪论 秘书与秘书工作概述,第一节 秘书概述 一、秘书的来由与定义 （一）秘书的来由,“秘书”一词在我国最早出现于汉代，最初的涵义不是指人，而是指物： 一是指宫中秘藏之书。 二是指用隐语预卜吉凶或未来作出预言的谶讳、图箓之书。 到了公元2世纪，东汉桓帝时，“秘书”一词才开始用来作为官员职务的名称。,你注意到了吗？ 历代封建王朝虽然大都设有名为“秘书”的官职（如“秘书监”、“秘书郎”、“秘书丞”等），但其职能主要是掌管图书典籍，都不是现代意义上的秘书。 而那些替封建王朝真正从事秘书工作的官员，却不冠以“秘书”的称谓，而分别冠以“中书令”、“中书

6、舍人”、“记室史”、“掌书记”、“主簿”等称谓。 白居易画像 曹操曾设秘书令，是我国历史上第一次出现的现代“秘书”一词涵义基本相同的古代秘书官职。不久，魏文帝曹丕即位，“置中书令，典尚书奏事；而秘书改令为监”（晋书百官志）,曹丕,二、我国古代的秘书活动 第一阶段：原始社会后期至于秦统一六国之前，是萌芽时期 1.原始社会只有以神职为主而以记事辅政等为辅的巫祝类秘书。如：黄帝身边的仓颉。 2.夏商周三代则主要是以地区编年为主而以传达王命，撰拟诏制为辅的史官类秘书。 3.春秋战国时期虽有士之奔走游说，出谋划策，也有了承相、宰相等的类似秋书的人物和相应的官署，秘书官员多以刻、记事、记言、主政等到各种杂

7、合的身份出现。著名的有：毛遂自荐跟从平原君使楚救赵 、冯谖为孟尝君 “薛国市义”、营造“三窟” 、苏秦刺股悬梁负六国相印合纵攻强秦等。,陕西白水县仓颉 庙仓圣鸟迹书碑,第二阶段：秦汉至于1911年辛亥革命之前，是中国秘书史发展成熟的阶段。 秘书人员的选用，考核也日益规范，与秘书工作紧密相关的公文与公文制度，档案管理及使用，驿站邮传等等一系列规章制度都逐步地建立起来。,第三个阶段：1911年辛亥革命之后到1949年国民党的统治在大陆崩溃，是为中国秘书史从古代走向现代化的承前启后的阶段。,第四个阶段：1949年中华人民共和国建立以后，是中国秘书史的从制度到理论进行全面建设的新阶段。,在胡锦涛每次出

8、席一项活动或 出行前二十分钟左右，总可以 发现令计划或陈世炬 。,张玉风,（一）古代秘书机构和秘书名称演变 商太史寮 西周太史寮加以发展，使之成型 战国史官的职责起了变化，不仅参与决策、 草拟公文、而且是国君的重要随从。（如：屈原等） 秦设承相府、太尉府、御史大夫 汉尚书台 魏晋南北朝秘书令 隋唐中书、门下、尚书 宋中书省，内有主事房、催驱房 元中书省 明通政司 清依次设“内三院”；南书房；军机处,（二）我国古代的秘书活动的基本特点 1.秘书活动历史悠久 2.秘书机构变动频繁 3.秘书人员选拔较严 4.秘书制度比较完备,（三）古代秘书工作主要制度 1.文书工作制度 （1）一文一事制度（唐） （

9、2）贴黄、引黄制度（唐） （3）票拟制度（明） （4）照刷、磨勘制度（元） （5）公文稽察制度（唐）,古代文书工作制度,引黄就是在文书的封皮和文书之前，写出文书的主要内容或时间、地点。 贴黄就是将诏敕有所改动的地方，或秦状意犹未尽，写在另外一块黄纸上，并贴在诏敕上面。 明制，外廷臣工章疏经通政使司呈内廷交皇帝阅览后，发至文渊阁，由内阁大学士以皇帝名义拟作批答草稿，用小票墨书贴于奏疏面进呈皇帝，称为票拟，亦称拟票、票旨、条旨、调旨。 照刷磨勘即对记录行政过程的档案文卷定期予以审查，看政务处理有无稽迟、失错、埋没、违枉等现象，以便及时发现和处理其中反映的问题。,2.档案工作制度 （1）一案一卷制度

10、（唐） （2）档案集中制度（宋） （3）档案整理制度（唐宋） （4）档案鉴定、销毁制度（唐宋） （5）档案查阅制度（唐宋）,3.保密工作制度 如：唐律； 清惩治漏泄军事 机密章程 4.信访工作制度 5.印章管理制度 6.工作报告制度 7.办事制度 8.参谋言谏制度,（四）古代社会对秘书的素质要求 唐代吏部铨选主要以身、言、书、判选人。身指体貌丰伟,言指言辞辩正,书指书法遒美,判指文理优长。四事皆可,则先以德行取;德行一样,则先取才能。 清代 “小军机”，名额仅为36人，其任用的条件有四：“人品端方”、“年富力强”、“字画端指”、“庶官之傲慎者”，即品德良好、相貌端正、年富力强、字迹端正。由于军

11、机处办事以迅速、慎密为准则，所以，特别要求“敏”，即处理事务敏捷，拟写公文迅捷；“慎”，军机处为掌管国家核心机密所在，军机章京必须是办事谨慎、守口如瓶者。,三、我国近代的秘书活动 （一）近代秘书机构和名称演变 1.清代末年秘书机构及演变 1861年，设立总理各国事务衙门，保留军机处。 1901年，总理各国事务衙门改为外务局，后设秘书股 “预备立宪”后各省又设咨议局，内设秘书长 。 2.辛亥革命时期的秘书机构及其演变 1911年建立中华民国，建立大总统府，效法资本主义国家的政体，成立国务院，并设立了秘书厅、厅下设秘书长、秘书。是我国行政建制史上秘书厅设置的由来。 真正使秘书这一职务具有现代意义的

12、开宗，是孙中山领导的中华民国临时政府。,（二）我国近代的秘书活动的基本特点 1.近代秘书活动的半封建半殖民地特性 2.改革是近代秘书活动发展的主流 3.近代秘书活动是过渡时期的必然产物,四、我国现代的秘书活动 （一）民国政府的秘书活动进行了改革 第一是健全了秘书机构 第二是规定了各级秘书机 构的职责范围与秘书人员 的任职条件。 第三是改革文书工作,（二）新民主主义革命时期的秘书活动 属于战争时期的秘书工作 （三）新中国成立后的秘书活动 第一阶段：1949年10月至1966年5月处在发展与上升期 第二阶段：1966年5月至1976年10月处在下降和停滞期 第三阶段：1978年12月党的十一届三中

13、全会以来，走上科学化的道路,五、秘书的定义,“秘书”这个字眼可以说是一个翻译名词，即英文 Secretary 这个词又是从罗马时代的Secretarius而来，意为守密的人(the keeper of secret)。 到了十五及十六世纪，开始有所谓的国际贸易，秘书的地位也显著地提升。 到了1880年末期，由于“写字机”的发明，许多妇女才因此有了机会进入这一行。 1930年代以后，男性秘书逐渐减少，女性秘书越来越多。,美国“全美秘书协会”对秘书的职业要求 1.像心理学家一样善于观察和理解他人； 2.像政治家一样有灵敏的头脑； 3.像外交官一样有潇洒的风度； 4.有调查各种棘手问题的丰富经验；

14、5.有良好的速记能力以及文字功夫； 6.谙熟各种商业往来中的法律关系； 7.能熟练地使用各种办公自动化设备； 8.具备相当的金融和税务方面的知识； 9.能熟练地对各种文件资料进行整理归类。,秘书国家职业标准职业定义：从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施提供服务的人员。 职业等级：本职业共设三个等级，分别为初级(国家职业资格五级)、中级(国家职业资格四级)、高级(国家职业资格三级)。 。 职业能力特征：具备较强的文字与语言表达能力、综合协调与合作能力、逻辑思维与分析能力等。,六、秘书的类别 （一）从秘书服务的对象来划分，可分为公务秘书和私人秘书两类。 1.公务秘书

15、 公务秘书是指为党政机关、军队、社会团体、国营（或集体）企事业单位服务的秘书。 公务秘书是国家工作人员，由组织或人事部门选调，从国家或所在单位（集体企事业）领取工薪，在编制上属于所服务的机关或单位。 我国的秘书人员，多数属于公务秘书。,（1）集体秘书 集体秘书与专职秘书相对而言的。集体秘书是指为某一机关或某一单位的领导集体服务的秘书。我国各级党政机关、军队、企事业单位和社会团体的秘书，大都属于集体秘书。集体秘书所从事的工作，不是为某一个领导者服务的，而是为所在机关、单位的领导班子服务的。 （2）专职秘书 专职秘书是指专门为某个领导者、专家服务的秘书（有时也称为某某领导者或专家的私人秘书）。专职

16、秘书服务的对象虽然是某个领导者或专家，但他仍属于国家干部编制的工作人员，同样是从国家或所在单位（集体）领取工薪（这与私人出资聘用的私人秘书不同）。,2.非公务秘书（私人秘书） 非公务秘书是指由私人出资聘请并为聘请者服务的秘书。 这类秘书又可分为外资企业秘书、中外合资企业秘书、中外合作企业秘书、民办企事业秘书、民办团体秘书、专业户或个体户秘书以及其他个人聘用的秘书等。这类秘书不属于国家编制的工作人员，其工薪由聘用者付给。,（二）按照秘书人员所从事的工作内容划分： 1.文字秘书是以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员 2.机要秘书 机要秘书是指在党、政、军机关从事机密文电的翻译、处理及保管的秘书。机

17、要秘书通常包括译电员、机要保密员等。 3.信访秘书 信访秘书是指办理人民群众来信工作的秘书人员。信访秘书的职责是通过办信、接访，沟通领导与人民群众的联系，加速政策的贯彻落实。 4.通讯秘书 通讯秘书是指负责管理通讯事务以及各种通讯设备（如电话总机、电传、传真等）的秘书人员。 5.事务秘书 事务秘书是指负责总务、后勤以及机关日常行政事务工作的秘书人员。 6.生活秘书 生活秘书是指在生活方面给领导提供服务和帮助的秘书人员。,（三）按照秘书人员所从事的工作性质来划分： 可分为党务秘书、行政秘书、军事秘书、司法秘书、外交秘书、新闻秘书、文化秘书、教学秘书、科技秘书等。,（四）我国党政机关的秘书，按照其

18、承担职责范围的大小和工作任务轻重的不同，在纵向上分为以下三个层次： 1.高级秘书 高级秘书，是指秘书长、办公厅（室）主任。 2.中级秘书 中级秘书，是指办公厅（室）主任及其下属的秘书处长或秘书科长、秘书股长、文字秘书。 3.初级秘书 初级秘书，是指在办公厅（室）、秘书处（科）内从事文件收发保管、打字、印校、接待、联络、会务工作和办理其它事务工作的人员。,第二节 秘 书 工 作 概 述 一、秘书工作的原则 （一）准确 准确，是对秘书工作质量的要求。 （二）迅速 迅速，是对秘书工作效率的要求。 （三）求实 求实，是对秘书工作的基本要求。 （四）保密 保密，既是对秘书人员的要求，也是 秘书工作的基本

19、原则。,二、秘书工作的内容 秘书工作有广义和狭义两种。 广义的秘书工作即秘书部门的 工作，也称办公室工作； 狭义的秘书工作是指有正式秘书部门的人员所承担的工作，即人们通常所说的秘书业务工作。,广义的秘书工作，其主要内容归纳起来有以下几方面： 第一类是事务性工作，包括处理信件、接听电话、撰写公文、档案管理、收发公文回复 e-mail、整理报章杂志、操作传真、接待访客、安排上司约会、参加会议并记录、差旅安排； 第二类是管理性工作，包括办公室管理、操作电脑、会计与财务、设备采购等； 第三类是沟通支援性工作，包括客户服务、媒体应对、公关策划、主持公司庆典、参加应酬、外勤工作、其它主管临时交办的事项。,

20、三、秘书工作的特点 （一）从属性 从属性是现代秘书工作最根本的属性和特点。 第一，秘书工作不能脱离领导而独立存在，秘书工作总是围绕领导工作而开展的，领导工作涉及到哪里，秘书工作的范围就必须延伸到哪里； 第二，秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意图和指示精神办理，不能超越职权范围自作主张、自行其是； 第三，秘书人员虽然也常常参与领导班子的某些会议，与领导者共同研究各种有关问题，但秘书人员在会上只有发言权，而无表决权。 注意：你不是二老板，不要轻易决断！ 思考：遇到突发事件该怎么做？,（二）被动性 第一，秘书工作是为满足领导工作活动的需要而产生和展开的，是受领导活动的制约和支配的。 第二，秘

21、书部门需要处理的许多日常事务工作（如处理来往公文、信件，接听电话，接待内、外宾，以及处理某些突发事件等），往往预先估计不到，只能随机应变，来了什么文件就处理什么文件，遇到什么事或者领导叫办什么事就去办理什么事。这一类工作，大都是被动的，却又是秘书人员非干不可的。,思考：你会接电话吗？,（三）事务性 秘书工作绝大多数都是具体的事务工作，如收发文件、起草文件、打印校对、接听电话、迎来送往、布置会场、派车买票、安排食宿等等，虽然很琐碎、很繁杂，但都需要秘书人员一件一件地去办。,思考：你会为老板安排约会吗？老板休息、看病等时间怎么安排？,（四）综合性 第一，秘书工作的内容纷繁复杂，且涉及到本机关的全部

22、工作。 第二，秘书部门处于机关的枢纽地位，担负着沟通上下、联系左右之责 。 第三，秘书人员在办文、办会和向领导反映情况以及处理日常事务性工作时，必须对各方面情况进行综合，才能有效地为领导者提供帮助和服务。,思考：你是领导秘书，有其他部门的人向你反映问题， 你该怎么办？,四、秘书工作的作用 （一）枢纽作用 （二）参谋助手作用 （三）形象作用 人们常常把秘书部门称为 “关口”或“窗口”。 所谓“关口”，是指在一个机关里，秘书部门要负责把住文字关、用印关、保密关等。 所谓“窗口”，是指内外联系、群众来信来访、各方来人洽谈业务或协调工作等等，大都由秘书部门出面办理。,秘书的参谋角色,一、秘书辅佐决策的

23、特点 （一）全面性（二）全过程性（三）同层次性（四）综合协调性 二、秘书辅助决策的作用 （一）对领导思想具有充实完善的作用 （二）对领导决策具有辅助取舍的作用 （三）对领导工作具有提醒警策的作用 三、秘书如何有效地辅助领导决策 （一）要增强参谋意识 （二）要参“谋”不要参“断” （三）要善于领会领导的意图 （四）要精于谋略 （五）要善于分析形势 （六）要严守纪律,课堂分析： 案例分析目的：听“秘书现象”，增强秘书职业认识。 案例：王市长与他的秘书,五、秘书与领导的关系 （一）领导与秘书的关系 1.地位上的平等关系 2.目标工作中的同事关系 3.职能上的上下级主辅关系 4.过程上的主从关系 5.

24、沟通上的双向交流关系 6.绩效上的一体关系,思考：领导不在岗时，你该怎么做事？,顾全大局维护领导威信,一天， 某市工业局秘书科的张科长正在办公室批阅文件，这时，本单位一位以爱上访告状闻名的退休干部谭某走了进来，说要找局长。张科长先热情地招呼他坐下，然后敲开了局长办公室的门，请示局长如何处置。局长此时正忙于局里的业务，不想见谭某，非常干脆地对张科长说了一句：“告诉他我不在。”就又低头忙他的去了。张科长回到自己的办公室，对谭某说：“领导不在办公室，你先回去，有什么事我可以代你转告。”既然这样，谭某也无话可说，悻悻地离开了秘书科。 约过了一个多小时，张科长起身去档案室，来到走廊，想不到却看见局长与谭

25、某在卫生间门口握手寒暄并听到谭某说：“刚才张科长说你不在办公室！”“哪里，我一直在啊！”局长毫不迟疑地回答。张科长顿感浑身一阵冰凉。 原来，谭某离开秘书科以后，并未回家，而是极不甘心地在办公室的走廊内来回走动，刚巧碰上局长上卫生间，急忙抢上前去打招呼，这才有了刚才那一幕。事后，谭某逢人就散布张科长不地道，品质太差，欺下瞒上，没有资格当秘书科长。张科长有口难辩。刚开始感到很委屈，后来一想，当领导的这样做也是出于无奈，当秘书的应注意维护领导的形象，否则将给工作造成不良影响。所以，他从不对人解释此事，听到议论，也一笑置之。,案例分析,（二）领导需要的秘书 1.领导需要忠于职守、安于本分的秘书 2.领

26、导需要敏于观察、勤于思考的秘书 3.领导需要提供信息，敢说真话的秘书 4.领导需要任劳任怨、能够分忧代劳的秘书 5.领导需要能够联系群众、善于协调的秘书,思考：领导说错话或办错事，你作为领导秘书该怎么办？,秘书为领导班子服务应遵循的原则,（一）遵守领导班子组织法规的原则。 （二）遵守职权划分、单向请示原则。 （三）恪守对所有领导成员“一视同仁”的原则。 （四）坚持有利于领导班子成员团结的原则。,办事小贴士,处理秘书与领导者关系的原则,（一）思想体系一致的原则 （二）相互理解信任的原则 （三）知识互补的原则 （四）相互适应的原则 正确处理与领导者的关系 （一）尊重而不阿谀奉承 （二）主动而不越位

27、脱轨 （三）服从而不盲目附和 （四）诚实而不作假弄权 （五）沟通而不封闭堵塞 （六）挡驾而不阻拦干涉,办事小贴士,第三节 秘书学概述 一、现代秘书学的产生 秘书作为古老的职业门类，在我国有着悠久的发展历史，但秘书学作为一门科学，是80年代以后才在我国兴起，大致经历了以下几个阶段： 1.现代秘书事业迅速发展和现代秘书概念初步形成的阶段。 2.秘书职业化阶段。 3.秘书教育与秘书理论研究蓬勃发展的阶段。 4.秘书学形成的阶段。,80年代初出现秘书学理论研究的热潮，主要标志： （一）秘书教育大发展 初步形成了我国多层次，多渠道，多形式的秘书人才培养的网络。 （二）秘书工作组织的成立 从中央到地方建立

28、学术团体、各种秘书协会。 （三）秘书刊物的出版发行 中共中央办公厅：秘书工作 上海大学：秘书 （四）秘书专著的陆续出版 詹银才：涉外秘书,二、秘书学的研究对象 关于秘书学的研究对象，至今大致有以下几种说法 （一）“秘书工作说” ：“以秘书工作为研究对象，是研究秘书工作的产生、发展、特点、任务、原则和方法的巧新科学。 （二）“辅助管理说”：概括地说，秘书学是研究如何进行辅助性管理活动的一门科学。 （三）“对象多元说”：概括说，秘书学以秘书、秘书机构和秘书工作和研究对象。 （四）“秘书活动说”：即学科对象，应为秘书活动 。 所谓活动，就是秘书人员为领导进行有效决策与管理所采取的辅助行为 。,秘书活动的基本要素： 秘书人员主体 秘书工作客体，是载体要素。秘书活动只有依托和通过秘书工作，才能显示出自身的